KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Contents
Chapter – 1 ................................................................................................................................ 4

Knowledge of Accounting ................................................................................................. 4

1.0 What is Accounting – Accounting ဆိုတာဘာလဲ? ....................................................... 4

1.2 Types of Accounting – Accounting အမ ျိုးအစာျိုးမ ာျိုး .................................................... 5

1.3 Business Structure - လိုပ်ငန်ျိုးဖစ

ဲ ည်ျိုးပို ......................................................................... 6

Chapter 2 ................................................................................................................................... 7

Excel skill for Accounting .................................................................................................. 7

2.0 Basic Knowledge of Excel ........................................................................................... 7

2.1 Basic Formula .............................................................................................................. 8

2.3 (3) Type of Cell Reference .......................................................................................... 9

2.4 3D Reference (Different Sheet)................................................................................... 9

2.5 Calculate with Difference Workbooks ........................................................................ 9

2.6 Format Cell (Ctrl + 1)................................................................................................. 10

2.7 Number Format ......................................................................................................... 10

2.8 Add- Delete- Hide [ Cell, Rows, Columns, Sheet].................................................... 10

2.9 Copy Data................................................................................................................... 11

2.10 Protection - ကာကယ်ခြင်ျိုး ........................................................................................ 11

Chapter 3 ................................................................................................................................. 12

3.1 Clipboard .................................................................................................................... 12

3.2 Copy & Define Cell Styles .......................................................................................... 12

3.3 Creating Table ........................................................................................................... 12

3.4 Filter & Custom Filter - ရ ျိုးထိုတ်ကကည်ခြင်ျိုး ............................................................... 12

3.5 Advanced Filter - ရ ျိုးထိုတ်ကကည်ခြင်ျိုး ........................................................................ 13

3.6 Freeze panes & Print Title......................................................................................... 13

3.7 Sorting & Custom Sort .............................................................................................. 14

3.8 Clear Data .................................................................................................................. 14

Page | 1
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

3.9 Conditional Formation - အရခြအရနရပေါ်မူတည်ပပျိုး Hightlight ခပ လိုပ်ခြင်ျိုး ............... 15

3.10 Work with Color ....................................................................................................... 16

Chapter 4 ................................................................................................................................. 17

4.1 Page Setup - စာ က် Size မ ာျိုးခပ ခပင်ခြင်ျိုး ................................................................... 17

4.2 Header & Footer - ရြေါင်ျိုးစျိုးစာသာျိုးမ ာျိုးတပ်ခြင်ျိုး .......................................................... 18

4.3 Printing the Workbooks ............................................................................................ 18

4.4 Creating PDF Format ................................................................................................. 18

4.5 Using Flash Fill ........................................................................................................... 19

4.6 Text to Column .......................................................................................................... 19

4.7 Remove Duplicate ..................................................................................................... 19

4.8 Data Validation .......................................................................................................... 20

4.9 Name Manager [ F3 ] ................................................................................................. 20

Chapter 5 ................................................................................................................................. 21

5.1 Consolidate – Data မ ာျိုးရပေါင်ျိုးခြင်ျိုး ............................................................................. 21

5.2 Connections ............................................................................................................... 21

5.3 Work with Macros ...................................................................................................... 23

5.4 Group / Ungroup ....................................................................................................... 24

5.5 Subtotal ...................................................................................................................... 24

4.6 Hyperlink – Link ြ တ်ဆက်ခြင်ျိုး ................................................................................. 25

4.7 Common Chart in Excel ............................................................................................ 25

4.8 Sparklines................................................................................................................... 28

Chapter 6 ................................................................................................................................. 29

6.1 Pivot Table (Data Analysis)....................................................................................... 29

6.2 Pivotable Analyze ...................................................................................................... 30

6.3 Pivot Chart ................................................................................................................. 32

6.4 Customized Excel Themes ........................................................................................ 35

6.5 Creating Excel Dashboard ......................................................................................... 35

Page | 2
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

6.7 Excel Functions ..................................................................................................... 36

Chapter 7 ................................................................................................................................. 39

Accounting Theory .......................................................................................................... 39

7.1 (5) Parts of Business ................................................................................................. 39

7.2 Accounting Equation ................................................................................................. 41

7.3 Knowledge of Book-Keeping Procedures - စာ င်ျိုးသင်ျိုးမှု အဆင်မ ာျိုး ....................... 42

7.4 Double – Entry သရဘာတ ာျိုးမ ာျိုး .............................................................................. 44

7.5 Double Entry Nature ................................................................................................. 47

7.6 Day Books .................................................................................................................. 49

7.7 Trial Balance .............................................................................................................. 50

7.8 Income Statement (Trading Profit & Loss) အရှုျိုး-အခမတ်စာ င်ျိုး .............................. 51

7.9 Statement of Financial Position (Balance Sheet) - လက်က န် င

ှ ်ျိုးတမ်ျိုး .................. 53

Chapter 8 ................................................................................................................................. 55

8.1 Setup Accounting System for Small Business ......................................................... 55

8.2 Data Entries ............................................................................................................... 57

8.3 Prepare for Final Accounts ....................................................................................... 59

8.4 Customized Design .................................................................................................... 64

8.5 Credit Purchase & Sales ............................................................................................ 64

8.6 Purchase & Sale Return ............................................................................................ 66

8.7 Summary Report ....................................................................................................... 68

8.8 Year End Adjustment - နှစ်ဆိုျိုးစာ င်ျိုးပတ် စာ င်ျိုးညနှုင်ျိုးခြင်ျိုး ...................................... 69

8.9 Statement of Cash Flow - ရငသာျိုးစျိုးဆင်ျိုးမှုမှတ်တမ်ျိုး ................................................ 71

Additional Knowledge ............................................................................................................ 82

Bank Reconciliation Statement - ဘဏ်စာ င်ျိုးကိုက်ညခြင်ျိုး ............................................ 82

Depreciation – Non-Current Assets မ ာျိုး တန်ဖိုျိုးခပန်လည်သတ်မှတခ် ြင်ျိုး .......................... 84

Depreciation Methods မ ာျိုး .............................................................................................. 84

Page | 3
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter – 1
Knowledge of Accounting

1.0 What is Accounting – Accounting ဆိုတာဘာလဲ?

Accounting is the systematic recordation of the financial transactions of a

business. The recordation process includes setting up a system of record keeping,
tracking transactions within that system, and aggregating the resulting information into
a set of financial reports.

1.1 The Objectives of accounting – Accounting ရဲဲ့ ရည်ရွယ်ချက်

The aim of any business is to make a profit and to ensure it remains in operation
for the long term. Accounting helps a business stay in full control of its Finances.

Accounting has many objectives, including letting people and organization know:

● If they are making a profit or a loss;

● What their business is worth;
● What a transaction was worth to them;
● How much cash they have;
● How wealthy they are;
● How much they are owed;
● How much they owe to someone else;
● Enough information so that they can keep a financial check on the things they
do.

Page | 4
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

1.2 Types of Accounting – Accounting အမျ ျိုးအစာျိုးမျာျိုး

1. Financial Accounting
Financial accounting focuses on presenting the financial information in the form
of general-purpose financial statements (balance sheet, income statement, cash flow
statements, etc.) that are distributed to people outside of the company.

2. Management Accounting
Management accounting focuses on providing a company's management with the
information needed to keep the business financially healthy. Generally, this information
is not distributed to people outside of the company's management. (Budgeting,
forecasting, and various financial analysis tools)

3. Cost Accounting
Management accounting helps businesses make decisions about management;
cost accounting helps businesses make decisions about costing. Essentially, cost
accounting considers all of the costs related to producing a product. Analysts, managers,
business owners, and accountants use this information to determine what their products
should cost.

Other Examples of Accounting

Some of the many other examples of accounting include:

● Advising on accounting systems

● Income tax planning, advising, and reporting
● Auditing the financial statements of companies and other organizations
● Providing general business advice
● Financial planning for individuals

Page | 5
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

1.3 Business Structure - လိုပ်ငန်ျိုးဖဲစည်ျိုးပို

1. Sole Proprietorship (Sole Trader) – Individual trading alone
2. Partnership - Group of People (2 to 20)
● General Partnership – (Active)
● Limited Partnership – (Investing)
3. Limited Liabilities Companies (LLC) – Shareholders

1.4 Kinds Of Business - လိုပ်ငန်ျိုးအမျ ျိုးအစာျိုးမျာျိုး

1. Trading Business
2. Manufacturing Business
3. Servicing Business

1.5 The three main Financial Statements - အဓက စာရင်ျိုးတင်ပပချက် (၃) မျ ျိုး

The financial statements produced by a business’s accounting department aim to

show clearly the profit or loss that has been made and the financial position of the
business.
The three most important statements are:
1. The income statement [Profit & Loss] - အရျိုး/အပမတ် စာရင်ျိုး
– Shows whether the business has made a profit or loss.
2. The statement of financial position [Balance Sheet] - လိုပ်ငန်ျိုးရဲဲ့အခပခအခန
– shows the financial position (the assets, liabilities and equity of a business.)
3. The statement Cash Flows - ခငသာျိုးစျိုးဆင်ျိုးမ
– shows how much cash is entering and leaving your business in a given period.

Note:
EDI Version (UK) (Trading Profit & Loss / Balance Sheet)
IAS Version (World-Wide) (Income Statement / Statement of Financial Position)

Page | 6
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 2
Excel skill for Accounting
2.0 Basic Knowledge of Excel

Command
Quick Access Toolbar Group Buttons
Tabs

Ribbons

Cell Name Box

Formula Bar

Cells

View Shortcut Zoom

• Workbook - စာအုပ် / Sheet - စာရွက် / Page - စာမျက်နှာ / Cell – Cell တစ်ကွက်

o Columns – A to XFD (16384) [Ctrl + Right Arrow]
o Rows - 1 to 1,048,576 [Ctrl + Down Arrow]
• Cell ကွက်အတွင််း စာ ၂ က ကာင််းကရ်းလုလျှင် - Alt + Enter
• Data အမျာ်း တစ်ခါတည််း ရုက်ထည်လလ
ု ျှင် - Ctrl + Enter
• Sheet အာ်းလု်းမာ တစ်ပပြိုက်နက် စာကရ်းလုလျှင် - Sheet ကပေါ် ညာကလစ် > Select all
Sheet > စာကရ်းပါ > Ctrl + Enter
• Sheet တစ်ခုအတွက် Scroll ပပြိုလုပ်ရန် - Page Up / Page Down
• Sheet တစ်ခုနဲ့ တစ်ခု ကပပာင််းရန် - Ctrl + Page Up / Page Down
• Sheet အတွင််း Data မျာ်းရဲ့ ကရဲ့ဆု်း / ကနှာက်ဆု်းကု သွာ်းရန် - Ctrl + Home / End
• ပမင်ကွင််း ချြိုဲ့/ချဲ့ ပပြိုလုပ်ရန် - Zoom (or) Ctrl + Mouse Scroll
• Go to Sheet – Sheet တစ်ခုချင််းစီ ကပပာင််းရန် ***
• Resize Row , Column

Page | 7
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Select Data –
o Drag - အတွလုက် Select ကပ်း
o Shift + Click - အတွလုက် Select ကပ်း
o Ctrl + Click – Cell တစ်ကွက်ချင််း Select ကပ်းရန်
o Ctrl + A – Select all
o Row Heading, Column Heading

2.1 Basic Formula

• Formula တွက်လုကသာ Cell ကွက်တင
ွ ် Equal (=) ကရ်းပါ
• လုအပ်ကသာ Formula ကရ်းပါ
• ဥပမာ- A1 နင် A2 ကပါင််းလုပါက အကပြေရလုကသာ Cell တွင် =A1+A2 ကရ်းပါ
• Number Pad မ ( + , - , * , / ) အသု်းပပြိုပါ

2.2 Basic Function

• Home> Editing > Auto Sum
• =SUM( ) , =AVERAGE( ) , =COUNT( ) , =MAX( ), =Min( )

Page | 8
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

2.3 (3) Type of Cell Reference

• Relative Reference
Item Price Qty Amount
Book 500 5 =B2*C2
Pen 800 4
Bag 600 3
Ruler 500 2

• Absolute Reference
Discount 10 %
Item Price Amount
Book 500 =B10-(B10*$C$8)
Pen 800
Bag 600
Ruler 500

• Mixed Reference
Discount
Item Price 5% 10 % 15 %
Book 500 =$B18-($B18*C$17)
Pen 800
Bag 600
Ruler 500

2.4 3D Reference (Different Sheet)

• =Sum((Jan:March!D2)

2.5 Calculate with Difference Workbooks

• =SUM([Book3]Feb!$D$3,[Book3]Feb!$B$3)

Page | 9
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

2.6 Format Cell (Ctrl + 1)

• Font - စာလု်းပစ
ု မျာ်း
• Alignment - စာလု်းမျာ်း ညရန်
• Border - က ာင်မျာ်း
• Fill- အကရာင်မျာ်းပြေည်ရန်
2.7 Number Format
Input Number Format Show
-100 Number (100.00)
1000 Currency $1,000.00
1000 Accounting $ 1,000.00
2 Percentage 200%
1.25 Fractions 1 1/4
=099 Text / '…. =099
15:03 Time 3:03 PM
01-01-22 Date Saturday, January 1, 2022
01-01-22 DD-MM-YY 01-01-22
01-01-22 MMM-D Jan-1
01-01-22 MMM-D/YYYY Jan-1/2022
1 00 01
1 00.00 01.00
10 0 "Ks" 10 Ks
10000 #,# "PCs" 10,000 Pcs
5000 "Total - " #,# "Ks" Total - 5,000 Ks
092061599 "Phone - 09 " # 092061599
1000 #, "K" 1K
1000000 #,, "M" 1M
10 ;;;
1 [Alt + 7] # •1

2.8 Add- Delete- Hide [ Cell, Rows, Columns, Sheet]

Home > Cell >
• Insert [Cell, Row, Column, Sheet] Ctrl +
• Delete [Cell, Row, Column, Sheet] Ctrl -
• Hide [Cell, Row, Column, Sheet]

Page | 10
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

2.9 Copy Data

Copy - ကူ်းယူရန် (Ctrl + C) / Paste - ကနရာချရန်
• Formula – Formula သီ်းသနဲ့်
• Formula & Number Formatting – Formula နင် Number Format
• Keep Source formatting - မူလ ပစ
ု အတုင််း (formula, Number Format, Style)
• No Border – Border မပါ
• Keep Source Column Width - မူလ Column အကျယ်အတင
ု ််း
• Transpose - အလျာ်း/က ါင်လုက်ကပပာင််း
• Value - တန်ြေု်းသီ်းသနဲ့်
• Value & Number Formatting – Value နင် Number Format ကူ်းယူရန်
• Value & Keep Source Formatting – Value နင် မူလ Format အတင
ု ််း
• Formatting – Format သီ်းသနဲ့်ကူ်း
• Link - Formula Link ကူ်း (အကပြေ Auto ကပပာင််း )
• Picture - ဓါတ်ပအ
ု ပြေစ်ကူ်း
• Link Picture - ဓါတ်ပု (Link)

2.10Protection - ကာကယ်ပခင်ျိုး
• Protect Sheet – Sheet မျာ်း Protect ပပြိုလုပ်ပခင််း [ R-click on Sheet ]
• Lock & Hide Protection – Cell ကွက် Protect / Formula Hide ပပြိုလုပ်ပခင််း
o Format Cell > Protection
• Protect Workbook – Workbook မျာျိုး Protect ပပ လိုပ်ပခင်ျိုး
o File > info > Protect Workbook
• Always Open Read-Only – File အသု်းပပြိုလုဲ့ရ / Save လုဲ့မရ
• Read Only File with Password -
o File Save > Tool > General Option > Password to Modify
• Encrypt With Password – File ကု Password ပြေင် Lock ခတ်
• Protect Workbook Structure – Sheet အသစ်ယူမရ / ြေျက်လမ
ုဲ့ ရ

Page | 11
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 3
3.1 Clipboard
• Copy to Clipboard & Paste from Clipboard
[Word, Excel, PowerPoint]
3.2 Copy & Define Cell Styles
• Format Painter -Format မျာ်းကူ်းယူရန် (Example – Myan > English)
• New Cell Style မ စတ်ကကြိုက်သတ်မတ်ထာ်းနုင်ပါသည်

3.3 Creating Table

• Insert > Table (Ctrl + T)
• Table Format ပပန်ပြေြိုတ်ရန်
Table Tool > Design > Tools > Convert to Range

3.4 Filter & Custom Filter - ရ ျိုးထိုတ်ကကည်ခြင်ျိုး

Home Editing > Sort & Filter > Filter
• Date Filter – Date အနေေဲ့ န ွေးထုတက် ြည်
• Number Filter – Number န ွေးထုတက် ြည်
• Text Filter – စာသာွေးအနေေဲ့ န ွေးထုတက် ြည်
o 2022 အတွင််း Computer အကရာင််းစာရင််း
o အက ကွ်းကရာင််းထာ်းတ Iphone စာရင််း

Page | 12
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

o Team A နင် B ရဲ့ အကရအတွက် 5 ခုထက်ပုတအကရာင််းစာရင််း

o Maha Aungmye မာကရာင််းထာ်းတ အက ကွ်းစာရင််း
o 2022 Nov – 12 ကရဲ့ပုင််းမာ Team-A ကရာင််းထာ်းတ အကရအတွက်

• Slicer အသိုျိုးပပ ရန်

o အရင်ဆု်း Table Format ကပပာင််းပါ
o Table Design > Tools> Inset Slicer

3.5 Advanced Filter - ရ ျိုးထိုတ်ကကည်ခြင်ျိုး

• Data > Sort & Filter > Advanced

3.6 Freeze panes & Print Title

• View > Window > Freeze Panes [ For Preview ]
o Top Row > ထပ်ဆု်း Row
o First Column - ကရဲ့ဆု်း Column
o Freeze Panes - စတ်ကကြိုက် သတ်မတ်ရန်
• View > Window > Split - ခွ ကည်ရန်
• Page Layout > Page Setup > Sheet [ For Print ]
o Row to Repeat at Top – Row ကခါင််းစီ်း
o Column to Repeat at Left – Column ကခါင််းစီ်း

Page | 13
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

3.7 Sorting & Custom Sort

• Sort A to Z - A မ Z
• Custom Sort - တစ်ခုထက်ပုစီ
o Category – A to Z, Tax – Largest to Smallest
o Payment – Z to A , Sale – Largest to Smallest

3.8 Clear Data

Home > Editing > Clear
• Clear All - အာ်းလု်းြေျက်
• Clear Formats – Format မျာ်းြေျက်
• Clear Contents - အတွင််း Data မျာ်းြေျက်
• Clear Comments – Comments မျာ်းြေျက်
• Clear Hyperlinks – Hyperlink မျာ်းြေျက်

Page | 14
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

3.9 Conditional Formation - အခပခအခနခပေါ်မူတည်ပပျိုး Hightlight ပပ လိုပ်ပခင်ျိုး

• Hightlight Cell Row –
o Greather Than , Less Than - ထက်ကကီ်းကသာ , ထက်ငယ်ကသာ
o Between - ကာ်း
o Equal to - ညီကသာ
o Text That Contain - စာပါဝင်ကသာ
o A Date Occuring – Date ပါဝင်ကသာ
o Duplicate Value - ထပ်ကနကသာ ကန််းမျာ်း
• Top / Bottom Rule -
o Top / Bottom 10 item - အပမင်ဆု်း/ အနမ်ဆု်း 10 ခု
o Top / Bottom 10 % - အပမင်ဆု်း / အနမ်ဆု်း 10 %
o Above / Below Average - ပျှမ််းမျှ / အပမင်-အနမ်
• Data Bar – Data တန်ြေု်းအလုက် Bar ပြေင် ပပ
o Color Scale - အကရာင်ပြေင်ပပ
o Icon Sets – icon ပြေင်ပပ
• ပပန်ပြေြိုတ်ရန် - Conditional Formatting > Clear Rule

Page | 15
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Rule အသစ်မျာ်း သတ်မတ်ပခင််း

Conditional Formatting > Manage Rule > New Rule

• Format Cell based on their value

o Color / 3 Color / Data Bar / Icon Set
o Example – Sale unit > 15 [Show icon]

• Format only cell that contain

• Format only top or bottom ranked values
• Format only values that are above or below average
• Format only unique or duplicate

• Use a formula to determine which cell to format

အကပခအကန တစ်ခုထက်ပုပပီ်း နှိုင််းယဉ်တအခါ အသု်းပပြို
Example:
o Team - A ကရာင််းထာ်းတ 10 ခုထက်ကကျာ်တ အကရာင််း
o =AND($D2="Team - A",$E2>10)
o Team – A (သ)ုဲ့ အကရာင််း > 10
o =OR($D2="Team - A",$E2>10)
o Patheingyi မာ Cash နဲ့ကရာင််းထာ်းတ Sale Unit > 10 ထက်ကကျာ်တစာရင််း
o =AND($H2="Patheingyi",$I2="Cash",$E2>10)
o Tax – 300 အထက်ကပ်းကဆာင်ထာ်းတ Computer Category စာရင််း
o =AND($B2="Computer",$G2>300)

3.10 Work with Color

• Sort with Color (Custom Sort)
• Filter with Color

Page | 16
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 4

4.1 Page Setup - စာရွက် Size မျာျိုးပပ ပပင်ပခင်ျိုး

Layout > Page Setup
• Margin - က ်းမျဉ််းမျာ်း
• Orientation - အလျာ်းလက
ု ် / က ါင်လုက် ကပပာင််းရန်
• Size - စာရွက် အရွယ်အစာ်း
• Print Area – Print ထုတရ
် န် Area သတ်မတ်ပခင််း
• Page Break - စာမျက်နှာ ခွရန်
• Background – Background ထရန် ( Print ထုတ်လျှင်မပါပါ )

Print Title (Print ထုတ်ချန် အသု်းပပြိုရန် )

• Print Area - Print ထုတ်ရန် Area သတ်မတ်ပခင််း
• Rows to Repeat at top – Print ထုတ်တုင််း Row တပ်ရန်
• Columns to Repeat at left – Print ထုတ်တုင််း Column တပ်ရန်
• Gridlines – Print ထုတ်ချန် Grid Line ထရန်
• Black and White - အကရာင်မျာ်း
ကြေျာက်ထာ်းရန်
• Draft Quality – Border , Color ,
Effect အာ်းလု်း ကြေျာက်ထာ်းရန်
• Row and Column Headings –
Row, Column ကခါင််းစီ်း မျာ်း Print
ထထုတ်ရန်
• Page Order – Print ထုတမ
် ည်
စာရွက် Arrange ကပပာင််းရန်

Page | 17
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4.2 Header & Footer - ခခေါင်ျိုးစျိုးစာသာျိုးမျာျိုးတပ်ပခင်ျိုး

Insert > Text > Header & Footer
• Header – ကခါင််းစီ်း
• Footer - ကအာက်ကပခ
• Page Number - စာမျက်နှာ နပါတ်
(စတ်ကကြိုက်စာမျက်နှာ နပါတ်စရန် - Page Layout > Page Setup > First Page Number)

• Number Of Pages - စာမျက်နှာ အကရအတွက်

• Current Date - လက်ရ ကနဲ့ရက်
• Current Time - လက်ရ အချန်
• File Path – File တည်ကနရာ
• File Name - ြေင
ု ်နှာမည်
• Sheet Name – Sheet နှာမည်
• Picture - ဓါတ်ပု / Format Picture - ဓါတ်ပု ပပင်ရန်

4.3 Printing the Workbooks

• File > Print (စာရွက်ထုတ်ရန်) / Copy - ထုတ်မည်အကရအတွက်
• Print Active Sheet - လက်ရ Sheet
• Entire Workbook – Sheet အာ်းလု်း
• Page – (1 to 3)
• Print Selection – Selection သီ်းသနဲ့်ကရွ်းထုတ်
• Collected – 1,2,3 , Uncollected – 11,22,33
• Orientation – Portrait , Landscape
• Size – A4 , Legal
• Margin - က ်းမျဉ််း

4.4 Creating PDF Format

• File > Export > Create PDF /XPS
• Option တွင် စတ်ကကြိုက် Sheet မျာ်း ကရွ်းချယ်နုင်ပါသည်

Page | 18
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4.5 Using Flash Fill

• Data > Data Tool > Flash Fill (Ctrl + E)

4.6 Text to Column

• Data > Data tool > Text to Column (စာသာ်းမျာ်း ခွထုတ်ရန်)

4.7 Remove Duplicate

• Data > Data tool > Remove Duplicates (ထပ်ကနကသာစာသာ်းမျာ်းြေျက်ရန်)

Page | 19
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4.8 Data Validation

Data > Data tools > Data Validation (Data မျာ်း ကနဲ့်သတ် သတ်မတ်ပခင််း)
• Whole Number (Between, greater than, less than , … )
• Decimal ( ဿမ ကန််းကရ်းရန်)
• List (List အတွင််းစာ်းသာ်းမျာ်းသာ ကရ်းရန်)
• Text Length (စာသာ်းအကရအတွက် ကနဲ့်သတ်ရန်)

• Stop – လု်း၀ကရ်းမရကစရန် ကနဲ့်သတ်

• Warning - ကရ်းလုဲ့ရ
• Information - ကရ်းလုဲ့ရ

4.9 Name Manager [ F3 ]

Formula > Defined Names > Name Manager [Go to, Formula, Data Validation ]
Data Validation > List
• Defined Name with Table – Data ထပ်တု်းလုဲ့ရ
• Data Validation with Indirect Function [=Indirect( )]

Page | 20
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 5
5.1 Consolidate – Data မျာျိုးခပေါင်ျိုးပခင်ျိုး
Data > Data tool > Consolidate
• 3D Reference , Name Manager

5.2 Connections
• Data > Connection > Connection > Add ( Excel File ထည်ပါ)
• Data > Get External Data > Existing Connection
• (Excel ြေင
ု ်ပြေည်ချတ်ပါ )
• Data > Connection > Refresh All (Update ပပြိုလုပ်ရန်)
• Data > Get External Data from Text (Text File ပြေင် ချတ်ဆက်အသု်းပပြိုရန်)
• Inventory Setup

Page | 21
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Sale
o Data Connections, Create Table
o Data Validation > List

Exercise

Page | 22
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

5.3 Work with Macros

View > Macros > Record Macros

• Record Macros - စမတ်ရန်

• Stop Macros - ရပ်ရန်
• View Macros – Run ရန်

• Import From Connections

• Remove Table
• Start Macros
• Date – MMMM-DD
• Remove – Cost Column
• Amount – Number Format [#,# Ks]
• Total Sale Amount
• Total Sale Unit

Page | 23
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Chang Font Color / View > Show > Gridline ကြေျာက်ရန်

• Save as Macros-Enable Workbook

5.4 Group / Ungroup

• Data > Outline > Group / Ungroup

5.5 Subtotal
• Data > Outline > Subtotal
o Add Each Change in – Subtotal ပပြိုလုပ်ချင်ကသာ Data
o Use Function - အသု်းပပြိုမည် Functions
o Add Subtotal to – Value
o Summary Below data – Summary ကု Data ကအာက်ပပရန်
o Page break between group – Group တစ်ခုနဲ့ တစ်ခု ကာ်း စာရွက်ခွရန်

Page | 24
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4.6 Hyperlink – Link ချတ်ဆက်ပခင်ျိုး

Insert > Link
• Existing File – Computer အတွင််းရ ြေုင်ပြေင် ချတ်ရန်
• Place in This Document – Sheet တစ်ခုနင် တစ်ခု ချတ်ရန်
• Screen Tips – Screen ကပေါ်တင်လုက်ရင် ပမင်ရမယ် စာသာ်း

4.7 Common Chart in Excel

Insert > Chart > Alt + F1, F11
Format Data Label

(1) Column Chart – Column မျာ်းနှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

(2) Line Chart – Point မျာ်း Line မျာ်းပြေင် နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

Page | 25
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

(3) Pie Chart – Percentage ပြေင် နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

(4) Bar Chart – Bar အကနနဲ့ နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

(5) Area Chart – Area Line အကနနဲ့ နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

(6) X Y (Scatter) Chart – X Y တန်ြေု်းနစ်ခု ချတ်ဆက် နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

(7) Waterfall Chart – Increase / Decrease Amount မျာ်း နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင်

အသု်းပပြိုသည်

Page | 26
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

(8) Treemap Chart – Data တန်ြေု်းအလုက် Rectangles မျာ်းပြေင် နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင်

အသု်းပပြိုသည်

(9) Sunbrust Chart – Multiple Pie မျာ်းပြေင် နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

Page | 27
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

(10)Combo Chart – Column, Line မျာ်းကပါင််းပပီ်း နှိုင််းယဉ်ကြော်ပပရာတွင် အသု်းပပြိုသည်

4.8 Sparklines
(1) Line Sparklines – Single Cell ကွက်အတွင််း Chart ထည်သွင််းရန်

(2) Column Sparklines – Single Cell ကွက်အတွင််း Column Chart ထည်သွင််းရန်

(3) Win/Loss Sparklines – Win – Loss Data မျာ်း နှိုင််းယဉ်ပပသရန်

Page | 28
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 6
6.1 Pivot Table (Data Analysis)
• Insert >Table > Pivot Table (New Worksheet / Existing Worksheet)

Filter
Timelines
Columns

Slicer

Rows Values

Design > Layout

• Subtotal – Subtotal တန်ြေ်းု ထုတ်ရန်
• Grand Tools – Grand Total တန်ြေု်းထုတ်ရန်
• Report Layout – Report Layout ပစ
ု ကပပာင််းရန်
• Blank Row – Blank Row ထည်ရန်
• Header - ကခါင််းစီ်း / Banded – Highlight
• Pivot Table Style – Style ကပပာင််းရန်

Page | 29
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

6.2 Pivotable Analyze

Pivot Table > Pivot table Name – Name သတ်မတ်ရန်
Active Field > Change Value Field Settings
• Summarized Value Filed by – Sum , Count, Average …
• Show Values As – % of Grand Total
• Number Format – Format သတ်မတ်ရန်

Filter
• Insert Slicer – Slicer ထည်သွင််းရန်
• Insert Timeline - Timeline ထည်သွင််းရန်
• Filter Connections - Slicer , Timeline မျာ်းပြေင်ချတ်ရန်
• Report Connections- Table မျာ်းပြေင်ချတ်ရန်***

Page | 30
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Data
• Refresh – Data အကပပာင််းအလ ပပြိုလုပ်ပပီ်းလျှင် Refresh လုပ်ပါ
• Change Data Source – Data အတ်းု /အကလျှာ
• [ Table တည်ကဆာက်ထာ်းလျှင် Change Data Source မာ ကပပာင််းရန်မလုပါ ]

Actions
• Clear – Field, Format, Filter မျာ်း ြေျက်ရန်
• Select – Element မျာ်း Select ကပ်းရန်
• Move Pivot Table – Table ကနရာကရွဲ့ရန်

Show
• Field List – Pivot Table Field List ကြေျာက်ထာ်းရန်
• +/- Button – Subtotal (+/-) ပပြိုလုပ်ရန်
• Field Header - Header မျာ်း အပြေြိုတ်/အတပ်

Calculations
• Fields, Items & Sets – Field အသစ်သတ်မတ်ရန်
Example
• Tax [ Sales * 5% ]
• Purchase Price – [ Cost – (Cost*20%) ]

Page | 31
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

6.3 Pivot Chart

• Pivot Table Analyze > Tool > PivotChart

Exercise

1. Category အလုက် Product တစ်ခုချင််းစီရဲ့ Sale & Profit ကည်ရန်

• Row – Category, Product
• Value – Sales, Profit
• Slicer – Sale Team, Township

Page | 32
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

2. ပမြိုဲ့နယ်အလုက် Profit & Tax နှိုင််းယဉ် ကည်ရန်

• Row – Township
• Value – Profit & Tax / Chart

3. Category အလုက် Team A,B,C အကရာင််းတန်ြေု်းမျာ်းကရွ်းထုတ် ကည်ပါ

• Row – Category, Product
• Column – Sale Team
• Value – Sales
• Slicer – Township / Timeline

Page | 33
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4. ပမြိုဲ့နယ်အလုက် အကရာင််းပစစည််းအကရအတွက်မျာ်း ကရွ်းချယ် ကည်ရန်

• Row – Township
• Column – Category
• Value – Sale Unit
• Timelines, Slicer – Sale Team
• Pivot Chart

5. Team A,B,C ရဲ့ ကရာင််းအာ်း % ကု ကုန်ပစစည််းနင် ယဉ်တန

ွ ှိုင််းယဉ်ရန်
• Columns – Teams
• Rows – Category
• Value – Sales [ Value Field Setting > Show Value as > % ]
• Slicer - Township

Page | 34
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

6.4 Customized Excel Themes

Page Layout > Themes
• Color - စတ်ကကြိုက် Color မျာ်းကရွ်းချယ်ထာ်းရန်
• Font - စတ်ကကြိုက် Font မျာ်း ကရွ်းချယ်သတ်မတ်ထာ်းရန်

6.5 Creating Excel Dashboard

• Create Table [Name – Sale_Data]

• Create Pivot Table [for Table Name – Sale_Data]

Sheet Columns Rows Values

Monthly Sale Dates Sales

Monthly Sale Unit Dates Sale Unit

Monthly Profit Dates Profit

Profit by Township Township Profit

Profit by Sale Team Sale Team Profit

Total Date Sales, Unit , Profit

• Chart အာ်းလု်းအာ်း Slicer , Timeline မျာ်းနင်ချတ်ရန် - Report Connection ***

Page | 35
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

6.7 Excel Functions

1. SUMIF - ခရွျိုးထိုတခ
် ပေါင်ျိုးရန်
SUMIF(range,criteria,[sum_range])
• Range – တွက်ချင်တ Data ကု Select ကပ်းပါ [Category, Sale Team Column)
• Criteria – လုချင်တ Criteria [တွက်မည်ကနရာမ Data ]
• Sum Range - တွက်မည် Value [ Sales, Sale Unit ကခါင််းစီ်း)

2. SUMIFS – Criteria တစ်ခိုထက်ပို

• SUM Rang - တွက်မည် Value
• Criteria Range – တွက်ချင်တ Data ကု Select ကပ်းပါ
• Criteria – လုချင်တ Criteria

3. COUNTIF - ခရွျိုးထိုတပ် ပျိုး ခရတက်ရန်

4. AVERAGEIF - ခရွျိုးထိုတပ် ပျိုး ပျှမ်ျိုးမျှတက်ရန်

5. DSUM - ခရွျိုးထိုတပ် ပျိုး ခပေါင်ျိုးရန် [ Dcount, Daverage ]

DSUM(database, field, criteria)
• Database – Reference Data အာ်းလု်း
• Field – Calculate Value Field title
• Criteria - လုချင်တ Criteria မျာ်း

6. Counta / Averagea - စာသာျိုးပေါထည်သင်ျိုး တက်ချက်ရန်

7. SumProduct - ခပမာက်လဒ်မျာျိုးကို ခပေါင်ျိုးပခင်ျိုး

8. CountBlank – Blank ပဖစ်ခနခသာ Cell မျာျိုးခရတက်

Page | 36
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

9. VLOOKUP - ကိုက်ည Data မျာျိုးရာခဖရန်

VLOOKUP (lookup_vale, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• Lookup Value - ရာချင်တ Data

• Table Array - ရာမယ် Array
• Col Index num - ပပသချင်တ Column Number
• Range Lookup – TRUE (နီ်းစပ်တန်ြေု်းတွက်ရန်) / FALSE (အတအကျတွက်ရန်)

10. INDEX – Row,Column Number အလိုက် Data ခရျိုးထိုတရ

် န်
INDEX (array, row_num, [col_num] )

11. Match - Row, Column မျာျိုးရဲဲ့ တည်ခနရာ ရာခဖရန်

Match(lookup_value, lookup_array, [match_type]

• Lookup Value - ရာချင်တ Data

• Lookup Array - ရာမယ် Array
• Match type - [ 1 -Less than] , [0- Exact match] , [-1 – Greater than ]

12. & Function – Formula ခပေါင်ျိုးရန်

13. Round, Roundup, RoundDown - ဒဿမကန်ျိုးပဖတ်ရန်

14. Now ( ) - လက်ရခနေ့ရက် / အချန်

15. Today( ) - လက်ရခနေ့စဲ

16. DateDif - ရက် / လ / နစ်တက်ရန် ***

Datedif(start_date,end_date,unit)
• Unit – D ,M, Y
• MD [Days ignore Months] , YD [ Days Ignore Year] , YM [Month Ignore Year]

17. Edate - လထပ်ခပေါင်ျိုးရန် / နတ်ရန်

Edate(Start_Date , Month)

Page | 37
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

18. EoMonth - လထပ်ခပေါင်ျိုးရန် (လတစ်လရဲဲ့ ခနောက်ဆိုျိုးရက်ပပ)

Eomonth (Start_Date, Month)

19. Day, Month / Year – Date တစ်ခိုအတင်ျိုးမ ရက်/လ/နစ် ခဲထိုတ်ရန်

20. PMT - လစဉ် Payment တက်ချက်ရန် (အခ ကျိုးယူ)

PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])
• Rate - တစ်နစ်စာ အတ်းု နှိုန််း
• Nper - ခွဆပ်မည်အကကမ်ကရ
• Pv - ကပ်းရမယ် ကငွ Amout [ Present Value]
• Fv - လုချင်တ ကငွ Amont [ Future Value ]
• Type - လအစမာ ကပ်းကချ - 0 / လအဆု်းမာ ကပ်းကချ-1

21. FV – Future Vale တန်ဖျိုးို တက်ရန် (ခငစို)

FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
22. IF – Logical Test မျာျိုး တက်ချက်ရန်
IF(Logical_Test, [value_if_true], [value_if_false])
• Logical Test – စစ်ချင်တ Condition
• Value if True – Logical Test မန်ရင် ရမယ်အကပြေ
• Value if False – Logical Test မာ်းရင် ရမယ်အကပြေ

23. Nestedif – Logical Test တစ်ခိုထက်ပိုတက်ရန်

IF(Logical_Test, [value_if_true], IF(Logical_Test, [value_if_true], ….)

24. And – Logical Test မျာျိုးအာျိုးလျိုးို မန်မ True

25. OR Functions – Logical Test အာျိုးလျိုးို ထဲမ တစ်ခိုမန်လျှင် True

Page | 38
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 7
Accounting Theory
7.1 (5) Parts of Business
1. Assets - လုပ်ငန််း၏ ပင
ု ်ဆုင်မမ
ှို ျာ်း
2. Liabilities - လုပ်ငန််း၏ ကပ်းရန်ရမျာ်း
3. Equity - ပင
ု ်ရင်၏ ရင််းနီ်းပမြိုတ်နမှို
4. Incomes - ဝင်ကငွမျာ်း
5. Expenses - အသု်းစရတ်မျာ်း

1. Assets - လိုပ်ငန်ျိုး၏ ပင
ို ်ဆိုင်မမျာျိုး

• Non Current Asset - ပက

ု သပင
ု ်ဆုင်မှို (Fixed Assets)

• Tangible - ရိုပဝ
် တထ ရခသာ ပင
ို ်ဆိုင်မ
• Land & Building - အကဆာက်အဉီ်း
• Motor Car / Machinery - ကာ်း / စက်ပစစည််း
• ပရက ာဂ

• Intangible - ရိုပ်ဝတထ မရခသာ ပင

ို ်ဆိုင်မ
• Goodwill - နှာမည်ကကျာ်က ာမှို
• Copyrights - မူပုင်ခွင်
• Franchises

• Current Asset - လတ်တကလာ ပင

ု ်ဆုင်မှို
• Cash & Bank balance - ကငွလက်ကျန်/ ဏ်လက်ကျန်
• Closing Inventory - ကုန်ပစစည်း် လက်ကျန်
• Trade Receivables - ရရန်ရစာရင််းမျာ်း
• Prepaid Payment - ကကြိုတင်ကပ်းထာ်းမှိုမျာ်း

Page | 39
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

2. Liabilities - လိုပ်ငန်ျိုး၏ ခပျိုးရန်ရမျာျိုး

(1) Non Current Liabilities - နစ်ရည်ကပ်းရန်ရမျာ်း (၁ နစ်အထက်)

• Hire Purchase - အက ကွ်းဝယ်
• Long Term Loan- နစ်ရည်ကချ်းကငွ

(2) Current Liabilities - ကပ်းရန်ရမျာ်း (၁ နစ်အတွင််း )

• Trade Payable - ကပ်းရန်ရစာရင််းမျာ်း
• Accured - ကပ်းရန်ကျန်မျာ်း

3. Equity - ပင
ို ်ရင်၏ ရင်ျိုးနျိုးပမ ပ်နမမျာျိုး

Equity = Capital – Drawings + Net Profit

• Capital - ပုင်ရင်ထည်သွင််းကငွ
• Drawings - ပင
ု ်ရင် ထုတ်သု်းကငွ
• Net Profit - အသာ်းတင်အပမတ်

4. Incomes - ဝင်ခငမျာျိုး
• Sale - အကရာင််း
• Discount Received
• Commission Received

5. Expenses - အသိုျိုးစရတ်မျာျိုး
• Purchase - အဝယ်
• Rent - ငာ်းရမ််းခ
• Salary - လစာ
• General Expenses - အကထွကထွအသု်းစရတ်မျာ်း

Page | 40
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

7.2 Accounting Equation

Assets Equity Liabilities

(လုပ်ငန််း၏ ပုငဆ
် င
ု မ
် ှု) (ပုငရ
် င
ှ ရ
် င််းနှမှီ မြုပ်နင
ှံှ ငွေ) (လုပ်ငန််း၏ငပ်းရန်ရမ
ှ ်း)
$ 10,000 $ 8,000 $2,000

Exercise

Page | 41
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

7.3 Knowledge of Book-Keeping Procedures - စာရင်ျိုးသင်ျိုးမ အဆင်မျာျိုး

Transactions ➔ Day Books ➔ Ledgers ➔ Trial Balance ➔

Year End Adjustment ➔ Final Account (1. Profit & Loss / 2. Balance Sheet)

Step – 1

Transactions - စာရင်ျိုးအဝင်အထက်

Step – 2

Day Book (7 အိုပ)် - ခနေ့စဉ်မတ်တမ်ျိုးစာအိုပမ

် ာ စာရင်ျိုးသင်ျိုး

1. Sales Day Book – အက ကွ်းကရာင််း စာရင််း

2. Purchases Day Book – အက ကွ်းဝယ် စာရင််း
3. Sale Return Day Book – ကုန်ကရာင််းပပန်ပုဲ့ စာရင််း
4. Purchase Return Day Book – ကုန်ဝယ်ပပန်ပုဲ့ စာရင််း
5. Cash Book – ကငွစာရင််း
6. Petty Cash Book - အကသ်းသု်းကငွစာရင််း
7. Journal – အပခာ်းစာရင််းမျာ်း

Step – 3

Ledger Account (3 အိုပ)် - Ledger တင် စာရင်ျိုးသင်ျိုး

1. Receivable’s ledger (အက ကွ်းအကရာင််း) – Trade receivables

2. Payable’s ledger (အက ကွ်းဝယ်) – Trade payable
3. General ledger (အပခာ်း) – Expenses, non-current assets, capital (Other)

Step – 4

Trial Balance - အစမ်ျိုးရင်ျိုးတမ်ျိုး ခရျိုးဆဲ

Page | 42
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Step – 5

Year End Adjustment - နှစ်ဆုွေးစာ င်ွေးပိတ် စာ င်ွေးညိနင

ိှို ်ွေးခြင်ွေး

1. Valuation of Closing inventory

ကိုန်ပစစည်ျိုး လက်က န်တန်ဖျိုးို တက်ြ က်ခြင်ျိုး
2. Accrued & Prepayment of Income/Expenses
ရပျိုး န်က န် / ကက တင်ရပျိုး/ ကက တင် မ ာျိုး တက်ြ က်ခြင်ျိုး
3. Allowance of doubtful debts
ရ ကျိုးဆိုျိုးခဖစ်နိုင်ရြ လ ာထာျိုးြ က်
4. Depreciation of Tangible Non-Current Asset
ပရ
ို သပင
ို ်ဆိုင်မမ
ှု ာျိုး ကို တန်ဖိုျိုးရလ ာတက်ြ က်ခြင်ျိုး / တန်ဖိုျိုးခပန်လည် သတ်မှတ်ခြင်ျိုး
Step – 6

Final Account မျာျိုးခရျိုးဆဲပခင်ျိုး

1. Income Statement (Trading Profit & Loss - အရှို်း/အပမတ်စာရင််း)

2. Statement of Financial Position (Balance Sheet - လက်ကျန်ရင််းတမ််း)

Page | 43
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Transactions Original Book Entry Ledger

1. Sale invoice Sales day book Receivable Ledger
2. Bank receipt /Payment Cash book General Ledger
3. Purchase invoice Purchase day book Payable Ledger
5. Return Inward Sale return day book Receivable ledger
6. Return Outward Purchase return day book Payable ledger

7.4 Double – Entry သခဘာတရာျိုးမျာျိုး

1. Capital - ပင
ု ်ရင် ရင််းနီ်းကငွထည်သွင််း

Cash (+)
Capital
Capital (+)

2. Buy Assets - Assets ဝယ်

Assets (+)
Cash
Cash (-)
Buy Assets
Assets (+)
Credit
Liabilities (+)

3. Payments for Assets - အက ကွ်းဆပ်

Cash (-)
Payment for Assets
Liabilities (-)

4. Purchase - ကုန်ပစစည်း် ဝယ်

Inventory (+)
Cash
Cash (-)
Purchase
Inventory (+)
Credit
Payables (+)

Page | 44
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Page | 45
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

5. Purchase Return - ကုန်ဝယ်ပပန်ပုဲ့

Cash (+)
Cash
Inventory (-)
Purchase Return
Inventory (-)
Credit
Payables (-)

6. Sales - အကရာင််း

Cash (+)
Cash
Inventory (-)
Sales
Inventory (-)
Credit
Receivables (+)

7. Sale Returns - ကုန်ကရာင််းပပန်ပုဲ့

Inventory (+)
Cash
Cash (-)
Sale Returns
Inventory (+)
Credit
Receivable (-)

8. Other Incomes - အပခာ်းဝင်ကငွမျာ်း

Cash (+)
Other Incomes
Incomes စာရင််း (+)

9. Expenses - အသု်းစရတ်မျာ်း

Cash (-)
Expenses
Expenses - စာရင််း (+)
10. Drawings - ပင
ု ်ရင်ထုတ်သု်းကငွမျာ်း

Cash (-)
Drawings
Drawings စာရင််း (+)

Page | 46
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

7.5 Double Entry Nature

Assets - Debit Expenses - Debit Drawing - Debit

Liabilities - Credit Income - Credit Capital - Credit

တိုျိုး

T Account
DEBIT (DR) CREDIT (CR)

1. Capital - ပင
ု ်ရင် ရင််းနီ်းကငွထည်သွင််း

Cash (+) Cash (Debit)

Capital
Capital (+) Capital (Credit)

2. Buy Assets - Assets ဝယ်

Assets (+) Asset (Debit)

Cash
Cash (-) Cash (Credit)
Buy Assets
Assets (+) Asset (Debit)
Credit
Liabilities (+) Liabilities (Credit)

3. Payments for Assets - အက ကွ်းဆပ်

Cash (-) Cash (Credit)

Payment for Assets
Liabilities (-) Liabilities (Debit)

Page | 47
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4. Purchase - ကုန်ပစစည်း် ဝယ်

Inventory (+) Purchase (Debit)

Cash
Cash (-) Cash (Credit)
Purchase
Inventory (+) Purchase (Debit)
Credit
Payables (+) Payable (Credit)

5. Purchase Return - ကုန်ဝယ်ပပန်ပုဲ့

Cash (+) Cash (Debit)

Cash
Inventory (-) Purchase Return (Credit)
Purchase Return
Inventory (-) Purchase Return (Credit)
Credit
Payables (-) Payable (Debit)

6. Sales - အကရာင််း

Cash (+) Cash (Debit)

Cash
Inventory (-) Sale (Credit)
Sales
Inventory (-) Sale (Credit)
Credit
Receivables (+) Receivables (Debit)

7. Sale Returns - ကုန်ကရာင််းပပန်ပုဲ့

Inventory (+) Sale Return (Debit)

Cash
Cash (-) Cash (Credit)
Sale Returns
Inventory (+) Sale Return (Debit)
Credit
Receivable (-) Receivable (Credit)

8. Other Incomes - အပခာ်းဝင်ကငွမျာ်း

Cash (+) Cash (Debit)

Other Incomes
Incomes စာရင််း (+) Income (Credit)

Page | 48
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

9. Expenses - အသု်းစရတ်မျာ်း

Cash (-) Cash (Credit)

Expenses
Expenses - စာရင််း (+) Expense (Debit)
10. Drawings - ပင
ု ်ရင်ထုတ်သု်းကငွမျာ်း

Cash (-) Cash (Credit)

Drawings
Drawings စာရင််း (+) Drawings (Debit)

7.6 Day Books

• (Sale / Purchase / Return -In/Outwards) Day Books

Date Particular Folio Amount
$

• Cash Book
Debit Credit
Foli
Date Particular Cash Bank Date Particular Folio Cash Bank
o

Page | 49
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Petty Cash Book

Particular

Expenses

Expenses
Cleaning
Receipts

Postage

Travel

Other
Vr-No

Total
Date

• Journal
Date Particular Debit Credit

7.7 Trial Balance

Page | 50
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

7.8 Income Statement (Trading Profit & Loss) အရျိုး-အပမတ်စာရင်ျိုး

Income statement is a financial statement that shows you, the company's income
and expenditures. It also shows whether a company is making profit or loss for a given
period. The income statement, along with balance sheet and cash flow statement, helps
you understand the financial health of your business.

Gross Profit – Expenses + Other Income = Net Profit

Example
Gross Profit (5,000) – Expense (1,000) + Other Income (500) = Net Profit (4,500)

Gross Profit (အကကမ်ျိုးအပမတ်)

Net Sale (အသာ်းတင် အကရာင််း) – Cost of Goods Sold (ကုန်ပစစည််းအရင််း)
Example
Net Sale (80,000) – Cost of Goods Sold (75,000) = Gross Profit (5,000)

Net Sale (အသာျိုးတင်အခရာင်ျိုး)

Sale – Sale Return
Example
Sale (100,000) – Sale Return (20,000) = Net Sale (80,000)

Cost of Goods Sold (ခရာင်ျိုးရကိုန်ပစစညျိုး် အရင်ျိုး)

Opening Inventory + Purchase +Carriage Inwards - Purchase Return– Closing
Inventory
Example
Opening Inventory 300,000
(+) Purchase 50,000
Carriage inwards 5,000
(-) Purchase Return 20,000
Closing Inventory 260,000
Cost of Goods Sold 75,000

Page | 51
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Page | 52
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

7.9 Statement of Financial Position (Balance Sheet) - လက်ကျန်ရင်ျိုးတမ်ျိုး

The statement of financial position also known as a Balance Sheet is a financial
statement that reports a company's assets, liabilities and shareholders' equity at a
specific point in time.

Statement of Financial Positions

Assets Capital/Equity Liabilities

(လုပ်ငန််း၏ ပုငဆ
် င
ု မ
် ှု) (ပုငရ
် င
ှ ရ
် င််းနှမှီ မြုပ်နင
ှံှ ငွေ) (လုပ်ငန််း၏ငပ်းရန်ရမ
ှ ်း)

Total Assets = Non-current Assets + Current Assets

Equity = Capital – Drawing + Net Profit

Total Equity & Liabilities = Equity + Non-current Liabilities + Current Liabilities

Total Assets = Total Equity & Liabilities

Page | 53
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Page | 54
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Chapter 8
8.1 Setup Accounting System for Small Business
1. Inventory
Table Name – Inventory
• Inventory Code, Description, Cost, Profit (%), Selling Price
• Opening, Purchase, Sales, Balance (Qty), Balance Amount

2. Chart of Account
Account Name မျာ်း Setup ချပါ
Table Name – Chart_of_Account

• Account Name အသစ်မျာ်း

ထပ်ပြေည်ရန်
3. General Ledger
• Capital (Date, Particular, Amount, Link Account)
• Drawings (Date, Particular, Amount, Link Account)
• Other Incomes (Date, Particular, Amount, Link Account)
• Expenses (Date, Particular, Amount, Link Account)
• Assets (Date, Particular, Amount, Link Account)

• Liabilities (Date, Particular, Payment (Debit), Amount to Pay (Credit), Link

Account) [Current & Non-Current]

Page | 55
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4. Cash Book
• Date, Particular, Income (Debit), Expense (Credit)

5. Purchase
• Date, Inventory Code, Descriptions, Cost, Qty, Amount

6. Sale
Date, Inventory Code, Descriptions, Price, Qty, Amount

Page | 56
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

8.2 Data Entries

1. Setup Inventory
Inventory - Code Description Cost ($) Profit (%)
INV001 Adidas – Short Pants 65 30%
INV002 Adidas – Shirt (Men) 45 20%
INV003 Adidas – Face Mask 20 25%
INV004 Adidas - Shoes 100 25%
INV005 Adidas – Slides 50 30%
• Inventory Code, Description, Cost, Profit (%) - ကုယတ
် င
ု ်ရုက်ထည်ပါ
• Selling Price – Cost + (Cost * Profit%)

2. Record Transactions

Date Description ($)

1-1-22 Start a Business with (Cash) *** Chart of Account 5,000
2-1-22 Buy Computer (Cash) 1,000
2-1-22 Buy Printer (Cash) 3,00
3-1-22 Buy Motor Van from Central Car Company (Credit) 10,000
3-1-22 3 Years Loan from U ThiHa 30,000
• Capital – Credit / Cash – Debit
• Account ချတ်ရန် - Name Manager သတ်မတ်ပါ [ Chart of Account Name ]
• Data Validation > List ထည်သွင််းပါ
• Account Name အသစ်ပြေစ်လျှင် Chart of Account မာ Record ပပြိုလုပ်ပါ

4-1-22 Purchase - *** Inventory စာရင်ျိုးသင်ျိုးရန် 9,750

• INV001 – [Unit – 100] 6,500
• INV002 – [Unit – 50] 2,250
• INV003 – [Unit – 50] 1,000
• Purchase – [ Inventory Code ကု Name Manager သတ်မတ်ပါ ]
• Data Validation ချတ်ပါ
• Description – Vlookup ပြေင် ချတ်ဆက်ပါ
• Cost – Vlookup ပြေင် ချတ်ဆက်ပါ
• Cash Book – Expense စာရင််းသွင််းပါ
• Inventory – Purchase Qty ပြေည်သွင််းပါ [Sumif]

Page | 57
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4-1-22 Carriage Inwards 50

Phone Bills [Expense] 10
Discount Received [Other Income] 500
• Chart of Account မာ Account Name ပြေည်သွင််းပါ
• Expense - မာ စာရင််းသွင််းပါ
• Cash Book - မာ စာရင််းသွင််းပါ

5-1-22 Sales – 4,975

• INV001 [Unit – 50]
• INV003 [ Unit -30]
• Sale – [ Inventory Code ကု Name Manager သတ်မတ်ပါ ]
• Data Validation ချတ်ပါ
• Description – Vlookup ပြေင် ချတ်ဆက်ပါ
• Price – Vlookup ပြေင် ချတ်ဆက်ပါ
• Cash Book – Income စာရင််းသွင််းပါ
• Inventory – Sale Qty ပြေည်သွင််းပါ [Sumif]

6-1-22 WIFI Bill 100

General Expense 50
7-1-22 Payment to Central Car Company 1,000
Payment to U Thiha 900
Drawings 500
• Chart of Account မာ Expense Account Name သတ်မတ်ပါ
• Cash Book / Expense မာ စာရင််းသွင််းပါ
• Payment မျာ်းအတွက် Liabilities Account မာ စာရင််းသွင််းပါ
• Cash Book မာ စာရင််းသွင််းပါ

Page | 58
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

8.3 Prepare for Final Accounts

• Trial Balance - အစမ််းရင််းတမ််း

Debit Credit
Assets Liabilities
Expenses Incomes
Drawings Capital

• Sorting စီပါ
• သီ်းသနဲ့် Account တစ်ခု ဆုလျှင် Total - ဆွယူပါ
• Account တစ်ခုထက် ပလ
ု ျှင် - Sumif အသု်းပပြိုပါ

Page | 59
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Income Statement – (Profit & Loss) အရှို်း-အပမတ်စာရင််း

Page | 60
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Statement of Financial Position – (Balance Sheet) လက်ကျန်ရင််းတမ််း

Page | 61
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Exercise

• Step 1 – Setup Inventory

• Step 2 – Data Entry
• Step 3 – Trial Balance
• Step 4 – Incomes Statement
• Step 5 – Statement of Financial Position
Inventory - Description Cost Profit (%)
Code ($)
INV001 BATA Comfit men black sandal 68 25%
INV002 BATA Men Navy Sandal 58 20%
INV003 BATA Red Label Men Navay Lace up 74 30%
INV004 BATA Men Brown Loafer 67 25%
INV005 BATA Men Brown Sandal 55 40%

Date Description ($)

1-1-22 Start a Business with (Cash) 30,000
1 Year Loan from U Maung Maung (Cash) 20,000

2-1-22 Buy Office Table Set (Cash) 500

Buy Computer (Cash) 1,200
Buy Land & Building (အကဆာက်အဉီ်းနင်ကပမကနရာ) From 50,000
Star Construction (Credit) – 3 Year

4-1-22 Internet Bill for Jan 2022 100

General Expense 50
Phone Bill 30

6-1-22 Purchase 16,100

• INV001 (Qty -50) 3,400
• INV002 (Qty – 50) 2,900
• INV003 (Qty -50) 3,700
• INV004 (Qty – 50) 3,350
• INV005 (Qty – 50) 2,750

Carriage Inwards 300

Page | 62
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Discount Received 100

Commission Received 100

8-1-22 Sale 2,396

• INV001 (Qty – 20) 1,700
• INV002 (Qty – 10) 696

General Expense 20
Delivery Charges 10
Phone Bill 15
Drawings 500

10-1-22 Sale 9,759.75

• INV001 (Qty – 20) 1,700
• INV003 (Qty – 30) 2,886
• INV004 (Qty – 25) 2,093.75
• INV005 (Qty – 40) 3,080

Delivery Charges 30
General Expense 25

12-1-22 Purchase
• INV005 (Qty – 20) 1,100

Payment to U Maung Maung 1,000

Payment to Star Construction 1,000

Page | 63
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

8.4 Customized Design

• Table Design – Table Design မျာ်းစတ်ကကြိုက်ကပပာင််းပါ [Theme]
• Hyperlink – File တစ်ခုနဲ့ တစ်ခု ချတ်ဆက်ပါ
• Freeze Panes – Header Row မျာ်း အကသသတ်မတ်ပါ
• Remove Gridline – Gridline မျာ်းကြေျာက်ပါ
• Group - လုအပ်တ ကနရာမာ Group ြေွဲ့ပါ

8.5 Credit Purchase & Sales

8-1-22 Credit Purchase from Royal Company 5,100
• INV003 (Qty-30)
• INV004 (Qty-30)
• INV005 (Qty-30)

9-1-22 Credit Purchase from Daw Yamin 2,000

• [INV006] Adidas – Shirt (Girl) / Cost - $40 /
Profit % - 20% / Qty – 50

• Purchase - စာရင််းသွင််းပါ
• Payable Account - စာရင််းသွင််းပါ (Purchase File တွင် Sheet အသစ်ယူပါ)
• Chart of Account တွင် Account Name သွင််းပါ
• Inventory အသစ်ပြေစ်လျှင် Inventory တွင် အရင်စာရင််းသွင််းပါ

Page | 64
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

11-1-22 Payment to Royal Company 1,000

Payment to Daw Yamin 500

13-1-22 Payment to Daw Yamin 500

• Cash Book - ကငွထွက်ပါ

• Payable Account မာ Payment စာရင််းသွင််းပါ

14-1-22 Credit Sale to Ko Min Min 2,770

• INV001 (Qty – 20)
• INV002 (Qty – 20)

15-1-22 Credit Sale to Ma Sandar 3,000

• INV003 (Qty-20) 500
• INV004 (Qty-20) 2,500

• Sale - စာရင််းသွင််းပါ
• Receivable Account - စာရင််းသွင််းပါ (Sale File တွင် Sheet အသစ်ယူပါ )
• Chart of Account တွင် Account Name သွင််းပါ

Page | 65
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

17-1-22 Received from Ko Min Min 700

Received from Ma Sandar 800

18-1-22 Received from Ko Min Min 300

• Cash Book - ကငွထွက်ပါ

• Payable Account မာ Payment စာရင််းသွင််းပါ

8.6 Purchase & Sale Return

20-1-22 Purchase (Cash) 400

• INV-003 (Qty-20)

21-1-22 Purchase Return (Cash) 200

• INV-003 (Qty -10)

• Cash Book - စာရင််းသွင််းပါ (Debit)

• Purchase Return - စာရင််းသွင််းပါ (Credit) / Purchase စာရင််းကု Copy ကူ်းယူပါ
• Inventory – Purchase စာရင််းမ နှိုတ်ကပ်းပါ (Sumif)

22-1-22 Purchase From Royal Company (Credit) 2,000

• INV004 (Qty -20)

23-1-22 Purchase Return to Royal Company (Credit) 1,000

• INV004 (Qty – 10)

• Payable Account - စာရင််းသွင််းပါ (Debit)

• Purchase Return - စာရင််းသွင််းပါ (Credit)

Page | 66
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

24-1-22 Sale (Cash) 1,440

• INV-006 (Qty-30)

25-1-22 Sale Return (Cash) 480

• INV-006 (Qty -10)

• Cash Book - စာရင််းသွင််းပါ (Credit)

• Sale Return - စာရင််းသွင််းပါ (Debit) / Sale စာရင််းကု Copy ကူ်းယူပါ
• Inventory – Sale စာရင််းမာ နှိုတ်ကပ်းပါ (Sumif)

26-1-22 Sale to Ko Min Min (Credit) 1,300

• INV-005 (Qty-20)

27-1-22 Sale Return from Ko Min Min (Credit) 650

• INV-005 (Qty -10)

• Receivable Account - စာရင််းသွင််းပါ (Credit)

• Sale Return - စာရင််းသွင််းပါ (Debit)

Trial Balance - အစမ််းရင််းတမ််း ကရ်းဆွပါ

Income Statement - အရှို်းအပမတ်စာရင််း ကရ်းဆွပါ

Statement of Financial Position - လက်ကျန်ရင််းတမ််း ကရ်းဆွပါ

Page | 67
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

8.7 Summary Report

• Cash Book Summary – Particular, Debit, Credit

• Sale

• Purchase

Page | 68
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• General Ledger

8.8 Year End Adjustment - နှစ်ဆိုျိုးစာ င်ျိုးပတ် စာ င်ျိုးညနှုင်ျိုးခြင်ျိုး

1. Valuation of Closing inventory - ကိုန်ပစစညျိုး် လက်က န်တန်ျိုးဖိုျိုး တက်ြ က်ခြင်ျိုး

• Inventory - စာရင််းမ Balance ကုယပ
ူ ါ

စာရင််းသွင််းချက်

Income Statement
Cost of Goods Sold ကအာက်မာ နှိုတ်
Closing Inventory
Statement of Financial Position
Current Assets မာ စာရင််းသွင််း

2. Accrued & Prepayment of Income/Expenses

ရပျိုး န်က န် / ကက တင်ရပျိုး/ ကက တင် မ ာျိုး တက်ြ က်ခြင်ျိုး

စာရင််းသွင််းချက်

သက်ဆုင်ရာ Prepaid Account မာစာရင််းသွင််း

Prepaid Expense
Statement of Financial Position
ကက တင်ခပျိုး
Current Assets မာ စာရင််းသွင််း

Exercise:

28-1-22 Prepaid Rent for 1 Year, 2022 (၁ နစ်စာ ငာျိုးရမ်ျိုးခကက တင်ခပျိုး) 2,400

Page | 69
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• 1 Month ($ 200)
• Cash Book – Credit ($2,400)
• Prepaid Rent – Debit ($ 2,400)
• Rent – Debit ($ 200)
• Prepaid Rent – Credit ($ 200)

သက်ဆုင်ရာ Accrued Account မာစာရင််းသွင််း

Accrued Expense
Statement of Financial Position
ခပျိုးရန်ကျန်
Current Liabilities မာ စာရင််းသွင််း
Exercise:

1-2-22 Accrued Meter Bill (မတာခ ခပျိုးရန်ကျန်) 800

• Meter Bill Account – Debit
• Accrued Meter Bill – Credit

5-2-22 Meter Bill for Jan 800

• Accrued Meter Bill – Debit
• Cash Book – Credit

Pre-Received သက်ဆုင်ရာ Pre-Received Account မာစာရင််းသွင််း

Income Statement of Financial Position
ကက တင်ရ Current Liabilities မာ စာရင််းသွင််း

သက်ဆုင်ရာ Accrued Income Account မာစာရင််းသွင််း

Accrued Income
Statement of Financial Position
ရရန်ကျန်
Current Assets မာ စာရင််းသွင််း

3. Bad Debts - ခ ကျိုးဆိုျိုး

Exercise
10-2-22 Bad Debt – Ko Min Min 2,420
• Bad Debts (Expense) – Debit
• Trade Receivable Account – Credit

Page | 70
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

4. Depreciation of Non-Current Asset

ပရ
ို သပင
ို ်ဆိုင်မမ
ှု ာျိုး ကို တန်ဖိုျိုးရလ ာတက်ြ က်ခြင်ျိုး / တန်ဖိုျိုးခပန်လည် သတ်မှတ်ခြင်ျိုး
Exercise
28-2-22 Depreciation for Motor Van 1,000
• Depreciation for the year – (Expense) – Debit
• Motor Van – Credit

8.9 Statement of Cash Flow - ခငသာျိုးစျိုးဆင်ျိုးမမတ်တမ်ျိုး

The cash flow statement is concerned with the flow of cash in & out of the
business. That shows how changes in balance sheet accounts and income affect cash and
cash equivalents, and breaks the analysis down to operating, investing, and financing
activities.
The purpose of a cash flow statement is to provide a detailed picture of what
happened to a business's cash during a specified period.

Operating Activities - လုပ်ငန််းအကရာင််းအဝယ်နဲ့ သက်ဆုင်ကသာ ကငွသာ်းစီ်းဆင််းမှို

• Net Profit တည်
• Depreciation – (Non Cash Expense - တကယ်ကငွမထွက် ) - ကပါင််း
• Trade Payable တု်း (ကပ်းစရာ) -(ကပ်းစရာစာရင််းတု်း-ကငွသာ်းတ်းု ) ကပါင််း
• Other Payable တု်း (ကပ်းစရာ) - ကပါင််း
• Accrued တု်း (ကပ်းစရာ) - ကပါင််း

• Trade Receivable တု်း (ရစရာ) (ရစရာစာရင််းတ်းု - ကငွသာ်းကလျှာ) - နှိုတ်

• Increase in Inventory (Inventory တု်း- ကငွသာ်းကလျှာ) - နှိုတ်
• Prepaid တု်း (ကကြိုတင်ကပ်း) - နှိုတ်
Investing Activities - ရင််းနီ်းပမြိုပ်နမှိုနဲ့ ပတ်သတ်တ ကငွသာ်းစီ်းဆင််းမှို
• Purchase – Non Current Asset – (Asset ဝယ် - ကငွကလျှာ) နှိုတ်
• Loan - ကငွကချ်းကပ်း (ကငွကလျှာ) နှိုတ်
• Interest (အတ်းု ) ကပါင််း

Financing Activities - လုပ်ငန််းအတွက် ကငွသာ်းထည်သွင််း ရင််းနီ်းမှို

• Capital (ကငွဝင်) ကပါင််း
• Drawings (ကငွထွက်) နှိုတ်

Page | 71
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Long Term Loan (ကငွဝင်) ကပါင််း

• Payment for Loan (ကငွထွက်) နှိုတ်
• Interest (အတ်းု ) နှိုတ်

Net Profit နင် Closing Cash in hand အတင်ျိုး ခငသာျိုးစျိုးဆင်ျိုးခပပာင်ျိုးလဲမ

Page | 72
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Cash Book Cash Flow Statement

• Record (All in & out) • Record - 3 Activities
• Double Entry • No need
• Sample Accounting Knowledge • Additional Knowledge
• Cash Receipt & Payment (What) • Cash Flow (Where)
• From Day Book • From Income Statement,
Balance Sheet

Page | 73
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Exercise for the year 2023

Step 1 – Opening မ ာျိုးထည်သင်ျိုးပေါ

Step 2 – Transactions မ ာျိုးခဖည်သင်ျိုးပေါ
Step 3 – Trial Balance ရ ျိုးဆဲပေါ
Step 4 – Income Statement (Profit & Loss) ရ ျိုးဆဲပေါ
Step 5 – Statement of Financial Position (Balance Sheet) ရ ျိုးဆဲပေါ
Step 6 – Statement of Cash Flow ရ ျိုးဆဲပေါ

Closing – 31-12-2022 / Opening -1-1-2023

Non-Current Assets

Particular Debit
Computer $ 800
Printer $ 200
Motor Van $ 10,000

Current Asset

• Inventory – 8,300 [Inventory]

Inventory Code Description Opening

INV001 Adidas – Short Pants 30
INV002 Adidas – Shirt (Men) 30
INV003 Adidas – Face Mask 40
INV004 Adidas - Shoes 20
INV005 Adidas – Slides 20
INV006 Adidas - Shirt (Girl) 30

• Cash in hand – 24,175 [Cash Book]

Date Particular Income (Debit)

01/01/2023 Opening $ 24,175

Page | 74
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

• Trade Receivable – 4,620 [Sale]

Receivable Account Amount (Debit)

Ko Min Min - Receivable $ 2,420
Ma Sandar - Receivable $ 2,200

• Prepaid Rent – 2,200 [General Ledger]

Date Particular Payments (Debit)

01/01/2023 Prepaid Rent 2200

Equity [Capital – Drawings + Net Profit]

Date Particular Amount

01/01/2023 Capital $ 6,095

Non-Current Liabilities

Particular Payments (Debit) Amount to Pay (Credit)

Loan from U ThiHa $ 29,100

Current Liabilities

• Central Car Company – 9000

Payments
Date Particular (Debit) Amount to Pay (Credit)
01/01/2023 Central Car Company $ 9,000

• Trade Payable – 6,100

Payable Account Payment (Debit) Amount to Pay (Credit)

Royal Company - Payable $ 5,100
Daw Yamin - Payable $ 1,000

Page | 75
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Transactions

Date Description ($)

1-1-2023 Purchase 7,700
• INV001 (Qty- 20) 1,300
• INV002 (Qty –20) 900
• INV003 (Qty –10) 200
• INV004 (Qty –30) 3,000
• INV005 (Qty –30) 1,500
• INV006 (Qty –20) 800

Carriage Inward 100

Payment to Royal Company (Trade Payable) 1,000

Payment to Daw Yamin (Trade Payable) 1,000

Payment to Central Car Company (Other Payable) 1,000

Payment to U Thiha (Other Payable) 1,000

2-1-2023 Received from Ko Min Min (Trade Receivable) 1,000

Received from Ma Sandar (Trade Receivable) 1,000

3-1-2023 Capital 6,000

Purchase Non-Current Assets

Computer 1,000
Printer 600

4-1-2023 Sales 13,680

• INV001 (Qty- 40) 3,380
• INV002 (Qty –40) 2,160
• INV003 (Qty –40) 1,000
• INV004 (Qty –30) 3,750
• INV005 (Qty –30) 1,950
• INV006 (Qty –30) 1,440

Page | 76
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

5-1-2023 Discount Received 100

Drawings 300

Expenses
Phone Bill 50
Wifi Bill 50
General Expenses 80
Rent (From Prepaid Rent) *** 200

Depreciation for the year - 2023 500

• Computer 400
• Printer 100

Page | 77
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Trial Balance

*** Opening Inventory – Debit တင် စာ င်ျိုးသင်ျိုးပေါ

Page | 78
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Income Statement for the year ended 31 December 2023.

Page | 79
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Statement of Financial Position as at 31 December 2023.

Page | 80
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Statement of Cash Flow for the year ended 31 December 2023.

• Investing Activities - တြယ်ထွြ်သွာွေးတ နငွ Amount ြိုနှိုတ်

o Depreciation – (ရငတကယ်ထက်တာမဟိုတတ
် အတ
ဲ က်) ခပန်ရပေါင်ျိုးပေါ
o Decrease in Trade Payable (ရပျိုးစ ာ ရလ ာသာျိုး - ရငထက်) နှုတ်
o Decrease in Other Payable (ရပျိုးစ ာ ရလ ာသာျိုး - ရငထက်) နှုတ်
o Decrease in Trade Receivable ( စ ာ ရလ ာသာျိုး - ရငဝင်) ရပေါင်ျိုး
o Decrease in Inventory (Inventory ရလ ာသာျိုး - ရငဝင်) ရပေါင်ျိုး
o Decrease in Prepaid (ကက တင်ရပျိုး ရလ ာသာျိုး) ရပေါင်ျိုး
• Investing Activities - တြယ်ထွြ်သွာွေးတ နငွ Amount ြိုနှိုတ်
• Financing Activities –
o Capital – 2023 အတင်ျိုး ထည်သင်ျိုးြဲတဲ Capital
o Drawings – 2023 အတင်ျိုး ထိုတ်သိုျိုးြဲတဲ Drawings
o Loan Payment – (ရလ ာသာျိုး- ရငထက်) နှုတ်
• Net Cash Flow ြို Opening Cash ေဲ့နပေါင်ွေးပေါ - လြ် ှိ Closing Cash ှိပေါမည်။

Page | 81
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Additional Knowledge
Bank Reconciliation Statement - ဘဏ်စာရင်ျိုးကိုက်ညပခင်ျိုး
A bank reconciliation statement is a document that compares the cash balance
on a company’s balance sheet to the corresponding amount on its bank statement.

Unpresented Cheque - မတင်ပပရကသ်းကသာ/မထုတရ

် ကသ်းကသာ ချက်လက်မတ်

• Example 1: Commission Received $1000, by Cheque.

• Cash Book - ဝင်
• Bank Statement - မဝင်ထာ်းကသ်း (+)

• Example 2: Rent - $200, Paid by cheque.

• Cash Book - ထွက်
• Bank Statement - မထွက်ရကသ်း (-)

Dishonored Cheque - ကငွထုတ်မရကသာ ချက်လက်မတ် ( ဏ်မ ပငင််းဆန်)

• Example: Payment to U Ba, $400, by Cheque.

• Cash Book - ထွက် (+)
• Bank Statement - မထွက်ရကသ်း

Standing Order Payment – Bank မ တက

ု ်ရုက်ထွက်ကသာ Payment မျာ်း

• Example: Insurance $300 per year

• Bank Statement - ထွက်
• Cash Book - မထွက် (-)

Interest – အတ်းု မျာ်း

• Example: Interest for the year 2023, $800

• Cash Book - မဝင် (+)
• Bank Statement - ဝင်

Page | 82
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Exercise

• Balance in Bank Statement - $ 4,650

• Balance in Cash Book – $ 4,550
• Unpresented Cheque
o Commission Received $1000, by Cheque.
o Rent - $200, Paid by cheque.
• Dishonored Cheque
o Payment to U Ba, $400, by Cheque.
• Standing Order Payment
o Insurance $300 per year
• Interest
o Interest for the year 2023, $800
• Bank Reconciliation Statement ကရ်းဆွပါ

Page | 83
KCC Computer Training Centre Excel for Financial Accounting Course

Depreciation – Non-Current Assets မျာျိုး တန်ဖိုျိုးပပန်လည်သတ်မတ်ပခင်ျိုး

Non-Current Asset (Example – Computer) မျာ်းဟာ နစ်ကာလ ကာလာတာနဲ့အမျှ
ရုပပ
် င
ု ််းဆုင်ရာ ပျက်စီ်းမှိုက ကာင်ပြေစ်ကစ, အသု်းပပြိုြေဲ့ု အဆင်မကပပကတာတာက ကာင် ပြေစ်ကစ , တန်ြေု်းမျာ်း
ကလျာကျလာပါတယ် ။ ဥပမာ - လွန်ခတ (၅) နစ်က $1000 နဲ့ဝယ်ထာ်းတ Computer ဟာ အခုချန်
ပပန်ကရာင််းရင် $200 ကလာက် ပပန်ရမယ်ဆုရင် ကလျာသွာ်းတ $800 ကု Depreciation Expense လုဲ့
သတ်မတ်ပါတယ်။

တန်ဖိုျိုးခလျာကျရပခင်ျိုးရဲဲ့ အခကကာင်ျိုးအရင်ျိုးမျာျိုး
1. ရုပပ
် င
ု ််းဆုင်ရာ ပျက်စီ်းမှိုက ကာင် (ကဆ်းပွန်း် / သကချ်းတတ်တာ)
2. Update မပြေစ်ကတာတာက ကာင်
3. အသု်းပပြိုြေဲ့ု အဆင်မကပပတာက ကာင် (ဉပမာ - Ram 2GB)
4. အသု်းပပြိုတာ ကာပပီ ပြေစ်တာက ကာင်
5. သက်တမ််းကုန်သွာ်းတာက ကာင်

Depreciation Methods မျာျိုး

1.Straight Line Method (Based on cost)
Cost - $10,000 , Estimated Disposal value – $2,000 , Number of Exp-year- 5
𝐶𝑜𝑠𝑡−𝐸𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑡𝑒𝑑 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑠𝑎𝑙 𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒
Depreciation of for one year = 𝑁𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟 𝑜𝑓 𝑒𝑥𝑝𝑒𝑐𝑡𝑒𝑑 𝑦𝑒𝑎𝑟 𝑜𝑓 𝑢𝑠𝑒
မူလတန်ဖု်း−ငန က်ဆ်းှံု ခနမ
် ှန်း် တန်ဖု်း
တစ်နစ်စာ တန်ြေု်းကလျာပမာဏ =
အသှံ်းု မပြုမည်နစ
ှ ်
$10,000 − $2,000 $8,000
Depreciation for one year = = =$ 𝟏, 𝟔𝟎𝟎
5 5
2. Reducing balance method (Based on Carrying Value)
ကရဲ့နစ်တန်ြေု်းမ နှိုတ်ရန် (Example – 20 % of Cost , per year)
Cost 10,000
1st year: Depreciation (20%) *10,000 (2,000)
8,000
2nd year: Depreciation (20%) * 8,000 (1,600)
6,400
3rd year: Depreciation (20%) *6,400 (1,280)
Carrying value ate the end of Year 3 5,120

Page | 84