生產力高的人都懂「偷懶」！怎讓不夠完美提升你的工作價值

當你在全球企業的國際團隊工作一年左右，便自然能理解他們特有的思維模式，並體驗到其威力。

「Be Lazy」——這是我與跨文化專家蘿契．柯普討論時提到，為了更順利導入最新技術，個人和團隊所必需的首要思考習慣。

在敏捷式開發和Scrum開發框架的領域中，這也是經常被提及的觀點。簡單來說，這種思維是指「用更短的時間，實現最大化價值」，換句話說，就是盡可能用最少的精力來找尋輕鬆解決問題的方法。

不執行「多任務」的工作方式，絕對能提高大腦的生產力。

為了實現Be Lazy，必須養成以下習慣：

只投入達成目標所需的最低限度努力、消除不必要事物，和沒附加價值的工作（包含過度準備）、力求簡單、設定優先順序、重點放在產出和生產力，而非投入的時間和努力、避免長時間工作、在會議時間內高效率且有生產力的產出價值。

讀完以上，大多數人應該都覺得「這不是理所當然嗎？」然而，其中隱藏想不到的陷阱。

以「設定優先順序」為例。常聽到這樣的觀點：「在待辦事項清單上設定優先順序，集中精神處理順位較高的事項。」假設清單上有五項任務，會認為：「因為不可能完成所有任務，所以需要設定優先順序。若時間允許，還是會想完成所有任務。」

但是，國外團隊成員對於同一句話，卻會浮現：「挑選出最重要的任務，其他則不做。只專注在自己選擇的工作上。」

日本人常常「這個要做，那個也要做」，但比起「應該做的事」，思考實際上能完成的範圍，對提高生產力更有幫助。按照所謂「二十、八十法則」，二○％的工作能創作八○％的價值，所以只需要做好二○％就夠了，如果試圖每件事都做到百分之百，不僅工時會增加，時間也不夠用。

簡單來說，之所以能有高生產力，就是因為平時不斷思考如何創造出「量少」而「價值高」的工作。

一流工程師會把心思放在「如何減少工作量」。一般來說，能快速實現許多功能被認為是一件好事，但實際上是一件壞事。因為據統計數據顯示，用戶實際上使用的軟體功能只有大約百分之四十。

即便工程師用盡全力做出百分之百的功能，其中仍有百分之六十不會被使用，而且一旦某項功能出現錯誤，就必須修改。隨著代碼庫變多，需要進行變更時，要閱讀的程式碼也會增加。

也就是說，運用Be Lazy的精神「減少工作量」是一件非常棒的事。但是，從日本人的觀點看，總覺得沒有全部做完是一件壞事，因此非常不擅長「減少」當前的任務。但最重要的是，我們必須重新認知到：「減少」本身就具有價值。

舉例來說，我在微軟工作以來，報告系統已經換了兩次，每次使用都變得越來越輕鬆。原先每週都開的會議變成兩週一次，一年四次的評核也減少了，業務上的負擔因此減輕。

如此一來，原本用在這些會議和評核的時間、精力，就能用在其他優先順序更高的任務，從而「在更短的時間內實現價值最大化」。

具有強烈完美主義傾向的人往往會把時間花在相對不重要的事上，並將其打磨得「閃閃發亮」，因此很容易浪費時間。當然這樣做有好有壞，例如與日本人相比，西方人把細節打磨得閃閃發亮的能力較弱。

因為時間是最大限制，所以需要集中精力做出最大成果。

問題在於，我們不應在不重要的事情上花費太多工時（例如寫文章時過度講究Excel的細節排版）。當你放棄完成優先順序較低的事情，只把重要的事情打磨得閃閃發亮，競爭力就會飛躍性提高。

從產品負責人到經理，包括團隊成員，所有人都共享這樣的認知，就能在設定故事的優先順序、決定應該實現哪些功能時，迅速做出合理判斷。

與專案相關的所有成員都需要辨別哪些功能是真正必需的、哪些功能是不必要的，並透過實施改善流程來「更輕鬆」創造出更高價值。

一、選擇只做一件事情

我相當不擅長設定優先順序，因為覺得每件事似乎都很重要。所以我決心思考「哪件事最重要？」如果我選出三件要優先完成的事，會先選出其中最重要的，再排序另外兩件。

如果能養成「只做最重要的一件事」的習慣，即使在緊迫的情況，也能快速完成最關鍵的工作。如此，你會意外發現原本認為「非做不可」的事情，即使不做也沒問題。

當然，並不是所有情況都適用，最重要的是，在十件事中只做一到三件絕不是壞事，你將能體會到這樣更有「價值」。

二、透過固定時間，盡可能增加能完成的事情

我觀察國外團隊，他們不是用「應該完成的任務」來計算時間，而是固定工作時間，限制自己在時間內最大限度提升價值。例如開會時覺得「這是問題，那也是問題」，但我不會延長時間，而是專注從我能完成的事中獲得最大價值，切換到「只做這兩件事」的思維。

一開始可能會因「不夠完美」而感到害怕，但通常重要的部分可以從他人獲得反饋，所以不要害怕，迅速執行就對了。

三、停止「準備」和「帶工作回家」，當場解決問題

我觀察國際團隊，他們總能在會議現場完成討論。雖然有議程，但他們不會花費時間準備；紀錄也會用筆記軟體當場共享；若是演示會議，他們不會稍後再修改，而是當場修改。

如此一來，就不會占用會議結束的工作時間，會後也少有作業或檢討工作。

必要的決策盡可能當場決定。訓練自己在會議時間內完成所有事，讓時間變得更有價值。

如果不知道一開始需要做多少準備，不如測試自己可以做到什麼程度。盡量在會議時間內完成所有事，你應該會發現自己能做到的程度比預期更多。

如果發現無法完成，有可能是你在不必要的事情上花費太多精力，需要練習盡可能刪減日常工作中不必要的事情。

四、減少要做的事情

在日本，進度會議是匯報哪些工作完成、哪些工作落後，經理不會刪除預定任務，而是考慮如何增加人力來完成。

而在微軟，經理會主動說：「這個任務不太重要，沒必要在兩週內完成。」然後從工作範圍中刪除。大家的工作會逐漸減少，有些任務可能從此不再執行。經理會讓大家聚焦在絕對重要的任務上。

我們應該在工作中不斷決定「要放棄什麼」。工作的重點不是做了多少，而是工作帶給公司多大的影響。

想在短時間內實踐並不容易，但是，只要你有意識實踐Be Lazy的思維模式，就能熟能生巧，無論是個人還是組織，都能在有限時間內提高價值。