Las facturas pueden parecer una parte insignificante de la gestión de una empresa, pero es importante cuidar todos los detalles para lograr la satisfacción de los clientes y facilitar la contabilidad. Tanto si eres un profesional de las finanzas experimentado como si eres propietario de una nueva empresa, averiguar qué debe contener una factura te ayuda a evitar malentendidos, a agilizar los pagos y a minimizar las idas y venidas con los clientes.

A continuación, analizaremos los detalles de las facturas que van más allá de las plantillas, con consejos, ajustes y tácticas que pueden reducir el tiempo entre «enviadas» y «pagadas», y las preguntas que surgen en este proceso. Analizaremos todo, desde el establecimiento de condiciones flexibles que fomenten el pago puntual hasta la provisión de información sobre impuestos y descuentos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué detalles básicos debe incluir cada factura?
  
• Cómo incluir descripciones claras de los artículos y las partidas
  
• Cómo mostrar los términos y condiciones de pago en una factura
  
• Cómo añadir información de impuestos y descuentos a los detalles de la factura
  
• Por qué es necesario incluir información de contacto para las facturas
  
• Cómo agregar notas o instrucciones especiales en los detalles de la factura
  
• Errores comunes a evitar en las facturas
  

¿Qué datos básicos debe incluir toda factura?

Toda factura debe incluir los siguientes datos:

• Número de factura: Un identificador único para facilitar el seguimiento.

• Fecha de emisión: El día en que se generó la factura.

• Fecha de vencimiento: La fecha en la que se espera el pago.

• Información del vendedor: El nombre de tu empresa, la dirección, la información de contacto y el número de identificación fiscal, si corresponde.

• Información del comprador: Nombre, dirección e información de contacto de la empresa o la persona del destinatario.

• Lista detallada de productos o servicios: Una lista de cada artículo o servicio con una breve descripción, cantidad, tarifa y precio total.

• Subtotal: El total de todos los artículos o servicios antes de impuestos o descuentos.

• Impuestos: Todos los impuestos aplicables, incluidos los tipos impositivos y los importes.

• Descuentos o ajustes: Cualquier descuento o cargo adicional aplicado al subtotal.

• Importe total adeudado: El importe final a pagar.

• Condiciones de pago: Información sobre métodos de pago, comisiones por retrasos o penalizaciones, si corresponde.

Cómo incluir descripciones claras de los ítems y las partidas

El uso de descripciones claras y partidas específicas en tu factura ayuda a los clientes a entender rápidamente los cargos. Proporcionar este detalle adicional puede reducir la necesidad de aclaraciones, por lo que recibirás el pago antes. Aquí tienes algunos consejos para que tu factura sea lo más completa posible:

• Concreta todo lo que puedas las descripciones: Evita los términos imprecisos. En su lugar, proporciona explicaciones concisas pero detalladas. Por ejemplo, en lugar de escribir "consultoría", escribe "2 horas de consultoría de marketing para la planificación de campañas publicitarias".

• Utiliza convenciones de nomenclatura coherentes: Si tienes clientes habituales, mantén la coherencia entre los nombres de los productos y servicios en todas las facturas. Esto hace que el seguimiento y la coincidencia sean más fáciles para los clientes.

• Añade unidades y cantidades: Especifica cantidades y unidades (por ejemplo, horas, piezas, paquetes) para cada artículo. Por ejemplo, escribe "5 horas de desarrollo web" o "10 paquetes de papelería".

• Incluye la fecha o el período de servicio: En el caso de los servicios basados en el tiempo, incluye el intervalo de fechas o el período (p. ej., "servicios de diseño del 1 al 15 de octubre de 2024").

• Desglose de servicios complejos: Si un servicio implica varios pasos, plantéate dividirlo en partidas, por ejemplo, "consulta inicial (1 hora)", "creación de borradores de diseño" y "revisiones finales".

• Usa un código de artículo (opcional): Si tienes un sistema con códigos de artículo o números de producto, inclúyelos para facilitar las referencias cruzadas.

Cómo mostrar las condiciones de pago en una factura

Incluye en tu factura las condiciones de pago que tus clientes necesiten conocer. Enuméralos en una sección separada titulada "Condiciones de pago" o "Términos y condiciones" cerca del importe total adeudado. Esto es lo que debería incluir esta sección:

• La fecha de vencimiento exacta (p. ej., "El pago vence el 30 de noviembre de 2024"). Evita términos imprecisos como "30 netos" a menos que tengas la seguridad de que el cliente lo entenderá.

• Métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito, monedero digital). Especifica si se aplicarán comisiones adicionales a determinados métodos de pago.

• Cualquier cargo o penalización por pago atrasado, incluida la tasa y cuándo se aplica (p. ej., "Se aplicará un cargo por pago atrasado del 1,5 % mensual a cualquier saldo pendiente después de la fecha de vencimiento").

• Cualquier descuento por pago anticipado (p. ej., 2 % de descuento si se paga en un plazo de 10 días).

• Información de contacto, como un correo electrónico o un número de teléfono, si tienes problemas o preguntas sobre el pago.

• Cualquier política de pago parcial, incluidos los importes mínimos o las tarifas asociadas.

Cómo añadir información de impuestos y descuentos a los datos de la factura

Cada factura debe incluir información sobre los tipos impositivos y los descuentos aplicados. A continuación, te explicamos cómo hacerlo bien:

• Enumera los descuentos justo después del subtotal: Si ofreces un descuento, muéstralo inmediatamente debajo del subtotal con una descripción simple como "10 % de descuento" o "descuento por cliente recurrente". De esa manera, el cliente sabe cuánto está ahorrando antes de ver el total final.

• Desglosa el impuesto: Si se aplica impuesto, añade una línea con la tasa específica y el importe en dólares, por ejemplo, "Impuesto sobre las ventas (10 %)". Esto ayudará a los clientes a ver cómo se calcula el impuesto.

• Especifica los artículos no sujetos a impuestos, si es necesario: Si algunos artículos no están sujetos a impuestos (como los servicios prestados en algunos lugares), márcalos como "Exentos de impuestos" o enuméralos por separado.

• Aclara el importe total adeudado: Después de tener en cuenta los descuentos y los impuestos, asegúrate de que el importe total adeudado destaque claramente al final. Este es el número que más importa.

• Incluye tu ID fiscal, si es necesario: Si necesitas incluir un número de identificación fiscal para tus registros o los del cliente, inclúyelo cerca de la información fiscal. Esto es útil de cara a la documentación oficial.

• Incluye los impuestos internacionales: Si facturas a un cliente internacional, tal vez debas añadir una línea sobre el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) u otros impuestos locales.

Por qué es necesario incluir información de contacto en las facturas

Algunos clientes pueden necesitar una aclaración rápida sobre un cargo, descuento o impuesto. Incluir información de contacto en tu factura significa que saben exactamente cómo contactarte, por lo que las preguntas se pueden resolver rápidamente.

Una factura con un contacto específico (como un nombre, correo electrónico y un número de teléfono) también da una sensación más elegante y amable para el cliente. Demuestra que estás listo para ayudar y disponible si hay que arreglar algo, lo que tranquiliza a los clientes.

Cómo añadir notas o instrucciones especiales en los datos de una factura

Puede resultar útil añadir notas o instrucciones especiales a una factura, sobre todo si necesitas aclarar detalles o darle un toque personal. A continuación, te explicamos cómo hacerlo de manera efectiva:

• Crea una sección dedicada: Añade una pequeña sección con la etiqueta "Notas" o "Instrucciones especiales" en la parte inferior de la factura después del importe total. Esto hace que sea fácil de detectar para los clientes y lo mantiene separado de los cargos principales.

• Utiliza un lenguaje amable: Si vas a incluir instrucciones especiales, escríbelas de una manera amable y directa. Por ejemplo, puedes escribir: «¡No dude en contactar con nosotros si tiene alguna pregunta sobre el desglose anterior!" o "¡Gracias por su confianza! Esperamos volver a trabajar con ustedes".

• Añade instrucciones de pago, si es necesario: Si tienes pasos de pago específicos (como un método preferido o los datos de tu cuenta bancaria), puedes incluirlos aquí.

• Menciona los hitos del proyecto o servicio: Si la factura se relaciona con hitos o fases específicos del proyecto, usa esta sección para resumirlos. Por ejemplo, podrías escribir: "Esta factura cubre la fase 1: Planificación y diseño iniciales".

• Incluye cualquier descuento o cargo por pago atrasado: Si hay un descuento por pago anticipado o un cargo por demora en el pago, puedes añadir aquí un recordatorio amistoso, como «¡Disfruta de un 5 % de descuento si pagas en un plazo de 10 días!» o «Ten en cuenta que es posible que se aplique un cargo por demora en los pagos que realices después de la fecha de vencimiento».

• Termina con un toque personal: Si corresponde, añade una breve nota de agradecimiento o un mensaje de agradecimiento. Por ejemplo, puedes decir: "¡Valoramos su confianza en nosotros y esperamos continuar nuestro trabajo juntos!".

Errores comunes que hay que evitar en las facturas

Los errores en los datos de la factura pueden retrasar el pago y frustrar a los clientes. Estos son algunos de los errores comunes que debes tener en cuenta al crear facturas para tu empresa:

• No aparece fecha en la factura: Incluir la fecha en una factura permite a los clientes saber cuándo comienza el plazo de pago.

• No hay fecha de vencimiento: Incluir la fecha de vencimiento permite a tus clientes saber exactamente cuándo deben pagar.

• Descripciones imprecisas de los cargos: Descripciones como "servicios prestados" y "materiales" podrían confundir a los clientes. Debes concretar para minimizar las idas y venidas.

• Falta información de contacto o es incorrecta: Si los clientes no pueden contactarte cuando tengan preguntas, los pagos pueden retrasarse. Asegúrate de que tu información de contacto sea correcta y fácil de encontrar en la factura.

• No hay información de pago: No indicar los tipos de pago que aceptas o cualquier cargo por pago atrasado que puedas cobrar puede confundir al cliente. Aclara la información de pago desde el principio para minimizar el número de posibles dudas.

• Errores de cálculo: Cualquier error en sus cálculos puede llevar a un pago insuficiente o a la necesidad de volver a emitir la factura. Vuelve a verificar esos números para estar seguro de la cantidad indicada.

• Sistema numérico confuso: Los números de factura aleatorios o la numeración incoherente pueden dificultar el seguimiento tanto para ti como para tu cliente. Un sistema simple y secuencial (por ejemplo, INV-001, INV-002) ayuda a mantener todo organizado.