Building 

a Compliance Matrix
An Example for Project Managers

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 What is A Compliance Matrix?
• A Compliance Matrix is a project management tool.
– Helps you organize, track and trace customer requirements.
– Ensures you do not miss important details.
– Identifies gaps and areas of risk for the project.
– Links customer expectations to evidence you’ve fulfilled your obligation.
– Improves communication of project status to stakeholders and customers.

• A Compliance Matrix helps drive rigor and accountability within 
your organization to ensure you’ve fulfilled contractual obligations.

• A Compliance Matrix helps the project team identify issues to be 
negotiated with the client.

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 Who Benefits From a Compliance Matrix?
• Everyone! 
– A Compliance Matrix helps protect both you and the client.

• Here are Some Examples:
– Proposal Managers – To ensure proposal satisfies all RFP details.
– Program Managers – To link customer’s request to work performed.  
– Product Developers – To verify product meet performance needs.
– Lab Managers – To verify test setup meets the prescribed conditions.
– Project Team – To confirm all details have been review and addressed.
– Customers – For receiving proof of work completion. 

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 Key Steps in Building a Compliance Matrix
1. Establish a Header
2. Create a Unique Identification System for Requirements
3. Add the Customer / Stakeholder Requirements
4. Assign a Compliance Status at a Given Point of Time
5. Evaluate Risk of Meeting The Requirement
6. List Specific Details as Evidence of Requirement Fulfillment
7. Identify Actions Necessary for Closure

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 Some Definitions…
• Compliant – You fully satisfy the requirement.

• Non‐Compliant – You do not meet or cannot meet the requirement.

• Partially Compliant – You comply in some areas, but not others.  

• Intend to Comply – You do not meet the requirement currently, but 
have a plan to become compliant.

• Heading/Information – For non‐requirements (such as a section title)

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 A Hypothetical Example…
• You were awarded a contract to develop and build a motor for 
a treadmill.
– Customer: Prime Fitness

• You received two documents:
– Statement of Work #592
– Performance Specification #4452

• Let’s create a simple Compliance Matrix for each

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
Supplier shall provide biographies and CV of  Understand from customer what 
SOW‐09 Intend to Comply Low TBD
project team members bio must contain.
Supplier shall provide 5 year pricing  See Program Memo 42 for pricing 
SOW‐10 Compliant Low None
breakdown breakdown
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
60 days prior to implementation. remove.  Cannot guarantee this. 
Supplier shall include 10 intial motors free of  Need to evaluate impact on 
SOW‐12 Intend to Comply Medium TBD
charge for test purposes business case.
Send contract letter saying part 
Supplier shall bear cost of any rejected or 
SOW‐13 Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motors
through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02
of contract Step 1: Create a Header
Compliant Low
in 6 months.
None
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04
Since a Compliance Matrix is a tool for both managing projects and for 
warranty
Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 reporting, create a header of key information about the project.  You 
chain for all parts
Compliant Low
document SP96
None
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 should include:
list for product
Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
SOW‐08 • Project Title
Supplier shall permit a factory inspection if 
requested by customer
Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 

SOW‐09 • Document subject to the Compliance Matrix
Supplier shall provide biographies and CV of 
project team members
Intend to Comply Low TBD
Understand from customer what 
bio must contain.
SOW‐10 • Customer
Supplier shall provide 5 year pricing 
Compliant Low
See Program Memo 42 for pricing 
None
breakdown Project Title TRS Treadmill Motor
breakdown

SOW‐11
• Key Project Dates
All supply chain changes shall be identified 
Customer / Stakeholder
Non‐Compliant High Prime Fitness Negotiate with customer to 
To be removed
•
60 days prior to implementation.
Date of Last Review 
Supplier shall include 10 intial motors free of  Reference Document Statement of Work #592
remove.  Cannot guarantee this. 
Need to evaluate impact on 
SOW‐12 Intend to Comply Medium TBD
charge for test purposes
Project Kickoff Date January 19th business case.
Send contract letter saying part 
SOW‐13
Supplier shall bear cost of any rejected or 
defective motors
Project Completion Date
Partial Compliant Medium September 1st must be verified to be defective 
Accept returns for defective parts
through diagnostic tests
Date of Last Evaluation March 9th
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02
of contract Step 1: Create a Header (Continued)
Compliant Low
in 6 months.
None
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
SOW‐04 For reporting purposes, include key statistics about the state of 
Product must be guaranteed for a 2 year 
warranty
Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer

SOW‐05 requirements at the time of review.
Supplier shall establish a redunant supply 
chain for all parts
Compliant Low
See Standard procedure 
document SP96
None
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Total # of Requirements
illustrate specific bolt patterns
Partial Compliant 15 (100%)
Medium
and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08
requested by customer Total # (%) Compliant
Intend to Comply 8 (53%)
Low  TBD Plan a visit for customer. 

Supplier shall provide biographies and CV of  Understand from customer what 
SOW‐09
project team members
Total # (%) Intend to Comply
Intend to Comply Low1 (7%) 
TBD
bio must contain.
SOW‐10
breakdown
Total # (%) Partial Compliant
Supplier shall provide 5 year pricing 
Compliant Low2  (13%)
See Program Memo 42 for pricing 
breakdown
None

Total # (%) Non‐Compliant
All supply chain changes shall be identified  4 (27%) Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
60 days prior to implementation. remove.  Cannot guarantee this. 
Supplier shall include 10 intial motors free of  Need to evaluate impact on 
SOW‐12 Intend to Comply Medium TBD
charge for test purposes business case.
Send contract letter saying part 
Supplier shall bear cost of any rejected or 
SOW‐13 Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motors
through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
SOW‐04
warranty
Step 2: Create a Unique Numbering or Identifier System
Product must be guaranteed for a 2 year 
Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
SOW‐06
list for product
A unique numbering scheme that you assign allows you to track, 
Supplier must provide a user guide and parts 
Compliant Low Provided in Program Memo 52 None

SOW‐07 sort and reference each item.  
Supplier shall provide a blueprint to 
Partial Compliant Medium
Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if  Reference Number
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
SOW‐09
Examples:
Supplier shall provide biographies and CV of 
Intend to Comply Low TBD
SOW‐01 Understand from customer what 
project team members bio must contain.
SOW‐10
• 1, 2, 3, etc. Compliant
Supplier shall provide 5 year pricing 
Low
See Program Memo 42 for pricing 
SOW‐02 None
• SOW‐01, SOW‐02, etc.
breakdown breakdown
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11
• 592‐01, 592‐02, etc.
60 days prior to implementation.
Non‐Compliant High SOW‐03
To be removed
remove.  Cannot guarantee this. 
Supplier shall include 10 intial motors free of  Need to evaluate impact on 
SOW‐12
charge for test purposes
Intend to Comply Medium TBD
SOW‐04 business case.
Send contract letter saying part 
Supplier shall bear cost of any rejected or 
SOW‐13 Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motors
through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product

SOW‐07
Supplier shall provide a blueprint to  Step 3: List Each Requirement
Partial Compliant Medium
Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
List each customer requirement, one per unique identifier.
requested by customer
Supplier shall provide biographies and CV of  Understand from customer what 
SOW‐09 Intend to Comply Low TBD
project team members bio must contain.
Supplier shall provide 5 year pricing  See Program Memo 42 for pricing 
SOW‐10 Compliant Low None
Optional: Include Headings, Paragraph Descriptions, Titles, etc.
breakdown breakdown
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
60 days prior to implementation. remove.  Cannot guarantee this. 

SOW‐12 • List things like paragraph titles, table descriptions, chapter headings, etc.
Supplier shall include 10 intial motors free of 
charge for test purposes
Intend to Comply Medium TBD
Need to evaluate impact on 
business case.
• Example: “Section 2 – Deliverables”
Supplier shall bear cost of any rejected or 
Send contract letter saying part 
SOW‐13
• Simply list them as “Heading / Information Only”
defective motors
Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
through diagnostic tests

SOW‐14
• More up‐front work, BUT ensures everything is reviewed and no stone 
Product shall be delivered in lot quantities of 
Intend to Comply Low
Will reference shipment lot 
Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
SOW‐15
unturned! 
Supplier shall notify customer of any 
Compliant Low
See Standard procedure 
None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06
list for product Step 4: Assign Compliance Status
Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint

• Use definitions as described on page 5.
SOW‐08
Supplier shall permit a factory inspection if 
Intend to Comply
requested by customer
Low  TBD Plan a visit for customer. 

• As of the date of your review, where do you stand with respect to each 
SOW‐09
Supplier shall provide biographies and CV of 
Intend to Comply
project team members
Low TBD
Understand from customer what 
bio must contain.
SOW‐10 requirement?
Supplier shall provide 5 year pricing 
breakdown
Compliant Low
See Program Memo 42 for pricing 
breakdown
None
Compliance Status
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
• Tips:Supplier shall include 10 intial motors free of 
60 days prior to implementation.
Compliant remove.  Cannot guarantee this. 
Need to evaluate impact on 
SOW‐12
• charge for test purposes
Be tough on yourself.   Intend to Comply Medium TBD
Compliant business case.

SOW‐13
• Supplier shall bear cost of any rejected or 
Never say “Yeah, it’s good enough.” Partial Compliant Medium Intend to Comply
Send contract letter saying part 
Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motors
• Ask: “Would the customer agree?” through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Non‐Compliant
Will reference shipment lot 
SOW‐14
• no less than 20 units
Ask: “Can I prove it?” Intend to Comply Low
quantity plan
Issue shipment lot quantity plan

Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
SOW‐09
Step 5: Identify the Risk Level
Supplier shall provide biographies and CV of 
Intend to Comply Low TBD Risk Level Understand from customer what 
project team members bio must contain.
SOW‐10
Supplier shall provide 5 year pricing 
breakdown
Compliant Low
breakdown
Low
See Program Memo 42 for pricing 
None
How much risk is there in meeting the requirement? Low
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
60 days prior to implementation. remove.  Cannot guarantee this. 
Medium
Generally:
SOW‐12
Supplier shall include 10 intial motors free of 
Intend to Comply Medium TBD
Need to evaluate impact on 
charge for test purposes High business case.
• Low – you already meet the requirement
Supplier shall bear cost of any rejected or 
Send contract letter saying part 

• Medium –
SOW‐13 Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motorsyou plan to meet requirement, but aren’t there yet
through diagnostic tests

• High –
SOW‐14 you are not sure if / how you will meet requirement
Product shall be delivered in lot quantities of 
no less than 20 units
Intend to Comply Low
Will reference shipment lot 
quantity plan
Issue shipment lot quantity plan

Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
SOW‐09
Step 6: Establish Your Justification
Supplier shall provide biographies and CV of 
Intend to Comply Low TBD
Understand from customer what 
project team members bio must contain.
Supplier shall provide 5 year pricing  See Program Memo 42 for pricing 
SOW‐10 Compliant Low None
breakdown breakdown
The Justification of your Compliant ratings is the most important part of the 
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
compliance matrix. 
SOW‐11
60 days prior to implementation.
Non‐Compliant High To be removed
remove.  Cannot guarantee this. 
Supplier shall include 10 intial motors free of 
Justification Need to evaluate impact on 
SOW‐12 Intend to Comply Medium TBD
charge for test purposes business case.
Reference Weekly report log
• How do you prove it to the customer?
Supplier shall bear cost of any rejected or 
Send contract letter saying part 

• Will the customer accept this?
SOW‐13
defective motors
Partial Compliant
See Standard Procedure 
Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
through diagnostic tests

• If customer challenges you, then what?
Product shall be delivered in lot quantities of 
Document SP96
Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
SOW‐15
Supplier shall notify customer of any 
Compliant
Provided in Program Memo 52
Low
See Standard procedure 
None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Step 7: Define Actions to Reach Compliance
illustrate specific bolt patterns
Partial Compliant Medium
and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
Supplier shall provide biographies and CV of  Understand from customer what 
SOW‐09 Finally, list out the actions you need to take to 
project team members
Intend to Comply Low TBD
bio must contain.
SOW‐10
breakdown
become complaint. Compliant
Supplier shall provide 5 year pricing 
Low
See Program Memo 42 for pricing 
breakdown
None

All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11
60 days prior to implementation.
Action
Non‐Compliant High To be removed
remove.  Cannot guarantee this. 

SOW‐12 Need to evaluate impact on business case.
Supplier shall include 10 intial motors free of 
charge for test purposes
Intend to Comply Medium TBD
Need to evaluate impact on 
business case.
Send contract letter saying part 
SOW‐13
defective motors
Send contract letter saying part must be 
Supplier shall bear cost of any rejected or 
Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
through diagnostic tests
verified to be defective through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
SOW‐15 Issue minimum shipment lot quantity plan
Supplier shall notify customer of any 
prorotype test failures with 48 hours.
Compliant Low
See Standard procedure 
document SP32
None

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Performance Specification #4452 Total # (%) Compliant 8 (53%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 1 (7%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th Total # (%) Non‐Compliant 4 (27%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Product shall be no larger than 20" wide, 10"  Calculated 19.72" wide, 7.6" tall, 4" 
PS‐01 Compliant Low None
tall and 6" deep. deep.
PS‐02 Product shall weigh less than 75 lbs. Compliant Low Calculated weight = 72.3 lbs None
Design shall incorporate 2 handles for ease 
PS‐03 Compliant Low Includes 2 handles. None
of carrying 
Spindle must be 5/8" to perform  Work with customer to update 
PS‐04 Motor spindle shall be 1/2" in diameter Non‐Compliant High
correctly this requirement
Motor shall rotate at sustained speeds  Motor sustained speed it 250 to 1200  Work with customer to update 
PS‐05 Partial Compliant Medium
ranging from 200 to 1000 rpm. rpm. this requirement
PS‐06 Electrical power should be standard 110V Compliant Low Standard 110V power None
Design shall incorporate an overheat shut off 
PS‐07 Compliant Low Overheat shutoff sensor included None
sensor
Overheat shutoff sensor shall automatically  Negotiate an increased shut off 
PS‐08 Non‐Compliant High Shutoff sensor will trip at 190F
shut down at 180F temperature.
Removed per Program Memo 324 
PS‐09 Deleted Compliant Low None
Rev. A
PS‐10 Housing of motor shall be grey in color Non‐Compliant Medium Current housing is blue Redesign house to use grey paint

Materials used shall have a minimum shelf  Design does not include perrishable 
PS‐11 Compliant Low None
life of 3 years material
Motor shall have 4 bolt holes to secure to  Redesign to add a 4th mounting 
PS‐12 Partial Compliant Medium Current design has only 3 holes
treadmill hole.
Packaging  shall leave unit undamaged when 
PS‐13 Non‐Compliant High Unknown Perform Testing
dropped from a height of 5 feet 
Motor shall run at variable speeds up to 12 
PS‐14 Compliant Low See design standard DS129 None
miles per hour
Identify commercial material 
PS‐15 All materials shall be commercially available  Intend to Comply Medium Unknown
options.

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 A Compliance Matrix Can Work Anywhere
• Doesn't have to be technical…
– Graphic Design – Client wants certain colors, fonts, style.
– Law – Client wants specific items included in legal 
documents.
– Construction – Verify all features of a custom home have 
been included.
– Cleaning Services – Compliance to specific materials used, 
frequencies, locations, etc.

• If a client gives you a list of “must haves” a 
Compliance Matrix will ensure you meet them.

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 Your Compliance Matrix Over Time 
 % of Compliance should go up
 Level of risks should go down
 Actions should decrease
 Never re‐use Unique Identifiers
Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action
PS‐09 Deleted Compliant Low Removed per Program Memo 324 Rev. A None

 Review with project team regularly for updates
 Review with customer regularly to address concerns

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 As a Graphical Reporting Tool…
% Compliance Vs. Time

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 Final Tips for Creating a Compliance Matrix
1. Review it Regularly
 Keeps the mission in mind
 Helps track progress

1. Assign a Dedicated Team Member to Manage It
 Ensures consistency

2. Create One Compliance Matrix Per Document
 Easier to navigate and manage the details

3. Share it with Customer
 Communicates status and challenges

For Additional Details and to Download This Presentation:
http://www.managersresourcehandbook.com/compliance‐matrix/

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
Project Title TRS Treadmill Motor
Customer / Stakeholder Prime Fitness Total # of Requirements 15 (100%)
Reference Document Statement of Work #592 Total # (%) Compliant 6 (40%)
Project Kickoff Date January 19th Total # (%) Intend to Comply 5 (33%) 
Project Completion Date September 1st Total # (%) Partial Compliant 2  (13%)
Date of Last Evaluation March 9th. Total # (%) Non‐Compliant 2  (13%)

Reference Number Requirement  Compliance Status Risk Level Justification Action

Supplier shall provide a weekly progress 
SOW‐01 Compliant Low Reference Weekly report log None
report
Supplier shall deliver product within 8 month  Current schedule shows delivery 
SOW‐02 Compliant Low None
of contract in 6 months.
Product shall be shipped in fully recyclable  Review standad packaging 
SOW‐03 Intend to Comply Medium TBD
materials processes
Product must be guaranteed for a 2 year 
SOW‐04 Non‐Compliant High Standard warranty is 1‐year Negotiate with customer
warranty
Supplier shall establish a redunant supply  See Standard procedure 
SOW‐05 Compliant Low None
chain for all parts document SP96
Supplier must provide a user guide and parts 
SOW‐06 Compliant Low Provided in Program Memo 52 None
list for product
Supplier shall provide a blueprint to  Must add 4th bolt hole per TS‐11, 
SOW‐07 Partial Compliant Medium
illustrate specific bolt patterns and wil create blueprint
Supplier shall permit a factory inspection if 
SOW‐08 Intend to Comply Low  TBD Plan a visit for customer. 
requested by customer
Supplier shall provide biographies and CV of  Understand from customer what 
SOW‐09 Intend to Comply Low TBD
project team members bio must contain.
Supplier shall provide 5 year pricing  See Program Memo 42 for pricing 
SOW‐10 Compliant Low None
breakdown breakdown
All supply chain changes shall be identified  Negotiate with customer to 
SOW‐11 Non‐Compliant High To be removed
60 days prior to implementation. remove.  Cannot guarantee this. 
Supplier shall include 10 intial motors free of  Need to evaluate impact on 
SOW‐12 Intend to Comply Medium TBD
charge for test purposes business case.
Send contract letter saying part 
Supplier shall bear cost of any rejected or 
SOW‐13 Partial Compliant Medium Accept returns for defective parts must be verified to be defective 
defective motors
through diagnostic tests
Product shall be delivered in lot quantities of  Will reference shipment lot 
SOW‐14 Intend to Comply Low Issue shipment lot quantity plan
no less than 20 units quantity plan
Supplier shall notify customer of any  See Standard procedure 
SOW‐15 Compliant Low None
prorotype test failures with 48 hours. document SP32
© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1
 The Manager's Resource Handbook is an online source of tools, templates 
and articles for managers and leaders in today’s business environment. Our 
mission is the help managers and businesses succeed through the benefit of 
our experience.

You can contact us at:

http://www.ManagersResourceHandbook.com

Like us on Facebook!

Follow us on LinkedIn!

© All rights reserved.  The Managers Resource Handbook by MHX Global LLP www.ManagersResourceHandbook.com v1