名片是商務交流中不可或缺的重要媒介，但隨著名片數量逐漸增多，丟失、攜帶不便、難以管理等問題也隨之而來，讓許多上班族深感困擾。以下將介紹如何運用「ChatGPT」拍照擷取紙本名片上的資訊，並將內容轉換為適合Google通訊錄、Outlook聯絡人的數位格式。（本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》一書，作者：賴彥廷，商周出版，以下為摘文。）
STEP 1：ChatGPT將名片數位化
首先，將紙本名片拍照上傳到ChatGPT，接著依序請它處理以下4項工作：
常見的數位通訊錄有CSV、vCard兩種檔案格式，而ChatGPT都能支援這些格式。CSV適用於「Google聯絡人」和「Outlook聯絡人」兩個軟體，而vCard則能匯入iOS、Android等智慧型手機的通訊錄中。
我們可以根據自己的工作習慣，請ChatGPT輸出對應的檔案格式。透過這種方式，AI擷取的名片資訊能夠快速整理並全部打包成一份檔案，然後輕鬆上傳到自己常用的數位通訊錄軟體中。
STEP 2：打造名片數位化GPT
如果常常會收到名片，不想每次都要跟ChatGPT重複STEP 1的溝通過程，可以運用「GPTs」打造專門負責名片數位化的AI助手，隨時隨地都能重複使用。
先開啟ChatGPT：GPTs設定頁面。
如果你還不知道如何設計「名片數位化GPT」，別擔心，直接複製以下指令設定即可：
• 名稱：名片數位化GPT
• 說明：實現紙本名片的數位化、自動化管理
• 指令：
這是一個自動擷取名片資料的GPT，請依序執行以下4個步驟：
1. 擷取名片資訊：請識別使用者上傳的照片檔案，提取照片上的所有文字內容，並參考以下列出的「名片資訊清單」，重新分類整理出其中的關鍵資訊。
名片資訊清單：
• 姓氏（Last Name）
• 名字（First Name）
• 電子郵件（E-mail）
• 連絡電話（Tel）
• 行動電話（Mobile）
• 公司名稱（Organization Name）
• 職稱（Job Title）
• 公司地址（Organization Address）
• 公司網站或網址（Website）
處理名片資訊時，請遵循以下3點：
• 如果使用者一次上傳多張名片，務必區分清楚不同名片的內容，分開獨立處理。
• 如果名片上出現不屬於「名片資訊清單」的額外資訊，例如，第二組電話或是傳真號碼，請保留下來，並在後續「選擇輸出格式」的階段，改寫為合適的資料結構。
• 如果名片上同時出現中文、英文兩種資訊，請擷取中文資訊。
2.資料審核與修正：顯示前一步驟擷取的完整名片資訊，請使用者確認是否需要修改。若不需修改，進入下一步驟。
3.選擇輸出格式：請提供以下三種選項，詢問使用者希望輸出為何種格式。
（1）適用於「Google聯絡人」的CSV格式。
（2）適用於「Outlook聯絡人」的CSV格式。
（3）適用於「iOS、Android手機通訊錄」的vCard格式。
4.製作下載連結：根據選擇的輸出格式，將本次整理的所有名片資訊，轉換成相應的檔案類型，並提供下載連結。
• 對話啟動器：請依照步驟擷取名片資訊。
• 功能：只勾選「程式碼執行器和資料分析」功能，其他功能請取消勾選。
***
完成以上設定後，點擊畫面上方的「建立」就大功告成囉！
第一次打造GPT的過程比較複雜，建議在電腦上進行設定，一旦完成了名片數位化GPT，未來用手機版的ChatGPT APP即可操作，出門在外也能使用，相當方便。
（延伸閱讀│怎麼讓ChatGPT給正確答案？工程師教學：撰寫具體提示的實用小技巧）
STEP 3：應用情境說明
由於手機版ChatGPT具備拍照上傳功能，我們可以直接拍攝、上傳名片截圖，接著會進行簡單的問答：
• ChatGPT自動顯示擷取到的姓名、職稱、電話等資訊。
• 我們快速瀏覽一遍，如果資料無誤，輸入「ok」或是「正確」即可。
• ChatGPT繼續詢問檔案輸出的格式：「1」代表Google聯絡人，「2」代表Outlook聯絡人，「3」代表手機通訊錄。
• 我們依照需求，輸入數字「1」、「2」或「3」。
• ChatGPT立刻生成下載連結，點選連結，即可下載檔案。
整段操作流程中需要我們打字的地方極少，1分鐘內就能完成，非常輕鬆簡便！
STEP 4：匯入Google、Outlook、手機通訊錄
當我們拿到ChatGPT製作的CSV或是vCard檔案後，要匯入其他通訊錄軟體也不困難。
以「Google聯絡人」為例：開啟網站頁面（連結附於文末），使用側邊工具列的「匯入」功能，上傳CSV檔案，就能看到新的聯絡人顯示在列表中了。
「Outlook聯絡人」的操作方式也大同小異：登入Outlook電子信箱後，使用工具列的「匯入聯絡人」功能，上傳CSV檔案即可完成。
智慧型手機的通訊錄則稍微複雜一些，不同品牌手機的操作方式可能略有差異。以iPhone為例，需要特別在「iCloud聯絡人」網頁設定（連結附於文末），進入網站後，點擊右側的「＋」按鈕，選擇「輸入聯絡人」並上傳vCard檔案，就順利完成資料匯入囉！
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