Overview

Google Docs is a free online program that allows users to create documents and share them with others for
collaboration.

This tutorial will focus on using the document portion of Google Docs. These same instructions can apply to the
spreadsheet and presentation files as well.

Learn how to:
● Create a Google Account (Signing up with Google)
● Create a New Google Doc (The walk through of Google Docs)
● Name or delete a Google Doc
● Upload an existing document
● Convert a file to Google Doc
● Organize files
● Basic Editing
● Sharing, Collaborating, and Publishing
● Save

Step 1: Signing up with Google

A. Go to http://docs.google.com. You should see the screen below.
 B. If you already have a Google account, sign into Google Docs with your Gmail login name or Google
Account username and password. Otherwise click on Create an account to sign up with Google.

C. Fill in all of the required form
fields to sign up for the
account, read through the
Terms of Service, and click on
I Accept. Create My Account.

D. Choose how you will appear in
Google. Include a photo­ you
can update it at any time.

Step 2: The walk through of Google Docs
Google Docs is a free online program that allows users to create
documents and share them with others for collaboration.

A. In your inbox, locate the apps icon     on the upper
right hand corner.

B. A pop down menu will appear. Click on Drive.

C. Click on the Create button.

For the purpose of this tutorial we will select the Document
option. Google will open a new window that will allow you to
create a word processed document.
Step 3: Name or Delete a Google Document

Name a document
When you create a new document, Google Docs will name it Untitled by default.

To choose a name other than Untitled, click the File menu, and select Rename. You can also edit the name
by clicking the title displayed at the top of the page, and making your changes in the dialog that appears. Titles
can be up to 255 characters long.

Delete a document
1. From your Drive, select the item(s) you want to delete
2. From the More menu, choose Move to trash.
3. If you’re deleting a shared document that you own, you’ll see an option to change the ownership of the
document. The item will be moved to the Trash.
4. To purge individual items from Trash, select them and choose Delete forever. To purge all your items
click Empty Trash in the upper left.

If you delete a shared document that you own, it will be completely removed from the Drive for all
collaborators, and they will no longer have access to the document. Before deleting a document, you
may want to make someone else its owner so that your collaborators can still access it.
Step 4: Uploading a Document

A. To upload an existing document click on the Upload
button. Search for the document you wish to upload
from your file or folder.

Step 5: Convert a file
Converting a file to a Google Document allows you to edit,
collaborate on, and share it online. When you convert a file,
the original file will remain intact and accessible
from Google Drive on the web.

A. Choose a file you want to convert to
Google Doc from your document library
on your computer.

B. Click on the file, drag and drop it into
your Google Drive.

C. Right click the item in your Google Drive.

D. Select Open with then choose Docs

Compatible file types
For documents: .doc, .docx, .html, plain text (.txt), .rtf
Step 6 :Organize files

A. To create a new folder click on Create and choose Folder.

B. Give the folder a name and click on create

C. If you want to add items to your folder just select the item you want to add and click on Move to button
on the top bar then choose the folder.

Step 7: Basic Editing
Just like in Microsoft Word you can copy, paste, bold, underline, italicize, and many other editing options.
Although your editing options are not as comprehensive as a paid for program such as MS Word, you should
find most of what you will need to create and edit your documents.

Edit
The Edit menu has many different options
available. Most of the icons that are used should
look familiar to you. For example the scissors
icon represents the Cut feature and the
clipboard icon represents the Paste feature.

Insert
The Insert menu also provides you with
some options of inserting many types of
objects such as images, links, comments,
and tables.
Tools
One unique aspect of Google Docs is the translation
tool located in the tools drop­down menu. This tool
allows users to translate an entire document into a
wide variety of languages.

Note: Take some time to familiarize yourself with
the different options that are available.

Step 8: Sharing, Collaborating and Publishing
The most exciting feature of Docs is how easy it becomes to share work and collaborate with others.

Share

A. Whenever you share a file from your Google Drive,
you can let others view and even edit that same file.
There are three visibility options: Public on the web,
Anyone with the link, and Private. Visibility options
let you control how people access your files and
folders.

B. Sharing settings is your master control for a particular
file or folder. You can pick a visibility option
for each item in your Google Drive that you want to
share.

Public on web is a great setting if you want something to be available to anyone. Public
documents and files can show up in search results, and anyone who finds the web address of
the document can access it.

Anyone with the link is like an unlisted phone number. Anyone who has the exact URL of the
document, file or folder may access it.

Private is the best setting for your personal documents (you’re the only person with access).

Note: For the above visibility options, you can also select the ‘Allow anyone to comment’, Allow anyone
to view’, and/or ‘Allow anyone to edit’ options.
Access levels
Google Drive has several different access levels when you share files and folders.

C. To share a document click on the Share icon  

D. To share a file or folder select the one you wish to share. The File action buttons will appear.

Click the Share  button.

E. Choose a visibility option: ‘Private’, ‘Anyone with
the link’, or ‘Public on the web.’

F. If you want to invite another collaborator, type
their email address in the text box Add people.
Choose the access level from the drop­down
menu to each collaborator.

G. Click Share & save
Collaborate in Real­time
Within Google Docs, you can communicate and collaborate with others in real­time while working on the same
document.

Real­time features provided in Google Doc are: Revision history, Comment, and Chat

Revision history
● See who edited the Doc at what time
● Revert to a previous version of the document

H. In any document, Click File and See
revision history to open a window to see
previous edits of the document.

I. Click on Show more detailed revisions
to see each edit

J. Click on any revision to see what that
document looked like, noting what was
added, changed or deleted. Each user
shows up as a different color.

K. To revert back to a prior version of the document, click Restore this
revision.

L. To exit and return to the current revision of the document, click the X.
Inserting Comments
Comments lets you have a conversation about something you’re working on. This feature allows collaborators
to communicate about specific parts of the document, as well as adding notes about changes you’ve made or
would like to make.

M. To add a comment in a Google Doc, highlight or select the text you’d like to comment on.

N. From the Insert menu, select Comment or click on 
the button.

O. Type your comment in the box that appears to the right of the
document.

Chat
Google chat is parallel to chat application like Gtalk, Facebook, or Yahoo
messenger.

P. To begin a group chat, click the Chat   button in the top­right corner
next to the colored tile for each other collaborator viewing the document.

Users who haven’t signed in with their Google accounts will not be able to
chat.

Publish
Publishing a document generates a public web
address (URL) that you can send to others. Anyone
with access to this web address can
view your document.

A. Go to File and select Publish to the web
 B. Click on Start publishing to receive Document link and Embed code.

Step 9: Save

Google Docs will automatically save periodically,
eliminating the need to manually save your work.