Online Issuance of PUC Certificate

(User Manual)
Ver 1.0

Transport Division

National Informatics Centre, HQ

   
 Table of Contents
Table of Contents .................................................................................................. 1 
Brief about application ......................................................................................... 3 
What users at various levels can do?.................................................................... 3 
1.  PUC User ......................................................................................................................... 3 
1.1 Registration ............................................................................................................................... 4 

1.2 Logging‐in into the system by PUC User ................................................................................... 6 

1.3 Issue PUC ................................................................................................................................... 6 

1.4 Reports section ....................................................................................................................... 11 

1.4.1 Reprint PUC Certificate ..................................................................................... 11 

1.4.2 List of PUC Certificate Issued ........................................................................... 12 
1.5 Edit Profile ............................................................................................................................... 13 

1.5.1 Edit Personal Details ......................................................................................... 13 

1.5.2 Change Password ............................................................................................. 13 
1.6 Logout ..................................................................................................................................... 14 

2.  RTO User ....................................................................................................................... 15 
2.1 Approve PUC User ................................................................................................................... 15 

2.2 Reports .................................................................................................................................... 16 

2.2.1 Display PUC User ............................................................................................. 16 

2.2.2 List of PUC Certificate Issued ........................................................................... 16 
2.3 Logout ..................................................................................................................................... 17 

3.  State Admin User .......................................................................................................... 18 
3.1 Display PUC Details ................................................................................................................. 18 

3.2 Reports .................................................................................................................................... 20 

3.2.1 Display PUC User ............................................................................................. 20 

3.2.2 List of PUC Certificate Issued ........................................................................... 20 
3.3 Logout ..................................................................................................................................... 21 

   
 Online Issuance of PUC Certificate (User Manual)

Brief about application

This is a role-based application developed to have close watch on the functionality of PUC centres
across the country by Transport Authority. This role-based application is being made available to PUC
Centres, RTO and State Transport authorities.

Various roles in this application are:

1. PUC User : This is the role given to PUC centres registered under each RTO

2. RTO User : This role is at RTO level in each state

3. State Admin : Role is at state level Transport authority

What users at various levels can do?

1. PUC User
User can register themself under any RTO. After the approval by RTO official with RTO role, PUC User 
can start using the system. Following are the activities that PUC User can do: 

1.1 Registration 

After approval by the respective RTO, he/she can perform following activities, after logging‐in the 
system with the registered user id and password 

1.2 Logging‐in into the system  
1.3 Issue PUC 
1.4 Under Reports 
1.4.1 Reprint PUC Certificate 
1.4.2 List of PUC certificate Issued 
1.5 Edit Profile 
1.5.1 Personal Details 
1.5.2 Change Password 
1.6 Logout 

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1.1 Registration
 Visit the PUC website.  
 Click on Register New PUC User as shown in Figure 1  

 
Figure 1 

       Screen shown in Figure 2 will appear 

 Fill the details(State, Office, PUC Centre Name, PUC Centre Address, PUC Authorised Person, 
Mobile Number, Email Id, User Name, Password, Confirm Password, Enter Verification Code) 
properly  and then Click Register button. 

 
Figure 2 

 
 After successful Registration, screen as shown in Figure 3 will appear,  showing message of 
successful registration. 
 

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Figure 3 

This user has to wait for the approval by the respective RTO . Once approved by the RTO, PUC 
Centre can start using the application.  
 
On Approval, confirmation SMS and mail will also be received by the user at the registered mobile 
number and email id. 
 
After this PUC User can logged‐in into the system, with the user id and password entered at the time 
of registration 

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1.2 Logging‐in into the system by PUC User

On the home screen of the system, after giving valid credentials (user id and password), Click Login. 

 
Figure 4 

1.3 Issue PUC

 
After successful login, screen as shown in Figure 5 will appear 

 
Figure 5 
 Click on Issue PUC as shown in Figure 5, screen 
 Enter Registration number of vehicle. The system will try to search the information of vehicle 
in Vahan database then in National Repository (NR) of Vehicles Information and finally in the 
information from local repository (in case vehicle has been issued PUC using the current system). 

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 If information is available in any of the system, then it will display the details of vehicle, as 
shown in Figure 6  
 

 
Figure 6 

 If system is unable to get information, then click on the button Register new vehicle as 
shown in Figure 7 
 

 
Figure 7 

 On clicking Register New Vehicle, screen shown in Figure 8,  will be displayed and after 
entering the information and clicking on Submit button, control will be taken to Issue PUC 
screen as shown in Figure 6 
 

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Figure 8 

 Enter the required details for issuing PUC. System will also fetch some standard information 
like PUC duration, Fee from the system (which will be updated by the State Administrator) as 
shown in Figure 9, if it is there  otherwise Centre Person can enter directly as shown in 
Figure 10. 
 

 
Figure 9 
 

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Figure 10 
 
 In case Vehicle has been issued PUC using the existing system, then system will display 
previous information as shown in Figure 11 else Previous information will be Blank as shown in 
Figure 12. 
 

 
Figure 11 

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Figure 12 

 System also has provision to upload the picture Vehicle while getting examined for pollution 
parameters as shown in Figure 13. 

 
Figure 13 

 On Submit, confirmation screen as shown in Figure 14  will appear. 
 

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Figure 14 

 On clicking Print, print preview of the certificate will be displayed as shown in Figure 15. 

 
Figure 15 

1.4 Reports section

Click on Reports in Menu of home page, which will be displayed after successful logging‐in into 
the system. In this section PUC User can 

1.4.1 Reprint PUC Certificate 
 User will enter vehicle number and click PUC Details button in the screen shown in Figure 
16. which will be displayed by clicking Reprint PUC sub menu under Reports menu 

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Figure 16 

 In case any details of PUC issued are found in the system, the all details will be displayed as 
shown in Figure 13. Print can be taken as per instructions stated earlier. 

1.4.2 List of PUC Certificate Issued1 
This option is used to have the report of all PUC issued during the selected period.  
On clicking this option in Reports menu, the page for entering duration2 (From and To date), 
will be displayed. After entering the date and clicking on Get Details, will display all the PUC 
issued during the selected period as shown in Figure 17. 
.  
 

 
Figure 17 
                                                            
1
 All report can be exported to excel and pdf format 
2
 Maximum duration allowed is 6months  

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1.5 Edit Profile

This section helps PUC User to their Personal details and change the password. 

1.5.1 Edit Personal Details 
 Click on Edit Personal Details sub menu under Edit Profile Menu. Screen as shown in Figure 
18, will be displayed containing existing details.  
 After updating the details, click on Update button. 

       
Figure 18 

1.5.2 Change Password 
PUC user can change password from this page, as shown in Figure 19, which will appear after 
clicking on the menu. 

          
Figure 19 

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1.6 Logout
This option is used to logout of the system after completing the activities assigned for PUC user. 

 
 

   

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2. RTO User
These are the users, already registered in the Vahan system3 with respect to various RTOs in the 
respective states. No separate registration is required. User Id and password assigned in vahan 
system is being used to logging‐in the system 

2.1 Approve PUC User 

PUC user registered in section 1.1, are being approved by RTO User, after which PUC user can 
start using the system. After approval by the respective RTO, he/she can perform following 
activities, after logging‐in the system with the registered user id and password 

2.2 Reports 
2.2.1 Display PUC User 
Under this section PUC user registered under the respective RTO, will be displayed 
here. From here PUC Users can be made Inactive also. After this action they won’t 
be able to use the system. 
2.2.2 List of PUC certificate Issued 
2.3 Logout 
 
After logging‐in into the system from the home screen as RTO User with vahan credentials from the 
screen Figure 1, screen shown in Figure 20  is displayed 
 

 
Figure 20 

2.1 Approve PUC User

This this page RTO user verify details and approve/Reject PUC user registered under the respective 
RTOas shown in Figure 21. User can select single or multiple records. After Approval user will get 
SMS and mail on the registered mobile number and email. 

                                                            
3
 RTO User has to be given rights to use the system. This will be done by RTO admin in Vahan 4 system. 

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Figure 21 

2.2 Reports
 

2.2.1 Display PUC User 
  List of PUC Centres as shown in Figure 22, under logged‐in RTO jurisdiction can be taken out. 

         
Figure 22 

2.2.2 List of PUC Certificate Issued 
This option is used to have the report of all PUC issued during the selected period, as shown in 
Figure 23.  
RTO User can take out the list of PUC issued by All PUC Centres or a particular one under their 
jurisdiction. 

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On clicking this option in Reports menu, the page for selection RTO and entering duration4 
(From and To date), will be displayed. After entering the date and clicking on Get Details, will 
display all the PUC issued during the selected period as shown in Figure 23 

 
Figure 23 

 Click on Count, Complete detailed list of PUC certificates will be displayed as shown in Figure 
24 

 
Figure 24 

2.3 Logout
This option is used to logout of the system after completing the activities assigned for RTO user. 

                                                            
4
 Maximum duration allowed is 1month  

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3. State Admin User

These are the users, already registered in the Vahan system with respect to various states in the 
country. No separate registration is required. User Id and password assigned in vahan system is 
being used to logging‐in the system 

3.1 PUC Duration 

 In this page user, state administrator can Enter/Edit standard PUC related parameters like 
duration, fees etc for a particular vehicle type and fuel type as per the guidelines of the 
respective State Transport authority. This information is used to calculate Upto date while 
issuing PUC Certificate.  

3.2 Reports 
3.2.1 Display PUC User 
Under this section PUC user registered under the all or particular RTO in the 
respective states, will be displayed here.  
3.2.2 List of PUC certificate Issued 
State Admin can take out the list of PUC issued by PUC Centres (All or Particular)  in 
All RTOs or of a particular RTO, under their jurisdiction. 
 
3.3 Logout 
 
After logging‐in into the system from the home screen as RTO User with vahan credentials from the 
screen Figure 1, screen shown in Figure 25  is displayed 

 
Figure 25 

3.1 Add/Edit/Delete PUC Parameters

In this page user, can Enter/Edit standard PUC related parameters like duration, fees etc for a 
particular vehicle type and fuel type as per the guidelines of the respective State Transport 
authority, as shown in Figure 26. This information is used to calculate Upto date while issuing PUC 
Certificate.  

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Figure 26 

 On clicking View/Edit Duration Tab, screen shown in Figure 27, will be displayed. 

 
Figure 27 

 On clicking Delete Duration Tab, screen shown in Figure 28, will be displayed. 

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Figure 28 

3.2 Reports

3.2.1 Display PUC User 
List  of approved PUC Centres in All RTOs or particular one can be taken out from this option, 
shown in Figure 29. This list also has the provision to get exported to Excel and pdf. 

       
Figure 29 

3.2.2 List of PUC Certificate Issued 
State Admin can take out the list of PUC issued by PUC Centres (All or Particular)  in All RTOs or 
of a particular RTO, under their jurisdiction. 
On clicking this option in Reports menu, the page for selection RTO , PUC Centre and entering 
duration5 (From and To date), will be displayed. After entering the date and clicking on Get 
Details, will display summary of all the PUC issued during the selected period as shown in 
Figure 30. 

                                                            
5
 Maximum duration allowed is 1month  

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Figure 30 

 
 On Clicking the count, detailed list as shown in Figure 31  will be displayed. 
 

 
Figure 31 

3.3 Logout
This option is used to logout of the system after completing the activities assigned for State Admin 
user. 

   

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