Una factura con IVA es un documento oficial emitido por una empresa cuando vende bienes o servicios sujetos al impuesto al valor agregado (IVA). Registra la transacción y desglosa el IVA cobrado. En el caso de las empresas, una factura con IVA demuestra el IVA que les cobraron a los clientes. Para los compradores, es una prueba del IVA que pagaron y se puede usar para reclamar el IVA a la autoridad fiscal local. Sin ella, ambas partes podrían enfrentar problemas con el cumplimiento de la normativa o perder beneficios fiscales.

A continuación, explicaremos qué información debe incluirse en una factura de IVA en el Reino Unido, cómo calcular y mostrar el IVA en las facturas y qué sucede si las facturas con IVA son incorrectas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué información debe incluirse en una factura con IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?
  
• ¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?
  
• Cómo mostrar el IVA en la factura
  
• ¿Cuáles son las reglas para facturar ventas exentas de IVA o con tasa cero?
  
• ¿Qué sucede si las facturas con IVA son incorrectas?
  

¿Qué se debe incluir en una factura con IVA en el Reino Unido?

Para cumplir con los requisitos legales, una factura con IVA en el Reino Unido debe incluir detalles específicos, como los siguientes:

• Un número de factura único

• La fecha de emisión

• La fecha de suministro (si es diferente de la fecha de emisión)

• El nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y el número de registro de IVA del proveedor

• El nombre o nombre comercial y la dirección del cliente

• Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• La cantidad de bienes o el alcance de los servicios prestados

• El subtotal, IVA excluido

• La tasa de IVA aplicada (p. ej., 20 %, 5 %, 0 %)

• El importe del IVA cobrado

• El importe total, IVA incluido

Las facturas simplificadas (por ejemplo, para importes inferiores a £250) requieren menos datos, pero debes incluir la tasa de IVA y el importe total adeudado.

¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?

En el Reino Unido se utilizan tres tipos principales de facturas con IVA, cada una adecuada para diferentes tipos de transacciones e importes totales.

• Facturas con IVA completas: Se utilizan para la mayoría de las transacciones entre empresas registradas a efectos del IVA y deben incluir todos los datos necesarios.

• Facturas de IVA simplificadas: Se utilizan para transacciones inferiores a £250 (IVA incluido), si la factura no incluye suministros exentos. Las facturas simplificadas pueden contener menos detalles, por lo general, solo la fecha de suministro; una descripción de los bienes o servicios; el tipo del IVA; el precio con IVA incluido; y el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor.

• Facturas de IVA modificadas: Se utilizan para ventas minoristas superiores a £250 en las que los productos están sujetos a IVA, y deben incluir todos los detalles requeridos.

¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?

Supongamos que vendes un producto por £100 y el IVA es del 20 %. Primero, divide la tasa del IVA por 100. Luego, multiplica ese número por el importe total adeudado antes del IVA para obtener el importe de IVA adeudado.

£100 x 0.2 = £20

Suma el IVA al subtotal para obtener el precio total que adeuda el cliente.

£100 + £20 = £120

Si ya conoces el precio con IVA incluido y necesitas trabajar hacia atrás, divide el total por la tasa de IVA, más uno.

£120 ÷ 1.2 = £100
£120 - £100 = £20

Si diferentes ítems de la factura tienen diferentes tasas de IVA, sigue estos pasos para cada producto o servicio individualmente y suma todo al final para obtener el total final.

Cómo mostrar el IVA en la factura

Tu factura debe incluir los siguientes datos en un formato claro y fácil de leer:

• El subtotal de cada artículo o servicio (lo que cuestan sin IVA)

• La tasa de IVA que aplicaste (p. ej., 20 %, 5 % o 0 % si está exenta)

• El importe total del IVA de toda la factura

• El total final (lo que el cliente adeuda, IVA incluido)

¿Cuáles son las reglas para facturar ventas exentas de IVA o con tasa cero?

La factura con IVA no es necesaria si todo lo que se vende tiene tasa cero o está exento de IVA. Esto es lo que significa cada uno de estos términos:

• Ventas con tasa cero: El IVA se cobra al 0 %. Los bienes o servicios están sujetos a impuestos, pero no se añade el IVA. Algunos ejemplos son los alimentos básicos, los libros y la ropa para niños.

• Ventas exentas de IVA: Los bienes o servicios están fuera del ámbito de aplicación del IVA. No se cobra ni se reclama el IVA. Algunos ejemplos son los servicios financieros, la educación y los tratamientos médicos.

Cuando se facturan ventas exentas de IVA o con tasa cero, las reglas son ligeramente diferentes de las de las ventas con IVA estándar. Estas facturas deben incluir la fecha de la factura; el número único de factura; los datos del cliente; y el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de la empresa. También deben incluir un subtotal y un precio final.

A continuación, la factura debe indicar que la venta tiene una tasa cero o está exenta: "suministro con tasa cero" para las ventas de tasa cero y "suministro exento" para las ventas exentas de IVA. En la columna de IVA para las ventas con tasa cero, indica "0 % de IVA". No incluyas una columna de IVA para las ventas exentas.

A pesar de que estas ventas no involucran al IVA, la facturación adecuada es importante para el cumplimiento de la normativa durante las auditorías. Proporciona un registro que diferencia entre las ventas de tasa cero y las exentas, que tienen diferentes implicaciones para las declaraciones del IVA. Estas facturas también proporcionan un registro útil para los clientes.

¿Qué pasa si las facturas con IVA son incorrectas?

Si tu factura con IVA es incorrecta, puedes causarte problemas a ti y a tu cliente. Desde el punto de vista empresarial, la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC), la autoridad fiscal del Reino Unido, podría considerar que los errores en las facturas son un incumplimiento y emitir multas, realizar auditorías o retrasar el procesamiento de la declaración del IVA. Del lado del cliente, las facturas incorrectas significan que es posible que no puedan reclamar el IVA de sus compras.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar en las facturas con IVA:

• Cobrar una tasa de IVA incorrecta

• Olvidar los datos de la factura, como el número de identificación fiscal y la fecha de la factura

• Etiquetar incorrectamente los artículos como de tasa cero o exentos

• Calcular incorrectamente el importe o los totales del IVA

Si descubres errores en tus facturas de IVA, no edites la factura original; la HMRC no lo permite. En cambio, emite una nota de crédito para cancelar la factura incorrecta. Identifica la factura cancelada por su número de factura. A continuación, crea una factura nueva y correcta. Informa a tu cliente el error y lo que estás haciendo para resolverlo lo antes posible. Si el error ya se incluyó en tu declaración de IVA, es posible que debas modificar tu presentación o ajustar tu próxima declaración.

Para evitar errores futuros, vuelve a verificar que todas las facturas sean precisas y estén completas antes de enviarlas, y tómate el tiempo necesario para entender cómo se aplican las diferentes tasas de IVA a las ofertas de tu empresa. Además, considera invertir en software contable que pueda automatizar los cálculos para garantizar la precisión matemática.