Institute of Technology Pivot Table Guide Created By:

David Pappone, IT Finance Director, 4‐6854 / [email protected]  
Katherine Lindsay, IT Finance Team, 4‐2512 / [email protected]  

Pivot Table Examples (EXCEL 2007) 

Pivot Tables are an Excel 2007 feature that all IT financial personnel should learn how 
to use because it is an easy tool that can be used to summarize data in spreadsheets.  
Instead of analyzing rows or records, a pivot table can aggregate the data to help 
facilitate overall business analysis.  The following examples will show you how to 
create summary tables and review financial activity using UMREPORTS data. 

Example #1:  Reviewing ICR generated year to date by DeptID, PI, and Project 

Log into UM Reports (www.umreports.umn.edu) and search for the word “recovery.” 
 

recovery 

 
 
 
1) Select the report called “F&A Recovery.” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 1 

 
 **TIP: Once report is included on your Home Page, it will show up automatically when you log 
onto UMREPORTS.   
 

 
 
 
 
2) For starting accounting period, select 2009‐2010, period 1, click “Submit.” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 2 

 
  
3) For accounting period through, select 2009‐2010, and the latest accounting period available in 
the dropdown box, click “Submit.” 
 

At this point, you could limit the report by project or PI, but since the point of this exercise is to 
demonstrate pivot tables, we will not do this.  Also note, with rare exception, all ICR comes into the 
college in DeptID 11055, so if you limit the report to your own DeptIDs you will get no results. 

4) Click the button by “Select by RRC, ZDeptid, Deptid” and select “ITXXX” from the dropdown.  
Click on “Submit.” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 3 

 
 5) Click on “View Report with these Selections.” 
 

 
 
6) Click on the Excel icon on the top right of the screen (if this errors‐out, click on the CSV icon) and 
open the file.  Even if you use CSV, it should open in Excel. 
 

 
 
 
7) In Excel, delete the top 7 rows, so the column headings are row 1 of the worksheet, and delete 
the rows after the last row of data.   
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 4 

 
 Also delete the “Fund Code,” “Program,” and “CS” columns, because they add no value – every 
row is 1026‐UM003 with no CS.  (Short cut: Select column, right click & delete it.) 
 

 
 
 
 
8) Make the CF1 column (now column B) wider.  The DeptID responsible for generating the ICR is 
coded in this column. 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 5 

 
 9) Select all of the data in column B, but not the heading.  Click on the “Data” menu, and click on 
“Text to Columns” (about in the middle of the screen). 
 

 
 
 
10) Click on the “Fixed width” button and click “Next.” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 6 

 
 11) Click in the word “DPTIDXXXXX” so that a vertical line is displayed between “DPTID” and the 
DeptID number.  Click “Next.” 
 

 
 
 
 
12) Click on the “Do not import column” button.  Click “Finish.”  “DPTID” should disappear from 
every cell in column B. 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 7 

 
 13) Re‐label column B as “Responsible DeptID.”  Now you have a clean data table on which to base 
Voila!  the pivot table.  
 
 

 
 
 
 
 
14) Select all the cells with your data including the column headings. 
 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 8 

 
  
 
15) Click on the “Insert” menu, and select the furthest left option, “PivotTable.”  Click “OK.”  A new 
worksheet will be inserted with a pivot table based on the data you selected. 
 

SUCCESS! 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 9 

 
 Note:  In testing this method, some users have encountered errors with this step.  If you get a “Data 
Source Reference Not Valid” error, copy & paste data into another spreadsheet.  Click on A1, Insert, 
Pivot Table & proceed with step #16. 

Using the pivot table: 

16) In the right pane, Drag “Responsible DeptID” down to the “Report Filter” box.  A dropdown will 
appear in the spreadsheet. 
 

 
 
17) Drag “Amount” to the “Values” box.  Click on “Sum of Amount,” and choose “Value Field 
Settings.”  Verify that Excel is summing Amount and not counting. 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 10 

 
  
 
18) Click on “Number Format” and choose currency with no decimal places.  
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 11 

 
 19) Use the dropdown in cell B1 to see the ICR generated by an individual DeptID or a combination 
of DeptIDs by using the “Select Multiple Items” box. 
 

                                                                                                         
 
 
 
 
 
 
20) To view information on all DeptIDs, drag “Responsible DeptID” in the right panel from the 
“Report Filter” box to the “Row Labels” box.  
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 12 

 
 21) To get the details for a DeptID, put “Responsible DeptID” back into the “Report Filter” box, and 
limit the report to one DeptID in which you know there is activity. 
 

 
22) Drag “Project” into the “Row Labels” box. (Note: the zeros may have been dropped from the 
start of the Project numbers.) 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 13 

 
 23) Drag “PI/CO Name” to the “Row Labels” box.  First put it before “Project” in the box.  Then, 
move it to after “Project” to see how the report changes based on the order of the fields. 
 

 
 
 
 
Pivot Tables allow us to “drag and drop” data to produce meaningful 
information.  Remember: You are not changing the structure of the original 
table, just manipulating the information to produce the desired results.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 14 

 
 Example #2:  Reviewing year‐to‐date non‐sponsored activity 
 
1) Log into UM Reports and select the report: Chartfield String Budget Status for Current Non‐
Sponsored Funds. 
 

 
 
 
 
 
2) Choose 2009‐2010 and the latest accounting period available in the dropdown. 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 15 

 
  
3) Enter the DeptIDs you are interested in, separated by a comma (no spaces).  Click “Submit.” 
 

 
 
 
4) Click the button by “Enter a Fund” and limit it to 1000,1026,1701,1750.  Click “Submit.” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 16 

 
 5) Click “View Report with these selections.”       
 
6) Try to export to Excel by clicking the Excel icon on the top right of the screen.  If the file is too 
large, try the CSV icon. 
 

 
 
 
 
7) In Excel, delete the top 9 rows, so the row with the column names is row 1.   
 

 
At the bottom, delete the rows after the last row of data. 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 17 

 
 8) Insert a new worksheet.  (If you can’t see the worksheet tabs, it is because your horizontal scroll 
bar is sized so it hides the tabs.  Grab the bottom left of the horizontal scroll bar and drag it to 
the right to make it smaller.) 
If you see this: 

 
 
Move the bar to the right like this: 

 
 
Tip: Right click on UMReports tab in bottom left corner of spreadsheet and “insert” new 
worksheet. 
 

                           
**FYI‐‐‐Tab default might be labeled “Sheet 1” 
 
9) With cell A2 of the new worksheet selected, go under the “Insert” menu and choose 
“PivotTable” (on the far left). 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 18 

 
  
10) Click on the top box with the small red arrow in it, and select the data in your other sheet, 
including the header row.  After selecting the data, click on the small box with the arrow 
pointing down, then click “OK.” 
 

 
**FYI‐‐‐Tab default might be labeled “Sheet 1” 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 19 

 
 SUCCESS! 

If you are not successful and see a “data source reference not valid” error, copy & paste data into 
separate worksheet. Click on cell A1, click insert, pivot table and “okay”.  Proceed to next step. 

Using the pivot table:  This pivot table contains a large amount of data that can be manipulated in 
numerous ways.  Below are just a couple examples of how you could use the pivot table to quickly do 
basic financial analysis. 

Remember: If it is not what you expect, just UNDO and try again.  You will 
do no harm! 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 20 

11) In the right pane, drag “Fund Code,” “DeptID,” and “Program Code” to the “Report Filter” box. 
 

 
 
12) Drag “Prior Yr CFWD” to the “Values” box. 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 21 

 
 13) It may have defaulted to Count (it takes a guess).  Click on “Count of Prior Yr CFWD” and choose 
“Value Field Settings.”   
 

 
 
 
Change this to “Sum” and Click on “Number Format,” 
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 22 

 
 14) Change it to currency with no decimal places.  Click “OK.”  It is now displaying the total 
carryforward (into FY10) in all the DeptIDs  you ran the UM Report on. 
 

 
 
Now you are ready to summarize the account activity.  Simply “drag & drop” the fields you wish 
to analyze into the appropriate areas below. 
 

 
 
Please proceed to steps 15‐22 and complete the analysis.  Not sure what to click?  Please refer 
to previous screen shots. 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 23 

 
  
15) To see how the carryforward was spread across the DeptIDs, drag the word “DeptID” from the 
top left corner of the spreadsheet and drop it on the word “Total” in the pivot table.  To see how 
it was spread across funds, drag the words “Fund Code” down until you see a vertical gray line in 
the pivot table, then drop it.  You should now see the carryforward split by DeptID and then by 
Fund (or vice versa depending on where you dropped Fund Code). 
 
16) To see how the prior year carryforward compares to the current balance, in the right pane, drag 
the word “Balance” and drop it in the “Values” box under “Sum of Prior…” 
 
 
17) Click on “Balance” and choose “Value Field Settings.”  Confirm it is summing and change the 
number format to currency with no decimals. 
 
18) If you want to limit the report to certain programs, choose the “Program Code” dropdown and 
choose one (or multiple) programs. 
 
 
19) Drag all of the fields in the four boxes on the right pane back up to the field list to clear the pivot 
table. 
 
20) Drag “Fund Code,” “DeptID,” “Program Code,” “CF1,” “CF2,” and “FinEmplid” into the “Report 
Filter” box.   
 
 
21) Drag “Prior Yr CFWD,” “Actual Adjusted Revenue,” “Actual Net Expenditures,” “Actual Transfers 
In,” “Actual Transfers Out,” “Total Encumbrances,” and “Balance” into the “Values” box (in that 
order).  Change any of them that are counting to “Sum” and format the numbers to currency 
with no decimals for all fields. 
 
Your actual year‐to‐date activity is now showing across the columns, starting with the carryforward 
into the year and ending with the current balance (including encumbrances). 
 
22) To view individual chartstrings, use the dropdown filters at the top of the pivot table, or drag 
the dropdown boxes and drop them in the pivot table.  This can also be accomplished by 
dragging the field names in the right pane into the “Row Labels” box. 
 
Practice:  Try to create a pivot table that shows Budgeted Expenditures vs. Actual Expenditures in funds 
1000 and 1026 for one of your DeptIDs. 
Good Luck!  
 

I N S T I T U T E   O F   T E C H N O L O G Y   F I N A N C E   O F F I C E           J A N   8 ,   2 0 1 0     Page 24