Uma fatura com IVA é um documento oficial emitido por uma empresa que vende bens ou serviços sujeitos ao IVA (imposto sobre valor agregado). Ela registra a transação e discrimina o IVA cobrado. Para as empresas, uma fatura com IVA comprova o IVA cobrado dos clientes. Para os compradores, é a prova do IVA que pagaram e pode ser usado para recuperar o IVA junto à autoridade fiscal local. Sem ele, ambas as partes poderiam enfrentar problemas com a conformidade ou perder benefícios fiscais.

Abaixo, explicamos quais dados devem ser incluídos em uma fatura de IVA no Reino Unido, como calcular e exibir o IVA nas faturas e o que acontece quando as faturas com IVA estão incorretas.

O que há neste artigo?

• O que deve ser incluído em uma fatura com IVA no Reino Unido?
  
• Quais são os tipos de faturas com IVA?
  
• Como calcular e exibir o IVA nas faturas?
  
• Como mostrar o IVA na fatura
  
• Quais são as regras para faturar vendas isentas de IVA ou com taxa zero?
  
• O que acontece quando uma fatura com IVA está incorreta?
  

O que deve ser incluído em uma fatura com IVA no Reino Unido?

Para cumprir requisitos legais, uma fatura de IVA no Reino Unido deve incluir detalhes específicos, como:

• Um número de fatura único

• A data de emissão

• A data de fornecimento (se diferente da data de emissão)

• Nome comercial, endereço, dados de contato e número de registro de IVA do fornecedor

• O nome ou nome comercial e o endereço do cliente

• Uma descrição dos bens ou serviços fornecidos

• A quantidade de mercadorias ou o escopo dos serviços prestados

• O subtotal, excluindo o IVA

• A taxa de IVA aplicada (por exemplo, 20%, 5%, 0%)

• O valor do IVA cobrado

• O montante total, incluindo o IVA

Faturas simplificadas (por exemplo, para valores abaixo de £ 250) exigem menos detalhes, mas você precisa incluir a alíquota do IVA e o valor total devido.

Quais são os tipos de faturas com IVA?

Três tipos principais de faturas com IVA são usados no Reino Unido, cada um adequado a diferentes tipos de transação e valores totais.

• Faturas completas com IVA: são utilizadas na maioria das transações entre empresas registadas no IVA e devem incluir todos os dados exigidos.

• Faturas simplificadas com IVA: são usadas em transações com valor inferior a £ 250 (incluindo IVA), caso a fatura não inclua suprimentos isentos. As faturas simplificadas podem conter menos detalhes, normalmente apenas a data de fornecimento; uma descrição dos bens ou serviços; a taxa do IVA; o preço com IVA incluído; e nome, endereço e número de IVA do fornecedor.

• Faturas com IVA modificadas: são usadas em vendas no varejo acima de £ 250, quando as mercadorias estão sujeitas a IVA, e devem incluir todos os detalhes exigidos.

Como calcular e exibir o IVA nas faturas?

Suponha que você esteja vendendo um produto por £ 100 e o IVA é de 20%. Primeiro, divida a taxa do IVA por 100. Em seguida, multiplique esse número pelo valor total devido antes do IVA para obter o valor do IVA devido.

£ 100 x 0,2 = £ 20

Adicione o IVA ao subtotal para obter o preço total devido pelo cliente.

£ 100 + £ 20 = £ 120

Se você já sabe o preço com IVA e precisa calcular ao contrário, divida o total pela alíquota do IVA mais um.

£ 120 ÷ 1,2 = £ 100
£ 120 - £ 100 = £ 20

Se itens diferentes na fatura tiverem taxas de IVA diferentes, siga estas etapas para cada produto ou serviço individualmente e some tudo no final para obter o total final.

Como mostrar o IVA na fatura

Sua fatura deve incluir os seguintes dados em um formato limpo e fácil de ler:

• O subtotal de cada item ou serviço (o que custa antes do IVA)

• A taxa de IVA aplicada (por exemplo, 20%, 5% ou 0% se isento)

• O valor total do IVA de toda a fatura

• O total final (o que o cliente deve, incluindo IVA)

Quais são as regras para faturar vendas isentas de IVA ou com taxa zero?

Uma fatura de IVA não é necessária se tudo o que for vendido for isento de IVA ou tiver taxa zero. Veja o que cada um desses termos significa:

• Vendas com taxa zero: o IVA é cobrado a 0%. Os bens ou serviços são tributáveis, mas não há IVA adicionado. Exemplos: cestas básicas, livros e roupas infantis.

• Vendas isentas de IVA: os bens ou serviços estão fora do âmbito de aplicação do IVA. Nenhum IVA é cobrado ou recuperado. Exemplos: serviços financeiros, educação e tratamentos médicos.

Quando você fatura vendas isentas de IVA ou com taxa zero, as regras são ligeiramente diferentes das vendas com IVA padrão. Essas faturas ainda devem incluir a data da fatura; número único da fatura; os dados do cliente; e nome, endereço e número de registro de IVA da empresa. Devem incluir ainda um subtotal e um preço final.

A fatura deve então indicar que a venda é de taxa zero ou isenta: "fornecimento sem taxa" para vendas sem tarifação e "fornecimento isento" para vendas isentas de IVA. Na coluna IVA para vendas sem taxa, indique "0% de IVA". Não inclua uma coluna de IVA para vendas isentas.

Mesmo que essas vendas não envolvam IVA, o faturamento adequado é importante para a conformidade durante as auditorias. Ele fornece um registro que diferencia entre vendas com taxa zero e isentas, que têm implicações diferentes para as declarações de IVA. Essas faturas também fornecem um registro útil aos clientes.

O que acontece quando uma fatura com IVA está incorreta?

Se a sua fatura de IVA estiver incorreta, isso pode causar problemas para você e seu cliente. Do lado da empresa, a autoridade fiscal do Reino Unido – His Majesty's Revenue and Customs – pode considerar os erros de fatura como não conformidade e emitir multas, realizar auditorias ou atrasar o processamento de sua declaração de IVA. No lado do cliente, faturas incorretas significam que o cliente pode não conseguir recuperar o IVA em suas compras.

Veja alguns erros comuns a serem evitados em faturas de IVA:

• Cobrar a taxa de IVA errada

• Esquecer os detalhes da fatura, como o número de registro do IVA e a data da fatura

• Rotular erroneamente itens como isentos ou com alíquota zero

• Cálculo incorreto do valor ou dos totais do IVA

Se você encontrar erros em suas faturas de IVA, não edite a fatura original. Isso não é permitido pelo HMRC. Em vez disso, emita uma nota de crédito para cancelar a fatura incorreta. Identifique a fatura cancelada pelo número da fatura. Em seguida, crie uma fatura nova e correta. Informe ao cliente sobre o erro e o que você está fazendo para resolvê-lo o mais rápido possível. Se o erro já tiver ocorrido na sua declaração de IVA, talvez seja necessário alterar a declaração ou ajustar a próxima declaração.

Para evitar erros futuros, verifique novamente a exatidão e integridade de todas as faturas antes do envio e reserve um tempo para entender como as diferentes taxas de IVA se aplicam aos produtos e/ou serviços da sua empresa. Além disso, considere investir em um software de contabilidade que automatize os cálculos e garanta a precisão matemática.