2. 2 maart 2009www.collegium.nl2Even voorstellen: Collegium GroepOpgericht in 2006Actief aan de Business kant en op het snijvlak van Business en ICT van Financials (banken, verzekeraars en daaraan gelieerde partijen), Overheid Telecom en NutsbedrijvenVertrekpunt: optimaal effectieve en ontwikkelde professionals creëren tevreden klanten en retentieSpecialisatie in:Project- en Programma ManagementBusiness Process Management;Informatie Management ;Trainingen;Matching tussen vraag naar en aanbod van ZZP-ers.Doelstelling van groei naar max. 40 medewerkers ultimo 2012
3. 3Collegium GroepStructuurCollegium GroepMatching Vraag en aanbod ZZP-ersMijn Collegium Connect (dashboard)Communitie(s)- Connect Groep op LinkedInInformation ManagementBusiness ProcessManagementProject ManagementTrainingenHR projecten
5. Onzekernwaarden en waardat toe leidtMensgerichtOpenGedrevenIntegerKlantgerichtDeskundigTeamplayerOnafhankelijkTrouw, loyaalFlair5Een belangrijk thema voor onze organisatie is het verder vormgeven van persoonlijke en professionele groei van onze medewerkers. Zij hebben de ambitie zich te ontwikkelen en krijgen hiervoor de nodige middelen aangereikt. Zij hebben de mogelijkheid opleidingen te volgen en worden begeleid in hun (persoonlijke) ontwikkeling.
6. We streven naar een cultuur waarin ‘ondernemerschap’ centraal staat. Dit houdt in: verantwoordelijke werknemers die op basis van individuele prestaties een bijdrage leveren aan de gezamenlijke organisatiedoelstellingen.
7. Centraal bij het behouden en verder vormgeven van de cultuur, staat het nastreven van een open communicatie. Communicatie is een punt van continue en blijvende aandacht. Minimaal eenmaal per jaar wordt de stand van zaken opgemaakt omtrent de communicatie en vinden eventuele bijsturingen plaats. 6De twee hoofdclustersvan Consulting & ProjectsTop 3 service offerings:1.Proces Analyse-en Verbetering;2. Samenvoegen en optimaliseren van bedrijfsprocessen 3. Procesanalyse met verbeterpotentieel op basis van best practicesBusiness Process ManagementProject ManagementChange ManagementTop 3 service offerings:1. Visie op en aanpak van Testen en FAB in 1 rol2. Pool van FunctioneelApplicatiebeheerders3. Maken en uitvoeren business case voor outsourcingInformation Management
8. Eengreepuitonzeopdrachten (1)Opstellen visie en blauwdruk voor Document Management, implementatie van Document Management bij een zorgverzekeraar;Het opstellen van functionele requirements en het testen van nieuwe internet functionaliteit;Het opstellen van requirements voor een nieuwe enterprise-omgeving bij een schadeverzekeraar;Het ontwerpen en realiseren van een nieuwe marketing- en salesrapportage bij een grote bank;Het kiezen voor en implementeren van een nieuwe Europese omgeving voor betalingsverkeer bij een grote aanbieder van vastgoedfinanciën;Het kiezen voor en implementeren van een bulk payment channel oplossing met locatieonafhankelijke procuratie; Het reorganiseren van een aantal commerciële desks bij een grote private bank;Het inrichten en uitvoeren van functioneel beheer en testen bij een zorgverzekeraar; Het inrichten en uitvoeren van de PMO functie, met een accent op financialcontrol bij complexe projecten; Het beschrijven en inrichten van de beveiligingsinfrastructuur van een nieuw flexconcept bij een grote bank; Het opstellen van een visie en missie ten aanzien van virtuele communities en de realisatie van vier pilots;Het uitvoeren van programmamanagement met een omvangrijke IT delivery portefeuille bij een grote bank; Het uitvoeren van testwerkzaamheden bij een zorgverzekeraar die werkt aan de integratie van drie zorginstellingen; Informatieanalyse en functioneel ontwerp van complexe datawarehouse omgevingen voor marketing en commerciële afdelingen; Het implementeren van procesanalyses en procesverbeteringen; Het uitvoeren van functioneel beheer bij banken en verzekeraars.Het uitvoeren van Project Management bijeengrote triple Play aanbiedenHet voorbereiden van de implementatievan een Data Management systeem en de upgrade van een corporate loan systeembijeengrote Bank.7
9. Een greep uit onze opdrachten (2)12-12-2009www.collegium.nl8De reorganisatie van een gefuseerde afdeling Proces en Informatie Management
10. Het begeleiden en uitvoeren van reorganisatietrajecten binnen diverse organisaties;
11. Het begeleiden en uitvoeren van organisatie-ontwikkelingsprojecten binnen de staalindustrie;
21. Teambuilding sessie bij een afdeling Finance van en mid office hypotheken bij een grote bankOPERATIONAL EXCELLENCE TEGELIJKERTIJD LEVERTIJDEN VERKORTEN, DE KOSTEN VERLAGEN EN DE KWALITEIT VERHOGENOktober 2009
22. De processpiegel is een praktisch instrument om knelpunten in processen zichtbaar te maken en de achterliggende oorzaken daarvan bloot te leggen. Het resultaat van de processpiegel is een set aan verbeterinitiatieven. Kenmerkend voor de processpiegel is dat analyses heel toegankelijk gepresenteerd worden. Dit verhoogt de herkenbaarheid bij zowel het management als de medewerkers. Het maakt mensen snel bewust van hoe ze in de huidige situatie met elkaar samenwerken. De ervaring leert dat dit een belangrijke eerste stap is om gezamenlijk hun prestaties naar de klant toe te verbeteren.10ONZE AANPAK: DE PROCESSPIEGEL
23. Focus en een sterk gestructureerde aanpak die toewerkt naar onderbouwde en gedragen besluiten.Krachtig raamwerk voor achterhalen oorzaken van huidige knelpunten. Daarmee weet u dat u de juiste zaken aanpakt.Quickwins in combinatie met gedegen maatregelen. Dus snelheid in combinatie met fundament. Betrokkenheid medewerkers als primaire sleutel tot succes. Zij moeten het uiteindelijk doen. Inzichtelijk maken van hoe we nu echt werken. Geeft bewustzijn bij de mensen. ‘Werken we echt zo!’Korte doorlooptijd naar feitelijk doorvoeren verbetering. Serie van korte analyses met zeer toegankelijk output die inzichtelijk maakt hoe er echt wordt gewerkt. Weten, willen, kunnen, moeten en mogen als drivers voor veranderingToegepaste Lean/Six sigma, BPM, BPR, NLP, organisatie-opstellingen, etc. 11KENMERKEN COLLEGIUM AANPAKPRAGMATIEK + ERVARING = RESULTAAT
24. ANALYSE RAAMWERK ACHTERHALEN OORZAKEN KNELPUNTENProcesuitvoeringVRAGENSYMPTOMEN BIJ PROBLEMENHEFBOOMWorden de prioriteiten goed gesteld en de capaciteit goed gemanaged?
34. Lange bewerkingstijd of veel fouten (door gebrek aan kennis)InputProcesinrichting OutputZijn alle betrokkenen op de hoogte wat bij elke stap wordt verwacht?
45. 13TIJDFRAME DIAGNOSE1.PLAN-VORMING3.KNELPUNTANALYSE4.VERBETER-INITIATIEVEN 2.QUICK WINS PROCES MAPPINGWaar lekt de meeste tijd weg? Waar verliezen we kwaliteit? Waar maken we de meeste overbodige kosten? Begrijpen proces en historieWaarom lekt de tijd weg? Waarom kwaliteitsverlies? Waarom maken we die overbodige kosten?Welke initiatieven gaan we uitvoeren?NULMETINGORIENTATIEPROCES/ORGANISATIEIMPLEMEN-TATIEQUICK WINSKNELPUNT-ANALYSEPRIORISEREN VERBETER-INITIATIEVENAANVULLENDE ANALYSESQUICK WINS IDENTIFICERENIDENTIFICEREN VERBETERINITIATIEVENPROCESMAPSAMBITIE VASTSTELLENBESLUIT OPDRACHT-GEVERPLANNINGPROCESDATA-ANALYSEOPDRACHT-FORMULERING VERVOLGTIJDDoorlooptijd enkele weken tot twee maanden
47. STAPPEN EERSTE WEEK/WEKENVormen werkgroepAfspraken over beschikbaarheid huidige ledenBespreken mogelijkheid toevoegen bijkomende leden kernteamVerrichten eerste metingen nulmetingMaken van afspraken aanlevering benodigde dataMaken situatieschetsIn kaart brengen proces in hoofdlijnenIn kaart brengen organisatieInventariseren huidige ideeen over knelpunten, uitgevoerde verbeteringen en huidige verbeterideeen Quick wins achterhalenPlannen afspraken met managementOpstellen plan van aanpakInlichten medewerkers
49. 17BIJ HET LEVEREN VAN DIENSTEN GAAT HEEL VEEL TIJD VERLOREN AAN WACHTEN VOORBEELD94% van de doorlooptijd is wachttijdDoorlooptijd per stap (dagen)Maken voorstel:6,81e fiat:3,52e fiat:1,6Opstellen offerte:6,0Voor-controleofferte:1,4Gereed-zettenofferte:1,46,30,5 3,20,3 1,50,1 5,80,21,30,1 0,1 1,3WerktijdWachttijd
50. PROCESBESCHRIJVING PROCES XXXVOORBEELDIllustreert hoe het proces echt verloopt. ‘Error loops’ vaak dominant aanwezig. Gebaseerd op het inzicht van vele mensen. Gedetaillleerd uitgewerkt voor die processtappen met knelpunten. Percentage dat stap wordt overgeslagenKlantAanvraagKlant-ont-vangtofferteKlantstuurtge-tekendeofferteterugAanvraagtype I 100%Aanvraagtype II 5%Aanvraagtype III 15%Percentage aanvragen dat in z’n geheel teruggaat naar voorgaande stap.Aanvraagtype I 0%Aanvraagtype II 50%Aanvraagtype III 50%Percentage aanvragen dat in z’n geheel teruggaat naar voorgaande stap.AcceptatieDoor-sturenofferteen admini-stratieAan-biedenofferteAcceptantAanvraagtype I 50%Aanvraagtype II ~ 2 à 3x per offerteAanvraagtype III ~ 50%~10% van analysepostenGenoemde reden voor afwijzing;Xxx: (15%)
53. Xxx (30%)BehandelaaMakenvoorstel1e fiat2e fiatOpstel-lenofferteGereed-zettenofferteControle en admini-stratieType IIIJaNeeAanvullende informatie voor de reden van afwiiking of genoemde verbeterpunten1e fiatFiatteur~50% van analyseposten(1)AdministrateurAdmini-stratieVoor-con-troleofferteNa-con-trole
