使用团队工作区的最佳实践和提示

本页介绍了使用团队工作区的最佳实践、提示和常见用例。本页中的信息将帮助您高效、自信地创建和使用团队工作区，并仅在必要时共享内容。本页还提供了常见命名惯例和场景的示例。

创建具有特定用途或重点的团队工作区

创建和整理团队工作区时，请牢记特定的重点或用途。这有助于您实现以下目标：

例如，您可以实现以下结构，以保持团队工作区井然有序且高效：

如需更具体的指导，请参阅团队工作区的常见用例中的示例。

Google 网上论坛可以帮助您管理团队工作区成员资格，方法是自动向群组成员授予对该群组有权访问的团队工作区的访问权限。这种方法有两个主要优势：

以下提示可帮助您有目的地共享团队工作区中的内容。

仅向每个用户授予必要的权限。

当您向团队工作区添加用户或群组时，这些用户将能够在相应团队工作区中创建、添加和查看资产。对于还需要能够添加和移除团队工作区成员的用户，请根据需要为其分配内容管理员或管理员角色。
共享单个资产以限制访问权限。

如果某人只需要访问团队工作区中的特定报告或数据源，您可以仅共享该资产，而不是将其设为团队工作区的成员。

如需详细了解数据洞察中不同的团队工作区角色，请参阅角色和权限。

为帮助用户查找团队工作区，并避免团队工作区中发生命名冲突，请统一整个组织的命名惯例。例如：

您的公司在不同区域都有销售部门，您可以为各个销售区域分别创建团队工作区。要区分这些团队工作区，请将区域或区域缩写作为它们的前缀。
您可以通过添加前缀来指示状态，例如向已完成的项目添加 [归档]，或向正在进行的项目添加 [进行中]。
要区分与外部人员和内部人员共享的团队工作区，请添加前缀 [外部] 或 [内部] 。
使用标签来指明团队工作区的用途，例如使用 [预生产] 表示包含预生产资产的团队工作区，使用 [生产] 表示包含生产资产的团队工作区。标签可以帮助团队成员了解工作区的用途以及每个团队工作区包含的资产类型。

本部分包含一些示例，说明如何使用本文档中概述的原则来有效且高效地使用团队工作区。

假设您希望营销团队的所有成员都拥有一个共享空间，以便他们可以在其中创建和访问营销内容，例如报告和数据源。如需为团队创建此协作空间，请按以下步骤操作：

在此示例中，假设您有一个中央数据团队，负责创建要与整个公司共享的内容。您可以利用团队工作区，在开发生命周期的不同阶段（例如开发、质量检查和生产环境）构建 Data Studio Pro 内容。

如需让团队控制在开发过程中以及内容准备好投入生产时如何共享内容，请按以下步骤操作：

为每个环境创建一个单独的团队工作区，并使用 BI - 开发 、BI - 质量检查 和 BI - 生产 等标题。中央数据团队开发的预生产内容可以存储在开发或质量检查工作区中。
如需将报告和数据源从一个环境提升到另一个环境（例如从开发到质量保证），您通常需要从源工作区复制资产，然后将其粘贴到目标工作区。您可能还需要重新配置数据源，以指向相应的数据环境（例如开发数据库与生产数据库）。
内容准备好在全公司范围内共享后，拥有管理员角色的用户可以将其移动或复制到生产工作区 (BI - 生产 )。

假设您正在为特定客户投放广告系列，并且希望在一个位置管理所有与客户相关的内容。

请按以下步骤进行此操作：

创建一个专门用于存储客户广告系列的团队工作区。
将参与广告系列投放的用户添加到团队工作区，并根据以下条件分配角色：
- 贡献者角色：需要能够为项目做出贡献但不需要能够管理成员访问权限的成员
- 内容管理员角色或管理员角色：需要能够管理访问权限的用户，例如团队负责人

这样可确保所有相关信息都集中在一个位置，并且只有需要查看这些信息的用户才能访问。

假设您的公司已发布不同分析的报告和指标，例如客户支持报告、营销活动报告、全公司 OKR 报告和项目更新。

您可以创建用户可以复制和自定义的模板，以便用户更轻松地构建自己的自定义报告。如需创建专门用于存储标准模板的团队工作区，请按以下步骤操作：

这样可确保每个人都能访问模板，并且不会意外进行任何更改。