Retningslinjer for praktisering av offentleglova ved UiT

Retningslinjer for praktisering av lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) ved

Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet

Innhold

1        Formålet med loven. 2

2        Hovedregler om innsyn. 2

2.1         Hovedregelen. 2

2.2         Om begrepet saksdokument og journalføringsplikten. 2

2.3         Utsatt innsyn. 3

2.3.1          Utsatt innsyn der dokumenter vil gi et klart misvisende bilde av saken og innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser 3

2.3.2          Utsatt innsyn for visse dokumenter til og fra Riksrevisjonen. 3

2.3.3          Utsatt innsyn der man vil sikre at dokumentet har kommet frem til den det gjelder, eller der opplysningene skal offentliggjøres på et bestemt tidspunkt 3

2.4         Plikt til å etablere sammenstillinger fra databaser 3

3        Unntak fra innsynsretten. 4

3.1         Generelt om unntak fra innsynsretten. 4

3.1.1          Meroffentlighet 4

3.1.2          Unntak for opplysninger eller dokument 4

3.1.3          Om sladding av dokumenter 4

3.2         Unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 5

3.3         Unntak for dokumenter for intern saksforberedelse (interne dokumenter) 6

3.4         Dokument innhentet utenfra for den interne saksforberedelse. 6

3.5         Unntak på grunn av dokumentets innhold. 7

3.5.1          Unntak for dokumenter som part i rettssak. 7

3.5.2          Unntak av hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon m.m. 7

3.5.3          Unntak for kontroll- og reguleringstiltak m.m. 8

3.6         Unntak for tilsettingssaker, lønnsoppgaver m.m. 8

3.7         Unntak for eksamenssvar og karakter m.m. 9

3.8         Unntak for fødselsnummer 10

3.9         Unntak for opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter 10

4        Saksbehandling, begrunnelse og klage. 10

4.1         Om innsynskravet 10

4.2         Behandling av innsynskravet 11

4.3         Avslag, begrunnelse og klage. 11

5        Utfyllende retningslinjer for innsyn i anskaffelsessaker. 12

1      Formålet med loven

Offentleglova (offl.) § 1 første ledd:

”Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.”

Hensikten med formålsbestemmelsen er å klargjøre grunnlaget for loven og fremheve de verdier som skal stå sentralt når innsyn skal vurderes. Formålet vil dermed ha rettslig verdi når man skal tolke unntaksparagrafene i loven, og vil kunne tillegges stor vekt der det er tvil om opplysninger eller dokumenter skal unntas eller ikke.

2      Hovedregler om innsyn

2.1      Hovedregelen

Hovedregelen er at alle saksdokumenter ved universitetet er åpne for innsyn med mindre unntak er hjemlet i offentleglova (offl.), i annen lov eller i forskrift gitt med hjemmel i lov, jf. offl. § 3. Innsynsretten omfatter saksdokumenter, journaler og lignende registre.

I ny lov, gjeldende fra 1. januar 2009, er innsynsretten styrket bl.a. ved at vilkårene for unntak er strengere, og det kan kreves innsyn i flere former for informasjon enn tidligere.

Hvem som helst kan kreve innsyn, og det er ikke et vilkår for å kreve innsyn at man oppgir navnet sitt. Formålet med et innsynskrav har ingen betydning for retten til innsyn.

2.2      Om begrepet saksdokument og journalføringsplikten

I offl. § 4 defineres saksdokument som et dokument som er kommet inn til eller lagt frem for et organ, eller et dokument som organet selv har opprettet. Et dokument anses for å være opprettet når det er sendt ut fra organet. Et dokument regnes som sendt selv om det ikke er kommet fram til mottakeren. For dokument som ikke skal sendes ut regnes dokumentet som opprettet når det er ferdigstilt.

Dokumentbegrepet er teknologinøytralt. Det vil si at det kan være et ”dokument”, uavhengig av hvilken teknologi som er benyttet ved produksjon og lagring av informasjonen.

I henhold til arkivforskriftens § 2-6 er det journalføringsplikt for alle dokumenter som kan regnes som et saksdokument for organet, dersom dokumentet kan bli gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Etter overgang til elektronisk arkiv ved UiT gjelder journalføringsplikten også for interne dokumenter dersom disse har betydning for en sak, selv om noen av disse i utgangspunktet ikke omfattes av arkivforskriften § 2-6.

Journalføringsplikten gjelder selv om et dokument inneholder både private opplysninger og saksopplysninger. Kun de delene som inneholder saksopplysninger vil da omfattes av innsynsretten.

Universitetsdirektøren understreker plikten til også å registrere e-post som en ansatt mottar i kraft av sin stilling, og som ut fra innhold, helt eller delvis, kan defineres som et journalføringspliktig saksdokument for UiT.

2.3      Utsatt innsyn

Offl. § 5 gir adgang til å utsette innsyn i dokumenter, se nedenfor. Det presiseres at offl. § 5 bare kan anvendes for en begrenset tidsperiode. Ved krav om innsyn skal det derfor vurderes om situasjonen fortsatt gir adgang til utsatt innsyn. Hvis ikke skal dokumentet frigis, med mindre det kan unntas ut fra andre hensyn og med hjemmel i andre paragrafer.

2.3.1    Utsatt innsyn der dokumenter vil gi et klart misvisende bilde av saken og innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser

Adgangen til å utsette innsyn i slike dokumenter er hjemlet i offl. § 5 første ledd. Hjemmelen skal praktiseres strengt.At et dokument gir et noe ubalansert eller ufullstendig bilde av en sak er ikke nok til å unnta dokumentet. Likedan er det ikke nok at ett dokument gir et klart misvisende bilde dersom andre dokumenter i saken balanserer inntrykket.

Det kan for eksempel være aktuelt å anvende denne hjemmelen på et tidlig tidspunkt i en sak hvor det rettes grove beskyldninger mot en person, eller på et tidlig tidspunkt i en sak hvor det iverksettes ulike granskninger mot ansatte eller studenter.

2.3.2    Utsatt innsyn for visse dokumenter til og fra Riksrevisjonen

For dokumenter til og fra Riksrevisjonen i saker som vurderes lagt fram for Stortinget, gjelder innsyn først når saken er mottatt i Stortinget, eller er ferdigbehandlet uten å være lagt frem for Stortinget, jf. offl. § 5 andre ledd.

Det er en forutsetning at Riksrevisjonen i sin henvendelse til universitetet har unntatt sitt dokument etter § 18 i lov om Riksrevisjonen eller har varslet om unntak på annen måte. Når slikt varsel er gitt har vi plikt til å unnta dokumentet. Dersom universitetet får krav om innsyn i slike dokumenter skal det tas kontakt med Riksrevisjonen for å avklare om saken er oversendt Stortinget eller er ferdigbehandlet.

2.3.3    Utsatt innsyn der man vil sikre at dokumentet har kommet frem til den det gjelder, eller der opplysningene skal offentliggjøres på et bestemt tidspunkt

Gjelder offl. § 5 tredje ledd. Unntak etter denne hjemmelen skal praktiseres strengt, og bare dersom vesentlige private eller offentlige hensyn krever det.

2.4      Plikt til å etablere sammenstillinger fra databaser

Denne plikten er hjemlet i offl. § 9. Dette innebærer at dersom det er nødvendig for å oppfylle et innsynskrav, så skal det etableres et nytt dokument som sammenstiller informasjon fra universitetets databaser. En forutsetning for å oppfylle et slikt innsynskrav er at opplysningene allerede finnes elektronisk lagret i databaser og at sammenstillingen kan gjøres ved enkle framgangsmåter. Resultatet av en slik sammenstilling vil som regel bli et saksdokument iht. offl. § 4 som skal vurderes for innsyn på vanlig måte. Her må man være særlig oppmerksom på om dokumentet inneholder opplysninger som må unntas med hjemmel i andre paragrafer i loven.

Eksempler på anvendelse av hjemmelen kan være for å gi statistisk informasjon fra datasystemer eller gi oversikt over alle dokumenter i en sak i sak-/arkivsystemet.

3      Unntak fra innsynsretten

3.1      Generelt om unntak fra innsynsretten

3.1.1    Meroffentlighet

For unntak etter offl. §§ 14 – 26 gis det en rett, men ikke plikt, til å nekte innsyn. Selv om det er mulig å nekte innsyn, plikter likevel universitetet å vurdere meroffentlighet i tråd med offl. § 11. Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn, se offl. § 1 første ledd, veier tyngre enn behovet for unntak.

Ved vurdering av meroffentlighet skal det først vurderes om det er et reelt og saklig behov for å nekte innsyn. Dersom slikt behov foreligger, skal det vurderes om det faktisk er hjemmel for å unnta opplysningene eller dokumentet, helt eller delvis.

3.1.2    Unntak for opplysninger eller dokument

Som hovedregel er det opplysninger, og ikke dokument, som kan unntas fra offentlighet. Dette vil fremgå av formuleringene ”dokument”, ”deler av dokument” eller ”opplysninger” i den enkelte paragrafen som hjemler unntak. Der paragrafen omhandler opplysninger eller deler av dokument skal det derfor alltid vurderes om dokumentet likevel kan utgis etter at konkrete opplysninger i dokumentet, eller deler av dokumentet er sladdet.

Dersom det bare er opplysninger eller deler av dokumentet som i utgangspunktet kan unntas, kan likevel hele dokumentet unntas når, jf. offl. § 12:

1) det sladdede dokumentet gir et klart misvisende inntrykk av saken,

2) det er urimelig arbeidskrevende å sladde dokumentet, eller

3) når de sladdede opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet.

Adgangen til å unnta hele dokumenter etter offl. § 12 skal forvaltes strengt.

3.1.3    Om sladding av dokumenter

Dersom det er behov for å sladde dokumenter må dette gjøres på en forsvarlig måte slik at det ikke er mulig å gjenopprette sladdede opplysninger. Rutiner for hvordan dette skal gjøres er beskrevet i vedlegg 1.

3.2      Unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

Offl. § 13 første ledd innebærer en plikt til å unnta opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt. Dette betyr at saksbehandler ved oppretting eller lagring av dokumenter i arkiv- og saksbehandlersystemet alltid må vurdere om dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger. Dersom det er tilfelle skal dokumentet påføres riktig tilgangskode og paragraf.

Den mest aktuelle bestemmelsen om taushetsplikt er forvaltningsloven (fvl.) § 13. Alle som utfører tjeneste eller arbeid for UiT, plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til det vedkommende får vite om, jf. fvl. § 13 første ledd:

1)      noens personlige forhold,

2)   tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller foretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Med noens personlige forhold, jf. fvl. § 13 første ledd 1), menes opplysninger som det med god grunn er vanlig å ønske å holde for seg selv. Dette kan gjelde egenskaper ved en person eller noe personen har gjort som kan være egnet til å karakterisere personen, for eksempel en straffbar handling. Andre eksempler på personlige forhold vil være opplysninger om slektsskaps-, familie- og hjemmeforhold, samt fysisk og psykisk helse. Opplysninger om enkeltpersoners boligforhold, økonomi og arbeidsforhold vil kunne være omfattet. Opplysningene må kunne knyttes til bestemte personer. Opplysninger om lønn til tilsatte, utdanning, avlagte eksamener, gjennomførte kurs og karakterer fra høyere utdanning er ikke underlagt taushetsplikt.

Taushetsplikt for næringsopplysninger etter fvl. § 13 første ledd 2), vil for eksempel kunne omfatte opplysninger i enkelte mastergradsoppgaver, doktorgradsavhandlinger, samt forskningsdokumenter, herunder blant annet opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter. Unntaket omfatter bare næringsopplysninger hvor det kan være fare for økonomisk tap ved offentliggjøring.

For taushetsbelagte opplysninger skal det ikke vurderes meroffentlighet.

Merk at det bare er de opplysninger som er underlagt taushetsplikt som det er plikttil å unnta. Det innebærer at det ved innsynsforespørsel skal vurderes om dokumentet likevel kan utgis etter at taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Resten av dokumentet er i utgangspunktet offentlig med mindre det er adgang til å unnta det etter offl. § 12, se punkt 3.1.2.

3.3      Unntak for dokumenter for intern saksforberedelse (interne dokumenter)

Offl. § 14 første ledd gir adgang til innta dokumenter som organet har utarbeid for sin egen interne saksforberedelse. Unntaket gjelder ikke dokument eller del av dokument som inneholder endelig beslutning eller vedtak i en sak eller generelle retningslinjer for saksbehandlingen i organet, jf. offl. § 14 andre ledd.

Universitetsdirektøren legger til grunn at UiT i denne sammenheng er å regne som ett organ, med universitetsstyret som det øverste organ, jf. lov om universiteter og høyskoler § 9-1. Interne dokumenter som en enhet har utarbeidet for universitetets interne saksforberedelse er i utgangspunktet omfattet av offl. § 14 første ledd. Dette omfatter for eksempel saksframlegg, utkast, utredninger og lignende arbeidsdokumenter som blir utarbeid underveis i prosess. Generelle hjelpedokumenter som for eksempel generelle vurderinger, statistikk og kostnadsanalyser kan også være omfattet. Innsyn kan bli nektet også etter at saken er avsluttet eller dokumentet er ferdigstilt. Dokumenter til og fra studentene er ikke organinterne og kan ikke unntas fra innsyn med grunnlag i offl. § 14 første ledd.

Offentlegforskrifta § 8 slår imidlertid fast at § 14 ikke kan anvendes for dokumenter fra administrasjonen til kollegiale organer ved universiteter, eller mellom fakulteter. Universitetsdirektøren legger til grunn at denne bestemmelsen omfatter dokumenter fra administrasjonen til styrende kollegiale organer ved UiT, herunder universitetsstyret og fakultetsstyrene, samt dokumenter mellom fakultetene. Slike dokumenter kan ikke unntas fra innsyn med grunnlag i offl. § 14 første ledd.

Selv om et dokument kan unntas etter offl. § 14 første ledd vil universitetsdirektøren understreke plikten til å vurdere meroffentlighet, jf. punkt 3.1.1. Dette innebærer at § 14 første ledd bare skal anvendes dersom det foreligger et reelt og saklig behov for å nekte innsyn. For eksempel så mener universitetsdirektøren at det ikke er noen grunn til at dokumenter mellom fakultet og den sentrale administrasjonen rutinemessig skal unntas etter § 14, selv om denne relasjonen ikke eksplisitt er omtalt i offentlegforskrifta § 8

3.4      Dokument innhentet utenfra for den interne saksforberedelse

Deler av et dokument som inneholder råd og vurderinger om hvordan universitetet bør stille seg i en sak og som er innhentet til bruk for den interne saksforberedelse kan unntas etter offl. § 15 andre ledd, dersom dette er påkrevet av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av de offentlige interesser i saken.Bestemmelsen skal praktiseres strengt og det må være fare for skade ved innsyn. Universitetsdirektøren fremhever at denne unntaksbestemmelsen bare gjelder deler av et dokument. Eksempler på opplysninger som kan være omfattet er råd og vurderinger om hvilket alternativ universitetet bør velge i en bestemt situasjon, hvilken beslutning universitetet bør treffe og hvilke konsekvenser de ulike alternativer vil medføre. Generelle premisser og generelle utredninger av rettsspørsmål vil som regel ikke være mulig å gjøre unntak for.

Offl. § 15 første ledd vil ikke gjelde for UiT da universitetet regnes som ett organ.

3.5      Unntak på grunn av dokumentets innhold

3.5.1    Unntak for dokumenter som part i rettssak

Dokumenter som UiT mottar eller utarbeider som part i en rettssak for norsk domstol kan unntas etter offl. § 18. Unntaket gjelder stevning, tilsvar, prosessskrift, annen korrespondanse mellom universitetet, advokat, retten og motparten og vedlegg til disse, men ikke selve rettsavgjørelsen, som vil være offentlig hos domstolen. Meroffentlighet etter offl. § 11 skal vurderes.

Dersom et dokument som i utgangspunktet kan unntas etter § 18, blir tatt inn som et saksdokument i en forvaltningssak på et seinere tidspunkt, kan det ikke unntas etter § 18.

3.5.2    Unntak av hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon m.m.

Offl. § 23 første leddgir adgang til å unnta opplysninger når dette er påkrevet av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Merk at bestemmelsen kun kan benyttes der det er behov for å verne universitetets interesser.

Unntaket kan benyttes for å verne universitetets interesser i en forhandlingssituasjon, ved kjøp og salg og ved avtaleinngåelser generelt, dersom opplysningene har et konkurranseaspekt som kan skade universitetets interesser i den aktuelle saken eller fremtidige saker. Derimot vil ikke saker vedrørende den interne økonomiforvaltningen, som budsjettsaker, være omfattet.

Unntaket er mest aktuelt å benytte ved individuelle og kollektive lønnsforhandlinger. Unntaket kan også være aktuelt der forhandlinger eller opplysninger gjelder andre arbeidsvilkår enn lønn, som for eksempel arbeidstidsordninger. Også opplysninger som gjelder arbeidskonflikter, herunder sluttavtaler vil komme inn under unntaket. Granskninger/undersøkelser i forbindelse med økonomi og/eller personal sak vil kunne komme inn under unntaket i offl. § 23 første ledd.

Begrepet ”forsvarlig gjennomføring” tilsier at det normalt ikke er grunnlag for å nekte innsyn når forhandlinger er avsluttet.

Offl. § 23 andre ledd vil ikke være aktuell for UiT.

Offl. § 23 tredje ledd kan anvendes på tilbud og protokoll i saker om offentlige innkjøp, men bare fram til valg av leverandør er gjort. Merk at dette er på et tidligere tidspunkt enn når kontrakten undertegnes og melding om valg av leverandør gis tilbyderne. Merk også at tilbud og protokoll kan inneholde taushetsbelagte opplysninger etter fvl. § 13, første ledd nr. 2, som må sladdes før det gis innsyn. Se kap 5 for utfyllende retningslinjer om innsyn i anskaffelsessaker.

Offl. § 23 fjerde ledd gir adgang til å unnta dokument som gjelder selskap der universitetet har eierinteresser, og som blir behandlet av universitetet som eier. Slike dokumenter kan gjelde organisering av selskapet, formål og målsetninger for driften, økonomiske spørsmål og andre typiske foretningsforhold. Bestemmelsen kan ikke brukes i forhold til dokumenter som gjelder selskap som er omfattet av virkeområdet for offentleglova, jf. offl. § 2.

3.5.3    Unntak for kontroll- og reguleringstiltak m.m.

Offl. § 24 første ledd gir adgang til å unnta opplysninger i situasjoner der innsyn kan føre til konkrete omgåelser eller unnlatelsestransaksjoner. Etter at et tiltak er gjennomført er det normalt ikke grunnlag for å nekte innsyn.

Offl. § 24 andre ledd gjelder melding, tips eller lignende om lovbrudd (varsling). Det skilles her mellom varsling fra private og varsling fra et annet offentlig organ. Varsling fra ansatte eller studenter skal i denne sammenhengen ansees å være private. Ved et innsynskrav må det derfor tas stilling til om varslingen er fra private eller fra et offentlig organ. Likedan skal det vurderes om dokumentet inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt og må unntas etter offl. § 13 første ledd. Unntak som gjøres for varsling fra et offentlig organ gjelder bare inntil saken er avgjort. Varsling mellom enheter ved UiT må vurderes i forhold til offl. § 14 første ledd, se punkt 3.3.

Når det gjelder rapporter om misstanke om fusk eller forsøk på fusk ved eksamen fra tilsatte, studenter eller andre personer anses disse som varslig fra private og vil kunne unntas fra innsyn etter offl. § 24 andre ledd. Når det gjelder tilsvarende rapporter fra et fakultet til universitetsdirektøren eller universitets klagenemnd, vil disse kunne unntas etter offl. § 14 første ledd, se punkt 3.3. I disse sakene kan det ofte komme frem opplysninger som er underlagt taushetsplikt, se punkt 3.2.

Offl. § 24 tredje ledd hjemler unntak for opplysninger når det er påkrevet fordi innsyn vil lette gjennomføring av straffbare handlinger. For universitetet vil dette kunne være aktuelt for dokumenter som inneholder opplysninger om sikringstiltak for bygg, It-systemer, vaktrutiner og lignende.

3.6      Unntak for tilsettingssaker, lønnsoppgaver m.m.

Offl. § 25 første ledd gir adgang til å unnta dokument i sak om tilsetting eller forfremmelse. Bestemmelsen er en kan-regel og prinsippet om meroffentlighet skal praktiseres, se punkt 3.1.1. For søkere til stillingen gjelder egne regler om partsinnsyn i forvaltningsloven. Det er et krav at det dreier seg om en stilling. Tildeling av enkeltstående oppdrag eller av stipend er ikke omfattet. Det vil for eksempel være mulig å unnta fra innsyn for søknader, referat fra intervju, vurdering av søkere og innstillingen. Selve vedtaket om tilsetting og den endelige arbeidsavtalen kan ikke unntas etter denne bestemmelsen. Taushetsbelagte opplysninger i disse dokumentene skal alltid unntas fra innsyn, se punkt 3.2.

Unntaket etter offl. § 25 første ledd gjelder ikke søkerliste, jf. offl. § 25 andre ledd. Universitetet skal innen 2-3 dager etter at søknadsfristen er gått ut sette opp en søkerliste som skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted eller arbeidskommune for hver søker.

Offl. § 25 andre ledd tredje punktum åpner for at opplysninger om søker som inngår i søkerlisten likevel kan unntas fra innsyn dersom vedkommende selv ber om det. Universitetet vil da ha en rett, men ikke plikt, til å nekte innsyn i slike opplysninger. Også her skal det vurderes meroffentlighet. I en vurdering av om søkers ønske skal imøtekommes, skal det legges vekt på den generelle interessen allmennheten har i saken, rekrutteringshensyn og personvernhensyn. Vurderingen skal videre ta hensyn til den enkelte søker og de grunner som oppgis for ikke å bli oppført på søkerlisten. Det må kunne godtgjøres at innsyn vil føre til konkret skade eller ulempe for søkeren for å imøtekomme et slikt ønske. Dersom søkers anmodning ikke blir tatt til følge, skal søkeren varsles og gis adgang til å trekke søknaden frem til søkerlisten blir gjort offentlig første gang, jf. offl. § 25 andre ledd sjette punktum.

Når det gjelder ledende stillinger generelt skal det mye til for å gjøre unntak fra innsyn i offentlig søkerliste. Ved utlysing av stillinger som det knytter seg særlig offentlig interesse til, skal det derfor gjøres oppmerksom på at opplysninger om søker kan bli gjort offentlig selv om søkeren har anmodet om å ikke å bli ført opp på offentlig søkerliste, jf. offl. § 25 andre ledd femte punktum. For UiT vil denne bestemmelsen i hovedsak gjelde for stillingen som universitetsdirektør.

Offl. § 25 fjerde ledd regulerer innsyn i lønnsoppgaver. Innsyn i oppgaver over utbetalt lønn, trekk osv. skal unntas fra offentlighet etter denne hjemmelen. Dette gjelder ikke opplysninger om bruttolønn og andre godtgjøringer, for eksempel møtegodtgjørelse og telefon- og bilgodtgjørelser.

Ved forespørsel om innsyn i lønn skal UiT kunne levere en oppstilling av opplysninger som det etterspørres i et nytt dokument eller kunne gi innsyn i form av sladdede lønnsoppgaver.

3.7      Unntak for eksamenssvar og karakter m.m.

Etter offl. § 26 første ledd kan det gjøres unntak fra innsyn for svar til eksamen. Universitetet vil i forhold til denne type saksdokumenter legge vekt på personvernet til studentene og ikke praktisere meroffentlighetsprinsippet. Innsyn i eksamensbesvarelser vil kunne oppfattes som krenkende. En restriktiv praksis vil også ivareta studentenes opphavsrett til sin eksamensbesvarelse. Dette innebærer at det ikke skal gis innsyn i eksamensbesvarelser, med mindre studenten samtykker til at innsyn gis. For eksempel skal denne praksis følges dersom en faglærer ønsker å bruke en eksamensbesvarelse i sammenheng med undervisningen.

Eksamensoppgaver (oppgavetekster) skal unntas offentlighet til vedkommende eksamen eller prøve er avholdt, jf. offl. § 26 første ledd.

Det kan videre gjøres unntak fra innsyn for karakterer og vitnemål fra utdanning, jf. offl. § 26 første ledd siste punktum. Også her skal universitetet legge vekt på personvernet til studentene og ikke praktisere meroffentlighetsprinsippet. Dette innebærer at dokumenter med opplysninger om karakterer og vitnemål rutinemessig unntas fra offentlighet. I den grad dokumenter med karakteropplysninger likevel må gis ut skal navn eller karakteropplysninger sladdes.

3.8      Unntak for fødselsnummer

Offl. § 26 fjerde ledd gir adgang til å unnta dokumenter som inneholder fødselsnummer eller nummer med tilsvarende funksjon. Med tilsvarende funksjon menes også D-nummer og DUF-nummer og utenlandske nummer som tilsvarer personnummer og andre identifikatorer. Med tilsvarende funksjon menes ikke ansattnummer, studentnummer og kandidatnummer.

Unntaket er avgrenset til å gjelde fødselsnummeret og inkluderer personnummeret, de fem siste tallene i fødselsnummeret. Fødselsdato er ikke omfattet av denne hjemmelen. Dokumentet må ellers gis innsyn i så fremst ikke andre unntakshjemler gjør seg gjeldende. For å ivareta hensynet til personvernet skal fødselsnummer ikke gis ut ved forespørsel om innsyn og fødselsnummer skal sladdes med hjemmel i denne paragrafen.

3.9      Unntak for opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter

Det kan gjøres unntak for opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter i sak som gjelder økonomisk støtte eller rådgivning fra det offentlige i samband med forskningsprosjekter, jf. offl. § 26 fjerde ledd. Universitetsdirektøren vil peke på at noen opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter vil være underlagt taushetsplikt, jf. fvl. § 13 første ledd 2), se punkt 3.2. Offl. § 26 fjerde ledd vil være aktuelt å anvende utenfor det kommersielle området eller der det ikke er nærliggende med noen kommersiell verdi av forskningen på det aktuelle tidspunktet.  

En part i en slik sak har heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som angår forskningsideer eller forskningsprosjekter i denne type saker, jf. fvl. § 19 første ledd bokstav c.

4      Saksbehandling, begrunnelse og klage

4.1      Om innsynskravet

Et innsynskrav kan fremmes muntlig eller skriftlig, jf. offl. § 28 første ledd. I utgangspunktet skal innsynskravet gjelde en bestemt sak eller dokument. Det kreves ikke at saken eller dokumentet identifiseres med nummer, dato eller lignende, men det må kunne gis en karakteristikk av saken eller dokument som gjør at universitetet kan identifisere utenat det blir urimelig arbeidskrevende. Forvaltningslovens veiledningsplikt gjelder også i forbindelse med innsynskrav.

Det kan også i rimelig utstrekning kreves innsyn i saker av en bestemt art, jf. offl. § 28 andre ledd. Med ”rimelig utstrekning” forstås at det ikke skal være for stor arbeidsbyrde forbundet med å gi et slikt innsyn. Det må være mulig å finne fram sakene automatisk i universitetets elektroniske arkiv. Størrelsen på innsynskravet må vektlegges.

4.2      Behandling av innsynskravet

Normalt vil innsynskrav være basert på universitetets offentlige journal og sendes til [email protected] v/seksjon for arkiv, POA. Skriftlige innsynskrav skal journalføres. Arkivleder er ansvarlig for den videre behandlingen av innsynskravet.

De fleste innsynskrav sendes til de respektive enheter eller saksbehandlere som skal gjøre en konkret og selvstendig vurdering av om kravet skal innfris eller avslås. Enkle, rutinemessige innsynskrav kan avgjøres av arkivleder. Tvilstilfeller skal avgjøres i samråd med juridiske rådgivere i Administrasjonen. Dersom enhetens/saksbehandlers vurderinger blir overprøvd skal det gis tilbakemelding om dette før dokumentet utgis.

Krav om innsyn skal behandles ”uten ugrunnet opphold”, dvs. så snart det er praktisk mulig, jf. offl. § 29 første ledd. Enkle innsynskrav bør om mulig avgjøres samme dag, ellers bør normal saksbehandlingstid være en til tre virkedager. Lengre saksbehandlingstid kan aksepteres dersom innsynskravet reiser vanskelige og tvilsomme spørsmål eller gjelder store eller mange dokumenter. I alle tilfeller skal innsynskravene behandles uten ugrunnet opphold. Tar det lengre tid å behandle kravet bør den som ber om innsyn informeres om dette i samsvar med fvl. § 11 a andre ledd.

For dokumenter som vi har mottatt fra andre, og hvor avsender har unntatt dokumentet fra offentlighet, står vi fritt til å overprøve avsenders vurdering. Universitetsdirektøren mener likevel det er god kutyme å konferere med avsender av dokumentet før det gis innsyn i et slikt dokument.

Dokumenter det gis innsyn i ekspederes normalt elektronisk i pdf-format, med mindre den som krever det ber om papirkopi.

4.3      Avslag, begrunnelse og klage

Avslag på innsynskrav skal være skriftlig, jf. offl. § 31 første ledd. I avslaget skal det alltid vises til en helt presis hjemmel i loven, dvs. paragraf, ledd, bokstav eller nummer og ev. henvisning til hjemmel i annen lov. Likedan skal det opplyses om retten til å klage og frist for dette. Se forslag til tekst under.

På forespørsel, innen klagefristen, skal avslag begrunnes nærmere, jf. offl. § 31 andre ledd. Dette skal gjøres skriftlig og snarest mulig, og i alle tilfeller seinest innen ti arbeidsdager etter at kravet er mottatt. I begrunnelsen skal hovedhensynene som har vært avgjørende for avslaget nemnes. Ved en meroffentlighetsvurdering skal det opplyses om hva som er vektlagt. 

Dersom det går fem arbeidsdager uten at den som ber om innsyn får svar, betraktes dette som et avslag, noe som gir rett til å klage på avslag om innsyn, jf. offl. § 32 andre ledd. Femdagersfristen gjelder ikke når det skal innhentes samtykke fra den som har krav på taushet etter offl. § 13 tredje ledd.

Dersom avslag om innsyn opprettholdes helt eller delvis, skal klagen oversendes Kunnskapsdepartementet uten ugrunnet opphold.

5      Utfyllende retningslinjer for innsyn i anskaffelsessaker

For innsyn i anskaffelsessaker gjelder de generelle bestemmelsene om saksbehandling og klage slik beskrevet i kap. 4

Krav om innsyn i tilbud og protokoll som fremmes før valg av leverandør er gjort, kan avslås med hjemmel i offl. § 23 tredje ledd. Merk at valg av leverandør er på et tidligere tidspunkt enn når kontrakten undertegnes og melding om valg av leverandør gis tilbyderne.

Dersom det bes om innsyn i alle innkomne tilbud i en anskaffelsessak kan det også medføre en stor arbeidsbyrde å imøtekomme et slikt krav. I slike tilfeller kan UiT anmode om at innsynskravet bare skal gjelde vinnertilbudet. Dersom innsynskravet opprettholdes skal det imidlertid etterkommes.

Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoll som hovedregel offentlig. Tilbud eller protokoll kan imidlertid inneholde taushetsbelagte opplysninger som skal unntas fra innsyn:

1. Eksempelvis er opplysninger om personlige forhold omfattet av taushetsplikt, jfr. fvl. § 13 første ledd nr. 1. Opplysninger om en persons utdanning og arbeid i en CV er eksempler på hva som omfattes av bestemmelsen. Se punkt 3.2
2. I tillegg er opplysninger om “tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysninga angår” omfattet av taushetsplikt, jfr. fvl. § 13 første ledd nr. 2. Kjerneområdet for taushetsplikt etter denne bestemmelsen er næringsopplysninger som andre kan dra nytte av i egen virksomhet(forretningshemmeligheter). Eksempler på opplysninger som svært ofte omfattes av taushetsplikten er produksjonsmetoder, nye produkter under utvikling, strategier, arbeidsteknikker og enhetspriser.

Ved vurdering om meroffentlighet skal man særlig legge vekt på å gi innsyn i opplysninger knyttet til tildelingskriteriene og som har hatt direkte innflytelse på avgjørelsen om valg av leverandør. Dersom f.eks. en CV har vært sentral i valg av leverandør, så kan CVen anonymiseres ved at personnavn og stilling sladdes. Det kan også gis "indirekte innsyn" uten å gi innsyn i opplysningene i selve dokumentet. Da kan for eksempel informasjon om delpriser gis ved å opplyse om det prisintervall som delprisene ligger innenfor.

Før UiT gjør sin endelige vurdering om hvilke opplysninger som skal unntas fra offentlighet, skal dokumenteier bes om en begrunnet redegjørelse for hvilke opplysninger i tilbudet som dokumenteier selv vurderer som taushetsbelagt. Redegjørelsen skal gis skriftlig. UiT skal deretter ta stilling til om dokumenteiers vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger faller inn under bestemmelsene om taushetsplikt.

Dersom flere ber om innsyn i de samme tilbudene, bør sluttvurdering og ekspedering av innsynskravet først skje når alle egenvurderinger fra dokumenteierne er mottatt, og man kan gjøre en enhetlig vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger.

I tilfeller hvor det oppstår tvil om behandlingen av et innsynskrav, kan saksbehandler rådføre seg med Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi eller Seksjon for arkiv ved Avdeling for personal og organisasjon.

Den som får avslag på krav om innsyn har rett til en begrunnelse og kan klage på avslaget. Det skal opplyses om klagerett, samt klagefrist, jfr. offl § 31 første ledd, jfr. fvl. § Begrunnelse og klage skal behandles i tråd med punkt 4.3