&
TUJUAN PEMBELAJARAN
UMUM
Setelah menyelesaikan pelatihan, peserta mampu melakukan
pengelolaan logistik & reagen habis pakai.
KHUSUS
Setelah menyelesaikan pelatihan,Peserta mampu :
1.Melakukan cara pengaturan stok.
2.Melakukan perencanaan dan perhitungan kebutuhan stok
3.Melakukan penerimaan dan penyimpanan stok reagen & bahan habis
pakai dengan benar.
4.Melakukan dokumentasi pengelolaan logistik reagen & bahan habis
pakai.
5.Melakukan pengelolaan logistik reagen dan bahan habis pakai
Sistem Jaminan Mutu Lab
Organisasi Staf Perlengkapa
n
Pengadaan & Proses Kontrol Pengaturan
Inventarisasi Informasi
Pengontrolan
Mutu &
Pengaturan
Spesimen
Dokumen & Pengaturan
Penilaian
Catatan Kejadian
Peningkatan Layanan Fasilitas &
Proses Pelanggan Keamanan
4
Pengaturan Stok Berarti…
Memelihara ketersediaan
reagen dan bahan habis pakai
untuk memastikan pelayanan
tidak terputus
Stok di laboratorium fasilitas layanan
kesehatan mencakup …
Perlengkapan di Gudang Stok Perlengkapan di Ruang Kerja
Pengaturan Stok Meningkatkan Mutu
Pemeriksaan
• Memastikan ketersediaan alat dan bahan,
ketika diperlukan
• Menghindari penggunaan alat dan bahan
yang kadaluarsa
• Mengurangi pemborosan
Bagaimana Anda Mengatur Stok?
Anda memiliki toko sembako.
Anda membeli kebutuhan toko dari
distributor & menjualnya u/
mendapatkan keuntungan.
Untuk membuat bisnis untung,
Anda harus selalu mempunyai
barang yang tepat untuk dibeli
pelanggan setiap harinya.
“Apa yang harus Anda lakukan
untuk menjaga ketersediaan
barang memadai?“ 8
Pengaturan
Pengaturan Stok
Stok
berarti
berarti mengetahui
mengetahui
……………….
……………….
1. Apa dan berapa banyak stok yg diperlukan ?
2. Kapan melakukan pemesanan bahan?
3. Jumlah barang yang dipesan?
4. Apa & berapa banyak bahan dan alat yang telah dipesan kapan
dipesan?
5. Dimana barang disimpan?
6. Kapan & berapa banyak stok yg diterima & oleh siapa ?
Pengaturan Stok Mencakup
• Melakukan “penghitungan stok”
• Memelihara inventarisasi pencatatan yang tepat
• Menentukan kapan pemesanan
• Menentukan jumlah pemesanan yang tepat
• Menentukan tempat pemesanan dengan tepat
• Memeriksa pesanan ketika diterima
• Memastikan bahan tersimpan dengan tepat
10
Perencanaan
• Proses Perencanaan meliputi penilaian kebutuhan,
penentuan sasaran, penetapan tujuan dan target serta
strategi dan sumber daya yang digunakan.
• Pengelola Program Logistik HIV membuat perencanaan
yang berisi jumlah total kebutuhan & kebutuhan per
program serta jumlah aktual pemakaian.
• Estimasi kebutuhan perencanaan yang dibuat tahun depan
harus dapat memenuhi kebutuhan sampai pengadaan
tahun berikutnya .
11
Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan
kebutuhan reagen Rapid Tes HIV :
• Dasar perhitungan jumlah reagen Rapid Tes HIV
o Jumlah Target
o Jumlah Aktual Konsumsi Penggunaan Reagen Rapid Tes HIV
o Data Statistik Pelayanan
o Data Demografi atau Morbiditas
• Pemeriksaan Paralel Vs Serial
Permenkes No 241 tahun 2006 : Serial menggunakan 3 macam reagen
Dalam menghitung kebutuhan Rapid Tes HIV Pengelola program harus
mengetahui metode pemeriksaan apa yang dipakai di Tempat Layanan
masing-masing.
Metode paralel mengkonsumsi > pemakaian logistik dibanding serial.
Pengelola program harus berkoordinasi dengan Tempat Layanan dan Dinkes
setempat u/ memastikan jaminan ketersediaan stok.
lanjutan
• Perhitungan Komposisi
Perhitungan komposisi antara reagen Rapid 1: Rapid 2: Rapid 3
Yang ideal saat ini belum dapat diketahui karena belum ada baseline data
pencatatan & pelaporan yang valid dan kuat baik di Pusat, Provinsi maupun
Kab/Kota.
Pola perhitungan ini akan segera di formulasikan dan dikembangkan
setelah ada baseline data dari Provinsi/Kabupaten/Kota/UPK
• Total Target orang yang akan menerima tes HIV
jumlah total kumulatif dari berbagai program yang menggunakan Logistik
Rapid Tes HIV.
• Wastages
Barang yang tidak terpakai / rusak . Alokasi yang dipakai 10%
lanjutan
• Quality Control (QC)
Quality Control dapat terdiri dari
IQC (Internal Quality Control) dan EQA (External Quality Assurance)
IQC prosedur rutin yang biasanya dikerjakan sebelum memulai
pemeriksaan untuk memvalidasi kit yang akan dipakai
EQA biasanya dilakukan 1 tahun 2 kali. Alokasi yang biasanya dipakai
adalah 10% atau mengikuti petunjuk/kebijakan setempat yang berlaku.
• Persediaan Buffer
Buffer cadangan wajib di alokasikan u/ setiap logistik mengikuti
aturan/kebijakan yang berlaku.
Hal- hal yang harus diperhatikan dalam Pengadaan
Reagen dan Bahan habis pakai
• Mencantumkan persyaratan sesuai standar & kriteria kebijakan
nasional yang berlaku
• Pilihlah reagensia & bahan yg memiliki masa kadaluwarsa paling
panjang
• Pastikan semua kelengkapan tes (larutan buffer pengencer, pipet )
sudah termasuk di dalamnya
• Mintalah kontrak u/ fleksibilitas penukaran reagen yg akan kadaluarsa
& rusak/cacat
Hal- hal yang harus diperhatikan dalam Pengadaan
Reagen dan Bahan habis pakai
• Mintalah kontrak untuk fleksibilitas dalam pengaturan frekuensi
distribusi sehingga dapat menjadi solusi u/ keterbatasan fasilitas
penyimpanan dan biaya distribusi
• Apabila jumlah permintaan pemeriksaan sedikit hindari membeli kit
dalam kemasan besar
• Hindari membeli reagen yg membutuhkan perlakuan khusus seperti
cold chain bila tidak ada jaminan pendistribusian yg benar &
tersedianya fasilitas penyimpanan yg benar.
Melakukan “Perhitungan Stok ”
Apakah itu? Menghitung setiap alat dan bahan
dalam stok
Kapan Direkomendasikan di awal bulan
melakukan?
Siapa yang Petugas yang ditunjuk
melakukan?
Setiap perlengkapan harus dihitung.
Semua barang yang keluar dan masuk harus dicatat.
17
Contoh Kartu Stok Reagen Rapid Tes HIV
(Satu Kartu Stok untuk Satu Jenis Barang)
Merek Reagensia : ……………………………….
Satuan : ………. Kit …………..Tes
Spesifikasi Stok Masuk Spesifikasi Stok Keluar
Jumlah
Jumlah
Jumlah Tgl Jum Stok Akhir
Tgl Jmlah Di Stok Akhir Di
No Nama Stok Smbe Lot Exp Ke lah Lot Exp Setelah
Terim Terim trima setelah Tujuan kluarkan
Awal r/Asal No Date lua kelu No Date Pengeluar
a a Oleh penerimaan Oleh
r ar n
Contoh Buku Stok
Nama Jumlah Tanggal Jumlah Tanggal Nomor Tanggal
Barang (unit) Permintaan Seri # Kadaluarsa
permintaan diterima diterima
Memeriksa Stok dengan Pencatatan
Ideal # Pemeriksaan terpakai = Pengurangan Stok
# Pemeriksaan Terpakai + kehilangan
Realitas
= Pengurangan Stok
Apa yang harus dilakukan untuk meminimalkan
kehilangan?
Menentukan Waktu Pemesanan
Pemesanan dilakukan ketika mencapai stok minimal
• Stok minimal
Jumlah stok dibutuhkan untuk mendukung operasional
sampai perlengkapan tambahan diterima
• Waktu tunggu
Waktu antara pemesanan dan penerimaan barang
• Pemakaian maksimum
Jumlah bahan & reagensia yg digunakan u/ pemeriksaan
dalam periode waktu tertentu
Penghitungan Stok Minimal
Stok minimal
= Waktu tunggu
maksimum dlm X Pemakaian
Maksimal
minggu
• Contoh:
Waktu tunggu maksimum = 12 minggu
Pemakaian maksimum/minggu = 3 kit
Stok minimal = 12 x 3 = 36 kit
Ketika reagen tersisa 36 kit, buatlah pemesanan
Latihan: Penghitungan Stok
Minimal
Stok minimal
= Waktu tunggu
maksimum dlm X Pemakaian
Maksimal
minggu
• Anda menggunakan rata-rata 5 Uni-Gold seminggu.
• Normalnya butuh waktu 12 minggu untuk menerima
pesanan.
• Anda harus memesan Uni-Gold ketika Anda mempunyai
____ bahan yang tersisa dalam inventarisasi.
Menentukan Berapa Banyak Pemesanan
Tentukan jumlah stok penuh.
Buatlah pemesanan untuk mencapai tingkatan ini.
• Pertimbangkan stok yg terpakai, dipinjam,
kadaluarsa, terbuang, dicuri
• Jangan pernah memesan melebihi kapasitas
penyimpanan
• Jangan pernah memesan perlengkapan berlebihan
karena bisa kadaluarsa
• Pertimbangkan pemakaian maksimum ditambah
stok minimal
Menentukan Tingkatan Stok Penuh
Pelihara stok yang memenuhi kebutuhan
pemakaian maksimum ditambah stok minimal
Pemakaian maksimum /minggu = 70 Waktu tunggu = 12 minggu atau 3
Pemeriksaan bulan
Stok minimal = 14 kotak x 3 bulan = 42
# Pemeriksaan / bulan = 70 x 4 = 280 kotak
Pemeriksaan yang digunakan per bulan
Tingatan Stok penuh = 42+14 = 56
Asumsikan 20 Pemeriksaan per kotak,
berapa banyak reagen digunakan per
bulan? Anda harus selalu mempunyai stok 56
kotak di awal setiap siklus
280 / 20 = 14 pemesanan
Latihan: Menentukan Tingkatan Stok Penuh
Pemakaian maksimum /minggu = 80 Waktu tunggu = 12 minggu atau 3
Pemeriksaan
bulan
Berapa banyak Pemeriksaan yang Stok minimal = _____ kotak
digunakan per bulan? _________
Pemeriksaan/bulan
Tingkatan stok penuh = ______kotak
Asumsikan 15 Pemeriksaan per kotak,
berapa banyak reagen digunakan per
bulan? Anda harus selalu punya _____kotak dalam
stok di awal setiap siklus pemesanan (3 bln)
_________ kotak/bulan
Tentukan :
• Berapa stok minimal?
• Jumlah kotak Pemeriksaan yang Anda harus punya di awal
setiap siklus pemesanan
Melakukan pemesanan dengan tepat
• Ikuti sistem pemesanan yg berlaku di Indonesia
• Berikan petunjuk spesifik u/ melakukan pemesanan
• Berikan petunjuk tentang cara mengisi lembar pencatatan
terkait inventarisasi/pengaturan stok.
• Pastikan Anda memahami rencana cadangan ketika stok
tidak tersedia.
– rencana cadangan nasional
– rencana cadangan setempat
• Memahami komunikasi/sistem rujukan ke tingkat pusat :
– bagaimana cara menghentikan pengiriman
– mengapa harus Anda menghentikan pesanan
– keterangan apa yangharus diberikan ke pusat (memperbarui
pemakaian rata-rata )
Contoh : Surat Permintaan Reagensia
..................................... 2013
Kepada Yth.
Penanggung Jawab Program Logistik Laboratorium HIV Nomor : ...........
Subdit AIDS &PMS/ Dinkes Provinsi/Kab/Kota)* Sifat : Penting
Lampiran : Laporan Pemakaian Reagen Bulan Mei
Di Tempat
2 lembar
Hal : Permintaan reagen Rapid Tes HIV
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan telah menipisnya stok persediaan reagen HIV di tempat kami
untuk.................diProvinsi/Kabupaten/Kota/RS/
PKM /UPK ...................... maka dengan ini kami mengajukan permintaan reagen Rapid Tes HIV, Adapun rinciannya sebagai berikut :
No Nama Reagen (Merk) Jumlah permintaan ( Jumlah Tes) Keterangan
1 Mohon disertai kelengkapan yang lain......
2
3 permohonan ini kami sampaikan,Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Demikian
Hormat Kami,
Nama Jelas
NIP/Jabatan & Instansi
Tembusan :
1. .....................................................
2. .....................................................
Keterangan )* Coret salah satu
Periksa Nomor Seri & Tanggal Kadaluarsa
Memastikan Penyimpanan yang Tepat
Yang
YangPertama
PertamaKadaluarsa,
Kadaluarsa,
Yang
YangPertama
PertamaKeluar
Keluar
Pencatatan dan Pelaporan
Logistik dan Bahan Habis Pakai
Format
• Formulir Triwulan Alat dan Bahan
• Formulir Pencatatan Pelaporan Reagen HIV
• Pemantauan Masa Kadaluwarsa
Tabel Periode Penyerahan Laporan
Dari Ke Tutup Buku Batas Tanggal Pelaporan
Pusat Ka Subdit AIDS&PMS Tanggal 25 bulan terakhir periode Tanggal 10 bulan berikutnya
berjalan
Dinkes Provinsi Pusat/Subdit Tanggal 25 bulan terakhir periode Tanggal 5 bulan berikutnya
AIDS&PMS berjalan
Dinkes Kab/Kota Dinkes Provinsi Tanggal 25 bulan terakhir periode Tanggal 2 bulan berikutnya
berjalan
UPK/Fasyankes Dinkes Tanggal 25 bulan terakhir periode Tanggal 30 bulan berjalan
Kab/Kota/Dinkes berjalan
Provinsi)*
Laporan Triwulan Alat dan Bahan
UPK : . ……………………………………………
Kabupaten/Kota : …………………………………………….. Triwulan : ………………
Provinsi : ……………………………………………. Tahun : ………………
Jumlah
Jumlah
Tanggal Jumlah yang yang
Nama/Merk Stok Awal yang di Jumlah Akhir
No JENIS BARANG Kadaluwa diterima rusak/
Dagang bulan ini pakai bulan Bulan
rsa bulan ini kadaluwar
ini
sa
A. Reagen HIV
1
2
3
4
5
B. Alat dan Reagen CD4
1
2
3
C. Alat dan Reagen PCR DNA
1
2
3
Kartu Pemantauan Kadaluwarsa Reagen HIV
Ringkasan
• Apa arti pengaturan inventarisasi?
• Informasi apa yang harus dicatat di dalam lembar
pencatatan?
• Bagaimana Anda menentukan stok minimal?
• Bagaimana Anda menentukan tingkatan pesanan
penuh?
• Apa yang dimaksud dengan “Yang Pertama
Kadaluarsa, yang Pertama Keluar”?
• Prosedur apa yang harus Anda ikuti ketika menerima
perlengkapan baru?
• Bagaimana seharusnya perlengkapan disimpan?
TERIMA KASIH
