Ett autogiromedgivande, eller en autogiroinstruktion, är en auktorisering för ett företag eller en tjänsteleverantör att automatiskt dra betalningar direkt från en kunds bankkonto. Detta formulär verifierar kundens samtycke och tillhandahåller alla nödvändiga bankuppgifter. Företag använder ofta denna metod för återkommande betalningar som månadsabonnemang, räkningar och lånebetalningar.

Autogiromedgivanden förenklar betalningsprocessen för båda parter. De låter kunderna hantera regelbundna betalningar utan att behöva komma ihåg förfallodatum eller godkänna varje transaktion manuellt, och de hjälper företag att upprätthålla ett förutsägbart kassaflöde med mindre administrativa kostnader. Dessa mandat har gjort det möjligt för Storbritanniens clearingsystem för autogiro, Bacs, att logga mer än 572 miljoner transaktioner enbart för abonnemang under 2023.

Nedan förklarar vi vad brittiska företag behöver veta om autogiromandat: vad de innehåller, hur de implementeras och vilka regler och riktlinjer som påverkar dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Viktiga komponenter i medgivandeformulär för autogiro
  
• Varför medgivanden för autogiro är så viktiga för företag
  
• Hur man upprättar ett autogiromedgivande
  
• Brittiska regler och riktlinjer som påverkar autogiromedgivanden
  

Viktiga komponenter i medgivandeformulär för autogiro

Kunder använder medgivandeformulär för autogiro för att godkänna att företag debiterar deras bankkonton. Här följer de viktigaste komponenterna som måste ingå i ett medgivandeformulär:

• Kundens bankkontouppgifter: Blanketten ska innehålla kontoinnehavarens namn och namnet på dennes bank eller finansiella institution, kontonummer och clearingnummer.

• Företagsinformation: Detta inkluderar företagets eller tjänsteleverantörens namn, adress och Service User Number (SUN) – en unik identifierare som utfärdas av Bacs för att behandla autogirotransaktioner.

• Auktoriseringsmedgivande: Detta medgivande från kunden ger företaget rätt att dra betalningar direkt från kundens bankkonto. Formuleringen måste följa Bacs riktlinjer.

• Garantimedgivande: Detta medgivande beskriver betalarens rättigheter enligt autogirogarantin, inklusive rätten till omedelbar återbetalning för eventuella felaktiga eller ej godkända betalningar.

• Klausul om förhandsbesked: Detta kräver att företag meddelar kunden i förväg (vanligtvis 10 arbetsdagar) innan de gör några ändringar av autogirobeloppet, frekvensen eller debiteringsdatumet.

• Underskrift: Pappersbaserade medgivanden kräver kundens underskrift och datum för undertecknandet. För digitala medgivanden bekräftar kunden auktoriseringen online eller via telefon.

Varför medgivanden för autogiro är så viktiga för företag

När autogiromedgivanden används på rätt sätt ger de flera fördelar för företag, bland annat följande:

• Återkommande betalningar: För företag som använder sig av abonnemangsbaserade modeller, som SaaS-företag (mjukvara som en tjänst) och gym, bidrar autogiromedgivanden till att upprätthålla konsekventa intäkter. Genom att etablera autogirodebiteringar kan företag minska ofrivilligt kundbortfall – som ofta orsakas av utgångna kreditkort eller misslyckade betalningar – och stabilisera sina månatliga återkommande intäkter.

• Variabla betalningar: Autogiromedgivanden möjliggör också variabla betalningsbelopp, vilket kan vara ett praktiskt verktyg för företag som behöver ta betalt baserat på användning (t.ex. företag inom el, gas och vatten samt telekomleverantörer). Dessa mandat gör det möjligt för företag att matcha betalning med konsumtion och i förväg beskriva hur avgifter kommer att återspegla användningsmönster.

• Kundkommunikation: Missförstånd om betalningsvillkor, debiteringsfrekvens och belopp kan leda till missnöjda kunder och/eller tvister. Autogiromedgivanden kräver att företag tydligt kommunicerar dessa uppgifter i förväg och erhåller uttryckligt samtycke från kunden. Detta kan bidra till att bygga upp förtroende och minska risken för tvister eller uppsägningar.

• Avstämning: Företag med stora transaktionsvolymer – som e-handelsplattformar, telekomföretag och företag inom el, gas och vatten – använder autogiromedgivanden för att förenkla kontoavstämningen och minska arbetsbelastningen på ekonomiavdelningen genom att minska den manuella spårningen.

• Ändringar och uppsägningar: Företag måste förstå de specifika reglerna kring att ändra eller säga upp medgivanden för autogiro för att förhindra intäktsbortfall och efterlevnadsproblem. När en kund till exempel vill ändra sina bankuppgifter eller säga upp ett abonnemang måste företaget hantera dessa ändringar snabbt för att undvika obehöriga transaktioner eller missnöjda kunder.

Hur man upprättar ett autogiromedgivande

När du upprättar ett autogiromedgivande måste du följa särskilda steg för att säkerställa efterlevnad och smidig implementering. Här följer en implementeringsguide:

• Välj en autogiroleverantör: Välj en betaltjänstleverantör som erbjuder autogirotjänster. Leverantören måste följa Storbritanniens bankregler och passa ditt företags behov när det gäller kostnad, användarvänlighet och kundsupport. Läs mer om att använda Stripe med autogiro.

• Skapa medgivandeformulär: Utforma ett medgivandeformulär för autogiro. Det här är dokumentet som kunden ska fylla i för att godkänna att du drar betalningar från deras bankkonton. Formuläret ska innehålla kundens bankuppgifter (t.ex. kontonummer, bankens namn) och betalningsvillkoren.

• Erhåll kundens godkännande: Låt kunderna fylla i och underteckna medgivandeformuläret. Pappersformulär måste undertecknas fysiskt. Digitala medgivanden kan använda en onlineprocess som involverar elektroniska signaturer eller andra säkra metoder, som bekräftelsekoder via sms.

• Skicka medgivandet till din betaltjänstleverantör: Skicka medgivandet till din betaltjänstleverantör. Betaltjänstleverantören kommer att skicka betalningstransaktionerna till Bacs enligt den tidsplan som anges i medgivandet.

• Meddela kunden: Skicka ett meddelande till kunden i god tid innan autogiroprocessen inleds. Aviseringen (vanligtvis ett e-postmeddelande) informerar kunden om de kommande debiteringarna. Du bör skicka meddelandet minst två dagar före den första transaktionen.

• Börja debitera betalningar: Börja debitera godkända betalningar efter att aviseringsperioden har löpt ut. Se till att dina system kan hantera transaktioner på överenskomna datum samt eventuella undantag som misslyckade betalningar eller uppsägningar.

Brittiska regler och riktlinjer som påverkar autogiromedgivanden

Implementering och hantering av autogiromedgivanden i Storbritannien innebär att flera olika regler och riktlinjer som skyddar kunderna och upprätthåller betalningssystemets integritet måste följas. Här är de viktigaste reglerna och riktlinjerna som påverkar autogiromedgivanden i Storbritannien.

Autogirogaranti

Autogirogarantin är en viktig del av Storbritanniens autogirosystem. Den skyddar kunder i händelse av fel och kräver följande:

• Kunder har rätt till en fullständig, omedelbar återbetalning från sin bank i händelse av en felaktig eller ej godkänd autogirodebitering.

• Företaget måste meddela kunden i förväg om autogirodatumet, frekvensen eller beloppet ändras. Vanligtvis måste det här meddelandet skickas minst 10 arbetsdagar innan ändringen träder i kraft.

• Kunder kan säga upp ett autogiroavtal när som helst genom att kontakta sin bank, sitt finansinstitut eller sin betalningsleverantör.

Bacs-regler

Bacs, som övervakar Storbritanniens autogirosystem, har fastställt följande regler för organisationer som använder autogiro:

• För att få tillgång till autogirosystemet måste företag vara sponsrade av en betaltjänstleverantör som är Bacs-medlem och har ett SUN-nummer.

• Företag måste följa Bacs regler för hantering av autogiromedgivanden, inklusive korrekt dokumentation, lagring och dataskydd.

Krav på kundkännedom och bekämpning av penningtvätt

Brittiska finansiella regler kräver att företag utför så kallad due diligence enligt riktlinjerna för kundkännedom och bekämpning av penningtvätt.

• Företag måste verifiera sina kunders identitet när de upprättar autogiromedgivanden för att förhindra bedrägerier och penningtvätt.

• Företag måste föra korrekta register över kundernas verifierade identitet och alla relevanta dokument.

Dataskydd

Autogiromedgivanden innebär hantering av känslig kundinformation. Företag måste följa följande regler enligt Storbritanniens allmänna dataskyddsförordning (UK GDPR):

• De måste samla in, bearbeta och lagra kunddata på ett säkert sätt.

• De måste etablera förfaranden för dataåtkomst och dataintrång.

• De måste informera kunderna om hur deras uppgifter kommer att användas, och vid behov erhålla samtycke.