Videomøder

Siden stigningen i fjern- og hybridarbejde har virksomheder taget videomøder til sig for at forbinde medarbejderne – uanset hvor de arbejder.

Uanset om du vil planlægge en hurtig 1:1-videochat med en direkte underordnet eller planlægge et større videomøde sidst på måneden med hele din organisation, er videomødesoftware en fremragende måde at give dit team mulighed for at arbejde sammen og holde kontakten på.

Normalt er det eneste, du skal bruge, for at afholde videmøder, software til webmøder, en stærk internet- eller Wi-Fi-forbindelse og en videomødeenhed.

For at sikre et vellykket videomøde har du brug for specifikke funktioner, der opfylder dine behov, når du arbejder med globale teammedlemmer.

Funktioner i værktøjer til videomøder bør inkludere følgende funktionaliteter:

• Optagelse af møder, som kan deles med deltagerne og bruges som fremtidig reference.
• Chatfunktion, så kolleger kan få kontakt til hinanden før, under og efter et møde.
• Skærmdeling til at fremhæve demonstrationer og hjælpe deltagerne med at følge med i din præsentation.
• Tilføjelse af undertekster til at gøre mødet mere klart, inkluderende og tilgængeligt for alle deltagere.
• Vælg en baggrund eller upload din egen for at reducere distraktioner.
• En reaktionsknap, så man hurtigt kan interagere med indholdet eller deltage i diskussionen uden at forstyrre opkaldet.
• Se og downloade deltagerlisten som reference og for at følge op med deltagerne efter mødet.

Videomødeværktøjer bør også give deltagerne mulighed for at vælge, om de vil bruge kamera eller mikrofon.

Ideelt set vil denne type software også hjælpe dig med dine præsentationsfærdigheder – disse færdigheder er trods alt vigtigere end nogensinde før i et hybridt arbejdsmiljø. Microsoft Teams har en funktion ved navn talecoach, som hjælper præsentationsværter med at tale mere selvsikkert under møder ved at tilbyde vejledning og feedback om hastighed, brug af fyldord og påmindelser om at være opmærksom på publikum.

Under Covid-19-pandemien lukkede millioner af virksomheder og kontorer deres fysiske steder ned, og folk i hele verden blev tvunget til karantæne i deres hjem. Betydningen af Covid for videomøder var enorm – "arbejd-fra-hvor-som-helst" gik fra at være et trendy frynsegode til at være en nødvendig funktionalitet nærmest over natten. Pludselig var virksomheder i alle brancher nødt til at lære at tilpasse sig.

Mange medarbejdere brugte private computere eller lånte udstyr af deres arbejdsgivere for at kunne udføre deres arbejde. Andre virksomheder gav medarbejderne penge til at købe udstyr til at arbejde hjemme og oprettede langsigtede politikker for fjernarbejde, da uger blev til måneder. Virksomheder tog værktøjer som videomødesoftvare til sig, så medarbejderne fortsat kunne samarbejde og få kontakt til deres spredte teams.

I 2021 er det globale marked for videmøder 14,6 milliarder USD værd ifølge Statista. Vigtigheden af videomøder under Covid – og deres effekt på, hvordan vi arbejder i dag – kan stadig mærkes på arbejdspladser.

Det moderne hybridarbejdemiljø har forvandlet videomøder fra at være en luksus til at være en nødvendighed. Videomøder giver teams en mulighed for at få kontakt og se hinandens ansigter – uanset om de befinder sig i samme kontorbygning eller i et helt andet postnummer.

Da medarbejdere ikke nødvendigvis befinder sig samme sted, er det dog vigtigt at opsætte nogle bedste praksisser for virtuelle opkald. For eksempel bør du tage mødenoter i en digital, bredt tilgængelig app eller dokument for at holde alle organiserede og opdaterede. Det er også vigtigt, at mødedeltagere tester deres udstyr og sikrer, at det kører, som det skal, på forhånd, så man undgår tekniske problemer under et gruppeopkald.

Selvom virtuelle møder nogle gange kræver lidt ekstra finesse, kan de være et effektivt værktøj til at forene dine organisation og holde virksomheden godt kørende.

Covid-19 og muligheder for hjemmearbejde har ændret videomøders rolle i virksomheder enormt. Og ibrugtagning af videomøder kan åbne for mange forskellige muligheder for din organisation. For eksempel:

• Du kan udvide din talentpulje ved at ansætte uden for dit lokalområde.
• Du vil få mulighed for at ansætte mere arbejdskraft, der passer til den hybride arbejdsmodel, som giver mulighed for fleksible arbejdstider uden for den traditionelle 9-17-ordning.
• Rejsende medarbejdere kan forblive engagerede og forbundet med en intelligent enhed.
• Muligheden for fjern- eller hybridarbejde kan give medarbejdere lyst til at arbejde for din virksomhed.

Videomøder kan hjælpe med at forbedre din virksomheds drift og samtidig øge produktiviteten og styrke fællesskabet via ansigt-til-ansigt-samarbejde i realtid.