benchmarking

Det kan være flere ulike grunner til at en organisasjon ønsker å bruke benchmarking. En hovedmotivasjon er at det kan hjelpe organisasjonen til å forstå og utvikle en kritisk holdning til sine egne forretningsprosesser. Benchmarking kan på den måten fremme en aktiv læringsprosess i bedriften og motivere til endring og forbedring.

Gjennom benchmarking kan bedriften finne kilder til forbedringer og nye måter å gjøre ting på utenfor egen organisasjon. Det kan også etablere referansepunkter for prestasjonsmåling av forretningsprosesser.

Ulike former for benchmarking kan defineres ut fra hvem man sammenlikner med, og hva som sammenliknes.

Inndeling etter grunnlaget man sammenlikner seg med, er:

• Intern benchmarking, sammenlikning mot det beste innenfor samme bedrift eller konsern.
• Konkurrentbenchmarking, sammenlikning mot de beste direkte konkurrenter.
• Generisk benchmarking, sammenlikning mot den beste industrielle praksis uansett bransje.

Inndeling etter hva som blir sammenliknet i egen organisasjon, er:

• Prestasjonsbenchmarking, sammenlikning av rene nøkkeltall eller andre prestasjonsmål.
• Prosessbenchmarking, der man går bak prestasjonsmål og også sammenlikner hvordan forretningsprosesser utføres, ikke bare hvor godt de utføres.
• Strategisk benchmarking, sammenlikning av strategiske avgjørelser og disposisjoner på et høyere nivå.

Hver type fra disse to kategoriene, det vil si hvem og hva som benchmarkes, kan i teorien kombineres til en benchmarkingstudie med et gitt fokus. I praksis er det slett ikke alle av disse mulige kombinasjonene som er like godt egnet, men ulike studier har vist at de generelt beste resultatene oppnås ved en kombinasjon av prosessbenchmarking og partnere fra andre bransjer, altså generisk benchmarking.

Benchmarking gjennomføres i separate prosjekter, der hvert prosjekt har som målsetning å forbedre en av bedriftens forretningsprosesser, og inkluderer de aktiviteter som er nødvendige for å

• studere og forstå virksomhetens egen prosess
• finne benchmarkingpartnere
• studere benchmarkingpartnernes prosess
• analysere forskjellen mellom egen og partnernes prosesser
• implementere forbedringer basert på det en har lært fra benchmarkingpartnerne

I en benchmarkingstudie søker man informasjon på tre nivåer:

• prestasjonsnivå
• praksis
• forutsetninger

Prestasjonsnivået er en indikator på hvor godt bedriften utfører en forretningsprosess. For å kunne lære noe og selv bli bedre, må man gå mer i dybden og se på praksis anvendt av den andre virksomheten. Dette er elementer man kan implementere i egen situasjon for å oppnå forbedringer. Imidlertid er det ikke alltid sikkert at det lar seg gjøre bare å kopiere en prosess og tro at den skal virke i egen bedrift. Derfor må en også fange opp forutsetninger, eller direkte oversatt fra det engelske «enablers», muliggjørere. Dette er forhold som ligger rundt prosessen, og som gjør det mulig for partnerne å utføre sin prosess på den måten de gjør.

Etter å ha samlet inn informasjon og data om benchmarkingpartnernes prosesser, er neste trinn å analysere dette materialet med henblikk på å finne forbedringstiltak. Sentralt i analysefasen står en gap-analyse. Dette innebærer både å identifisere gap og kartlegge årsakene til dem. For å finne årsakene til gapet finnes det flere teknikker. Noen forholdsvis enkle fremgangsmåter er å sammenlikne direkte flytskjemaer for prosessene. Dette kan ofte gi mye informasjon om ulikheter som kan være kilder til høyere prestasjon. Andre verktøy som kan anvendes for dette formålet er årsaks- og virkningsdiagram, relasjonsdiagram og hvorfor-hvorfor-analyse.

Selv om benchmarking opprinnelig ble utviklet og tatt i bruk i tradisjonell industri, har metoden spredd seg til veldig mange bransjer og typer organisasjoner. Det anvendes for mange formål i ulike typer industri, inkludert i næringer med prosjektbasert produksjon, i mange tjenesteytende næringer og i offentlig sektor.

I offentlig sektor finnes det normalt et stort antall organisasjoner som utfører identiske oppgaver uten i særlig grad å konkurrere, som kommuner, skoler, sykehus, og så videre. Benchmarking gjør det dels mulig å sammenlikne og lære av hverandre til samfunnets beste, og det kan tilføre en form for «konkurransepress» i naturlige monopoler.

I mange sektorer finnes det etablerte benchmarkingsystemer der deltakere bidrar med egne prestasjonsdata til en database som gjør det mulig for deltakerne å sammenlikne seg med bransjesnitt, de beste i bransjen, og så videre.

• kvalitetsledelse
• prestasjonsmåling av prosjekter
• benchmark-test (IT)

• Andersen Bjørn og Pettersen, Per-Gaute (1995). Benchmarking – en praktisk håndbok. Oslo: Tano Forlag
• Andersen, Bjørn og Fagerhaug, Tom (2001). Performance Measurement Explained: Designing and Implementing your State-of-the-Art System. Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press
• Rolstadås, Asbjørn | Andersen, Bjørn | Schjølberg, Per (1999). Produksjons- og driftsteknikk. Trondheim: Tapir forlag.