Terms of Reference

Administrative
Assistant

National Health Systems Resource Centre (NHSRC) has been set up under the National National
Health Systems Resource Centre (NHSRC) has been set up under the National Health Mission
(NHM) as an autonomous registered society, to channelize technical assistance and capacity
building support to the states for strengthening the public health system. The NHSRC is also
mandated to contribute to health policy / programme design and evaluation.
Since its inception in 2006, NHSRC has been a repository of knowledge and a center of
excellence for its agenda. This organization has professional linkages with a plethora of domestic
and international bodies involved in the field of Public Health. There have been a number of
personnel who have served with NHSRC and gained invaluable experience enabling them to
graduate to the next rung of the professional ladder. Vast exposure to the Ministry of Health and
Family Welfare, and its processes is a unique feature of NHSRC.

If you have a commitment to health equity and excellence, here is a unique chance to work with a
team committed to shaping the public health landscape in India. The position offers you an
opportunity to participate in the process of strengthening health systems, improving health service
delivery and enabling positive health outcomes, through hands-on implementation assistance at
National, State and District levels. Working with a transdisciplinary team, you can discover, adapt,
co-create and disseminate solutions to multiple challenges related to service delivery systems,
universal primary health care, human resources for health, community processes, health
financing, quality of care, public health planning and health promotion. This is an opportunity to
support health systems strengthening at scale, learn from district and sub district implementation,
undertake knowledge translation, and enable realization of the vision of universal health
coverage.

The Position reports to Principal Administrative Officer and Senior Consultant-Admin and is on a
Contractual basis.

NHSRC seeks one Consultant to coordinate various activities of publications, collaterals, events
and development and production of related materials.

Qualification and Experience:

Graduate Degree (Regular Courses) in any of the following with Diploma / Degree /Certificates in
secretarial practices:
o B.A.
o B.Com
o B.Sc.
o BBA

Minimum 5 years of post-qualification experience as an office secretary/ Personal Assistant/

Administrative Assistant.

Roles and Responsibilities:

1. Drafting letters, notes, agendas, and minutes of meetings; taking dictations, etc.
2. Facilitating meetings with external partners, managing meeting schedules, and handling
appointments.
3. Processing work orders, organizing invoices, and managing leave records for division
staff.
4. Undertaking minor procurements in accordance with GFR (General Financial Rules).
5. Verifying the minutes of meetings (MOM) before submitting them for signature.
 6. Managing events and related logistics.
7. Handling storekeeping duties.
8. Assisting in the preparation of SOPs (Standard Operating Procedures) and tender
documents.
9. Managing MIS (Management Information Systems), trackers, databases, and dashboards.
10. Managing the PAO’s calendar and setting up meetings as directed.
11. Maintaining both electronic and paper records, ensuring that information is organized and
easily accessible.
12. Handling and prioritizing all incoming and outgoing correspondence (emails, letters,
packages, etc.), and sorting them into appropriate folders.
13. Prioritizing agenda items and assisting in the planning of appointments, board meetings,
conferences, etc.
14. Assisting in the preparation of presentations or reports as required.
15. Facilitating travel arrangements for the division.
16. Performing any other tasks as assigned by the PAO.

Desirable:
1. Certification course in MS Office (Excel).
2. Preference will be given to candidate having experience in Government, Quasi
Government departments or Government funded autonomous institutions.
Skills:
1. Good typing speed (35 wpm).
2. Excellent administrative, organizational and planning skills with attention to detail.
3. Computer literate with knowledge and proficiency in MS office, Excel and Power point.
4. Should have some working knowledge of Accounts.
5. Knowledge of Filing, Indexing, and Document Management.
6. Excellent writing and verbal communication skills
7. Proficient in drafting notes and letters in English with focus on spelling, punctuation,
grammar and other language skills

Location: NHSRC Office, New Delhi

Age Limit: 40 years & below (As on last date of application)

Work Location: New Delhi; Opportunity to gain hands-on experience of the public health canvas
of states and districts. Travel to states and districts may be involved.

Remuneration Range: Between Rs. 40,000/- to Rs. 70,000/-

*Fee offered within the band will be commensurate with qualification and experience.

Other Benefits: In addition to the remuneration mentioned above, Consultants of NHSRC are
entitled to Free Accidental insurance, Subsidized Medical insurance, Mobile bills reimbursement,
Laptop reimbursement (As per NHSRC Policy), 30 days Consolidated leave, fully paid Maternity
leave (For Female Consultants) as per Government of India policy, performance linked
increments, TA/ DA and per diem for on-duty visits.

Duration of Contract: Contract till 31st March 2027 with further extensions of similar duration
(subject to satisfactory performance)
Candidates selected in this interview could be considered for other vacant positions at NHSRC
requiring similar skill sets and at appropriate level.
How to apply: Candidates are requested to fill in the online application correctly which is
available on the NHSRC website (http://nhsrcindia.org). Applications will be accepted in the
prescribed online application format only. Last date for receiving applications is 13th May 2025.
 संदभ की शत
शासिनक सहायक

सावजिनक ा णाली को मजबूत करने के िलए रा ों को तकनीकी सहायता और मता िनमाण

सहायता दान करने के िलए रा ीय ा िमशन (एन एच एम) के अंतगत एक ाय पंजीकृत
सोसायटी के प म रा ीय ा णाली संसाधन क (एन एच एस आर सी) की ापना की गई है।
एनएचएसआरसी को ा नीित/काय म रचना और मू ां कन म म योगदान दे ने का भी दािय सौंपा
गया है।

सावजिनक ा णाली को मजबूत करने के िलए रा ों को तकनीकी सहायता और मता िनमाण

सहायता दान करने के िलए रा ीय ा िमशन (एन एच एम) के अंतगत एक ाय पंजीकृत
सोसायटी के प म रा ीय ा णाली संसाधन क (एन एच एस आर सी) की ापना की गई है।
एनएचएसआरसी को ा नीित/काय म रचना और मू ां कन म म योगदान दे ने का भी दािय सौंपा
गया है।

2006 म ापना के बाद से, एनएचएसआरसी अपनी कायसूची के िलए ान का भंडार और उ ृ ता का

क रहा है इस संगठन का सावजिनक ा के े म शािमल कई घरे लू और अंतरा ीय िनकायों के
साथ ावसाियक संबंध है । ऐसे कई कम रहे ह िज ोंने एन एच एस आर सी के साथ काम िकया है और
अमू अनुभव ा िकया है िजससे वे पेशेवर सीढ़ी के अगले पायदान पर प ंच सके। ा एवं
प रवार क ाण मं ालय और इसकी ि याओं का ापक अनुभव एन एच एस आर सी की एक अनूठी
िवशेषता है ।

अगर आपके पास ा समानता और उ ृ ता के ित ितब ता है, तो भारत म सावजिनक ा

पर को आकार दे ने के िलए ितब टीम के साथ काम करने का यह आपके िलए एक अनूठा मौका है ।
यह पद आपको एक टां सिडिस नरी टीम के साथ काम करने की मौका दे ता है, आप सेवा िवतरण णाली,
सावभौिमक ाथिमक ा दे खभाल, ा के िलए मानव संसाधन, सामुदाियक ि याओं, ा
िव पोषण, दे खभाल की गुणव ा, सावजिनक ा योजना और ा संवधन से संबंिधत कई चु नौितयों
के समाधान खोज, अनु पण, सह-िनमाण और सारण कर सकते ह।
यह बड़े पैमाने पर ा णािलयों को मजबूत करने, समथन करने, िजला और उप िजला काया यन से
सीखने, ान का अनुवाद करने और सावभौिमक ा कवरे ज के ि कोण को साकार करने म स म
बनाने का एक अवसर है ।
यह पद धान शासिनक अिधकारी और व र सलाहकार- शासन को रपोट करता है और अनुबंध के आधार
पर है।

एन एच एस आर सी को काशनों,साम ी, आयोजनों और संबंिधत साम ी के िवकास और उ ादन की िविभ

गितिविधयों के सम य के िलए एक सलाहकार की आव कता है ।

यो ता एवं अनु भव

सिचवीय थाओं म िड ोमा/िड ी/ माणप के साथ िन िल खत म से िकसी म ातक िड ी:

o बी.ए।
o बी.कॉम
o बी.एस.सी
o बी.बी.ए

कायालय सिचव/िनजी सहायक/ शासिनक सहायक के पम ूनतम 5 वष का यो ता-प ात अनुभव।

भूिमकाएं और उ रदािय

 प , नोट् स, एजडा और बैठकों के कायवृ का मसौदा तैयार करना; ुतलेख लेना, आिद
 बाहरी साझेदारों के साथ बैठकों की सुिवधा दान करना, बैठक शे ूल का बंधन करना और
अपॉइं टमट् स को संभालना।
 काय आदे शों को संसािधत करना, इनवॉइस को व त करना और िवभाग के कमचा रयों के िलए
अवकाश रकॉड का बंधन करना।
 जीएफआर (सामा िव ीय िनयम) के अनुसार छोटी-मोटी खरीददारी करना।
 बैठकों के कायवृ (एमओएम) को ह ा र के िलए ुत करने से पहले स ािपत करना।
 आयोजनों और संबंिधत लॉिज का बंधन करना।
 भ ारपालन कत ों को संभालना।
 एसओपी (मानक संचालन ि या) और िनिवदा द ावेजों की तैयारी म सहायता करना।
 एमआईएस ( बंधन सूचना णाली), टै कस, डे टाबेस और डै शबोड का बंधन।
 पीएओ के कैलडर का बं धन करना और िनदशानुसार बैठक आयोिजत करना।
 इले ॉिनक और कागजी दोनों तरह के रकॉड बनाए रखना, यह सुिनि त करना िक जानकारी
व त और आसानी से उपल हो।
 सभी आने-जाने वाले प ाचार (ईमेल, प , पैकेज आिद) को संभालना और ाथिमकता दे ना, और उ
उपयु फ़ो रों म मब करना
 एजडा मदों को ाथिमकता दे ना और िनयु यों, बोड बैठकों, स ेलनों आिद की योजना म सहायता
करना।
 आव कतानुसार ुतीकरण या रपोट तैयार करने म सहायता करना।
 संिवभाग के िलए या ा व ा की सुिवधा दान करना।
 पीएओ ारा सौंपे गए िकसी भी अ काय को करना।

वांिछत
1. एमएस ऑिफस (ए ेल) म सिटिफकेशन कोस।
2. सरकारी, अध सरकारी िवभागों या सरकार ारा िव पोिषत ाय सं ानों म अनुभव रखने वाले
उ ीदवार को ाथिमकता दी जाएगी।

कौशल
 अ ी टाइिपंग ीड (35 श ित िमनट)।
 उ ृ शासिनक, संगठना क और योजना कौशल, िववरण पर ान दे ने के साथ।
 एमएस ऑिफस, ए ेल और पावर ाइं ट म ान और द ता के साथ कं ूटर सा र।
 अकाउं ट्स का कुछ कामकाजी ान होना चािहए।
 फाइिलंग, इं डे ंग और द ावेज़ बंधन का ान।
 उ ृ लेखन और मौ खक संचार कौशल
 वतनी, िवराम िच , ाकरण और अ भाषा कौशल पर ान दे ने के साथ अं ेजी म नोट् स और
प िलखने म कुशल

जगह: एनएचएसआरसी कायालय, नई िद ी

आयु सीमा 40 वष और उससे कम (आवेदन की अंितम ितिथ के अनुसार

काय ल नई िद ी; रा ों और िजलों के सावजिनक ा कैनवास का ावहा रक अनुभव ा करने का

अवसर। रा ों और िजलों की या ा शािमल हो सकती है ।

पा र िमक सीमा 40000 . से 70000 . बीच म

*बड के भीतर दी जाने वाली फीस यो ता और अनुभव के अनु प होगी।

अ लाभ उपरो उ खत पा र िमक के अित र , एनएचएसआरसी के सलाहकार मु दु घटना बीमा,

रयायती िचिक ा बीमा, मोबाइल िबल ितपूित, लैपटॉप ितपूित (एनएचएसआरसी नीित के अनुसार), 30 िदन
का समेिकत अवकाश, भारत सरकार की नीित के अनुसार पूण वेतन वाली मातृ अवकाश (मिहला सलाहकारों
के िलए), दशन आधा रत वे तन वृ , या ा भ ा/ दै िनक भ ा और ूटी पर दौरे के िलए ितिदन भ ा के
हकदार ह।

अनुबंध की अविध अनुबंध 31 माच 2027 तक समान अविध के और िव ार के साथ ( संतोषजनक दशन के
अधीन)
इस सा ा ार म चयिनत उ ीदवारों को एनएचएसआरसी म एक उपयु र पर समान कौशल सेट की
आव कता वाले अ र पदों के िलए िवचार िकया जा सकता है ।

आवेदन कैसे कर अ िथयों से अनुरोध है िक वे ऑनलाइन आवेदन सही ढं ग से पूरा कर जो एनएचएसआरसी

वेबसाइट (http://nhsrcindia.org). पर उपल है। आवेदन केवल िनधा रत ऑनलाइन आवेदन ा प म ही
ीकार िकये जायगे। आवेदन ा करने की अंितम ितिथ 13th May 2025 है