To cc INTERNAL MEMO + Bpk. Samanhudi ( Mine Manager ) Bpk. Cipto W. ( Mine Service Manager ) ‘Semua Departement — Jakarta & Kalimantan 2 Bpk. KT.Seng, Bpk. Soekardono Bpk. Kusmono Ibu Marna Unidjaya From: Denny Hartanto Date —: June 29, 2005 Subject : Tertib Administrasi— Advance & Prepaid SEES Seance ee eee eee ee eee HP ee Dengan Hormat, Schubungan dengan hasil audit PT Marunda Grahamineral 2003, maka berikut inj kami sampaikan beberapa hal penting mengenai Advance & Prepaid : Banyak sckali kasus perjalanan dinas, uang muka pembelian, dan ang muka Jainnya ( Advance ) yang belum selesai pertanggungjawabannya ( hingga saat diaudit ini ) Sebagai solusi dari masalh ini, maka kami telah berdiskusi dengan pihak management dan membuat keputusan sebagai berikut : a. Setiap Advance ( Uang Muka Perjalanan Dinas, Uang Muka Pembelian, Uang Muka Lainnya ) harus diselesaikan paling lambat dalam waktu salu minggu setelah kembali dari perjalanan dinas / pekerjaan terkait. b. Jika ada Advance yang masih belum diselesaikan dalam waktu satu bulan setelah Kembali dari perjalanan dinas / pekerjaan terkait ( dapat dicek oleh Finance Accounting ) , maka Finance Accounting akan melaporkan hal ini kepada HRD untuk dilakukan pemotongan gaji, Hal ini berlaku untuk semua level yang ada di PT MGM & PT SMM. ¢. Hal ini dimaksudkan agar tidak ada advance yang menggantung lebih dari satu bulan. Setain menyulitkan administrasi, juga kontrol atas kevangan akan menjadi lebih baik. d. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah jika anda mengambil advance di Jakarta, maka harus diselesaikan di Jakarta dan jika mengambil advance di Kalimantan, maka harus diselesaikan di Kalimantan, . Yang dimaksud dengan penyelesaian adalah : menyerahkan semua bukti2 pengeluaran dan sisa uang ( jika ada ) dan jika ternyata expense yang dikeluarkan lebih besar dari advance yang diambil, maka Finance Accounting akan memberikan kekurangan uangnya sesuai prosedur yang berlaku, f. Tidak diperkenankan mengambil advance dari dua tempat yang berbeda sekaligus, sclain jika penyelesaiannya juga langsung di tempat yang bersangkutan . Contoh : “A mengambil advance di Jakarta untuk perjalanan dinasnya sebesar Rp 1.000.000,-...ternyata setelah sampai dan bertugas di Kalimantan, “A” kchabisan uang dan untuk itu dia meminta vang Rp 500.000.- ke Finance Accounting Kalimantan. Jika memang keadaannya mengharuskan “A”mengambil uang Rp 500.000,- di Kalimantan, maka “ A" harus mengembalikan uang sisa ( jika ada) berikut invoice / bukti2 nya kepada Finance Accounting Kalimantan dan haus menyelesaikan yang Rp 1.000.000,- kepada Finance Accounting Jakarta. Jangan sampai semua bon2 ¢ termasuk yang Rp 500.000,- ) dibawa ke Jakarta, Jadi pada prinsipnya Rp 1.000.000,- harus diselesaikan ( bon? nya ) di Jakarta sedangkan yang Rp 500.000,- ( bon2 nya ) harus diselesaikan di Kalimantan. Namun perlu diingat bahwa ini hanya untuk kasus urgent saja. Pada dasarnya tidal diperbolehkan mengambil dari 2 lokasi berbeda, Jika temyata tidak diselesaikan di tempat masing-masing, maka resiko akan ditanggung oleh advance ( dalam contoh inj Mr. “A “) dan bukan menjadi tanggung jawab Finance — Accounting, fg. Untuk Advanee dan Prepaid dari kontraktor / supplier ( contoh : misalnya jika BUMA atau yang lainnya pinjam uang atau minta dibetikan material ) maka hendaknya dikirimkan ke Jakarta. Jangan mengambil uang dari Kalimantan tetapi diselesaikan dengan cara potong invoice di Jakarta, Untuk detail mengenai advance / prepaid dari kontraktor / supplier ini, sebaiknya we diinformasikan ke Finance Accounting Jakarta untuk prakteknya, karena Kita menghindari jangan sampai ada pengambilan ang Kalimantan namun tidak diperhitungkan dalam pembayaran invoice kepada kontraktor / supplier tersebut. h. Untuk advance / prepaid dari kontarktor / supplier, harus ada approval fertulis dari management Jakarta , walaupun untuk urgent case, karena berdampak pada kontrak yang sudah ditandatangani sebelumnya antara pihak Marunda dengan kontraktor / supplier tersebut. Hal ini hendaknya menjadi makium, Karena jika teryata tidak sesuai dengan kontrak , berarti ada penyimpangan prosedural yang nanti saat diaudit akan menimbuikan masalah Demikian informasi dari kami yang hendaknya dapat dilaksanakan sejal Internal Memo ini ditandatangani. ‘Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya, ie Acknowledgement, wlblov 7 SUPA A bmannnemomange! Kati, TAg Rc AaRerran 4/é/oy- Phy AARURDA GaataniTismeAl \ RK TA i Suryadi Efnawan’ Denny Hartanto