การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าเป็นเครื่องมือสําคัญที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มีแหล่งรายได้ที่สม่ำเสมอ และช่วยให้ลูกค้าเข้าใจในผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ตนได้รับอย่างชัดเจนในทุกขั้นของการชำระเงิน การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าคือการแจกแจงการชําระเงินให้เป็นขั้นต่างๆ ที่มีการจัดโครงสร้างและโปร่งใสตามเป้าหมายของโครงการ โดยช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายมีความคาดหวังที่ชัดเจนและตรงกันเกี่ยวกับการชําระเงินเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ ด้านล่างนี้ เราจะมาสํารวจกลไก องค์ประกอบ และแนวทางปฏิบัติแนะนำสําหรับการใช้การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าในสถานการณ์ต่างๆ ของธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าคืออะไร
  
• องค์ประกอบการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า
  
• คุณควรใช้การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าเมื่อใด
  
• การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้ามีวิธีการทำงานอย่างไร
  
• แนวทางปฏิบัติแนะนำในการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า
  

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าคืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า หรือที่เรียกว่าการเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า คือวิธีที่ธุรกิจเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสําหรับโครงการหรือบริการระยะยาว ธุรกิจจะแบ่งค่าใช้จ่ายรวมออกเป็นใบแจ้งหนี้หลายใบตามเป้าหมายของโครงการ ช่วงเวลา หรือระยะที่กำหนด แทนที่จะเรียกเก็บเงินเต็มจํานวนหลังจากงานเสร็จสมบูรณ์

วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อโครงการที่มีระยะเวลานาน เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจมีกระแสรายรับที่สม่ำเสมอซึ่งจะช่วยในการจัดการด้านการเงินตลอดโครงการ สำหรับลูกค้า ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ก็ช่วยให้จัดการค่าใช้จ่ายจํานวนมากได้ดียิ่งขึ้นโดยการแบ่งชําระเงิน และยังทําหน้าที่เป็นตัวระบุที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน การใช้การส่งใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าเป็นวิธีเชิงกลยุทธ์สําหรับธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับสัญญาระยะยาวหรือโครงการขนาดใหญ่

องค์ประกอบของการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า

การออกใบแจ้งหนี้ความคืบหน้ามีองค์ประกอบเฉพาะที่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้แบบมาตรฐาน การทําความเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้เป็นกุญแจสําคัญสําหรับทั้งผู้ออกใบแจ้งหนี้และผู้รับใบแจ้งหนี้ รายละเอียดแยกย่อยมีดังนี้

• ภาพรวมของโครงการ: ใบแจ้งหนี้ควรมีคำอธิบายแบบย่อสําหรับโครงการหรืองาน ตัวอย่างเช่น หากงานดังกล่าวเป็นงานการพัฒนาเว็บไซต์ คำอธิบายอาจจะระบุว่า "การพัฒนาเว็บไซต์สําหรับ XYZ Corp"

• รายละเอียดเป้าหมายหรือระยะของงาน: อธิบายรายละเอียดว่าใบแจ้งหนี้มีไว้สำหรับส่วนใดของโครงการ ตัวอย่างสำหรับการแก้ไขหนังสือ อาจใส่ว่า "การแก้ไข: บทที่ 1-5"

• เปอร์เซ็นต์งานทั้งหมด: ระบุว่าใบแจ้งหนี้นี้เป็นส่วนย่อยใดของโครงการ สําหรับโครงการให้คําปรึกษาระยะเวลา 1 ปีที่เรียกเก็บเงินรายไตรมาส อาจระบุว่า "25% ของโครงการ"

• จํานวนที่ต้องชําระสําหรับระยะนี้: ระบุจํานวนเงินที่ต้องชําระสําหรับระยะหรือขั้นนี้อย่างชัดเจน

• การชําระเงินที่ผ่านมา: แสดงรายการจํานวนเงินทั้งหมดที่ผู้รับได้ชําระเงินแล้วในรอบการออกใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า

• ยอดคงเหลือ: ระบุจํานวนเงินที่จะต้องชําระหลังจากที่ลูกค้าชําระเงินตามใบแจ้งหนี้นี้ เพื่อลูกค้าเห็นภาพรวมเกี่ยวกับสัญญาผูกพันในอนาคตอย่างชัดเจน

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ระบุเงื่อนไขการชําระเงินเหมือนกับใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ ส่วนนี้สามารถระบุจํานวนวันก่อนที่จะต้องชำระเงิน เช่น "ครบกําหนดชำระเงินภายใน 30 วัน"

• ข้อมูลติดต่อ: ระบุรายละเอียดการติดต่อของผู้ออกใบแจ้งหนี้และผู้รับใบแจ้งหนี้

• หมายเหตุหรือคําแนะนําพิเศษ: ในส่วนนี้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลอื่นๆ หรือข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการชําระเงินหรือโครงการได้ ตัวอย่างเช่น "จะเริ่มงานในขั้นต่อไปเมื่อมีการชําระเงินแล้ว"

คุณควรใช้การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าเมื่อใด

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้ามีประโยชน์สําหรับโครงการต่างๆ ในอุตสาหกรรมที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานมีขอบเขตการดำเนินงานที่กว้างหรือใช้เวลานาน ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์เฉพาะเจาะจงและตัวอย่างกรณีที่ควรใช้วิธีการเรียกเก็บเงินนี้

• งานก่อสร้างและอสังหาริมทรัพย์
  บริษัทรับสร้างบ้านสามารถออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายรวมของโครงการเมื่อถึงขั้นตอนที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เช่น เมื่อวางรากฐานเสร็จ เมื่อขึ้นโครงบ้าน หรือเมื่อตกแต่งเสร็จสมบูรณ์ ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง

• บริการให้คําปรึกษา
  บริษัทให้คำปรึกษาที่ทำโครงการวิจัยตลาดเป็นระยะเวลา 1 ปีอาจจะออกใบแจ้งหนี้ในช่วงสิ้นไตรมาสหรือเมื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดในงานวิจัย แทนที่จะต้องรอจนถึงสิ้นปี

• การพัฒนาซอฟต์แวร์
  ธุรกิจสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีที่พัฒนาแอปใหม่อาจเลือกส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหลังจากดําเนินการแต่ละระยะเสร็จสิ้น เช่น การออกแบบ การทดสอบเบต้า และการใช้งานขั้นสุดท้าย เพื่อกระจายแบ่งค่าใช้จ่ายออกไปตามระยะเวลาของโครงการ

• การผลิต
  ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ตามความต้องการของลูกค้าอาจทยอยเรียกเก็บค่าบริการเพิ่มขึ้นเมื่อออกแบบผลิตภัณฑ์ตามที่ลูกค้ากำหนด โดยอาจออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกเมื่ออนุมัติแบบขั้นแรก ตามมาด้วยการส่งอีกฉบับเมื่อจัดหาวัสดุ และฉบับสุดท้ายเมื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์

• การจัดการงานอีเวนต์
  สําหรับทีมจัดการประชุมขนาดใหญ่ อาจต้องมีค่าใช้จ่ายและการเตรียมการหลายเดือน โดยอาจจะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหลังจากจองสถานที่ หลังจากโปรโมตการจัดอีเวนต์ช่วงแรก และครั้งสุดท้ายหลังจากจบงาน

• ผู้ทํางานอิสระ
  นักออกแบบกราฟิกที่ทำแพ็กเกจการสร้างแบรนด์ที่มีโลโก้ โบรชัวร์ และเว็บไซต์สามารถส่งใบแจ้งหนี้เมื่อองค์ประกอบแต่ละอย่างเสร็จสมบูรณ์

• การวิจัยและการพัฒนา
  บริษัทเทคโนโลยีชีวภาพที่ทำการวิจัยระยะยาวอาจเรียกเก็บเงินหลังจากดําเนินการตามแต่ละระยะเสร็จสิ้น เช่น การทบทวนวรรณกรรม การทดลองในห้องปฏิบัติการ และการทดสอบภาคสนาม

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของแต่ละสถานการณ์ที่กล่าวมาจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มีกระแสรายรับที่คาดการณ์ได้ ทั้งสองฝ่ายสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการและค่าใช้จ่ายที่จำเป็นของตนได้ผ่านการชำระเงินตามระยะความคืบหน้าของงาน

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้ามีวิธีการทำงานอย่างไร

เช่นเดียวกับโมเดลการเรียกเก็บเงินแบบอื่น การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้าจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ ประเภทของธุรกิจ และลูกค้า ต่อไปนี้เป็นภาพรวมทั่วไปเกี่ยวกับกลไกการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า

• ตกลงเกี่ยวกับเป้าหมายและการชำระเงิน: ก่อนที่จะเริ่มโครงการ ทั้งผู้ให้บริการและลูกค้าควรพูดคุยถึงขอบเขตของโครงการ โดยแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ และแต่ละส่วนมีคําจํากัดความของการเสร็จสมบูรณ์ ทั้งสองฝ่ายยอมรับจํานวนเงินที่ต้องชําระสําหรับแต่ละส่วน ทําข้อตกลงที่ชัดเจนในขั้นตอนนี้เพื่อป้องกันความสับสนและการโต้แย้งในภายหลัง

• บรรลุเป้าหมาย: ขณะที่งานเดินหน้าไปเรื่อยๆ และผู้ให้บริการทำงานเสร็จสิ้นตามเป้าหมายหนึ่ง ก็ควรเรียกเก็บเงินค่าบริการสำหรับส่วนนั้น ผู้ให้บริการควรเก็บเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์ เช่น รายงาน รูปภาพ หรือฉบับร่างเพื่อเก็บไว้เป็นบันทึกข้อมูล เอกสารนี้ยังช่วยให้ลูกค้ารับรู้ว่างานเสร็จสมบูรณ์ด้วย

• สร้างและส่งใบแจ้งหนี้: เมื่องานแต่ละส่วนเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ให้บริการจะร่างใบแจ้งหนี้พร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์ จํานวนเงินที่ต้องชําระสําหรับระยะดังกล่าว และข้อกําหนดที่สําคัญอื่นๆ เช่น กําหนดการชําระเงิน การรวมทั้งรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในใบแจ้งหนี้ทําให้ลูกค้าเข้าใจอย่างชัดเจน และช่วยลดความล่าช้าในการชําระเงิน

• ลูกค้าตรวจสอบและชำระเงิน: หลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้เทียบกับข้อตกลงเบื้องต้นและหลักฐานในการทํางานที่เสร็จสิ้น หากข้อมูลตรงกันทั้งหมด ลูกค้าก็จะดําเนินการชําระเงิน หากลูกค้ามีข้อสงสัยหรือปัญหา ผู้ให้บริการควรจัดการโดยเร็ว

• ทำงานในส่วนถัดไป: เมื่อชําระใบแจ้งหนี้แล้ว ผู้ให้บริการจะเริ่มทํางานในส่วนถัดไป รอบการทํางาน การเรียกเก็บเงิน และการชําระเงินจะดําเนินต่อไปจนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้น

สําหรับธุรกิจ การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าจะช่วยอํานวยความสะดวกด้านรายรับประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับโครงการที่มีระยะเวลานาน สำหรับลูกค้า ใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าจะแสดงการชําระเงินแบบเป็นโครงสร้างและมีการอัปเดตสถานะโครงการ ลูกค้าจึงเห็นคุณค่าที่ได้รับตลอดทั้งกระบวนการ

แนวทางปฏิบัติแนะนำในการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้า

การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าต้องอาศัยความเข้าใจในเชิงลึกเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและความคาดหวังของลูกค้า ซึ่งจะแตกต่างกันไปในธุรกิจแต่ละแห่ง ทั้งนี้ เรามีแนวทางปฏิบัติแนะนำที่ปรับใช้ได้กับการออใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าในกรณีทั่วๆ ไป ดังนี้

• ดำเนินการอย่างโปร่งใส: ระบุเป้าหมายหรือระยะของโครงการอย่างชัดเจนในข้อตกลง การระบุสิ่งที่ควรคาดหวังอย่างชัดเจนจะช่วยลดการโต้แย้งการชําระเงินที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้ทุกฝ่ายทราบว่าการผ่อนชําระแต่ละรายการเป็นของส่วนใด

• ปรับความถี่ของใบแจ้งหนี้: กําหนดว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้หลังจากเสร็จสิ้นแต่ละเป้าหมายหรือตามกําหนดเวลาตายตัว (เช่น รายเดือน) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของโครงการ กุญแจสําคัญคือการหาสมดุลระหว่างการดําเนินงานที่ต่อเนื่องโดยที่ไม่สร้างภาระให้ลูกค้า

• เก็บบันทึกอย่างละเอียด: บันทึกงานทั้งหมดที่เสร็จแล้ว ชั่วโมงที่ใช้ไป วัสดุที่ซื้อ หรือตัววัดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องลงในเอกสาร ขั้นตอนนี้จะใช้เป็นพื้นฐานสําหรับใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ พร้อมทั้งให้คําชี้แจงที่ลูกค้าต้องการ

• ใช้ช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง: อัปเดตลูกค้าเกี่ยวกับความคืบหน้าเป็นประจํา โดยเฉพาะในกรณีที่มีความล่าช้าหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ วิธีนี้ช่วยสร้างความเชื่อมั่นและช่วยให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

• ยืดหยุ่นแต่หนักแน่น: ถึงแม้ว่าการปรับตามการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรืออุปสรรคที่ไม่คาดคิดจะเป็นสิ่งสําคัญ แต่ที่สำคัญไม่แพ้กันคือการยึดโครงสร้างการชำระเงินตามที่ตกลงกันไว้ วิธีนี้จะช่วยปกป้องผลประโยชน์ของธุรกิจโดยไม่กระทบต่อคุณภาพการให้บริการ

• ออกใบแจ้งหนี้ทันที: ส่งใบแจ้งหนี้เมื่อบรรลุเป้าหมายที่ตกลงกันไว้ หรือถึงเวลาที่กําหนด การเรียกเก็บเงินแบบทันทีช่วยกระตุ้นให้เกิดการชําระเงินเร็วขึ้น

• มีความชัดเจนเกี่ยวกับข้อกําหนดและบทลงโทษ: ระบุข้อกําหนดการชําระเงิน เช่น ภายใน 30 วันหรือ 60 วันหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ รวมทั้งระบุว่ามีบทลงโทษเกี่ยวกับการชําระเงินที่ล่าช้าหรือไม่ ขั้นตอนนี้จะช่วยแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจน

การนําแนวทางปฏิบัติแนะนำเหล่านี้มาใช้จะช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าได้ โดยกำหนดธุรกรรมให้สอดคล้องกับการส่งมอบคุณค่าในแต่ละขั้น หรือการดําเนินงานที่สำเร็จของโครงการ