LIGNES DIRECTRICES

POUR LA CRÉATION D’UN PROGRAMME DE REMISE DE PRIX

DANS LE CADRE D’UNE ASSOCIATION

2012
Introduction

Pour une association, un programme de remise de prix peut constituer le moyen de

reconnaître ceux et celles qui ont œuvré de façon remarquable pour la profession ou
qui se sont consacré(e)s de manière exemplaire à l’association. Un tel programme
permet de mieux faire connaître l’organisation auprès du grand public et offre
l’opportunité de promouvoir la cause archivistique. Les récipiendaires du prix en
retireront une certaine notoriété ainsi que la reconnaissance de leurs pairs.

Ces lignes directrices s’articulent autour d’une liste de considérations qui

méritent l’attention des associations lors de la conception, l’élaboration et la
mise en œuvre d’un programme de remise de prix. Une fois le programme mis
en place, cette liste peut également servir de base à l’évaluation ou l’analyse de
son fonctionnement. Ces lignes directrices et cette liste de contrôle ne portent
pas sur l’allocation de bourses d’études.

Liste de contrôle pour l’élaboration d’un programme de remise de prix

Définition des différentes catégories de prix

Les prix remis par les associations relèvent généralement des catégories
suivantes :

• Prix aux adhérents. Ces prix sont destinés à récompenser les

personnes physiques qui ont œuvré de façon remarquable pour la
profession ou qui se sont longuement investies dans les activités de
l’association. Il s’agit par exemple d’une nomination à la qualité d’ami
de l’association ou au titre de Membre honoraire, de la délivrance de
prix de reconnaissance à des adhérents et des prix attribués pour
services remarquables rendus. Alors que ces récompenses sont
généralement décernées à des personnes physiques, elles peuvent
également être octroyées à des institutions dans la mesure où celles-
ci sont membres institutionnels de l’association. Les prix remis à des
membres individuels sont conservés ad vitam par les récipiendaires.
Le nombre de récipiendaires peut être limité pour accroître le prestige
de la distinction. C’est ainsi que la Society of American Archivists
limite le nombre de récipiendaires à 5, comme le précisent ses
statuts.

• Prix répondant à des finalités spécifiques. Il s’agit de prix qui

concernent des domaines spécifiques de l’activité archivistique ou
qui répondent à une finalité particulière, par exemple, avoir publié
ou signé des ouvrages dans le domaine des archives, avoir
contribué à accroître la notoriété du monde de l’archivage auprès du
grand public ou avoir apporté son soutien financier à des étudiants.

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 • Prix de groupe. Ces prix reconnaissent le travail de personnes qui
ont œuvré en équipe et sont parvenues à l’excellence dans le cadre
d’un chantier d’archivage particulier.

Les prix répondant à des finalités spécifiques ou accordés à des groupes peuvent
porter un titre collectif. Par exemple, les Eddis Linton Awards for Excellence in
Records Management, décernés par l’association RIMPA (Records and Information
Management Professionals Australasia) ont été ainsi nommés pour honorer la
contribution exceptionnelle de M. Linton dans le domaine du records management.
Ces prix se déclinent en trois catégories : Personne s’étant le mieux illustrée par
ses compétences dans le domaine de l’information ; Groupe s’étant le mieux
illustré ; Étudiant de l’année.

Définition de la finalité de chaque prix

Il convient d’énoncer clairement la finalité de chaque prix. Par exemple :

• La Society of American Archivists décrit son prix SAA Award of Fellow

comme « la plus haute distinction décernée à des personnes par la
SAA en raison de leur exceptionnelle contribution à la profession
archivistique. »

• L’Association des archivistes canadiens (ACA) décrit la finalité de son

Honorary Membership Award en ces termes : « … pour récompenser les
personnes que l’ACA souhaite honorer en raison de leur contribution à la
profession archivistique. ».

• L’Association néerlandaise remet la médaille Hendrik van Wijin aux

personnes qui ont œuvré de manière exceptionnelle en faveur de
l’association et/ou du secteur des archives.

• L’Australian Society of Archivists décrit son Distinguished Achievement

Award comme un prix « … conféré à un membre de la Société
exclusivement ou principalement responsable d’une réalisation ou d’un
exploit remarquable dans le secteur archivistique et qui est membre de
la Société depuis au moins sept ans. ».

Les différents prix faisant partie du programme de remise de l’association ne doivent

pas faire double emploi entre eux, tant dans leur objet que leur finalité.

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Définition d’une structure de gouvernance, nomination d’une commission et/ou
de sous-commissions des prix

Il est préconisé de confier la coordination et la gestion d’un programme de

remise de prix à une commission ou une sous-commission nommée par les
instances dirigeantes de l’association à cette fin. L'objet de cette
(sous)commission consiste à superviser tous les prix décernés par
l’association. Il est également possible de prévoir une commission distincte
pour chacun des prix. Quelles que soient les modalités administratives mises
en place, il est conseillé de prévoir des dispositions relatives à la structure, aux
rôles et aux responsabilités de la commission dans les statuts ou le règlement
de l’association.

Les questions suivantes se posent lors de la mise en place d’une commission :

• Comment sera constituée la commission ? Sur invitation, par

désignation, par élection ?...

• Quand la commission sera-t-elle désignée ? Tous les ans, tous les deux
ans ?...

• Comment est-il remédié aux vacances de postes imprévues ? Par

désignation effectuée par les instances dirigeantes de l’Association ?...

• Quelles sont les conditions d’éligibilité des membres de la

commission ? Membre(s) éminent(s) ou jouissant d’une grande
considération ? Anciens présidents ? Anciens récipiendaires du prix ?
Si le prix est parrainé par un organisme, un représentant de cette
entité ?...

• Quelle doit être la durée du mandat des membres de la commission

(c’est-à-dire combien de cycles de remise de prix) ? Il peut être
judicieux que chaque membre de la commission assume ses fonctions
pendant au moins deux cycles consécutifs, afin de conserver une
certaine cohérence de fonctionnement au sein de la commission.

• Comment le président de la commission sera-t-il désigné ? Par les instances

dirigeantes de l’association ? Par les membres de la commission ?

• Des dispositions devraient-elles être prévues pour répondre aux situations

susceptibles d'engendrer un conflit d’intérêt ? Par exemple, dans le cas où
un candidat travaillerait avec ou pour le compte d’un membre de la
commission.

• Qui procédera à la sélection finale ? Des recommandations seront-elles faites

aux instances dirigeantes de l’association qui prendront la décision finale ? La
désignation du lauréat relèvera-t-elle uniquement de la commission ?

Comment la sélection des lauréats sera-t-elle effectuée ? En

l’absence d’un consensus, toujours souhaitable, sera-t-il pris une
décision à la majorité ?

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Les missions suivantes relèvent de la responsabilité de la commission :

• Élaborer, conseiller, contribuer à la création du programme de remise de prix

de l’association, ainsi qu'à la définition des critères d’attribution.

• Évaluer les candidatures reçues par rapport aux critères d’attribution

annoncés.

• Formuler des recommandations sur la désignation des lauréats.

• Respecter les délais fixés.

• Gérer le budget du programme/du prix.

• Diffuser des informations sur le prix et/ou le programme de remise de

prix.

• Encourager les candidatures.

• Préparer l’exposé des raisons de l’attribution de la distinction, qui sera lu

lors de la cérémonie de remise des prix.

• Préparer les communiqués de presse, diffuser la liste des lauréats.

• Préparer des articles sur les lauréats à faire paraître dans la newsletter ou le
bulletin de l’association.

• Réviser et contrôler régulièrement le cadre de fonctionnement

existant. Préconiser des améliorations, voire la création de
nouveaux prix.

Les missions suivantes relèvent de la responsabilité du président de la

commission :

• Convoquer et animer les réunions de la commission.

• Veiller à la tenue et à la mise à jour de documents retraçant les activités

de la commission (réunions, candidatures reçues, délibérations de
sélection, exemplaires des exposés des raisons des distinctions, des
matériels publicitaires). Ces documents sont essentiels pour assurer la
transparence et le sérieux du processus de nomination.

• Présenter aux instances gouvernantes de l’association les actions

entreprises par la commission.

• Prononcer un discours sur les prix et sur les lauréats lors de la cérémonie de
remise des prix.
Définition des critères

La norme ou la ligne directrice servant à préparer et à évaluer les candidatures fixe

les critères d’attribution d’un prix. Les adhérents doivent pouvoir accéder facilement
aux critères de sélection des candidats, par exemple sur le site web de
l’association. La diffusion de ces critères permet de garantir l’équité et la
transparence du processus de sélection.

Voici quelques propositions pouvant aider à la définition des critères

d’attribution des prix aux adhérents :

• Reconnaissance de contributions exceptionnelles à l’association.

• Amélioration du statut national et international de la profession.
• Mise en œuvre ou pilotage d’une initiative professionnelle
particulièrement marquante.
• Reconnaissance d’une innovation professionnelle.
• Reconnaissance d’un savoir-faire professionnel.
• Sensibilisation du grand public au domaine des archives.
• Reconnaissance d’un leadership d’exception.
• Reconnaissance d’éminents services rendus à la profession.
• Reconnaissance de services archivistiques exceptionnels rendus aux
clients.
• Collaboration active à un projet archivistique.

Il est également nécessaire de déterminer les conditions d’éligibilité au prix. Voici

quelques propositions :

• archivistes
• membre adhérant depuis un certain nombre d’années (à préciser) et
participant activement aux travaux de l’association
• équipe d’archivistes ayant travaillé à un projet
• institutions d'archivage, records centres, bibliothèques de manuscrits
• organisation gouvernementale ou non gouvernementale fournissant des
services à la communauté archivistique
• bénévoles ayant contribué à un projet ou aux actions d’une institution
d’archivage
• étudiants dans le domaine de l’archivage
• archivistes d’une appartenance ethnique spécifique
• archivistes d’un âge donné, lorsque la cible retenue est celle des jeunes
adhérents
• autres professionnels dont le travail a une influence sur le domaine des
archives
• hommes politiques soutenant le secteur des archives.
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Voici quelques exemples de critères de distinction de membres :

Critères de sélection du Distinguished Service Award de la Society of

American Archivists. « Ce prix récompense une institution d'archivage, un
programme d’enseignement, une organisation non gouvernementale ou une
organisation gouvernementale qui a rendu des services exceptionnels à son
public et a apporté une contribution exceptionnelle à la profession.
L’institution sélectionnée doit s’être distinguée dans au moins l’une des
situations suivantes :
- Avoir apporté sa contribution manifeste à la théorie archivistique et à
l’élaboration de nouvelles pratiques professionnelles.
- Avoir rendu des services de grande qualité dans son périmètre
d’influence.
- Avoir fait preuve d’un degré exceptionnel d'ingéniosité et d’imagination
dans l’amélioration de l’efficacité d’un mode de fonctionnement ou de
méthodes de travail.
- Avoir fait preuve d’une assiduité au-delà de celle normalement exigée d’un
service d’archivage, représentant ainsi un exemple pour les autres.
- Avoir développé sur plusieurs années un programme d’archives d’un registre
et d’une portée dignes d’une reconnaissance particulière. »

Pour son Membership Recognition Award, l’Association des archivistes

canadiens (ACA) applique aux personnes physiques les critères suivants :
- « Les personnes sélectionnées doivent posséder au moins sept ans
d’expérience professionnelle dans le domaine des archives, englobant la
promotion auprès du grand public, l’évaluation ou la prise en charge d’activités
ou de programmes archivistiques ; et
- les activités bénévoles de la personne sélectionnée doivent contribuer de
façon notable au développement et/ou à l’amélioration de l’ACA ; et
- la personne sélectionnée doit avoir joué un rôle conséquent au sein de la
profession par une participation active à l’ACA ou pour le compte de l’ACA, ou
par ses contributions à un corpus d’ouvrages spécialisés sur l’archivage. »

Les critères relatifs aux prix répondant à des finalités spécifiques doivent être
en relation directe avec la cause qu’ils sont censés valoriser. Par exemple, le
Sister M Claude Lane, O.P., Memorial Award de la Society of American
Archivists récompense les personnes qui ont œuvré de manière exemplaire
dans le domaine des archives religieuses. Ces critères prennent en compte :
- « l’implication et le travail réalisé dans la section des archives religieuses de la
Society of American Archivists ;
- la participation et/ou le pilotage d’organisations d’archivage religieux ;
- les contributions à la documentation archivistique traitant des archives
religieuses ;
- une influence prépondérante évidente dans un domaine particulier des
archives religieuses. »

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Il existe également d’autres éléments à prendre en compte dans le choix des
critères d’attribution d’un prix :

• les exigences d’adhésion – les candidatures sont-elles tributaires de

l’appartenance à l’association (personnes et institutions) ou sont-elles
ouvertes à des personnes et institutions étrangères à l’association ?

• la périodicité de la remise du prix : tous les ans, tous les deux ans,…

• les restrictions s'appliquant au lauréat – le nombre d’attributions d’un prix

donné à une seule et même personne est-il soumis à des restrictions ?

• le nombre de récipiendaires – est-il possible ou non de désigner

plusieurs lauréats ?

Définition des exigences relatives aux documents à fournir

Chaque candidature doit être accompagnée des documents suivants :

• Un formulaire de candidature. Il est préférable de disposer d’un

formulaire de candidature spécialement conçu permettant de réunir des
informations détaillées sur la personne qui présente le candidat et des
informations d’ordre général sur l’identité du candidat. Le formulaire doit
également prévoir une partie consacrée aux raisons justifiant la
candidature ainsi qu’aux éléments d’appréciation du candidat au regard
de critères donnés. Une autre solution sera de laisser le soin à la (aux)
personne(s) proposant le candidat de rédiger une déclaration centrée sur
ces critères. La (les) personne(s) présentant le candidat doit (doivent)
signer le formulaire de candidature et/ou la déclaration.

• Références écrites. La candidature des personnes physiques, des

institutions ou des groupes doit être appuyée par des lettres de
référence rédigées par des membres de l’association directement
concernés par le travail de la personne physique, de l’institution, du
groupe sélectionné. Les lettres de référence devraient porter sur au
moins l’un des critères retenus pour l’attribution du prix. La commission
doit avoir également la possibilité de pouvoir contacter les auteurs des
lettres de référence pour solliciter des informations supplémentaires sur
le candidat ou de demander d’autres références.

• Une biographie de la personne sélectionnée, fournissant des informations

complètes sur ses qualifications et sa carrière. Lorsqu’une institution ou une
équipe est proposée, un bref historique pourrait être soumis.

• Documents justificatifs. À l’appui des candidatures, il est possible de

soumettre des documents justificatifs, par exemple des exemplaires de
publications, d’articles, de communiqués de presse sur des résultats
obtenus. En ce qui concerne les récompenses attribuées pour des
publications, un certain nombre d’exemplaires de la publication sont à
adresser à la commission afin d’en permettre l’examen.

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 • Une photographie du candidat. Prévoir de joindre au dossier une photo
d’identité en numérique haute définition pour les opérations de
communication et de promotion du prix.

Les candidatures peuvent être soumises à l’aide d’un formulaire en ligne, avec
téléchargement sur serveur des pièces justificatives, ou être adressées par
courrier électronique.

Si le candidat est sélectionné comme lauréat, les informations fournies dans les
documents énumérés ci-dessus pourront servir de support à la rédaction de
l’exposé des raisons présidant à l’attribution du prix. Cet exposé sera
prononcé lors de la cérémonie de présentation et sera diffusé à des fins
publicitaires.

Il convient de préserver la confidentialité de toutes les candidatures, de tous les

documents d’évaluation de ces candidatures et de toutes les délibérations de la
commission des prix.

Fixation d’un calendrier

Il est important de fixer un calendrier pour avoir l’assurance d’un processus de

délibération méthodique. Étapes à faire figurer dans le calendrier :

• Diffusion des informations de promotion du (ou des) prix et appel à

candidature en indiquant une date limite
• Clôture des candidatures à la date limite
• Évaluation des candidatures
• Prise de décision constituant la recommandation d’un lauréat aux instances
dirigeantes de l’association
• Formulation des recommandations de la commission aux instances dirigeantes
de l’association quant au choix du lauréat (l’éventualité d’une non-remise de
prix faute de candidature satisfaisante devrait être admise)
• Adoption ou non de la recommandation quant au lauréat par les instances
dirigeantes
• Information du candidat/lauréat qu’il a été sélectionné pour l’attribution d’un
prix. Lui demander s’il est prêt à accepter cette récompense en lui fournissant
les détails de la cérémonie de remise des prix
• Informer les responsables de la décision du lauréat
• Promotion de la cérémonie de remise des prix
• Préparation du prix (objet matérialisant le prix, par exemple certificat, médaille
gravée, etc.)
• Organisation de la cérémonie de remise des prix, y compris la coordination des
discours et des services de restauration, la préparation d’un communiqué de
presse
• Diffusion des informations sur le prix au sein de l’association (par exemple sur
une liste de diffusion, dans une newsletter ou toute autre publication de
l’association, sur le site web) et à destination du grand public.

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Définition de l’objet matérialisant le prix

L’objet matérialisant le prix remis au récipiendaire peut être une attestation, une
lettre signée du président de l’association, une citation, une médaille, un
trophée, un cadeau, une plaque, un soutien financier ou une prime. Lorsqu’une
récompense est décernée à une équipe, il devra être décidé si chaque membre
de l’équipe reçoit l’objet matérialisant le prix ou si seul le responsable de
l’équipe reçoit, par exemple, une médaille au nom de l’équipe, une attestation
étant délivrée à chaque membre.

Dispositions financières

Les prix peuvent être financés par une enveloppe prélevée sur les fonds de
l’association ou par les rendements d'investissements réalisés avec les dotations.

Les dépenses engagées pour l’attribution d’un prix peuvent comprendre :

• Les frais de déplacement et d’hébergement des membres de la

commission des prix participant aux réunions

• L’impression des formulaires de candidature ou des brochures relatives

aux prix

• L’achat de l’objet matérialisant le prix

• Les dépenses promotionnelles et publicitaires

• Les frais de déplacement des lauréats participant à la cérémonie de

remise des prix

• Les coûts liés à la réservation de la salle où se déroulera la cérémonie et

à la restauration.

Les revenus de placement générés grâce aux fonds de dotation doivent servir
à financer le processus de remise de prix. Les fonds de dotation peuvent être
alimentés par une donation ponctuelle d’un mécène ou bénéficier de
versements réguliers de donateurs. La dotation ponctuelle doit être suffisante
pour financer au moins un cycle de cinq ans, afin de garantir la continuité
d’une récompense prestigieuse. La gestion des fonds de dotation peut
incomber au responsable financier ou à la commission chargée des finances
de l’association plutôt qu’à la commission chargée de l’attribution et de la
gestion des prix.

La façon la plus habituelle de gérer des fonds de dotation consiste à les répartir sur
deux comptes :

- la dotation elle-même qui ne doit pas servir aux dépenses, mais qui doit dégager
des intérêts sur les montants investis.

- et un compte courant sur lequel sont déposés en totalité ou en partie les intérêts
en question, qui servent à financer les coûts directs associés à la gestion du prix.

Il peut être nécessaire de fixer un seuil minimum pour le compte courant afin de
pouvoir financer les dépenses prévues. Si, au cours d’une année, ce seuil minimum
ne peut être garanti, il peut s’avérer nécessaire de différer l’attribution du prix.
Organisation de la cérémonie de remise des prix

Il est souhaitable que les prix soient remis lors d’une cérémonie spéciale ou dans
le cadre de l’assemblée générale annuelle de l’association, un grand nombre de
membres participant en principe à l’événement.

Le président de l’association préside la remise des prix. Il est également

possible d’y faire participer des invités de marque, par exemple le
donateur/parrain du prix. Voici un déroulement possible de la cérémonie :

• Le président de la commission des prix lit l'exposé de la finalité du prix et,

ensuite, les raisons ayant présidé au choix du lauréat.

• Le président, ou le donateur, remet le prix au récipiendaire.

• Le récipiendaire fait un discours d’acceptation.

Publicité du prix

Assurer la publicité d’un prix ou d’un programme de remise de prix peut stimuler les
candidatures et offrir une bonne occasion d’assurer la promotion de l’association.
Voici quelques supports publicitaires envisageables :

• Le site de l’association peut dédier des pages au programme de remise

de prix, détaillant chacun des prix, les critères d’éligibilité, d’attribution,
le calendrier, les partenariats, un bref historique du prix, des liens vers
les formulaires de candidature et autres pièces justificatives, la liste
des lauréats avec les citations correspondantes. Une fois le nom des
lauréats annoncé, un article spécial sur la page d’accueil du site
pourrait y être consacré.

• Une brochure ou un livret consacré aux prix peut être distribué à

l’ensemble des adhérents et/ou diffusé en d’autres lieux pertinents,
notamment les institutions archivistiques.

• La liste de diffusion et la newsletter ou le bulletin de l’association peuvent

servir à diffuser l’appel à candidatures et à annoncer les lauréats après la
remise des prix.

• Le journal ou tout autre média de l’association peut publier dans son

intégralité l’exposé des raisons ayant présidé à l’attribution du prix.

• La presse locale et nationale, la presse spécialisée dans le domaine de

l’archivage et des professions connexes peuvent également servir de
vecteur de communication.
Contrôle et révision du programme de remise de prix

Une fois le programme créé et après quelques années d’existence, il peut s’avérer
judicieux de faire le bilan de sa gestion. Voici quelques questions utiles à se poser
lors de ce réexamen :

• La finalité du prix est-elle comprise ?

• Les critères soutenant le processus de recommandation conviennent-

ils ?

• Le formulaire de candidature pourrait-il être amélioré ?

• Les documents justificatifs exigés sont-ils suffisants pour faciliter le

processus d’évaluation ?

• Le Comité a-t-il travaillé de façon efficace ?

• La série de prix composant le programme est-elle suffisamment

étendue ? Couvre-t-elle les domaines clés où une reconnaissance
s’avère judicieuse ? Subsiste-t-il des lacunes dans le programme qui
pourraient être comblées par l’attribution d’un prix supplémentaire ?

• Les dotations financières sont-elles adaptées ?

• Les fonds de dotation ont-ils été convenablement gérés ?

Exemples de programmes de remise de prix

Sur les sites web des associations suivantes figurent des exemples de
programmes de remise de prix :

Archives and Records Association of New Zealand Inc. (ARANZ)

http://www.aranz.org.nz/Site/aboutARANZ/membersawards.aspx

The Association of Canadian Archivists/Association des archivistes canadiens (ACA)

http://archivists.ca/content/awardsand-recipients

Records and Information Management Professionals Australasia (RIMPA)

http://www.rimpa.com.au/grants-and-awards/

The Society of American Archivists (SAA)

http://www2.archivists.org/recognition

The Australian Society of Archivists (ASA)

http://www.archivists.org.au/page/LearningandPublications/RecognisingExce
llen ce-ASAAwardsandScholarships/Awardsforprofessionalachievement/

Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN)

http://www.kvan.nl/kvan/prijzen.php

Pour obtenir des informations sur le programme de remise de prix de l’Association

des Archivistes du Québec, contacter sa directrice générale à l’adresse :
[email protected]

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