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Chapter

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DATABASES AND DATA

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Building Business Intelligence

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WAREHOUSES

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STUDENT LEARNING OUTCOMES

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1. Describe business intelligence and its role in an
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organization.
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2. Differentiate between databases and data
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warehouses with respect to their focus on OLTP
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and OLAP.
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List and describe the key characteristics of a

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••••• 3.
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relational database.
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• • • • • McGraw-Hill © 2007 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reser
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STUDENT LEARNING OUTCOMES

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4. Define the five software components of a database
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management system.
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5. List and describe the key characteristics of a data
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warehouse.
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6. Define the four major types of data-mining tools in a
data warehouse environment.
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List key considerations in information ownership in

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7.
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an organization.
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Krispy Kreme – 7 Doughnuts for Every

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Man, Woman, and Child in the United

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States Every Year
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2 billion donuts annually
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Information
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•••••  Transactions–databases
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 Decision making – data warehouse
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Organizational information – everything on 218 stores
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Krispy Kreme – 7 Doughnuts for Every

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Man, Woman, and Child in the United

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States Every Year
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Store information – store performance, POS, drive-
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thru counts, etc
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Supply chain information – forecasted weather
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patterns
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Marketing information – effect of ad campaigns on
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sales
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Krispy Kreme – 7 Doughnuts for Every

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Man, Woman, and Child in the United

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States Every Year
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If you were a doughnut retailer…
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 Type of customer information?
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 Type of order information?
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•••••  Type of competitor information?
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• • • • • McGraw-Hill © 2007 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reser
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INTRODUCTION
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Businesses need business intelligence (BI)
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Business intelligence – knowledge about your
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customers, competitors, business partners,
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environment, and internal operations
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 Enables effective decision making
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 Information on steroids
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INTRODUCTION
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IT tools help process information to create business
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intelligence according to…
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•••••  OLTP (online transaction processing)
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 OLAP (online analytical processing)
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INTRODUCTION
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OLTP – gathering and processing transaction
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information and updating existing information to
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reflect transaction
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•••••  Databases support OLTP
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 Operational database – database that supports OLTP
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INTRODUCTION
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OLAP – manipulation of information to support
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decision making
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•••••  Databases can help some
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 Data warehouses support only OLAP, not OLTP
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 Data warehouses – special forms of databases that
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support decision making
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INTRODUCTION
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INTRODUCTION
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Thischapter – database and data warehouse
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concepts
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Extended Learning Module C – how to design a
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database
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Extended Learning Module J – how to implement a
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database with Microsoft Access

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RELATIONAL DATABASE MODEL

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Database – logical collection of information you
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organize and access according to the logical
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structure of the information
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Relational database – uses a series of two-
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dimensional tables or files to store information in the
form of a database
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Databases Are…
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Collections of information
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Created with logical structures
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With logical ties within the information
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With built-in integrity constraints
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Databases – Collections of Information

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Databaseshave many tables
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Solomon Enterprises as a concrete provider. Tables
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include:
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 Customer
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 ConcreteType
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 Truck
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Databases – Collections of Information

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Databases – Created with Logical

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Structures
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In databases, row numbers are irrelevant
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In databases, columns have logical names such as
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Order Date and Customer Name
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Data dictionary – contains the logical structure of
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the information in a database
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Databases – Logical Ties within the

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Information
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Logical ties must exist between the tables
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Logical ties are created with primary and foreign keys
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Primary key – field (or group of fields in some cases)
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that uniquely describe each record
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Databases – Logical Ties within the

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Information
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Foreign key – primary key of one file that appears in
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another file
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Foreign keys help create relationships among tables
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Table = file = relation (don’t confuse yourself)
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• • • • • McGraw-Hill © 2007 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reser
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Databases – Logical Ties within the

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Information
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• • • • • McGraw-Hill © 2007 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reser
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Databases – Built-in Integrity

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Constraints
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Integrity constraint – rule that helps ensure the
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quality of information
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Examples
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•••••  Primary keys must be unique
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 Foreign keys cannot be blank
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 Sales price cannot be negative
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•••••  Phone numbers must have an area code
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DBMS TOOLS
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Database management system (DBMS) – helps
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you specify the logical organization for a database
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and access and use the information within a
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database
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 Word processing software = document
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•••••  Spreadsheet software = workbook
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 DBMS software = database
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DBMS TOOLS
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 5 software components
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1. DBMS engine
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2. Data definition subsystem
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3. Data manipulation subsystem
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4. Application generation subsystem
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Data administration subsystem

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5.
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DBMS TOOLS
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DBMS Engine
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DBMS engine – accepts logical requests, converts
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them into their physical equivalent, and accesses the
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database and data dictionary
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DBMS engine separates the logical from the physical
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DBMS Engine
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Physical view – how information is arranged, stored,
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and accessed on a storage device
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Logical view – how you (knowledge worker) need to
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arrange and access information
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Databases – you work only with logical views
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Data Definition Subsystem

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Data definition subsystem – helps you create and
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maintain the data dictionary and define the structure
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of the files in a database
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Must create data dictionary for a database before
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entering any information
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••••• Extended Learning Module J covers this
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Data Manipulation Subsystem

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Data manipulation subsystem – helps you add,
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change, and delete information
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Primary interface between you and a database
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 Reportgenerators
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 QBE tools
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Views
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View – allows you to see the contents of a database
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file
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Similar to a spreadsheet view
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 Sort
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 Query
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Report Generators
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Report generator – helps you quickly define formats
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of reports and what information you want to see in a
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report
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Save report formats to use later
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Uses a wizard interface
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Report Generators
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Specify the fields you want Specify the layout of
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in a report the report
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Report Generators
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QBE Tools
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Query-by-example (QBE) tool – helps you
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graphically design the answer to a question
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“What driver most often delivers concrete to Triple A
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Homes?”
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QBE Tools
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SQL
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Structured query language (SQL) – standardized
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fourth-generation language found in most DBMSs
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Performs same task as QBE
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Uses sentence structure instead
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Mostly used by IT people
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Application Generation Subsystem

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Application generation subsystem – contains
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facilities to help you develop transaction-intensive
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applications
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 Programming languages
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••••• Mostly used by IT people
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Data Administration Subsystem

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Data administration subsystem – helps you
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manage the overall database environment
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 Security management
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 Query optimization
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 Concurrency control
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 Change management
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Data Administration Subsystem

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Backup and recovery
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 Periodically
back up information
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 Recover a database after a failure
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Security management
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 Who has access to what information
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 Who can perform CRUD tasks on information
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Data Administration Subsystem

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Query optimization
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 Restructure physical view to optimize response times to
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queries
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Concurrency control
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•••••  What happens if two people simultaneously try to
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change the same information?
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Data Administration Subsystem

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Change management
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 What is the effect of structural changes to a database?
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 What if you add a new column?
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•••••  What happens if you delete a column?
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 What happens if you change a column’s attributes?
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DATA WAREHOUSES & DATA

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MINING
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Data warehouses support OLAP and decision making
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Data warehouses do not support OLTP
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Data-mining tools are tools for working with data
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warehouse information
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 DBMS software = database
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 Data-mining tools = data warehouse
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What Is a Data Warehouse?

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Data warehouse – logical collection of information –
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gathered from operational databases – used to
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create business intelligence that supports business
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analysis activities and decision-making tasks
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What Is a Data Warehouse?

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What Is a Data Warehouse?

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Multidimensional
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Rows and columns
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Also layers
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Many times called hypercubes
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What are the dimensions in Figure 3.8 on page 140?
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What Are Data-Mining Tools?

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Data-mining tools – software tools that you use to
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query information in a data warehouse
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•••••  Query-and-reporting tools
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 Intelligent agents
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 Multidimensional analysis tools
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 Statistical tools
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What Are Data-Mining Tools?

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Query-and-Reporting Tools
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Query-and-reporting tools – similar to QBE tools,
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SQL, and report generators in the typical database
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environment
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•••••  Also similar to pivot tables in Excel
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Intelligent Agents
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Use various AI tools such as neural networks and
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fuzzy logic to form the basis for “information
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discovery” and building BI
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Help you find hidden patterns in information
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Chapter 4 focuses on these
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Multidimensional Analysis Tools

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Multidimensional analysis (MDA) tools – slice-and-
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dice techniques that allow you to view
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multidimensional information from different
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perspectives
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 Bringnew layers to the front
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•••••  Reorganize rows and columns
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Statistical Tools
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Help you apply various mathematical models to the
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information stored in a data warehouse to discover
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new information
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•••••  Regression
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 Analysisof variance
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 And so on
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Data Marts
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Data warehouses are organizationwide
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Data marts have subsets of an organizationwide data
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warehouse
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Data mart – subset of a data warehouse in which
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only a focused portion of the data warehouse
information is kept
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Data Marts
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Data Mining as a Career Opportunity

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Knowledge of data mining can be a substantial
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career opportunity for you
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•••••  Business Objects
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 SAS
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 Cognos
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 Informatica
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 Many others
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Considerations in Using a Data

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Warehouse
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Do you need a data warehouse?
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 DBMS may offer all you need
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••••• Do all employees need the entire data warehouse?
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 Consider a data mart
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How up-to-date must information be?
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 “Snapshot” concept
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What data-mining tools do you need?
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•••••  Training can be expensive
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INFORMATION OWNERSHIP
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Strategic management support
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The sharing of information with responsibility
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Information cleanliness
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Strategic Management Support

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Chief privacy officer (CPO) – ensuring that
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information is used in an ethical way
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Chief security officer (CSO) – ensuring security of
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information (e.g., firewalls)
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Chief information officer (CIO) – oversees every
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aspect of an organization’s information resource

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Strategic Management Support

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Data administration – plans for, oversees the
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development of, and monitors the information
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resource
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Database administration – responsible for the more
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technical aspects and operational aspects of
managing information
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Both often report to the CIO
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The Sharing of Information with

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Responsibility
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Ifyou create it, you “own” it
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You will also share it with others
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Because you “own” it, you are responsible for its
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quality
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Information Cleanliness
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Database and data warehouse information must be
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“clean”
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 No duplicates
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Information Cleanliness
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Extraction, transformation, and loading (ETL) –
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what information you want from each database, how
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the information is associated, and what rules to follow
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in consolidating the information to ensure its
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cleanliness in a data warehouse
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CAN YOU…
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1. Describe business intelligence and its role in an
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organization.
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2. Differentiate between databases and data
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warehouses with respect to their focus on OLTP
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and OLAP.
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List and describe the key characteristics of a

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••••• 3.
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relational database.
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4. Define the five software components of a database
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management system.
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5. List and describe the key characteristics of a data
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warehouse.
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6. Define the four major types of data-mining tools in a
data warehouse environment.
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List key considerations in information ownership in

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7.
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an organization.
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