A informação é poderosa, mas o fator humano bem instruído é essencial!

Em 2011, proferi uma palestra, na empresa que trabalhava, sobre a importância dos dados nas organizações. Já naquela época, a consciência sobre o valor dos dados estava em ascensão, e agora mais do que nunca cresce essa relevância.  Os dados são, sem dúvida, o bem mais valioso de uma organização. Eles funcionam como os alicerces de uma construção: sem uma base sólida, tudo o que for construído em cima pode desmoronar e com a chegada da Inteligência Artificial (IA), a importância dos dados corretos em uma organização se tornou ainda mais crítica, já que a IA depende inteiramente de dados para funcionar, aprender e tomar decisões.

Os dados estão por toda parte, todas as áreas: da contabilidade ao marketing, passando por suprimentos, produção, vendas e distribuição. A capacidade de uma empresa gerar lucros e evitar prejuízos depende diretamente da qualidade das informações que ela possui. Mas não basta apenas ter dados; é essencial que eles sejam precisos, atualizados e acessíveis no momento certo para que possam ser transformados em informações estratégicas. E nesse contexto a TI entra com fator estratégico e competitivo.

 A área de TI não é mais apenas um suporte operacional, mas uma parceira estratégica das organizações, uma via de mão dupla. Quando alinhada com a estratégia de negócios, a TI oferece vantagens competitivas que definem o sucesso ou fracasso de uma empresa no mercado. No entanto, a entrega de informações precisas, contextualizadas e no tempo certo é o que possibilita aos líderes uma tomada de decisão eficaz.

Mas isso é um desafio. Quantas vezes vemos erros na entrada de dados? Esse pequeno deslize pode comprometer todo o processo de decisão, gerando prejuízos enormes para a empresa. Afinal, como se pode confiar em informações incorretas? Aqui, entra a importância da qualidade dos dados desde o início: sem uma entrada de dados precisa, não há tecnologia que consiga corrigir o problema no caminho.

 Acredito que os profissionais, necessitam de treinamento e reciclagem de forma cíclica. Essas pessoas são a base para a correta operação das ferramentas tecnológicas. Por isso, treiná-los adequadamente é fundamental para garantir que compreendam a importância da qualidade e precisão dos dados. Além disso, ter conhecimento e documentar os processos é fundamental. De onde vem e para onde vai o dado ou a informação. Se eles não estiverem preparados, os erros podem proliferar em toda a organização, gerando impactos negativos em decisões estratégicas e operações diárias, além de retrabalho e acionamentos das equipes de TI.

 Em sistemas informatizados, os inputs, ou entradas, são os pontos de partida para quase todas as operações. Um clique no mouse, um comando de teclado, um “enter” pressionado – tudo isso desencadeia uma série de processos que, muitas vezes, nem se imagina. Daí a importância dita anteriormente em relação ao treinamento e conhecimento dos processos.

 Quando alguém clica em "gravar" em uma aplicação, por exemplo, dezenas de processos são acionados. Rotinas internas, integrações com outros sistemas e processamentos complexos ocorrem em segundo plano. E tudo isso depende dos dados inseridos pelo colaborador, pelas máquinas ou qualquer que seja a origem do dado.

 Madre Teresa de Calcutá dizia:

"Meu trabalho pode ser apenas uma gota no oceano, mas sem essa gota, o oceano seria menor."

 Da mesma forma, cada dado inserido em um sistema pode parecer irrelevante, mas ele faz parte de algo muito maior. Uma simples requisição de material ao almoxarifado pode impactar desde uma ordem de produção até a emissão de relatórios gerenciais e lançamentos contábeis.

 Muitas vezes, o impacto de um erro é invisível no curto prazo, mas pode se tornar um grande problema mais adiante. Um simples erro na entrada de dados pode desencadear uma série de consequências fiscais, jurídicas e operacionais. Imagine o custo para uma empresa ao realizar um pagamento indevido a um fornecedor ou ao lançar um imposto de forma incorreta. Esse tipo de erro pode até comprometer a confiança que os gestores têm nas informações, prejudicando decisões futuras.

 A informação correta no tempo certo pode ser estratégica, impactando diretamente o desempenho e a rentabilidade da companhia. A má qualidade dos dados, por outro lado, pode gerar prejuízos milionários.

 As rotinas que ocorrem por trás de uma simples operação em um sistema são impressionantes. Ao emitir um aviso de recebimento, várias outras etapas são desencadeadas: criação do documento de transporte, emissão de notificação de entrada, contabilização de frete, entre outros. Tudo isso acontece em questão de segundos, mas é fruto de anos de desenvolvimento e análise de processos.

 O que ocorre quando um dado errado é inserido no sistema? A análise e correção desse erro pode consumir dias, semanas e até meses de trabalho, envolvendo várias pessoas e comprometendo atividades prioritárias. O custo de uma decisão errada pode ser extremamente elevado, tanto em termos de recursos quanto em perda de tempo.

 É muito comum a área de TI ser acionada por diversas áreas da empresa, como contabilidade, custos, auditoria e jurídico, para identificar e corrigir divergências nas informações. Muitas vezes, a causa raiz de um problema está em um erro de entrada de dados que passou despercebido. Uma mensagem de erro no sistema pode levar o usuário a tentar "corrigir" o problema de forma aleatória, preenchendo campos sem entender seu real significado, apenas para fazer a mensagem desaparecer. Essa abordagem pode parecer inofensiva no momento, mas as consequências podem ser desastrosas.

 Quando isso ocorre, não só o erro inicial precisa ser corrigido, mas também todas as suas repercussões em outros sistemas e processos. E tudo isso consome tempo e recursos preciosos da empresa.

 Por mais que a tecnologia avance, é essencial lembrar que a inteligência real está nas pessoas, e não no sistema. Sistemas são apenas ferramentas; cabe a nós utilizá-los de forma inteligente. Se você não tem certeza sobre uma operação, a melhor escolha é parar e pedir ajuda, em vez de seguir adiante com dúvidas.

 A inteligência artificial pode simular muitas coisas, mas não substitui o raciocínio humano. Entender os processos, questionar o motivo das suas ações e garantir a qualidade dos dados são responsabilidades fundamentais. Como eu sempre digo: na dúvida, não faça.

Finalizando:

Esse tema continua sendo extremamente relevante, com o aumento exponencial de dados, a sofisticação dos sistemas e a Inteligência Artificial. A qualidade dos dados não é apenas um "detalhe técnico", mas um ativo estratégico para qualquer organização. Além disso, a capacitação dos profissionais para lidar corretamente com essas ferramentas é essencial. A tecnologia é poderosa, mas sem o fator humano bem instruído, ela perde grande parte de seu valor.

 A frase "na dúvida, não faça" deveria ser um mantra em qualquer operação empresarial que envolva sistemas e dados. Evitar erros pequenos é muitas vezes mais eficaz do que corrigir grandes problemas depois.