A legnagyobb HR befektetés, mégsem vesszük elég komolyan az onboardingot

Egy új munkahelyen eltöltött első napok mindannyiunk számára ismerős helyzetet idéznek fel. Hol jót, hol pedig rosszat, időnként káoszt vagy akár rendezettséget. Amúgy is izgalmas egy új közösség esetleg új vagy más feladatok, az onboarding pedig ezt könnyebbé, de nehezebbé is teheti. Sokszor előfordul, hogy állandó kérdésekkel bombázzuk a kollégákat, mert nincs egy dedikált személy, meghatározott folyamat az új munkatársak kezelésére. Sajnos az új munkavállalók bevezetése sok cégnél még mindig csupán adminisztratív folyamat, holott a belépést követő első hetek határozzák meg azt, hogy az új kolléga mennyire érzi magát jól és marad-e a próbaidő után. Vajon miért siklik félre sok helyen az onboarding? Mi az, amit a legtöbb szervezet hajlamos alábecsülni és milyen apró, mégis hatékony lépések segíthetnek abban, hogy a belépésből valódi beilleszkedés legyen?

Miért fontos az onboarding?

Az interjút és a felvételi folyamatot követően a munkavállalónak valószínűleg van már egyfajta percepciója a vállalattal kapcsolatban, ám az onboarding folyamán „szembesül” a realisztikus képpel. Természetesen az lenne az ideális, ha a bevezetés, nemcsak adminisztratív folyamat lenne, hanem egy jóval alaposabb tudásátadás a céggel kapcsolatban. A nagyobb cégek például orientációs napokat szerveznek, bemutatják a vállalat tevékenységét, a felépítését, szerkezetét és még sok más egyéb dolgot, amelyet érdemes tudni a belépéskor.

Mások viszont jó esetben hatékonyan végig pörgetik a papírmunkát, egyesek viszont még az adminisztráció során is elakadnak. Ez már eleve okozhat bizonytalanságot és bizalmatlanságot az új kollégában. Nem mindegy, hogy soft landing valósul meg vagy csupán túlélő üzemmódban vezeti végig magát az új munkavállaló a folyamatokon, amelynek komoly káosz és félreértés lehet a vége.

Ha viszont sikeres és alapos az integráció, akkor csökkenhet a fluktuáció, nőhet a produktivitás és persze az elköteleződés is. Az employer branding szempontjából is lényeges lehet a folyamat, hiszen meghatározó benyomásokat szerezhetünk a cégről jó vagy rossz értelemben egyaránt.

Tipikus hibák, amelyek miatt a legtöbb onboarding sikertelen

Íme néhány ok, ami miatt a munkavállaló integrációja sikertelen lehet:

·         Nincs gazdája a tevékenységeknek: nincs felelőse az egész vagy részfolyamatoknak, mindenki másra vár, hogy megoldódjanak a lépések.

·         Túl adminisztratív: a papírok kitöltése, a beléptetés önmagában nem egyenlő onboarding-gal.

·         Nem személyre szabott: azaz minden tevékenység, feladatkör, szegmens ugyanazt az információt kapja, nincsenek specifikus részletek.

·         Hiányzik az emberi kapcsolódás: a munkavállaló kvázi kétségbeesetten rohangászik ide-oda, egyáltalán nem tudja, kihez fordulhat.

·         Túl rövid időkeret: egy hét nem jelent valós onboardingot!

·         Nincs nyomonkövetés: azaz nincs visszamérés, feedback.

Mi állhat ennek hátterében?

A HR túlterheltsége, a napi operatív feladatok sokasága elviheti a figyelmet az új kollégákról. „Ők már úgyis megvannak”, ezért nem kell olyan intenzitással foglalkozni az integrációs folyamatokkal.

A középvezetők bevonásának hiánya szintén negatív hatással lehet a munkavállaók első pár hetére. A középvezetők elfoglaltak, általában meetingről meetingre járnak, így nem jut idejük az új kollégával hosszan beszélgetni. Pedig néhány közös kávézás, félhivatalos beszélgetés sokat segíthetne abban, hogy az újonc komfortosabban érezze magát a vállalatnál. A HR feladata, hogy a megfelelő folyamat kidolgozásakor a középvezetők is bevonásra kerüljenek egy ponton.

Hiányzó stratégiai szemlélet is állhat egy elbaltázott onboarding hátterében. Sok cég kevés energiát fektet abba, hogy erre külön folyamatokat alkosson és kevesen látják értelmét annak, hogy komolyabban foglalkozzanak az új munkaerővel.

Érdemes megemlíteni a változó munkaerőpiaci elvárásokat is. A különféle trendeknek, munkavállalói igényeknek megfelelően előfordul, hogy a belépők ma már mást keresnek az első hetekben.

Mitől működhet jól az onboarding?

Ha szeretnénk pozitív élményt biztosítani a munkavállalóknak az első hetekben, jó néhány eszköz áll rendelkezésre ahhoz, hogy sikeres bevezetést, integrációt hajtsunk végre.

• Először is fontos egy programgazda kijelölése, ez lehet akár egy valaki, vagy egy kisebb szervezet is. A lényeg, hogy legyen tisztában a folyamattal. A HR és a szakmai vezető közös felelőssége legyen az onboarding.
• Legyen strukturált, de rugalmas a program. Foglaljuk egységes keretbe, valamint a tartalom is legyen személyre szabható.
• A mentor vagy buddy rendszer kiépítése is sokat segíthet a beilleszkedésben. Ezen kívül nagyon fontos a digitális támogatás is, az automatizált lépések, a mikro tananyagok és a checklistek.
• Építsünk be tudatosan emberi kapcsolódásokat, például első ebéd, one on one meetingek, csapatbemutató események.
• Nagyon fontos a feedback gyűjtése, amely segíthet a jövőbeni hibák kiküszöbölésében és a program finomhangolásában.

Melyek a legújabb trendek, amelyek megkönnyítik az integráció folyamatát?

• Onboarding appok, gamifikált élmények segíthetik a pozitív élményt.

• „Onboarding előtti onboarding” – preboarding tartalom (videó, welcome pack, slack channel): már a valós folyamat megkezdése előtt részese lehet a munkavállaló a céges élménynek.

• 30 - 60 - 90 napos roadmap a beilleszkedésről a sikeres integrációról és arról is, hogy bizonyos idő elteltével mi várható el az új kollégától.

• „Shadowing”, tanulótárs-modell: a dolgozó a közös munka során sajátítja el a munkakörhöz szükséges tudást, gyakorlati ismereteket.

• Különféle digitális és hibrid megoldások is támogathatják a munkavállaló beilleszkedési folyamatát.

Ne vegyük félvállról az új munkavállalók beilleszkedési folyamatát, támogassuk és meghatározott lépcsőkön vigyük végig őket a vállalattal való megismerkedés során. A rossz élmények miatt sokan már a próbaidő alatt újabb lehetőségeket keresnek, ám sikeres onboarding esetén lojális, elkötelezett, lelkes kollégákat szerezhetünk!