As faturas podem parecer uma pequena parte da administração de uma empresa, mas a precisão dos detalhes é importante para manter os clientes satisfeitos e facilitar a contabilidade. Se você é um profissional de finanças experiente ou um novo proprietário de empresa, descobrir o que precisa estar em uma fatura ajuda a evitar mal-entendidos, acelerar os pagamentos e minimizar as idas e vindas com os clientes.

Abaixo, discutiremos os detalhes da fatura que vão além dos modelos, com dicas, ajustes e táticas que podem reduzir o tempo entre "enviado" e "pago" e as perguntas ao longo do caminho. Trataremos de tudo, desde o estabelecimento de termos flexíveis que incentivam o pagamento em tempo hábil até a adição de informações sobre impostos e descontos.

O que há neste artigo?

• Quais dados básicos cada fatura deve conter?
  
• Como incluir descrições claras de itens e itens de linha
  
• Como exibir termos e condições de pagamento em uma fatura
  
• Como adicionar informações fiscais e de desconto aos detalhes da fatura
  
• Por que você precisa incluir dados de contato nas faturas
  
• Como adicionar notas ou instruções especiais nos detalhes da fatura
  
• Erros comuns a serem evitados em faturas
  

Quais dados básicos cada fatura deve incluir?

Toda fatura deve incluir os seguintes detalhes:

• Número da fatura: Um identificador exclusivo para facilitar o rastreamento.

• Data de emissão: quando a fatura foi gerada.

• Data de vencimento: a data esperada para o pagamento.

• Informações do vendedor: O nome, endereço, dados de contato e ID fiscal da empresa, se houver.

• Informações do comprador: Nome, endereço e dados de contato da empresa ou pessoa física do destinatário.

• Lista discriminada de produtos ou serviços: Uma lista de cada item ou serviço com uma breve descrição, quantidade, taxa e preço total.

• Subtotal: o total de todos os itens ou serviços antes de impostos ou descontos.

• Impostos: quaisquer impostos aplicáveis, incluindo alíquotas e valores.

• Descontos ou ajustes: quaisquer descontos ou encargos adicionais aplicados ao subtotal.

• Valor total devido: o valor final a ser pago.

• Condições de pagamento: informações sobre formas de pagamento, tarifas por atraso ou penalidades, se houver.

Como incluir descrições de item e itens de linha claros

Usar descrições claras e itens de linha específicos em sua fatura ajuda os clientes a entender rapidamente as cobranças. Fornecer esses detalhes extras pode reduzir a necessidade de esclarecimentos para que você possa ser pago mais rapidamente. Veja algumas dicas de como tornar sua fatura mais abrangente possível:

• Seja específico com descrições: evite termos vagos. Em vez disso, forneça explicações concisas, mas detalhadas. Por exemplo, em vez de escrever "consultoria", escreva "2 horas de consultoria de marketing para planejamento de campanhas publicitárias".

• Use convenções de nomenclatura consistentes: se você tiver clientes recorrentes, mantenha os nomes de produtos ou serviços consistentes em todas as faturas. Isso facilita o rastreamento e a correspondência para os clientes.

• Adicione unidades e quantidades: especifique quantidades e unidades (por exemplo, horas, peças, pacotes) para cada item. Por exemplo, escreva "5 horas de desenvolvimento web" ou "10 pacotes de papelaria".

• Inclua a data ou o período de serviço: para serviços baseados em tempo, inclua o intervalo de datas ou período (por exemplo, "serviços de design de 1º a 15 de outubro de 2024").

• Detalhe serviços complexos: se um serviço envolve várias etapas, considere dividi-lo em itens de linha, por exemplo, "consulta inicial (1 hora)", "criação de rascunho de projeto" e "revisões finais".

• Use um código de item (opcional): se você tiver um sistema com códigos de item ou números de produto, inclua-os para facilitar o cruzamento de dados.

Como exibir termos e condições de pagamento em uma fatura

Inclua todos os termos e condições de pagamento que os clientes precisam saber na fatura. Liste-os em uma seção separada intitulada "Termos de pagamento" ou "Termos e condições" perto do valor total devido. Veja o que essa seção deve incluir:

• A data exata de vencimento (por exemplo, "Pagamento com vencimento até 30 de novembro de 2024"). Evite termos vagos como "líquido 30", a menos que tenha certeza de que o cliente entenderá.

• Formas de pagamento aceitas (ex.: transferência bancária, cartão de crédito, carteira digital). Especifique se determinadas formas de pagamento incorrerão em tarifas adicionais.

• Quaisquer taxas ou multas por atraso, incluindo a taxa e quando ela se aplica (por exemplo, "Uma taxa de atraso de 1,5% ao mês será aplicada a qualquer saldo pendente após a data de vencimento").

• Descontos em pagamento antecipado (ex.: 2% de desconto se pago em até 10 dias).

• Dados de contato, como e-mail ou número de telefone, para problemas de pagamento ou dúvidas.

• Qualquer política de pagamento parcial, incluindo valores mínimos ou tarifas associadas.

Como adicionar informações fiscais e de desconto aos detalhes da fatura

Todas as faturas devem incluir informações sobre alíquotas e descontos aplicados. Veja como acertar:

• Liste os descontos logo após o subtotal: se você estiver oferecendo um desconto, mostre-o imediatamente abaixo do subtotal com uma descrição simples, como "Desconto de 10%" ou "Desconto de cliente recorrente". Dessa forma, o cliente sabe quanto está economizando antes de ver o total final.

• Detalhar o imposto: se o imposto for aplicável, adicione uma linha com a alíquota específica e o valor em dólar, como "Imposto sobre vendas (10%)". Isso ajudará os clientes a ver como o imposto é calculado.

• Especifique itens não tributáveis, se necessário: se alguns itens não forem tributáveis (como serviços em alguns lugares), marque esses itens como "isentos de impostos" ou liste-os separadamente.

• Esclareça o valor total devido: depois de considerar os descontos e impostos, certifique-se de que o valor total devido se destaque claramente no final. Esse é o número que mais importa.

• Inclua seu ID fiscal, se necessário: se precisar incluir um número de ID fiscal nos seus registros ou no do cliente, inclua-o próximo às informações fiscais. Isso é útil para a documentação oficial.

• Inclua quaisquer impostos internacionais: se estiver emitindo cobrança para um cliente internacional, considere adicionar uma linha sobre imposto sobre valor agregado (IVA), imposto sobre bens e serviços (GST) ou outros impostos locais.

Por que você precisa incluir dados de contato nas faturas

Alguns clientes podem precisar de um esclarecimento rápido sobre uma cobrança, desconto ou imposto. Incluir dados de contato na fatura significa que os clientes sabem exatamente como entrar em contato com você para que as dúvidas sejam resolvidas rapidamente.

Uma fatura com um contato específico (como nome, e-mail e número de telefone) também parece mais refinada e amigável para o cliente. Isso mostra que você está pronto para ajudar e disponível se algo precisar de conserto, o que tranquiliza os clientes.

Como adicionar notas ou instruções especiais nos detalhes da fatura

Adicionar notas ou instruções especiais a uma fatura pode ser útil, especialmente se você precisar esclarecer detalhes ou adicionar um toque pessoal. Veja como fazer isso de forma eficaz:

• Crie uma seção dedicada: adicione uma pequena seção chamada "Notas" ou "Instruções especiais" na parte inferior da fatura após o valor total. Isso facilita a localização pelos clientes e mantém o local separado das cobranças principais.

• Use uma linguagem amigável: se você estiver incluindo instruções especiais, escreva-as de forma amigável e direta. Por exemplo, você pode escrever: "Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida sobre o detalhamento acima!" ou "Obrigado por sua empresa! Esperamos trabalhar com você novamente."

• Adicione instruções de pagamento, se necessário: se você tiver etapas de pagamento específicas (como um método preferido ou dados de conta bancária), elas podem ser incluídas aqui.

• Mencione marcos do projeto ou serviço: se a fatura estiver relacionada a etapas ou fases específicas do projeto, use esta seção para resumi-las. Por exemplo, você pode escrever: "Esta fatura abrange a Fase 1: Planejamento e Projeto Inicial."

• Inclua descontos ou multas por atraso: se houver um desconto por pagamento antecipado ou uma tarifa por atraso de pagamento, você pode adicionar um lembrete amigável aqui, como "Aproveite um desconto de 5% se for pago dentro de 10 dias!" ou "Atenção, uma taxa de atraso pode ser aplicada a pagamentos feitos após a data de vencimento".

• Finalize com um toque pessoal: se for apropriado, adicione uma breve nota de agradecimento ou mensagem de agradecimento. Por exemplo, ela pode dizer: "Agradecemos a sua confiança em nós e esperamos continuar o nosso trabalho juntos!"

Erros comuns a serem evitados em faturas

Erros nos detalhes da fatura podem atrasar o pagamento e frustrar os clientes. Veja a seguir alguns erros comuns que devem ser observados na criação de faturas para sua empresa:

• Ausência de data da fatura: a inclusão da data em uma fatura permite que os clientes saibam quando começa a janela para pagamento.

• Ausência de prazo de vencimento: incluir a data de vencimento permite que seus clientes saibam exatamente quando precisam pagar.

• Descrições vagas de cargas: Descrições como "serviços prestados" e "materiais" podem confundir os clientes. Seja específico para minimizar idas e vindas.

• Dados de contato ausentes ou incorretos: se os clientes não conseguirem entrar em contato com você para resolver dúvidas, os pagamentos podem atrasar. Verifique se seus dados de contato estão corretos e se são fáceis de encontrar na fatura.

• Ausência de dados de pagamento: deixar de listar os tipos de pagamento aceitos ou quaisquer tarifas por atraso que você possa cobrar pode confundir o cliente. Esclareça antecipadamente os dados de pagamento para reduzir as dúvidas mais tarde.

• Erros de cálculo: qualquer erro na sua matemática pode levar a um pagamento a menor ou à necessidade de reemitir a fatura. Verifique esses números para ter certeza do valor listado.

• Sistema numérico confuso: números de fatura aleatórios ou numerações inconsistentes podem dificultar o rastreamento para você e seu cliente. Um sistema simples e sequencial (por exemplo, INV-001, INV-002) ajuda a manter tudo organizado.