MANUEL DES PROCEDURES COMPTABLES
PARTIE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
1-1- Informations générales
Dénomination :
Siège social :
Autres établissements :···
Locaux en location :··
Forme juridique :
Capital :
Activités :N° Registre de commerce :
N° Identifiant fiscal :
N° Patente :
N° d’opération du commerce extérieur :
Dirigeants responsables :
1-2- Intervenants extérieurs
Commissaire aux comptes :
Autres conseils : Avocats :
Assureurs : Banques :
1-3-Adresses utiles :·
Sous direction préfectorale des impôts :·
Secteur des impôts :·
Perception :·
Délégation régionale de C.N.S.S :·
Assurance groupe (mutuelle ) :·
Caisse de retraite :· Assurance AT/ RC :·
Assurance multirisque informatisée :·
Assurance multirisque bureaux :·
Assurance parc auto :
1-4- Informations diverses et spécifique de*
Avantages fiscaux :*
Livres légaux tenus
· Journal côté et paraphé·
Livres d’inventaires·
Livres des assemblées·
Livres des transferts des actions·
Livre de présence des actionnaires*
Etat des rapports périodiques fournis*
Rapport d’activité donnant la rétrospective de la semaine*
Situation journalière de trésorerie « soldes en banques »*
Inventaire de la caisse en fin de chaque semaine
Etat de synthèse hebdomadaire « état détaillé des recouvrements par jour &
Par département »*
Situation comptable mensuelle « CPC – ACTIF – PASSIF »
PARTIE II – ORGANISATION COMPTABLE DE
2.1 – Organisation du service comptable
2.1.2 Répartition des tâches
Fonction du chef comptable
- Encadrement et gestion du personnel du service comptable mis à sa disposition.
- Etablissement du plan comptable de l’entreprise conformément aux normes comptables et son
actualisation au fur et à mesure des besoins de l’entreprise.
- Supervision de tous les travaux comptables et financiers du service.
- Supervision de l’imputation comptable conformément au plan comptable général de
l’entreprise.
- Etablissement des situations comptables périodiques, y compris les états de synthèse.
- Maîtrise de l’outil informatique appliqué à la comptabilité.
- Analyse des comptes et justification des soldes.
- Contrôle inopiné et contrôle permanent de la caisse.
- Etablissement et supervision des documents fiscaux et contrôle du respect des dates
de dépôt de ces documents.
- Relation avec l’administration fiscale.- Participation et établissement des plans de financement à court,
moyen et long terme.
- Gestion des dossiers de crédit et contrôle du respect des conditions bancaires
convenues avec les organismes financiers.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Préparation du tableau de bord.
- Supervision et contrôle des états de rapprochement bancaires.
- Liaison permanente et étroite avec les autres départements de l’entreprise pour la mise
en place d’une procédure permettant une meilleure information comptable.
- Tenue des fiches des immobilisations.
- Tenue des échéanciers.
- Tenue des livres légaux : livres d’inventaire et le journal paraphé.
- Tenue à jours des soldes clients en vue d’un meilleur recouvrement des créances.
- Assister u comptage des inventaires physiques des stocks en fin d’exercice.
- Apporter assistance et conseil aux responsables de départements pour les problèmes
de paies, facturation….
- Etablir et maintenir des relations internes et externes permettant l’échange
d’informations comptables.
- Assumer la responsabilité de l’archivage des documents comptables et financiers. Comptable
chargé des écritures comptables et gestion des fournisseurs
- Triage par destination des pièces comptables.
- Contrôle des factures d’achats en les confrontant avec les documents internes et
externes de l’entreprise (bons de commande, bons de livraisons, bon de réception…)
- Contrôle des factures d’Avoirs en les confrontant avec les bons de retour.
- Passation des écritures dans les journaux centralisateurs après que le chef comptable ait approuvé la
conformité de la pièce à comptabiliser.- Apposer le cachet : comptabilisé le ……..journal………
pièce n° …….
- Classer les factures fournisseurs à payer dans un parapheur spécial en attendant
l’échéance convenue pour leurs règlements
.- Porter sur les factures payées des fournisseurs le cachet soit payée en espèce soit payée par chèque
n° ……s/banque……..date…..
- Tenue, suivi et mis à jour de l’échéancier des effets à payer.
- Gestion des comptes des dettes fournisseurs.
- Gestion des comptes des dettes des autres créditeurs.
- Tenue et suivi des journaux d’achats.
- Classement des documents se rapportant aux fournisseurs (factures, avoirs, bons de
commandes, bons de livraisons, bons de réception, bons de retours, relevés et balances
fournisseurs).
- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. Comptables chargés
des écritures et de la gestion des comptes clients
- Contrôle des factures de ventes en les confrontant avec les bons de commandes et les
conditions contractuelles.
- Contrôle des factures d’avoir et des remises, rabais et ristournes en conformité de
l’accord obligatoire de la direction générale.
- Apposer le cachet de comptabilisation sur les factures clients.
- Suivi des règlements, relances et mise à ours des soldes clients.
- Porter sur les factures réglées le cachet identifiant le règlement : facture payée soit par
chèque soit par effet soit par virement….
- Etablissement et suivi de l’état des créances clients impayés t douteux.
- Transmission du détail des soldes client impayés au service contentieux.
- Tenue, suivi et mise à jour de l’échéancier effets à recevoir.
- Classement des documents se rapportant aux clients (factures, avoirs, bons de
commandes, relevés et balances clients)
- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. Comptable chargé de la
caisse et de la trésorerie
- Tenue du journal de la caisse.
- Etablissement de la situation journalière de trésorerie
- Contrôle des pièces bancaires et des échelles d’intérêt.
- Emission des chèques, effets et ordre de virement.
- Tenue au jour le jour du registre des chèques émis.
- Suivi des cautions bancaires.
Comptable chargé des paies et des acomptes aux personnels
- Contrôle de la conformité des états des acomptes et des prêts au niveau du chiffrage et signature du
responsable du département et du superviseur chargé de la gestion du site.
- Contrôle des journaux de paies en les confrontant avec les relevés d’heures approuvés
par le client et par le chef de département auquel appartient la gestion du site.
- Tenue du tableau de détermination du coefficient contractuel (facturation/ paie).
- Tenue au jour le jour du registre où sont inscrits les chèques et le virement émis pour payer le
personnel.
- Etablissement des états extra comptables concernant les payes, acomptes et prêts
sortis trésorerie par rapport aux sommes effectivement distribuées selon modèle ci-après :
ETAT DE CONTROLE DES ACOMPTES DU MOIS DE ………………
Site Jour n°
Mts sortis trésorerie
Mts effet servis
Fonds retournés
Observation
Date
Montant
ETAT DE CONTROLE DES PAIES DU MOIS DE……..
Site Jour n°
Mts effectiv servis
Mts effet servis
Fonds retournés
Observation
Date Montant
2-2 Eléments généraux relatifs au traitement des informations comptables
La société ………………traite son information comptable à l’aide de l’informatique.
Les supports de saisie de l’information comptable sont décrits ci-dessous :
1/ Les saisies qui se font directement à partir des pièces sont :- Factures fournisseurs.-
Pièce de banques
- Déclarations fiscales
- Déclarations sociales
2/ les comptabilisations qui se font sur la base de documents de saisie sont :
- Les factures clients sont comptabilisées à partir de l’état informatique mensuel listant
les factures par ordre numérique.
- Les pièces de caisse sont joints aux folios des journaux à partir desquels elles sont
comptabilisées.
- Les opérations diverses sont avant leur comptabilisation portées sur un état dit OD.2-2-
2 Système informatique interne
Le logiciel utilisé pour traiter l’information comptable est appelé……. du groupe SAGE
acheté chez la société ……… qui
Les états de sortie que nous éditons sont :
· Balance générale·
Balance auxiliaires
· Journal centralisateur
· Journaux auxiliaires
· Etats statistiques
· Grand livre générale
· Grand livre auxiliaire
· Etats statistiques
· Etats de synthèse
2-5 PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES DURANT L’EXERCICE
Les états comptables fournis sont :
Titre de l’état
Responsable
Service émetteur
Destinataire
Date limite
1 / Etats quotidiens
Situation de trésorerie
Section trésorerie
Direction générale
Lendemain à 9 h
Samedi matin
Vendredi soir
Vendredi
2 / Etats hebdomadaires
Clients impayés
Encaissement clients
Paiements des acomptes
Section clients
Section trésorerie
Section paie/acompte
Service recouvrement
Direction générale Tous départements
3 / Etats mensuels
Paies des salaires
Situation comptable
Analyse des comptes
Etat de rapproch banc
DéclarationTVA
Déclaration IGR
Déclaration CNSS
Section paies/acompte
Chef comptable
Chef comptable
Trésorerie
Chef comptable
Section paies/acomptes
Service administratif
Tous départements
Direction générale
Chef comptable
Trésorerie
/PerceptionTrésorerie
/Perception
Trésorerie
Fin de mois15 de chaque mois
10 de chaque mois fin de chaque mois
fin de chaque mois date fixé par CNSS
4 / Etats trimestriels
Situation comptable+Etat de synthèse
Chef comptable Direction générale
5 / Etats annuels
Situation active et passive
Etat de synthèse+acompt IS
Déclaration des honoraires
Analyse des Amortissements
Analyse des provisions
Chef comptable Impôts / banques Fin Mars
2-6 REGLES D’EVALUATION ET OPTIONS COMPTABLES RETENUES
Les règles d’évaluation des actifs et passifs et des options retenues par ………..sont
celles développées dans le code général de normalisation comptable (CGNC)
2-6.1 Les règles d’évaluation retenues :
2-6.1.1 Les règles générales d’évaluation
Le CGNC distingue trois valeurs
1/ Valeur d’entrée
2/ Valeur actuelle
3/ Valeur au bilan : valeur comptable nette
1- Valeur d’entrée
A leur date d’entrée dans le patrimoine, les biens sont inscrits à leur coût d’acquisition.
Le coût d’acquisition est formé du prix d’achat facturé augmenté des droits de douane et
autres impôts et taxes non récupérable et diminué des taxes légalement récupérables et des
charges accessoires d’achats y afférents (transport, frais de transit, commissions, frais de réception,
assurances…)
2- Valeur actuelle
A l’inventaire il est procédé au recensement et l’évaluation des éléments actifs et passifs à la valeur
actuelle. Celle-ci est déterminée à partir des prix du marché et de l’utilité du bien.
3- Valeur du bilan
Les immobilisations figurent au bilan pour leur valeur nette comptable conformément aux
prescriptions du CGNC.
2-6.1.2 Evaluation des immobilisations les méthodes d’évaluation des immobilisations
aussi bien corporelles qu’incorporelles retenues pour les cas particuliers tels que :
- Des immobilisations acquises par voies d’échanges.- Des immobilisations acquises à
titre gratuit.
- Des immobilisations obtenues en crédit-bail.
- Des immobilisations acquises conjointement ou produite conjointement se feront, s’ils
viendraient à être d’actualité, conformément aux recommandations du CGNC.
Les stocks sont comptés en fin d’exercice puis évalués au coût moyen pondéré calculé sur la base des
achats de l’exercice suivant tableau récapitulatif ci-après :
Désignation article
Quantité
A Montant annuel
B Moy pondérée
B/A2
-6.1.4 Evaluation des autres postes d’actif et du passif Il s’agit essentiellement de
l’évaluation des postes suivants :
- Des titres de participation et les autres titres immobilisés.
- Des titres et valeurs de placement.
- Des créances et dettes.
- De la trésorerie.
2-6.2 Options retenues en matière d’amortissements. Les amortissements sont calculés sur les
montants de prix de revient des immobilisations au prorata temporisa avec application des
taux linéaires réglementaires retenus dans le tableau ci-dessous :
Type d’immobilisation % An
Mode
PlafondI
mmobilisation en non-valeur
Construction Installation technique Matériel et outillage
Matériel et transports
Mob Mat de bureau et aménage
Matériel informatique 2051010251010 Linéaire« « « « « « 200.000 DH pour véhicule
CILa date retenue pour le calcul de l’amortissement est celle qui coïncide avec la date de mise en
service ou de la réception du bien acquis. D’autre, la date retenue pour le calcul de
l’amortissement est le 1er du mois quel qu’en soit le jour de sa mise en service ou sa réception.
Les amortissements des immobilisations en non-valeur notamment pour les frais d’augmentation de
capital sont amortis sur trois années, et ce sans la pratique du principe du prorata
temporis. En ce qui concerne les charges à repartir sur plusieurs exercices, l’amortissement est
déterminé en fonction de l’importance des travaux et des pièces montées et de l’estimation
de la durée de l’usure normale.2-6.3 Options retenues en matière de comptabilisation
des immobilisations
Toutes les immobilisations sont comptabilisées directement en immobilisation lorsque leur montant est
égal ousupérieur à 2000,00 DH. Celles inférieures à 2000,00 DH sont imputés en
charges.
2-7 INFORMATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS ET LES MODALITES DE CONTROLE
2-7.1 Schéma de comptabilisation
Sources de provenance du flux des documents comptables
Documents comptables réceptionnés par le service comptable
Triage par nature et par destination
- Vérification conformité
- Ordre d’imputation donné par le chef comptable et distribution aux comptables
- Réception des pièces par chacun des comptables- Préparation
- Saisie des données
2-7.2 Les contrôles comptables mis en place¨
Par cycle d’opérations, les contrôles mis en place sont décrits comme suit :
2/ Les pièces de banques sont vérifiées par le chef comptable puis remis aux comptables chargés des
écritures après avoir porté dessus le compte à mouvementer.
3/ Les comptables passent directement à partir de la pièce les écritures et apposent dessus le cachet
decomptabilisation :Comptabilisé le ……… ….Journal ……..n°…………..N°
d’ordre…………………
4/ Classement des pièces se fait par ordre de journal et par ordre chronologique de
comptabilisation.
5/ Les opérations taxables sont reportées dans l’état de TVA récupérable.
6/ L’archivage des pièces bancaires se fait après établissement des états de rapprochement bancaires
en fin de chaque mois.
Cycle de la caisse et de la trésorerie
1/ Toute dépense de quelque nature que ce soit ne peut faire l’objet de sortie de fonds de la Caisse
qu’après autorisation des mandataires désignés par la Direction Général avec
délimitation de leur compétence.
2/ Les dépenses et les recettes sont portées dans le livre de caisse dans l’ordre numérique. chaque
pièce est jointe àun ordre de dépense ou ordre de recette dûment autorisés et portant le
numéro d’ordre :CAISSE DEPENSE N°…………………DATE …………….Payé à
…………………………………………La somme de DH………………………………Objet :
………………………………………….Visa chef départ Visa Secrétaire GL Visa Direction
Gle Visa bénéficiaire
CAISSE RECETTE N°………………..DATE……………Reçu de
………………………………………..La somme de DH………………………………Visa
intéressé Visa caissier
3/ Le chef comptable a autorisé de procéder à des contrôles inopinés de la caisse et également
procéder à l’arrêté de caisse et faire l’inventaire.
4/ Le caissier assure également la trésorerie :- Emission des chèques bancaire et leur inscription dans le
registre ouvert à cet effet.
- Etablissement des traites et leur inscription dans l’échéancier.
- Porter les cachets de paiement sur les factures et avoirs acquittés.
5/ Chaque fin de semaine, le caissier fait parvenir les folios accompagnés des
justifications. Modèle folios caisse
Date
N° Pièce
Libellé
Imputation
Recette
Dépense
6/ Le chef comptable complété les imputations et transmet folios et pièces justificatives
au comptable chargé des écritures pour saisie informatique.
Cycles opérations diverses
1/ Toutes les écritures de modifications, de redressements ou de régularisations ou celles ne trouvant
pas place dans les journaux centralisateurs (achats, ventes, banques et caisse) sont
autorisés par le chef comptable.
2/ La comptabilisation se fait d’abord dans l’imprimé journal des OD avant d’être saisie
en informatique.
3/ Le journal des OD auquel sont joints les do*****ents justifiant l’écriture, sont classés
par ordre chronologique de comptabilisation.
2-8 ARCHIVAGE ET CONSERVATION DE DO*****ENTS
2-8.1 Archivage
Pour nous permettre de rechercher et de consulter les do*****ents demandés dans les meilleures
conditions de rapidité et d’efficacité, un local a été réservé à cet effet, doté de rayonnages accessibles et
permettant une visualisation nette des supports ( sacs d’archives, classeurs, dossiers…..).
Les documents sensibles et les fonds de la caisse sont fermés sous clé dans nos
coffres. Certains autres sont conservés dans les services dans les placards également
sous clé à savoir :- Les registres officiels obligatoires cotés et paraphés.
- Les contrats commerciaux.- Les actes et contrats notamment relatifs aux crédits leasing et
autres.
- Les récépissés des dépôts de do*****ent auprès des administrations, tribunaux etc…
- Les do*****ents juridiques se rapportant à la vie de l’entreprise.
- Les dossiers clients.- Les dossiers des fournisseurs.
- Les chronos des correspondances ( départ et arrivée )
2-8.2 Destruction des archives
Seul la Direction Général est habilitée à ordonner la destruction de tel do*****ent archivé
sur proposition du service demandeur en respectant bien entendu les délais de
conservation prescrits par la loi. Un procès verbal est adressé pour constater la
destruction de do*****ent portant signature de demandeur et la Direction Générale. Des
mesures appropriées de précaution pour que la destruction autorisée se déroule dans de
bonnes conditions de propreté et préserve la confidentialité des informations. Pour ce faire soit que
les do*****ents soient incinérés soit les détruire à l’aide d’un broyeur d’archives. Toute destruction
de do*****ent non autorisée comme ci-dessous, expose le contrevenant à de lourdes sanctionspénales.
2-8.3 Délai de conservation des do*****entsLe délai de conservation par catégorie des
do*****ents est donné dans le tableau ci-dessous :
Do*****ents
Duréeobligatoire T
exte imposantcette durée
Durée recommandée Raisons
1/ Do*****ents et livres comptables
Manuel d’organisation compt
Livres d’inventaires
Livre journal
Livres auxiliaires
Registre des assemblées Registre transferts des actions Registre des feuilles de présence
2/ Pièces justificatives
Factures émises
Factures fournisseurs
Pièces bancaires Inventaires
Correspondance
Actes etcontrats
TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE
Les travaux de fin d’exercice portent sur l’inventaire des actifs et passifs. Avant de
procéder à cet inventaire, il y a lieu tout d’abord d’établir un planning de préparation et de
collecte des informations nécessaires à l’arrêté des comptes. Ce planning doit faire l’objet d’une
circulaire ou d’une note de service adressé à tous les départements, leur demandant de
communiquer au service comptable, suivant les dates arrêtées, toutes les informations
pouvant avoir une incidence sur la clôture comptable de l’exercice. ci-dessous le modèle de
la note de service et le tableau de collecte des informations :
NOTE DE SERVICE N°Objet :
Arrêté comptable au………………Afin de réaliser l’arrêté comptable au ……………………………
dans les meilleures conditions de travail et de temps, nous vous prions de bien vouloir nous transmettre,
conformément au planning ci-après les informations demandées. Les opérations se dérouleront
du ……………….au ………………, date prévue pour l’édition définitive des états de
synthèse, arrêté au …………………fait à Casablanca, le ………………Destinataire
Service et nature du do*****ent
Date limite d’envoi Visa réception
1/ Service achats
Transmission des dernières factures reçues
Situation définitive de réceptions de la période.
Situations finales des stocks, marchandises, Fournitures et produits divers
2/ Département gardiennage
Situation finale des stocks de tenues :
- Vestes
- Pantalons
- Chemises
- Casquettes
- Cravates
- Chaussure
3/ Services informatiques transmission des dernières factures émises
4/ Services administratifs stocks des fournitures de bureaux et papeterie
2-9.2 Inventaire des actifs et passifs
Conformément à la loi, la valeur des éléments actifs et passifs doivent faire l’objet d’un inventaire au
moins une fois par exercice. A la date de la clôture de l’exercice un inventaire physique des éléments
actifs et passifs est effectué conformément aux règles et principes développés dans le paragraphe
2-6 Règles d’évaluation et options retenues. Cette évaluation porte sur les éléments suivants :
· Les immobilisations en non-valeur·
Les immobilisations corporelles et incorporelles
· Les titres de participation et les autres titres immobilisés
· Les titres et valeurs de placement
· Les créances et les dettes
· La trésorerie (caisses et banques)
2-9.3 Etablissement des états de synthèse
Cette partie comporte les étapes suivantes :
- Procédures de passage des comptes aux postes du bilan et du CPC
- Etablissement du tableau de financement et de l’ETIC
La confection des états se fait par traitement informatique et sous le contrôle du chef
comptable.
Les modalités des contrôles mises en place sont :
- Contrôle des cohérences
- Contrôle des totaux
La supervision se fait par le commissaire aux comptes avant tout dépôt aux services des
impôts dont la date est fixée au 31 Mars de chaque année
.2-9.4 Etablissement des autres états
· Etablissement de la liasse fiscale
· Etablissement des états extra comptables
