La fattura con IVA è un documento ufficiale emesso da un'attività per la vendita di beni o servizi soggetti all'imposta sul valore aggiunto (IVA). Registra la transazione e scorpora l'IVA addebitata. Per le attività, una fattura con IVA dimostra l'IVA addebitata ai clienti. Per gli acquirenti è la prova dell'IVA pagata e può essere utilizzata per recuperare l'IVA presso l'autorità fiscale locale. Senza di essa, entrambe le parti potrebbero riscontrare problemi di conformità o perdere i vantaggi fiscali.

Di seguito vengono indicate le informazioni da includere in una fattura con IVA nel Regno Unito, viene illustrato come calcolare e indicare l'IVA in fattura e cosa succede se le fatture con IVA non sono corrette.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa deve essere incluso in una fattura con IVA nel Regno Unito?
  
• Quali sono i tipi di fatture con IVA?
  
• Come si calcola e si mostra l'IVA sulle fatture?
  
• Come indicare l'IVA in fattura
  
• Quali sono le regole per fatturare le vendite esenti da IVA o ad aliquota zero?
  
• Cosa succede se le fatture con IVA sono errate?
  

Cosa deve essere incluso in una fattura con IVA nel Regno Unito?

Per soddisfare i requisiti di legge, una fattura con IVA nel Regno Unito deve includere dettagli specifici, quali:

• Un numero di fattura univoco

• La data di emissione

• La data di fornitura (se diversa dalla data di emissione)

• La ragione sociale dell'attività, l'indirizzo, i recapiti e il numero di partita IVA del fornitore

• Il nome o il nome commerciale e l'indirizzo del cliente

• Una descrizione dei beni o servizi forniti

• La quantità di merci o l'entità dei servizi erogati

• Il subtotale, IVA esclusa

• L'aliquota IVA applicata (ad esempio, 20%, 5%, 0%)

• L'importo dell'IVA addebitata

• L'importo totale, comprensivo di IVA

Le fatture semplificate (ad esempio, per importi inferiori a 250 £) richiedono meno dettagli, ma devi comunque includere l'aliquota IVA e l'importo totale dovuto.

Quali sono i tipi di fatture con IVA?

Nel Regno Unito vengono utilizzati tre tipi principali di fatture con IVA, ciascuna adatta a diversi tipi di transazioni e importi totali.

• Fatture con IVA complete: vengono utilizzate per la maggior parte delle transazioni tra attività con partita IVA e devono includere tutti i dettagli richiesti.

• Fatture con IVA semplificate: vengono utilizzate per transazioni inferiori a 250 £ (IVA inclusa), se la fattura non include forniture che prevedono esenzioni. Le fatture semplificate possono contenere meno dettagli, in genere solo la data di fornitura, una descrizione di beni o servizi, l'aliquota IVA, il prezzo comprensivo di IVA e il nome, l'indirizzo e la partita IVA del fornitore.

• Fatture con IVA modificate: vengono utilizzate per le vendite al dettaglio superiori a 250 £ i cui beni sono soggetti a IVA e devono includere tutti i dettagli richiesti.

Come si calcola e si mostra l'IVA sulle fatture?

Supponiamo che tu stia vendendo un prodotto a 100 £ e che l'IVA sia del 20%. Innanzitutto, dividi l'aliquota IVA per 100. Quindi, moltiplica questo numero per l'importo totale dovuto al netto dell'IVA per ottenere l'importo dell'IVA dovuta.

100 £ x 0,2 = 20 £

Aggiungi l'IVA al subtotale per ottenere il prezzo totale dovuto dal cliente.

100 £ + 20 £ = 120 £

Se conosci già il prezzo comprensivo di IVA e hai bisogno di procedere al contrario, dividi il totale per l'aliquota IVA, più uno.

120 £ ÷ 1,2 = 100 £
120 £ - 100 £ = 20 £

Se a voci diverse in fattura corrispondono aliquote IVA diverse, segui questi passaggi per ogni singolo prodotto o servizio e somma tutto alla fine per ottenere il totale finale.

Come indicare l'IVA in fattura

La fattura deve includere i seguenti dettagli in un formato chiaro e di facile lettura:

• Il subtotale per ogni articolo o servizio (il costo al netto dell'IVA)

• L'aliquota IVA applicata (ad esempio 20%, 5% o 0% in caso di esenzione)

• L'importo totale dell'IVA per l'intera fattura

• Il totale finale (ciò che il cliente deve, IVA inclusa)

Quali sono le regole per fatturare le vendite esenti da IVA o ad aliquota zero?

La fattura con IVA non è necessaria se tutto ciò che viene venduto è ad aliquota zero o è esente da IVA. Ecco il significato di ciascuno di questi termini:

• Vendite ad aliquota zero: l'IVA viene addebitata allo 0%. I beni o servizi sono soggetti a tassazione, ma non viene aggiunta l'IVA. Ne sono un esempio i generi alimentari di base, i libri e l'abbigliamento per bambini.

• Vendite esenti da IVA: i beni o servizi non rientrano nell'ambito di applicazione dell'IVA. L'IVA non viene addebitata né recuperata. Alcuni esempi sono i servizi finanziari, l'istruzione e le cure mediche.

Quando fatturi vendite esenti da IVA o ad aliquota zero, le regole sono leggermente diverse da quelle applicate alle vendite con IVA standard. Queste fatture devono comunque includere la data, il numero univoco della fattura, i dati del cliente, oltre che ragione sociale, indirizzo e numero di partita IVA dell'attività. Devono includere anche il subtotale e il prezzo finale.

La fattura deve quindi indicare che la vendita è ad aliquota zero o esente: "fornitura ad aliquota zero" (zero-rated supply) per le vendite ad aliquota zero e "fornitura esente" (exempt supply) per le vendite esenti da IVA. Nella colonna IVA per le vendite ad aliquota zero, indica "Aliquota IVA 0%" (0% VAT). Non includere una colonna IVA per le vendite con esenzione.

Anche se queste vendite non sono soggette a IVA, una corretta fatturazione è importante per garantire la conformità durante i controlli. Con la fatturazione, si crea un registro che distingue le vendite ad aliquota zero e quelle esenti, che hanno implicazioni diverse per le dichiarazioni IVA. Queste fatture costituiscono inoltre un utile registro per i clienti.

Cosa succede se le fatture con IVA sono errate?

Se la fattura con IVA non è corretta, potresti creare problemi a te e al tuo cliente. Dal punto di vista commerciale, l'autorità fiscale del Regno Unito (l'HMRC) potrebbe considerare gli errori delle fatture come mancata conformità ed emettere sanzioni, condurre verifiche o ritardare l'elaborazione della dichiarazione IVA. Per quanto riguarda i clienti, con fatture errate potrebbero non essere in grado di recuperare l'IVA sui propri acquisti.

Ecco alcuni errori comuni da evitare nelle fatture con IVA:

• Addebitare un'aliquota IVA errata

• Dimenticare di includere dati fondamentali in fattura, come il numero di partita IVA e la data della fattura

• Contrassegnare erroneamente gli articoli come a tasso zero o esenti

• Calcolare in modo errato l'importo o i totali dell'IVA

Se trovi gli errori nelle fatture con IVA, non modificare la fattura originale: l'HMRC non lo consente. Emetti invece una nota di credito per annullare la fattura errata. Identifica la fattura annullata in base al relativo numero, quindi crea una nuova fattura corretta. Informa il cliente dell'errore e spiega cosa stai facendo per risolverlo il prima possibile. Se l'errore è già stato incluso nella tua dichiarazione IVA, potrebbe essere necessario modificare la dichiarazione attuale o la successiva.

Per evitare errori futuri, ricontrolla l'accuratezza e la completezza di tutte le fatture prima di inviarle e prenditi il tempo necessario per capire in che modo le diverse aliquote IVA si applicano ai prodotti offerti dalla tua attività. Inoltre, valuta l'idea di investire in un software di contabilità in grado di automatizzare i calcoli per garantire l'accuratezza matematica.