STRATEGI

MENGEMBANGKAN
KPI YANG OPTIMAL
DENGAN BSC
AGENDA Penyusunan KPI
berdasarkan
12 Definisi KPI
Berdasarkan Ahli
Ilustrasi Hulu Ke Karakteristik
Metode
Pengembangan
Hilir KPI Pengukuran KPI
SKKNI Dunia KPI

Analisa Komponen
Utama KPI & Contoh KPI BSC Pensejajaran KPI
Menentukan KPI Tipe KPI
Komponen Bagian Untuk Korporasi Secara Keatas
KPI Dengan BSC

Perencanaan
Contoh Hasil
Pensejajaran KPI Aktifitas Contoh KPI Per
Kamus KPI Penurunan Jumlah
Secara Lurus Berdasarkan Departemen
KPI
PCDA

Elemen Sistem Tahapan Proses Kalender Penilaian

Kinerja Penilaian Kinerja Kinerja
PENYUSUNAN KPI BERDASARKAN SKKNI

KODE UNIT :
Mengelola Proses Perumusan Indikator Kinerja
M.701001.058.01

KODE UNIT:
Mengelola Proses Pemantauan Terhadap Pencapaian Kinerja Pekerja
M.701001.059.01

KODE UNIT
Evaluasi Penilaian Kinerja
M.701001.060.01
12 DEFINISI KPI BERDASARKAN
AHLI DUNIA
• “A metric that helps you understand how you are doing against your objectives.” – Avinash Kaishik
• “Measures that help decision makers define and measure progress toward business goals. KPI metrics translate complex measures
into a simple indicator that allows decision makers to assess the current situation and act quickly.” – KAIZEN Analytics

• “A KPI: 1) Echoes organization goals, 2) is decided by management, 3) provides context, 4) creates meaning on all levels of the all-
organizational levels, 5) is based on legitimate data, 6) is easy to understand and 7) leads to action!” – Dennis Mortensen

• “The most important performance information that enables organizations or their stakeholders to understand whether the
organization is on track or not.” – Bernard Marr
• “The selected measures that provide visibility into the performance of a business and enable decision makers to take action in
achieving the desired outcomes.” – Aurel Brudan
• “The data necessary to understand the implications of whatever he/she sees and the wherewithal to take appropriate action.” –
Shalin Shah
• “Measurable industry, department or task relevant performance metrics that are evaluated over a specified time period, and
compared against acceptable norms, past performance or targets.” – Allan Willie

• “Measurements of activity that is a vital gear in your business machine.”– John Standaloft
• “Help organizations achieve organizational goals through the definition and measurement of progress. The key indicators are
agreed upon by an organisation and are indicators which can be measured that will reflect success factors.” – Bruce Clay
• “A set of quantifiable measures that a company or industry uses to gauge or compare performance in terms of meeting their
strategic and operational goals.” – James Oh
• “High-level snapshots of a business or organization based on specific predefined measures.” – Avinash Kaushik
• “Should not constitute every company metric for analysis and evaluation. Rather, KPIs should reflect the most important objectives
of the business.” – Avinash Kaushik
DASAR PENGUKURAN KINERJA ORGANISASI

Organization/Business
Strategy
K
E
Financial Y
Matters

A
Internal Efficiency
& T People
PERFORMANCE External Effectiveness T System
MEASUREMENT R Technology
Culture
Business Process I
B
Market Competition U
Or
Market Competitiveness T
E
S
Stakeholders
Satisfaction
 ILUSTRASI HULU KE HILIR KPI
VISION
BY CEO
MISSION STRATEGY
BY CEO BY CEO & -1 LEVEL

SELECTED
ALIGNMENT COMPONENT

MEASUREMENT (BALANCE SCORE CARD)

INDICATOR METRIC ACTION SUBSTRACT

IMPACT ANALYTICAL RESULT IMPACT LINEAR RESULT

KARAKTERISTIK PENGUKURAN KPI
KPI Harus Terintegrasi
KPI Bisa Diwakilkan Dengan Proses Korporasi
Dengan Angka Yang Ada

Quantifiability Practicability

KPI Harus Dalam Konteks

KPI Dapat Membantu
Realita Yang Organisasi
Kemampuan Organisasi
Hadapi Agar Dapat
Dalam Perbaikan
Diketahui Perubahannya

Directionality Practicality
 METODE
PENGEMBANGAN
KPI
ANALISA KOMPONEN Komponen Utama
KPI
Komponen Bagian
KPI

UTAMA KPI
& Financial
Transparency Level
Cost Conscious

KOMPONEN BAGIAN
Specific Target

KPI Customer
Level of internal &
external stake holder
engagement &
department engagement

Bureaucracy
Internal Business Process Simplified Business
Process

Maturity Organization
Learning & Growth Competency Level
Employee EQ
MENENTUKAN KPI

Visi:
Menjadi pribadi yang menarik, sehat jasmani dan
rohani sampai lanjut usia

Misi:
Memiliki penampilan yang baik
TIPE KPI DEFINISI SASARAN STRATEGIS CONTOH KPI TARGET

Ukuran KPI ideal yang mengukur pencapaian sasaran

strategis yang diharapkan, namun sulit untuk dilakukan
Exact Manajemen budget yang baik % Deviasi dari pengeluaran budget 5% dari budget
karena memerlukan frekwensi yang sering dan
membutuhkan proses, waktu dan biaya yang tidak sedikit

KPI yang mengukur hasil tidak langsung, tetapi lewat

sesuatu yang mewakili hasil tersebut. Memang KPI ini
Proxy tidak seakurat KPI Exact namun memungkinkan untuk Customer Satisfaction Yang tinggi Customer komplain Kurang dari 5 per bulan
dilakukan karena pengukurannya proses, biaya dan waktu
yang diperlukan tidak terlalu kompleks seperti KPI exact

KPI yang mengukur kegitan - kegiatan dari proses, biaya

dan waktu yanmg mendukung dari sasaran strategis.
Activity Dikarenakan KPI ini hanya berfokus pada kegiatan semata Customer Satisfaction Yang tinggi Jumlah customer gathering 1 perbulan
maka dapat dilakukan dengan mudah namun memiliki
qualitas KPI yang rendah terhadap sasaran strategis

TIPE – TIPE KPI

CONTOH KPI BSC KORPORASI
PENSEJAJARAN
SECARA KE ATAS
 Learning & Growth Internal Business Process Customer Financial Perspective
Dept Dept
No SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA UTAMA Dept HR Dept GA Dept IT Dept PACC Dept Legal
FAT SCM

1 Efisiensi Biaya Optimasi Biaya ( Budget vs Aktual) √ √ √ √ √ √ √

Peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan

2 Indeks kepuasan Pelanggan Internal √ √ √ √ √ √ √
divisi OS

Prosentase anggaran biaya divisi yang bisa dihemat ( Budget

3 Menanamkan konsep penghematan biaya anggaran √ √ √ √ √ √ √
vs Aktual)

Implementasi sistem ERP (FAT), WMS ( SCM), HRIS (HR) yg

4 Proses Otomisasi √ √ √ √
terintegrasi

Indeks Karyawan Kompeten dan Implementasi Knowledge

5 Pengembangan karyawan yang kompeten √ √ √ √ √ √ √
Management
Mempertahankan karyawan dengan penampilan Prosentase turn over karyawan yang penampilan kinerjanya
6 √ √ √ √ √ √ √
kinerja tinggi tinggi ( rank 4 keatas);

7 Peningkatan IT System Support SLA IT Support dan Ketersediaan Sistem Aplikasi dan Server √

PENSEJAJARAN SECARA LURUS

PERENCANAAN AKTIFITAS BERDASARKAN PCDA
 CONTOH KPI PER DEPARTEMEN
Perspective Sasaran Strategis Corporate KPI Corporate Sales Marketing Engineering Teknologi Informasi (IT) Project
Meningkatkan pertumbuhan revenue % Pertumbuhan Revenue Persentase pertumbuhan sales revenue
Persentase biaya advertising/promosi % Deviasi biaya operasional
Memanage cost efisiensi % Effisiensi Biaya Jumlah sales revenue Persentase Effisiensi biaya pemeliharaan Persentase Effisiensi biaya pemeliharaan
terhadap total sales revenue proyek
Keuangan
Rasio jumlah total biaya iklan/pemasaran
Manage Budget Effective dan
% Budget Deviasi dibandingkan dengan pertumbuhan nilai Persentase biaya pembelian alat / budget Persentase biaya pembelian alat / budget % Reduksi biaya operasional
effisien
penjualan

Tingkat kepuasan pelanggan (customer Tingkat kepuasan pelanggan (customer Tingkat kepuasan pelanggan (customer
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Index Kepuasan pelanggan Index Kepuasan pelanggan Index Kepuasan pelanggan
satisfaction satisfaction internal satisfaction internal
Meningkatkan rata - rata penjualan Rata-rata jumlah penjualan per customer Rata-rata jumlah penjualan per customer
Pelanggan Tingkat kepuasan pengguna atas jasa
Tingkat persepsi pelanggan atas nilai merk number of minimal vendor
Memperbaiki layanan ke customer % Reduce Complain % reduce Komplain layanan yang diberikan oleh bagian % reduce Komplain
(brand value) submission per project
engineering
Tingkat persepsi pelanggan atas nilai merk
Meningkatkan brand awarness
(brand value)

Meningkatkan inovasi product Jumlah Product Baru yang diluncurkan Jumlah produk baru yang dikembangkan
Waktu yang dubutuhkan untuk pengiriman Persentase kerusakan komputer (piranti
Meningkatkan waktu respon ke
Waktu delivery pengiriman produk produk ke outlet/agen dimulai sejak adanya keras dan piranti lunak) yang dapat
pelanggan
'purchase order' (order pemesanan produk diselesaikan sesuai skedul
Meningkatkan waktu penyelesian
Waktu penyelesaian komplain Durasi kerusakan (downtime) aplikasi
Internal bisnis proses masalah proses bisnis
Meningkatkan waktu customer Waktu untuk menangani permintaan Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
Waktu penyelesaian komplain Waktu penyelesaian komplain Percentage Project on time
handling cutomer melakukan pemeliharaan fasilitas produksi
Persentase kesesuaian antara peramalan
Meningkatkan inisiatif improvement Frekuensi inisiatif pemeliharaan rutin yang
Jumlah inisiatif improvement (forecasting) permintaan barang dengan Percentage Kelengkapan dokumen
prosess dilakukan
permintaan riil

Mengembangkan knowledge - base Jumlah Knowledge sharing oleh

Jumlah Knowledge sharing oleh Dpt head Jumlah Knowledge sharing oleh Dpt head Jumlah Knowledge sharing oleh Dpt head Jumlah Knowledge sharing oleh Dpt head Jumlah Knowledge sharing oleh Dpt head
culture Dpt head
Jumlah Karyawan yang mengikuti pelatihan Jumlah Karyawan yang mengikuti pelatihan Jumlah kegiatan "on the job training" yang Jumlah karyawan yang mengikuti
Improve kompetensi karyawan Jumlah Training per karyawan Jumlah Karyawan yang mengikuti serifikasi
Pertumbuhan dan pembelajaran product knowledge product knowledge dilakukan terhadap staff bagian engineering training
Meningkatkan Engagment Karyawan Employee Engagment survey index Employee Engagment survey index Employee Engagment survey index Employee Engagment survey index Employee Engagment survey index Employee Engagment survey index
Memperbaiki performance Jumlah aktivitas coaching dan counseling Jumlah aktivitas coaching dan counseling Jumlah aktivitas coaching dan counseling Jumlah aktivitas coaching dan counseling Jumlah aktivitas coaching dan counseling Jumlah aktivitas coaching dan
karyawan oleh dept head oleh dept head oleh dept head oleh dept head oleh dept head counseling oleh dept head
CONTOH
HASIL
PENURUNAN
JUMLAH KPI
ELEMEN SISTEM KERJA
“Officer – Dept Head” “Operating - Staff”

“The What”
KPI Achievement Hasil dan Sikap Kerja

+ +

Competencies
Competencies

“The How” • Kompetensi Teknik

• Kompetensi Teknik
• Kompetensi Managerial (Spv-Div
• Kompetensi Inti
Head)
• Kompetensi Inti

Performance /Kinerja

*)Untuk posisi specialist tidak memerlukan kompetensi managerial, bobot pada kompetensi
managerial akan di alihkan ke kompetensi teknik
KPI
DASHBOARD
 Level Evaluator Evaluation Items
1. HOB
Div. Head KPI ( 100%)
2. President
1. Division Head KPI (80%) + Competency (20%),Competency Teknikal
Dept. Head
2. HOB 5%,Competency Managerial 5 %+Competency Inti 10%)

1. Dept. Head KPI (80%) + Competency (20%),(Competency Teknikal

Section Head
2. Division Head 5%,Competency Managerial 5 %+Competency Inti 10%)

1.Section Head KPI (60%) + Competency (40%),(Competency Teknikal

Supervisor / Group Leader 15%,Competency Managerial 15 %+Competency Inti 10%)
2.Dept. Head

1. Supervisor / Group
Leader Hasil dan Sikap Kerja (60%) + Competency (40%) (Competency
Staff
Teknikal 30%,+Competency Inti 10%)
2. Section Head

PEMBOBOTAN PENILAIAN KINERJA

 Performance Score Pencapaiaan
Score Deskripsi Accuracy Amount Timeline
Pencapaian hasil kerja jauh dibawah
1 Far Below target
≤80% ≤80% ≤80%

Pencapaian hasil kerja sedikit dibawah

2 Below Target target
80%< x ≤90% 80%< x <100% 80%< x <100%

Pencapaian hasil kerja sesuai dengan

3 Acceptable Target target
90%< x ≤95% 100% x ≤120% 100% x ≤120%

Pencapaiaan hasil kerja melebihi

4 Above Target target
95%< x <100% 120%<x<125% 120%<x<125%

Pencapaiaan hasil kerja jauh melebihi

5 Far Above Target target
100% >125% >125%

PEMBOBOTAN PENILAIAN KINERJA

HOW TO CREATE
KPI
 CREATING KPI
DEPARTMENT CURRENT FUTURE HOW

OPERATION

TRAINING

HR

MARKETING

SUPPLY CHAIN & WAREHOUSE

IT

QA

MAINTENANCE

PROJECT

F INANCE & ACCOUNTING

BUSINESS DEVELOPMENT
 Kamus KPI
Divisi Level Balance Score Card

Prespektif Finance

Strategic Meningkatkan produktivitas per karyawan

Mengutilisasi produktivitas karyawan sehingga berkontribusi terhadap pendapatan

Penjelasan Sasaran strategis perusahaan

KPI % Pendapatan perusahaan per karyawan

Penjelasan KPI Definisi

Perbandingan dari revenue per jumlah karyawan

Formula
= Revenue / Jumlah Karyawan *100%

Tujuan KPI
Untuk melihat kontribusi karyawan yang berhubungan dengan produktivitasnya

Unit Of Measurement Amount (Rp)

KAMUS KPI
Person in Charge (PIC) HR Manager

Sumber data Laporan pendapatan dan Laporan jumlah karyawan

KPI polarisasi Max

 Pengembangan

Tipe – Tipe Planning

Bisnis
2 Garis besar Perencanaan: Korporasi

1. Rencana Strategis
2. Rencana Operasional Komputeresasi Contoh Merger
Seluruh Rencana Atau
1. Rencana Strategis Divisi Akuisisi
Strategis

Rencana
Pembuatan
Tetap Rencana: Produk
Rencana Harian Baru

Strategis Mingguan
Rencana Bulanan
Tetap
Makro Mikro
Rencana Strategis merupakan rencana yang berlaku bagi organisasi secara
keseluruhan dan menjadi sasaran (tujuan) organisasi bersangkutan

Manfaat rencana strategis:

1. Menetapkan sebuah Visi bagi organisasi
2. Menentukan arah organisasi secara keseluruhan
3. Menyatukan divisi atau department dibawah satu misi tunggal yang menyeluruh
 Kunjungan

Tipe – Tipe Planning Ke Gerai

Contoh
Rencana Operasional Evaluasi
Penjualan Rencana
Kerja
Tetap
Rencana operasional lebih bersifat teknis, 2 Jenis rencana
operasional:

Pemrosesan
a. Rencana Tetap
Pesanan
Suatu rutinitas atau serangkaian kegiatan yang telah ditetapkan.
Rencana ini paling baik digunakan untuk tugas yang berulang

Manfaat rencana tetap:

1. Sangat menyederhanakan pekerjaan yang dikerjakan berulang
kali
2. Menstandarkan tindakan sehingga setiap orang yang
bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut dapat
mengerjakan
3. Memberikan pedoman kepada karyawan (karyawan tidak
perlu mulai dari nol setiap kali melakukan suatu tindakan)
 Implementasi

Tipe – Tipe Planning Sistem

Contoh Pameran
b. Rencana Situasional (Sekali Pakai) Anggaran
Rencana Produk
Tahunan
Situasional Baru
Rencana situasional adalah rencana yang dikembangkan sekali saja
untuk tujuan tertentu. Rencana ini paling baik digunakan untuk
proyek – proyek unik Implementasi
Sistem
Manfaat rencana situasional: Komputer
1. Melengkapi atau mendukung rencana tetap karena ada
perubahan dalam pelaksanaan.
2. Menyesuaikan tindakan agar cocok bagi suatu situasi atau
kejadian tertentu
3. Menjamin ketepatan karena pengumpulan data disesuaikan
dengan tujuan / sasaran umum rencana
6 LANGKAH
MEMBUAT
3. Program
4. Jadwal kerja
kerja

PERENCANAAN 5. Anggaran
yang diperlukan
2. Sasaran yang
ingin dicapai

6. Prosedur dan 6 Langkah 1. Proyeksi

kebijakkan
yang harus Membuat & Latar
diikuti Belakang
Perencanaan
Source: The COVID-19 Pulse of HR survey was conducted by CultureX, Josh Bersin, and Waggl
between April 19 and April 29, 2020.
https://sloanreview.mit.edu/article/five-ways-leaders-can-support-remote-work/
 TARGET ACHIEVEMENT
KPI MAIN INDICATOR WEIGHT FINAL
% RESULT
AMOUNT TIMELINE ACCURACY TARGET ACTUAL
Financial
Perspective

RWTM 50%
Internal
Business
Process
Perspective
RWTM 50%

Customer
Perspective

RWTM 50%
Learning
Growth
Perspective
RWTM 50%

Percentage Weight on RWTM will follow the government regulation or company regulation related to quota percentage
 TARGET ACHIEVEMENT
KPI MAIN INDICATOR WEIGHT FINAL
AMOUNT TIMELINE ACCURACY TARGET ACTUAL
% RESULT
a. Execute Market Analysis & TNA Analysis X 100%
with correct data accuracy of 90%
b. Conduct Competency Assessment based
Learning on the result of MA & TNA to Junior X
Manager up to Senior Manager within 2
Growth Leverage People Competency
months (April & May 2021) 100%
Perspective c. Update Competency Dictionary in May 25%
2021 X
d. Execute Online & Offline training once a 100%
week or 4 times in a month to all levels X
(People Skills & Technical Skills) 100%
High Quality Communication:
Communicate Frequently & Well Committed to have coordination 3 times in a X 100%
day related to daily working progress
Provide or subsidize technology for remote
work:
Provide Technology for Remote Work Using Microsoft Team for 3 times X 100%
coordination meeting in a day related to
working progress
Check in on employees / team member:
Provide Emotional & Social Support Once or twice in a day have a courtesy call X 100%
related to how’s team member day goes such
as perhaps send coffee or etc
RWTM 50%
Share remote work best practice:
Maintain Productivity & Engagement Equip employee / team member with related X 100%
support documents correctly & precisely
related to data of 100% accurate
Allow for flexibility in schedule:
Promote Work Life Balance Agreed on both sides related to specific X 100%
coordination meeting times which is 9 am, 2
pm, 6 pm
Promote physical well-being:
Ensure Well-being Twice a week to have a yoga practice X 100%
together online or offline
Performance Cycle
 P E Form distribution to Direct Superior (Appraiser)
Staff
Coaching Performance
Evaluation
Process

People Development Program for incumbent

Target Achievement Data Collection from incumbent

Collect by Human Capital PIC
(Manager & Supervisor ONLY) Final Performance Evaluation Data Pool

Organization P.E Result Presentation & Increment Distribution to the Management

 Jossie Suryadinata
HC Director | Business Management & Strategic Advisor |
People Developer | International Speaker

Thank you