Synthèse du projet Koha à l'université Rennes 2
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Le projet Koha à l'Université Rennes 2 vise à refondre le système d'information documentaire en adoptant une solution libre et modulable pour répondre aux défis d'interopérabilité et d'évolution technologique. Mis en œuvre entre 2011 et 2013, le projet a permis une mise en production progressive de modules, entraînant une satisfaction globale des utilisateurs malgré des défis techniques. Ce projet a également contribué à enrichir les compétences des personnels impliqués, tout en offrant une amélioration de la qualité du service rendu.
Synthèse du projet Koha à l'université Rennes 2
- 1. Bibliothèques - Université Rennes 2 Place du Recteur Henri Le Moal CS 64302 35043 Rennes cedex Julien Sicot T 02 99 14 12 64 - [email protected] Symposium Koha 24 - 26 mai 2013 Fiche synthèse du projet Koha à l’Université Rennes 2 Bibliothèques
- 2. Sommaire Le Projet 1 Présentation 1 Contexte 1 Sites 1 Lecteurs / Prêts 1 Volumétrie 1 L’environnement technique 2 Version utilisée 2 Modules utilisés 3 Autres modules spécifiques 3 Les ressources humaines et leurs compétences 3 Équipe Koha 3 Les coûts 3 Le calendrier 4 Les développements 4 Développements spécifiques réalisés par le prestataire 4 Développements locaux 5 Travail avec la communauté 7 Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 1
- 3. Le Projet Présentation Dès 2011, forte volonté du SCD de refondre complètement son système d’information documentaire qui peut être expliquée par plusieurs facteurs : • Évolutions rapides et constante du web, nouveau cadre de référence, nouvelles pratiques • Des solutions SIGB Loris et portail Flora fermées et figées ne permettant pas d’apporter une réponse concrète à ces changements • Décision de l’éditeur EVER d’arrêter la commercialisation et la maintenance du SIGB Loris • Projet RFID et donc besoin que le SIGB puisse s’interfacer avec des automates de prêt via les protocoles SIP2 ou NCIP • Problème de visibilité des ressources de la bibliothèque Les exigences en matière d’interopérabilité seront parmi les plus déterminantes dans le choix du futur SIGB, l’objectif est d’avoir un outil suffisamment ouvert, souple et modulable pour s’adapter à l’évolution toujours plus rapide des usages. Après une assistance à maîtrise d’ouvrage réalisée par la société DoXulting, un appel d’offre ouvert est lancé fin 2011. Suite à ce dernier, c’est la société BibLibre qui a été retenue pour la mise en oeuvre de la solution Koha. Au regard de l’expérience de Lyon 3, Lyon 2 et Saint-Etienne, nous avons choisi de travailler directement sur la version communautaire afin de ne pas nous retrouver bloqués sur une «branche spécifique» de Koha. De plus, nous avons demandé à travailler directement sur la branche «master» pour faciliter la retombée des développements demandés à BibLibre. En effet, selon notre souhait, ces derniers ne seront pas livrés directement sur l'installation de production dès leur réalisation mais passeront tout d'abord par le workflow communautaire. Les développements seront ensuite récupérés lors des mises à jour "classiques" de Koha. Ce fonctionnement est mis en place afin d'éviter le maintien de développements spécifiques qui n'auraient pas été retenus par la communauté. La mise en production du SIGB s’est déroulée tout au long de l’année universitaire 2012-2013 en commençant dès septembre 2012 par le module circulation et l’OPAC, puis en janvier-février 2013 pour les modules acquisitions et périodiques. Avec le recul, le fait de travailler sur une version de développement dite master n’a pas été de tout repos pour l’équipe projet. Si cela a permis d’obtenir plus rapidement certains développements, cela a aussi et surtout été marqué par de nombreux impondérables (chaque mise en production de module s’est accompagnée de nombreux bugs, dépendance vis à vis de la communauté pour certains développements, problème pour mener la conduite de changement vis à vis d’une interface et de fonctionnalités mouvantes.) Malgré tout, le projet est globalement positif et le niveau de satisfaction des utilisateurs professionnels ou publics est plutôt bon. Le bond qualitatif apportée par la solution Koha est important et son ouverture nous a permis de réaliser en un an plus de choses que lors des quatre dernières années, le travail réalisé sur l’OPAC étant particulièrement apprécié. Enfin chose importante et non négligeable, il faut indiquer que ce projet a permis à de nombreux personnels du SCD d’enrichir leur portefeuille de compétences. Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 1
- 4. Contexte Le SCD de l’Université Rennes 2 s’adresse à une population de 19 200 étudiants, répartis sur 3 sites : deux sites Rennais et le site de Saint-Brieuc, partagé avec l’Université de Rennes 1. Il emploie 80 professionnels (pour un effectif de 1000 personnes pour l’ensemble de l’Université). Sites • bibliothèque centrale • 7 bibliothèques de section • la bibliothèque de St Brieuc (en co-gestion avec l’Université de Rennes 1) • la médiathèque • 3 bibliothèques associées Lecteurs / Prêts • 11 241 lecteurs actifs • Nombre de prêts annuel : + de 300 000 • Nombre d’entrées comptabilisées annuellement : + de 1 000 000 Volumétrie • Notices bibliographiques : 459 020 • Exemplaires : 757 355 Par Bibliothèques Bibliothèques Types Notices Bibliographiques Exemplaires Bibliothèque CentraleBibliothèque Centrale MédiathèqueMédiathèqueMédiathèque Bibliothèque Sciences SocialesBibliothèque Sciences SocialesBibliothèque Sciences Sociales Bibliothèque Sciences HumainesBibliothèque Sciences HumainesBibliothèque Sciences Humaines Bibliothèque Arts, Lettres, CommunicationBibliothèque Arts, Lettres, Communication Bibliothèque Activités Physiques et SportivesBibliothèque Activités Physiques et Sportives Bibliothèque AnglaisBibliothèque Anglais Monographies 335521 479382 Périodiques 1205 - Documents sonores 367 1124 Monographies 5331 9705 Documents audiovisuels 9791 12548 Documents cartographiques 4630 21413 Monographies 29723 35422 Périodiques 382 - Monographies 11436 12853 Périodiques 123 - Tests psychologiques 174 941 Monographies 18166 20386 Périodiques 153 - Monographies 5666 7131 Périodiques 62 - Monographies 20418 23752 Périodiques 66 - Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 1
- 5. Bibliothèques Types Notices Bibliographiques Exemplaires Bibliothèque BretonBibliothèque Breton Bibliothèque MusiqueBibliothèque MusiqueBibliothèque MusiqueBibliothèque Musique Bibliothèque Saint BrieucBibliothèque Saint BrieucBibliothèque Saint Brieuc Bibliothèque CFCBBibliothèque CFCB Bibliothèque CERHIO Bibliothèque LAHM Monographies 4523 6051 Périodiques 42 - Monographies 5065 6289 Documents sonores 6600 8321 Partitions 3933 4713 Périodiques 34 Monographies 15413 18737 Périodiques 241 - Documents audiovisuels 107 113 Monographies 2371 3587 Périodiques 44 Monographies 14981 17094 Monographies 764 801 L’environnement technique Deux serveurs virtualisés : un de pré-production et un autre de production. L'outil de virtualisation open source utilisé est XEN. L’OS installé sur les serveurs est Debian 6 Squeeze. Enfin, les deux serveurs sont positionnés en DMZ (zone démilitarisée). Pré-production Production Processeur 3 CPU - AMD Opteron 6176 2,3 GHz 5 CPU - AMD Opteron 6174 2,2 GHz Mémoire vive 8 Go 16 Go Espace disque 100 Go (46 utilisés) 100 Go (48 utilisés) Au départ, un serveur virtuel dédié à MySQL a été mis en place mais cette architecture a été très vite abandonnée du fait de gros problèmes de performances au niveau de Koha. Les environnements de production et de pré-production sont liés au dépôt GIT de Koha-community et au dépôt BibLibre pour la moulinette Sudoc. Enfin, trois des membres de l’équipe disposent de leur propre «bac à sable» Koha installé en local sur une machine virtuelle (virtualbox) Postes OPAC Nous avons mis en place une solution du type OS léger sur la base d’une distribution Ubuntu/Linux en mode Kiosk permettant l’utilisation d’une session minimaliste lançant automatiquement Firefox avec l’OPAC en plein écran. Cette solution légère, nous a permis de recycler de nombreux postes qui étaient normalement en fin de vie. Les sources sont disponibles sur sourceforge. Version utilisée Pendant toute la période projet, c’est la branche communautaire master qui a été installée et utilisée, ainsi il n’était pas nécessaire d’attendre tous les 6 mois (intervalle de temps entre deux versions stables de Koha) pour récupérer les développements financés et validés par la communauté. Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 2
- 6. A partir d’avril 2013, stabilisation sur une version 3.11.x avec pour objectif de passer sur une version stable lors de la prochaine mise à jour qui sera réalisée par BibLibre. Le moteur d’indexation utilisé est Zebra. Modules utilisés • CAS • SRU • ILS-DI • SIP2 (en cours) Autres modules spécifiques • LDAP (script développé par BibLibre non communautaire) • SUDOC (moulinette BibLibre non communautaire) Les ressources humaines et leurs compétences Équipe Koha Fonction Missions Équivalent ETP Responsable du SID (SCD/DSI) • Gestion de projet • Administration côté serveur (+ zebra, MySQL, etc.) • Développement / Paramétrage / Support 1 ETP Co-Administrateur Koha (SCD) • Administration courante • Support, documentation, formation • Statistiques • Qualité des données • Tests / Travail communautaire 1 ETP Co-Administrateur Koha (SCD) • Administration courante • Communication, conduite de changement • Support, documentation, formation 0,5 ETP Développeur (DSI) • Administration côté serveur / Développement • Support 0,7 ETP Equipe projet : Équipe koha + Coordinatrice Sudoc + Responsable services périodiques/ressources électroniques. Six groupes de travail pour l’analyse de besoins : Acquisitions, Catalogage, Périodiques, Services, Usagers, Services informatiques. Les coûts Lot Unique La tranche ferme concernant l’acquisition et la mise en œuvre d’un Système Intégré de Gestion de Bibliothèques : 126 237,80 € TTC Maintenance : 20930 € TTC /an Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 3
- 7. Le calendrier • Mars 2011 : Lancement du projet de réinformatisation • Mars-Juillet 2011 : AMO DoXulting, groupes de travail, élaboration du CCTP • Septembre-Décembre 2011 : Lancement de l’Appel d’offres ouvert «Acquisition et mise en oeuvre d’un système intégré de gestion des bibliothèques pour le SCD de l’Université Rennes 2», dépouillement et choix de la solution et du prestataire • Février 2012 : Réunion de lancement + réunion stratégique (choix de la version de koha, planning prévisionnel, validation des préconisations de la DSI) • Février - mars 2012 : rédaction des spécifications pour la reprise des données Loris vers Koha (données lecteurs , données bibliographiques et d’exemplaires) + définition des paramétrages Koha • Mars 2012 : Rédaction des spécifications pour les développements • Avril 2012 : Formations fonctionnelles et techniques à l’administration de Koha • Avril - Mai 2012 : Migration des données sur une instance de test • Mai 2012 : Installation de Koha sur serveurs de l’université • Mai 2012 : Formations de formateurs aux modules Circulation, Adhérent, Recherche, Catalogage • Juin 2012 : Formation des collègues en petits groupes aux modules Circulation, Adhérent, Recherche, Catalogage • Juillet 2012 : Formations de formateurs aux modules Acquisitions et Périodiques • Juillet 2012 : Passage en production pour le module Circulation (prêts - retours) • Juillet - Août 2012 : Intégration graphique du catalogue • Septembre 2012 : Mise en production de l’OPAC (catalogue public) • Septembre 2012 : Lancement de la moulinette Sudoc et des imports LDAP • Septembre 2012 : Mise en place des postes OPAC en mode Kiosk • Octobre 2012 : Mise à jour du code de Koha (aligné sur la version 3.10.0) • Décembre 2012 : Lancement des relances pour les retards • Novembre 2012 : Lancement du site mobile • Décembre 2012 : Formation du personnel en petits groupes aux modules Acquisitions et Périodiques • Janvier 2013 : Mise en production des module Acquisitions et Périodiques • Février - Mars 2013 : Améliorations locales de l’interface pro (surtout module acquisition) • Avril 2013 : Mise à jour du code de Koha (aligné sur la version 3.11.x) • 2012-2013 : Test des développements de Biblibre (encore en cours) Les développements Développements spécifiques réalisés par le prestataire Ce travail de validation communautaire qui n’est pas encore terminé se fait directement avec et par l'équipe projet. (Validation en amont du développement par l'équipe projet → soumission de ce dernier par BibLibre à la communauté → participation de l'équipe au workflow de validation communautaire dans BugZilla). Amélioration du dédoublonnage lors de la création d'une autorité (BZ 8994) Contrôle et signalement explicite par le système de toute création d’une autorité dont la forme d’entrée serait identique à une forme rejetée d’une notice d’autorité existante (par comparaison de chaînes de caractères). Gestion des liens vers le résolveur dans la XSLT Mise en oeuvre d’OpenURL au niveau de l’OPAC avec possibilité de déclarer son résolveur de liens dans les préférences Koha. Choix du mode d'envoi des relances Possibilité pour chaque niveau de relance de définir le mode d’envoi (mail, courrier, sms). Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 4
- 8. Suppression des commandes anciennes (BZ 8991) Possibilité d’archiver et/ou d’éliminer les commandes reçues au bout d’un certain temps d'une manière simple et automatique. Amélioration de l'outil d'import ISO2709 (BZ 8015 → finalement réalisé par la communauté) Ajout de profils d'import pour modifier les notices bibliographiques en entrée avant de les importer dans Koha. Pré-inscription des lecteurs (BZ 7067 → finalement réalisé par la communauté) Permettre la pré-inscription des lecteurs (notamment autorisés) à partir d’un formulaire disponible sur l’OPAC. La validation du compte se faisant a posteriori par le personnel depuis l’interface pro. Interfaçage avec IDREF (BZ 8992) Enrichissement des notices avec le webservice de IdRef. Fusion de plus de 2 notices bibliographiques (BZ 8064) Etendre la fonctionnalité de fusion à plusieurs notices. URL proxyfiées Une préférence permet de déclarer l’url du reverse proxy de l’établissement. Un flag permet ensuite d’indiquer au niveau d’une zone 856 (par exemple) si l’url doit être proxifiée ou non. Développements locaux Un workflow spécifique a été mis en place pour les développements locaux. La maintenance de ces développements locaux est à la charge directe de Rennes 2. La grande majorité des développements sont à considérer comme des «hacks» utilisant des «web services maisons» et JQuery, ainsi, il n’affectent pas le coeur de Koha. Améliorations locales de l’OPAC • Important travail graphique réalisé en utilisant CSS et JQuery / intégration avec les autres briques/services du système d’information documentaire • Mise en place d’une recherche combinée via un interfaçage avec l’API de l’outil de découverte Summon. (Exemple) • Modification et adaptation des XSLT aux besoins locaux (ex : afficher les états de collection SUDOC des périodiques) • Intégration de l’API du résolveur de liens 360 Link pour afficher depuis l’opac la disponibilité en ligne d’une revue ou d’un ouvrage (Exemple) • Intégration du micro web service MULTIWHERE du Sudoc, pour indiquer si oui ou non un document est disponible dans l’autre université rennaise (Rennes 1). (Exemple) • Intégration d’IdRef pour récupérer depuis le SUDOC la bibliographie d’un auteur (zone 7XX) • Intégration de l’API TMdB pour enrichir les notices de documents audiovisuels (affiche du film, bande-annonce). (Exemple) • Création d’une facette à l’OPAC pour les types de document (inspiré par un développement de Lyon 2). Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 5
- 9. Améliorations locales de l’interface pro • Mise en place d’une recherche spécifique sur les données d’exemplaires (sur la base des développements réalisés par Yves Tomic (Paris Sud). • Création d’un script pour masquer les notices sans exemplaire • Ajouts de nouvelles fonctionnalités au niveau du module Acquisitions (tableau de bord de l’acquéreur avec dernières commandes en cours, reçues, en retard, état des budgets, etc.) • Mise en place d’un modèle de bordereaux spécifique à Rennes 2 (en Perl) Développement d’une version mobile • Réalisée avec le framework JQuery Mobile, CSS et PHP • Exploite les web services SRU et ILS-DI • Visible ici : http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/m • Sources Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 6
- 10. Réalisation d’un script pour afficher les dates de retour du jour en fonction de la catégorie et du type de document Visible ici : http://catalogue.bu.univ-rennes2.fr/datesRetour/ Travail avec la communauté Participation au HackFest de Marseille organisé par BibLibre en 2012 puis en 2013. Un personne de l’équipe (Mathieu Saby) s’est impliqué dans la communauté avec la réalisation d'une trentaine de patchs déposés dans Bugzilla. A ce jour, 20 patchs ont été acceptés et intégrés dans le code de Koha. Enfin, Mathieu a également également testé et signé des patchs réalisés par la communauté, et participé aux traductions. Julien Sicot - Université Rennes 2 Fiche synthèse projet Koha Fiche synthèse du projet Koha à l’université Rennes 2 7