Use 

Excel like a Pro
1
Programme Objective
• This 4‐hour workshop will equip the participants with the essential 
skills to increase productivity in Excel. You will learn how to clean up 
raw data for analysis, highlight important values in reports using 
colour, set up worksheet on auto‐pilot, summarize large amounts of 
data with PivotTable & PivotChart reports, create organization charts 
and Flow Chart.
• Each training topic drills down into the details, giving you tons of tips 
and tricks to better‐use your time and to avoid frustration. After the 
course, you will stop using Excel just as a calculator and start using 
Excel as a powerful analysis tool.

2
Course Outline 
• Managing Raw Data in Excel • Lesson 12‐ Easy way to show Excel Function 
• Lesson 1 – Selecting cells made easy syntax argument
• Lesson 2 – Dealing with Auto Numbers Using  • Lesson 13 – Multiple Languages for day 
Formulas display
• Lesson 3 – Working with only Keyboard • Lesson 14 – Access Advanced Auto Fill 
Options
• Lesson 4 – Troubleshooting massive data  • Lesson 15 – Hide Text or Data in Your 
• Lesson 5 – AutoFill‐ing in alternate way Worksheet
• Lesson 6 ‐ Show Zero leading and dot leader 
with format cell • Visualization & Printing in Excel
• Lesson 7 – Convert Text to Number  • Lesson 16 – Creating Charts in seconds
• Lesson 17 – Drawing Objects in Different 
• Working with Simplified Functions in Excel Ways
• Lesson 8 – Awesome Shortcut Keys • Lesson 18 – Fill Up Repeating Title
• Lesson 9 ‐ Multiplying formulas quickly
• Lesson 10 – Using simple Function return 
• Extra Useful shortcut key
intersect value
• Lesson 11 – Duplicating worksheet in seconds

3
 Managing 
Raw Data in 
Excel

4
Lesson 1 – Selecting cells made easy
Keyboard Shortcut Keys Functions
Shift Click Add Adjacent cells to selection
Ctrl Click Add Non Adjacent cells to selection
Ctrl A Highlight all
Ctrl Shift  Highlight towards the last column in the range
Ctrl Shift  Highlight towards the last row in the range
Shift Space Select Entire Row
Ctrl Space Select Entire Column
Shift F8 Toggle add to selection mode
Ctrl Home Back to the first cell in the range
Ctrl End Go to the last cell in the range

5
Lesson 2 – Dealing with Auto Numbers Using 
Formulas
• Auto Number A Column By  • Auto Number A Column By 
AutoFill Function Formula =ROW()

6
Lesson 3 – Working with only Keyboard
To do this Press To do this Press
Smart Table Ctrl T
Close a workbook Ctrl+W Center align cell contents Alt+H, A, C
Open a workbook Ctrl+O Go to Page Layout tab Alt+P
Go to Data tab Alt+A
Go to the Home tab Alt+H Go to View tab Alt+W
Save a workbook Ctrl+S Shift+F10, or
Open context menu
Context key
Copy Ctrl+C Add borders Alt+H, B
Paste Ctrl+V Delete column Alt+H, D, C
Go to Formula tab Alt+M
Undo Ctrl+Z Hide the selected rows Ctrl+9
Remove cell contents Delete Hide the selected columns Ctrl+0

Choose a fill color Alt+H, H Replace Ctrl H

Cut Ctrl+X Find Ctrl F 7

Lesson 4 – Troubleshooting massive data 

Ctrl + Enter
8
Lesson 5 – AutoFill‐ing in alternate way
• Copy Cells ‐ copy the initial cell
across the selected range;
• Fill Series ‐ fill the selected range
with a series of values (typically
incrementing by 1), starting with the
initial cell value;
• Fill Formatting Only ‐ fill the
selected range with the formatting, but
not the values of the initial cell;

• Fill Without
Formatting ‐ fill the selected
range with values, but do not copy the
formatting from the initial cell.

9
Lesson 6 ‐ Show Zero leading and dot leader 
with format cell 00000‐0000 Use the  format when you want the number to appear 
as five digits followed by a hyphen and four more digits. When you use 
To create a custom number format, follow these steps for all  this format, the numbers that you type and the numbers that Microsoft 
versions of Excel: Excel displays are listed in the following table.
• Right Click in a cell, click Format Cells
• Click Custom. Typed number Displayed number
• In the Type box, type the custom format. Click OK. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
8217 00000‐8217
82170000 08217‐0000 

• Use the  00000 format to display a number with five  Use the "000"# format when you want to display three leading
digits. When you use this format, the numbers that you  zeros. When you use this format, the numbers that you type and
type and the numbers that Microsoft Excel displays are  the numbers that Excel displays are listed in the following table.
listed in the following table.
Typed number Displayed number
Typed number Displayed number ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 123 000123
28217 28217 45 00045
1234 01234 
10
Lesson 7 – Convert Text 
to Number 

11
 Working with 
Simplified Functions 
in Excel

12
Working With SUM Function using Keyboard
1. Type = Su
2. Use up or down arrow to move the 
selections 
to required function in the function list
3. Press TAB to select function Example : 
=SUM(
4. Use arrows to select cell
5. Use CTRL SHIFT ARROWS to select range 
of values
6. Press Enter to display answer
13
Working With AVERAGE Function using Keyboard
1. Type = av Example : =average(
2. Use up or down arrow to move  4. Use arrows to select cell
the selections  5. Use CTRL SHIFT ARROWS to select 
to required function in the  range 
function list of values
3. Press TAB to select function  6. Press Enter to display answer

14
Working With Count Function using Keyboard
1. Type =Cou Example : =COUNT(
2. Use up or down arrow to move  4. Use arrows to select cell
the selections  5. Use CTRL SHIFT ARROWS to select 
to required function in the  range 
function list of values
3. Press TAB to select function  6. Press Enter to display answer

15
Lesson 8 – Awesome Shortcut Keys
• CTRL+D: Fill down • F2: Edit the active cell and 
• CTRL+R: Fill to the right position the insertion point at 
the end of the line
• ALT+ENTER: Start a new line in 
the same cell • CTRL+; (semicolon): Enter the 
date
• CTRL+F3: Define a name
• CTRL+SHIFT+: (colon): Enter the 
• ALT + F3 : Name Box time
• CTRL+K: Insert a hyperlink • CTRL+` (single left quotation 
• ALT+= (equal sign): Insert the  mark): Alternate between 
AutoSum formula displaying cell values and 
displaying cell formulas
16
Continue… • CTRL+SHIFT+% : Apply the Percentage 
format with no decimal places

• ALT+' (apostrophe) : Display the  • CTRL+SHIFT+^ : Apply the 

Exponential number format with two 
Style dialog box decimal places
• CTRL+1 : Display the Format Cells  • CTRL+SHIFT+# : Apply the Date 
dialog box format with the day, month, and year
• CTRL+SHIFT+~ : Apply the  • CTRL+SHIFT+@ : Apply the Time 
General number format format with the hour and minute, and 
indicate A.M. or P.M.
• CTRL+SHIFT+~ : Apply the  • CTRL+SHIFT+! : Apply the Number 
General number format format with two decimal places, 
• CTRL+SHIFT+$ : Apply the  thousands separator, and minus sign (–) 
for negative values
Currency format with two decimal 
places (negative numbers appear in 
parentheses)
17
Continue…
• CTRL+SHIFT+&: Apply the  • CTRL+SHIFT+* (asterisk):Select 
outline border the current region around the 
• CTRL+SHIFT+_: Remove outline  active cell (the current region is 
borders a data area enclosed by blank 
rows and blank columns)
• CTRL+9: Hide rows
• CTRL+PAGE UP: Move to the 
• CTRL+SHIFT+( (opening  previous sheet
parenthesis): Unhide rows
• CTRL+PAGE DOWN : Move to 
• CTRL+0 (zero): Hide columns the next sheet
• CTRL+SHIFT+) (closing  • ALT + D + P : Create PivotTable
parenthesis): Unhide columns

18
Lesson 9 ‐ Multiplying formulas quickly

First time it’s pushed =$A$1

Second =A$1
F4 Third =$A1
Fourth =A1

B C D E F
5 =$B5*C$4 =$B5*D$4 =$B5*E$4 =$B5*F$4 =$B5*G$4
6 =$B6*C$4 =$B6*D$4 =$B6*E$4 =$B6*F$4 =$B6*G$4
7 =$B7*C$4 =$B7*D$4 =$B7*E$4 =$B7*F$4 =$B7*G$4
8 =$B8*C$4 =$B8*D$4 =$B8*E$4 =$B8*F$4 =$B8*G$4
9 =$B9*C$4 =$B9*D$4 =$B9*E$4 =$B9*F$4 =$B9*G$4
19
Lesson 10 – Using simple Function return intersect 
value

Double Lookup Using
INDEX MATCH MATCH Functions
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
=INDEX ( ANSWER ARRAY,
MATCH (QUESTION IN ROW, QUESTION ARRAY, 0/1),MATCH( QUESTION IN COLUMN , QUESTION ARRAY, 0/1))

20
 =INDEX ( ANSWER ARRAY,
MATCH (QUESTION IN ROW, QUESTION ARRAY, 0/1),MATCH( QUESTION IN 
Continue…. COLUMN , QUESTION ARRAY, 0/1))

21
Lesson 11 – Duplicating worksheet in seconds

CTRL SHIFT AND DRAG 
MOUSE TO 
ANOTHER BOOK

22
Lesson 12 ‐ Easy way to show Excel Function syntax 
argument

CTRL ~ 23
Lesson 13 – Multiple Languages for day display
We use the TEXT Function to convert the dates by 
specifying the language ID in the format argument of the 
formula. For example:

=TEXT("1/1/2017","[$‐0809]dddd")
=Sunday

Where [$‐0809] is the language ID for English, and dddd
tells Excel to covert the date to the full name of the day.

[MS‐LCID]: Appendix A: Product Behavior | Microsoft Docs

24
Lesson 14 – Access Advanced Auto Fill Options
ALT  F  T
Select Advanced Option

25
Lesson 15 – Hide Text or Data in Your Worksheet

This method only hides the cell contents from being seen. The 
contents are still there and accessible for formulas, charts as 
such. If you want to display the hidden cell values, right‐click the 
cells and select “Format Cells“. But this time choose “General” 
as the format of the cells.
26
Visualization 
& Printing 
in Excel

27
Lesson 16 – Creating Charts in seconds
•To insert a new sheet in the
workbook, with a chart for the
selected data, select the chart data,

and then press the F11 key.

•To insert the chart on the 
active worksheet, use the 
Alt + F1 shortcut keys

28
Lesson 17 –Objects in Different Ways

29
Continue… For ease of use in the future, you can easily add the Selection Pane
button to your Quick Access Toolbar. You’ll find that option when you
right‐click on Selection Pane in the dropdown.

The Selection Pane allows us to see all the shapes on our sheet in list
form. This is especially convenient if our worksheet is large in area
and we don’t want to hunt for particular objects. The pane also gives
us the ability to hide and unhide shapes, or to bring forward shapes
that are overlapped by other objects.

30
Continue…

31
Lesson 18 – Fill Up Repeating Title

32
Extra Useful shortcut key
ALT  D  P  ‐ CREATE PIVOT TABLE

33
Continue….

34
Continue…

CTRL SPACE to highlight column

35
Free Online Sharing

www.facebook.com/beeyna.learning

36