Whitepaper_BPM_Web
- 1. Zijn uw bedrijfsprocessen gericht op het bereiken van de strategische doelen van uw organisatie? Mavim helpt processen te sturen en beheersen en doelstellingen te realiseren. Business Process Management Whitepaper
- 2. doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen. Wat is het doel van BPM? BPM is gericht op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen binnen professionele organisaties. Bij verbeteren kunt u denken aan het verhogen van de effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit, klantgerichtheid en innovativiteit. De verbetering zelf wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren. BPM impliceert het continu blijven volgen van de procesprestaties en de koppeling aan gestelde doelen. Daarnaast willen organisatiesdekwaliteitvanhunproducten en diensten voor hun klanten kunnen BPM doelt op methoden, best practices en IT-oplossingen om een procesgerichte bedrijfsvoering te realiseren. Nieuwsgierig wat BPM is en wat het voor uw organisatie kan betekenen? In dit whitepaper wordt in ieder geval een aantal vragen voor u beantwoord. Wat is BPM? BPM kan omschreven worden als: ‘het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie’. Het realiseren van doelstellingen is niet alleen een kwestie van goede sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde De laatste jaren staat Business Process Management (BPM) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met een dynamische omgeving en kritische instelling van klanten en/of stakeholders. Dit werkt een toenemende interne complexiteit van de organisatie in de hand. De organisatie moet zich dus kunnen aanpassen. Daarom zijn, naast efficiëntie en betrouwbaarheid, nu ook klantgerichtheid en flexibiliteit belangrijke succesfactoren voor de continuïteit van de organisatie. Dit stelt hoge eisen aan de organisatie voor wat betreft de afstemming op de omgeving, de structurering en inrichting van de organisatie, als ook de besturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd worden de mogelijkheden van IT op dit vlak steeds groter. ontwerpen veranderen Centrale vraagstuk KAD-model Model 1: Hartog, P.A. e.a. (2007). “Kwaliteit van administratieve Dienstverlening” Product: afstemming organisatie op omgeving Proces: besturing en beheersen van processen Structuur: structurering en inrichting organisatie - Doelen en beleid - Klanten/afnemers - Productnormen - Procesnormen - Beheerssysteem - Bestuurlijke informatieverzorging - Taakstructuur - Informatiestructuur - Personeel - Cultuur Elementen product proces structuur borgen
- 3. ¹ Reijers, H.A. en Van Hee, K.M. (2004), Business Process Management in een notendop, VIP Vakblad voor documentmanagement. borgen en daar waar mogelijk verhogen. Dit maakt dat organisaties steeds vaker bewust kiezen voor BPM. BPM betreft dus het managen van bedrijfsprocessen. Een en ander is schematisch weergegeven in het KAD- model (Model 1). Dit model is ontwikkeld om de kwaliteit van de uitkomsten van processen te waarborgen. In willekeurige volgorde betreft dit het ontwerpen, het borgen en het veranderen van de processen, waarbij men van strategisch, langs tactisch naar operationeel niveau de organisatie bestuurt. De geschiedenis van proces- management Aan het begin van de jaren ‘90 waren er de eerste organisaties die op een systematische wijze hun processen beschreven. De organisaties probeerden hun prestaties te beïnvloeden door de nadruk te leggen op een betere afstemming tussen afzonderlijke activiteitenenhetgebruikvanIT-systemen om dat proces te managen. In die tijd was Business Process Reengineering (BPR) van Michael Hammer de meest gangbare methode. Hoewel er door de jaren heen veel kritiek is geweest op de methodologie van BPR heeft het geleid tot meer verfijnde modellen om bedrijfsprocessen te analyseren, efficiënter te laten verlopen en effectiever in te zetten. Enkele voorbeelden zijn Total Quality Management (TQM), Business Process Improvement (BPI) en Six Sigma. Momenteel wordt procesmanagement derhalve aangeduid als BPM. BPM gaat verder dan BPR uit de jaren ’90 en BPI. Volgens Howard Smith en Peter Fingar in hun boek “The Third Wave” is BPM een samensmelting van kwaliteitsmanagement, IT en managementdenken. Wat zijn de gevolgen in de praktijk? Maar wat heeft dat uiteindelijk in de praktijk opgeleverd? McCormack (2001) heeft een onderzoekgedaanonder100Amerikaanse productiebedrijven. Daarbij werd een sterk statistisch verband aangetoond tussen de mate van procesoriëntatie en de hoogte van de financiële bedrijfsresultaten. Een vergelijkbaar onderzoek is uitgevoerd bij 281 Zweedse organisaties, waar vooral een belangrijke relatie tussen procesoriëntatie en klanttevredenheid werd vastgesteld (Gustafsson en Nilsson, 2003)¹. Daaruit mag geconcludeerd worden dat het procesdenken in de praktijk zijn vruchten afwerpt, zowel op financieel gebied als op het gebied van kwaliteit. Waarom zou u met BPM beginnen? Genoeg reden om met BPM te beginnen. Processen vormen immers het hart van uw organisatie. Zij bepalen in grote mate de kwaliteit van uw producten en diensten. Daarom is het essentieel dat de bedrijfsprocessen goed zijn vastgelegd en dat de organisatie inzicht heeft in de resultaten van die processen. De beslissing met BPM te beginnen, is primair een strategische keuze: u moet als organisatie geloven in het nut van een procesgeoriënteerde aanpak. IT- systemen kunnen een rol spelen om BPM met meer succes en minder inspanning te implementeren én onderhouden. Hoe te starten? Veel organisaties onderkennen het nut van BPM, maar zijn er nog niet aan begonnen. De reden hiervoor is dat zij de volgende vraag niet kunnen beantwoorden: “Waar en hoe moet ik beginnen om dit in de praktijk vorm te gaan geven?” Uiteraard bestaan er verschillende wegen en plannen van aanpak. Dit is vaak zeer organisatieafhankelijk. Het onderstaande stappenplan geeft de grote lijnen aan: • Analyseren: voor het verkrijgen van eengoedbeeldvandeorganisatieende stand van zaken betreffende de interne organisatie is een eerste inventarisatie van de bestaande documentatie nodig. • Modelleren: de belangrijkste uitgangspunten voor BPM zijn strategie, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatie-indicatoren en structuur. Breng vervolgens de processen in kaart. • Implementeren: vastgelegd wordt ‘wie doet wat?’, ‘wat zijn de risico’s?’ en ‘welke beheersmaatregelen dienen we te treffen?’. U kunt overwegen daarbij een procestool te gebruiken. • Monitoren: hierbij worden de werking en prestaties van de processen beoordeeld. • Leren: evalueren van het voorgaande levert mogelijkheden op tot verdere verbetering.
- 4. Wat bereikt u ermee? Het primaire doel van BPM is dat u uw strategische doelen behaalt en bedrijfsprocessen beheerst. Andere beoogde resultaten voor een procesgeoriënteerde organisatie zijn: • Het leidt tot meer duidelijkheid over de werking van de organisatie voor alle partijen. • Het leidt tot meer inzicht en snellere doorvoering van veranderingen en verbeteringen. • Het geeft inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van de organisatie door de beschikbaarheid van meer feiten. • Het maakt een organisatie minder afhankelijk van sleutelfunctionarissen. • Het leidt tot minder fouten en zodoende tot een hogere efficiency. • Het bevordert een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers. • Het leidt bovendien tot prettiger werken. Wat zijn de valkuilen? Net zoals andere trajecten kent ook het invoeren van BPM een aantal valkuilen. De meest elementaire zijn: 1) In de praktijk blijkt dat het implementeren van een managementsysteem in meerdere of mindere mate een verandering in de organisatie vereist. Helaas wekt verandering vaak weerstand op. 2) Daarnaast is vaak sprake van onvoldoende beschikbare tijd en/of kennis en kunde binnen de organisatie waardoor het traject een (te) lange doorlooptijd kent of zelfs mislukt. Het kan de organisatie natuurlijk ook ontbreken aan de juiste ondersteuning van IT-syste- men. De oplossing voor de eerstgenoemde valkuil is voornamelijk te vinden in het betrekken van medewerkers. Dit leidt tot een breed draagvlak voor het implementeren van veran- deringen. Niet alleen goede communicatie (vooraf, tussentijds en achteraf), ook participa- tie en medeverantwoordelijkheid zijn essentieel voor een succesvol veranderingsproces! De tweede valkuil is te ondervangen door het inschakelen van externe expertise en capaciteit. Ook zal het gebruik van specifieke software voor procesmanagement helpen om de doorlooptijd van een BPM-traject te verkorten en het rendement te vergroten. Dit whitepaper is tot stand gekomen door Mavim B.V. en BDO CampObers Business Control B.V. Over BDO BDO Business Control is onderdeel van BDO CampsObers Accountants & Adviseurs B.V. Met 29 vestigingen in Nederland en bijna 1.100 vestigingen wereldwijd is BDO een toonaangevende organisatie op het gebied van accountancy, belastingadvies en consultancy. Wilt u meer weten over BDO CampObers Business Control? Bezoek de website: www.bdo.nl Over Mavim Mavim B.V., opgericht in 1990, is een van de meest innovatieve Nederlandse on- twikkelaars van software op het gebied van kwaliteits- en procesmanagement. De software van Mavim – Rules – helpt u op zeer eenvoudige wijze bij het vastleggen, be- heren en inzichtelijk maken van uw bedrijfs- processen en procedures. Daarnaast kan alle procesgerelateerde informatie, van klantin- formatie tot regelgeving en van operationele gegevens tot beleidsplannen, worden vastge- legd. Rules maakt al deze informatie, kennis en content in samenhangend verband inzich- telijk. Informatie wordt consistent en gestruc- tureerd beheerd, maar ook op eenvoudige en transparante manier gecommuniceerd aan alle betrokkenen binnen de organisatie. Zo wordt een organisatie in zijn geheel niet alleen effec- tiever, maar ook efficiënter. Ruim 1.000 organisaties in binnen- en buiten- land vertrouwen voor hun kwaliteits- en proces- management op de software en dienstverlening van Mavim. Wilt u meer weten over Mavim en Rules? Bezoek onze website: www.mavim.nl