自 2024 年起，电子账单对意大利的大多数增值税纳税人来说已成为强制性要求。企业和自由职业者需要通过使用符合规定的电子账单管理工具适应新的账单法规。

那么，什么是电子账单管理工具？这些工具包括可下载到个人电脑 (PC) 的软件、基于云的解决方案、桌面或移动应用程序，以及免费和付费选项。本文将探讨电子账单管理工具的使用，并介绍如果您希望高效处理和存储电子账单，应考虑的关键软件功能。

目录

• 电子账单管理软件的关键功能
  
• 如何选择最佳电子账单管理工具
  
• 免费与付费电子账单管理工具的比较
  
• 电子账单存储要求
  
• 电子账单管理软件与其他业务系统的集成
  

电子账单管理软件的关键功能

电子账单管理软件可以自动化账单的整个生命周期，从账单的创建与发送到税务局 (Agenzia delle Entrate) 的交换系统，到账单对账和法律存储。这些软件可以根据业务需求自定义账单，包括输入必要信息、产品或服务描述及适用的税项。在某些情况下，它还可以提供其他功能，例如调度或商业数据分析。

通常，电子账单管理软件会自动导入收到的电子账单，简化对账流程，并根据存档政策对其进行数字化归档。

电子账单管理软件的关键功能

• 直观、用户友好的界面
  
• 保证合规
  
• 数据安全
  
• 与其他业务系统的集成能力
  
• 灵活性和适应业务增长的能力
  
• 专门的客户支持
  

如何选择最佳电子账单管理工具

选择电子账单管理软件可能让人感到复杂，特别是如果您刚接触电子账单。以下是选择电子账单管理软件时需要考虑的最重要功能：

• 无论身在何处都可随时访问账单（如基于云的解决方案）
  
• 支持移动设备访问
  
• 全面管理主动和被动电子账单周期
  
• 能够处理其他文档类型，例如报价单、形式账单和运输单据
  
• 客户和供应商主数据管理
  
• 自动对账功能
  
• 为会计师提供直接访问账单的权限，以便于跟踪
  
• 数据分析功能，用于概览成本、销售和利润
  
• 与其他业务管理软件的集成能力
  
• 调度功能，可随时跟踪账单到期日
  
• 发送付款提醒的功能
  

免费与付费电子账单管理工具的比较

市场上有多种电子账单管理软件，包括免费和付费选项。您是否在考虑免费解决方案是否足够，或者是否值得投资于付费工具？让我们来看一下两者之间的主要区别。

大多数免费工具仅提供基本功能，例如开具和接收账单、将其发送至交换系统以及根据账单法规存储账单；某些工具可能还提供客户主数据管理功能。许多免费电子账单工具还限制可管理的账单数量。因此，这些工具在业务初期阶段（交易量较少时）可能非常有用。然而，如果您需要任何高级功能，通常需要使用付费的电子账单工具。这是因为免费工具通常缺少与其他业务系统的集成以及管理付款、报价和到期日的选项。此外，免费软件可能需要手动输入数据，这增加了出错的风险，且通常无法为您的会计师提供直接访问账单的权限。

以下是免费与付费电子账单管理工具在功能上的典型差异的更详细分析。

电子账单存储要求

电子账单必须满足发行方和接收方的特定存储要求。遵守这些要求不仅仅是将账单存储在电脑上（如 PDF 格式）。存储是一个受《数字行政法典》 (CAD) 管辖的过程，必须至少保留 10 年。这确保了账单永不丢失，始终保持可读性并随时可访问。

带有法律存储功能的电子账单管理软件可用于存储所有已开具和接收的电子账单。意大利税务局 (Agenzia delle Entrate) 也提供免费的合规存储服务，可通过该机构的专用门户网站“账单与收据”部分访问。

电子账单管理软件与其他业务系统的集成

理想的电子账单管理软件应能够与其他业务应用程序无缝集成，例如电商平台、客户关系管理 (CRM) 系统、营销工具和财务管理系统。这种集成通过应用程序编程接口 (API) 实现，API 充当电子账单系统与企业使用的其他软件之间的桥梁，实现工具之间的安全通信和数据交换。

将电子账单管理软件与其他业务系统集成有许多好处，以下是一些关键优势：

• 提高运营效率：通过集中化数据管理、减少手动任务和全面查看公司数据实现。
  
• 自动化重复任务： 降低人为错误的可能性。
  
• 改善现金流： 由于优化的账单管理而实现。
  
• 节省时间： 简化业务流程带来的效率提升。
  

随着业务的增长，管理账单可能会变得日益复杂。某些工具可以帮助自动化这一过程。例如，Stripe Invoicing 是一个全面的账单平台，可随着您的业务增长而扩展。通过此工具，您可以创建和发送一次性或定期付款的账单，而无需编写代码。Stripe Invoicing 可以帮助您节省时间并加速付款，因为 87% 的 Stripe 账单在 24 小时内完成收款。此外，通过与第三方合作，您还可以使用 Stripe Invoicing 来管理电子账单。