Ministère de la Fonction Publique Société de l’Informatique, de

et de la Réforme Administrative Management et de Communication

MINFOPRA SIMAC

CONTRAT N°S2/44/004/M/MINFOPRA/CIPM/2021

Conception, développement et mise en service des fonctionnalités de base du nouveau système informatique de gestion intégrée des personnels et de la
solde, AIGLES, propre à l’Etat du Cameroun

Manuel utilisation
Gestion électronique du courrier et
des archives

AIGLES

01/03/2024 S2-44-004-M-MINFOPRA-CIPM-2021-ManlUTL-M03-V1.0
 i. Identification du document

Auteur Date 01/03/2024

Code S2-44-004-M-MINFOPRA-CIPM-2024-MnlUtl-M03 Version 1.0
Projet Conception, développement et mise en service des fonctionnalités
de base du nouveau système informatique de gestion intégrée des
personnels et de la solde, AIGLES, propre à l’Etat du Cameroun.
Nom Manuel d’utilisation AIGLES Type Support

ii. Historique des versions

N° Date Description

0.1 01/03/2024 Version initiale

------------------------------------------------/
/
/
/
/
/
/
/

iii. Niveau de diffusion

Liste de diffusion 
Membres du projet 
Libre 

iv. Liste de diffusion

Nom et prénom Fonction Structure

Maître d’Ouvrage

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 2
v. Fiche projet

Intitulé Conception, développement et mise en service des

fonctionnalités de base du nouveau système informatique de
gestion intégrée des personnels et de la solde, AIGLES, propre
à l’Etat du Cameroun
Références Appel d’offres : S2/43/002/AOIR/MINFOPRA/CIPM/2021
du 1er février 2021
Contrat : S2/44/004/M/MINFOPRA/CIPM/2021
du lundi 28 juin 2021

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 3
vi. Contacts clients

Nom et Fonction Poste E-mail

prénom

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 4
Contacts SIMAC

Nom et Fonction Poste E-mail

prénom

Moncef Président [email protected]

MAROUEN Directeur
Général

Lotfi MRAD Directeur du [email protected]

Développement
des Affaires

Senda Chargée [email protected]

MESSAOUDI d’Affaires

Ethmane Directeur des Chef de [email protected]

HAMAM FALL Opérations mission
Internationales

Sofien Responsable Expert [email protected]

KANZARI Suivi-Evaluation Suivi-
Evaluation

Société de l’Informatique de Management et de Communications - SIMAC

Adresse: 124, Rue de Radhia Haddad, 1000 Tunis, Tunisie
E-mail: [email protected]
Tél: (+216) 71 329 616/ (+216) 71 328 723
FAX: (+216) 71 348 593

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 5
Table des matières
1. Environnement AIGLES ........................................................................................................................ 7
1.1 Accès à l’application ..................................................................................................................... 8
1.2 Présentation de l’environnement de travail AIGLES................................................................ 9
1.3 Présentation des boutons d’action et de navigation .............................................................12
1.4 Les options d’utilisation ...............................................................................................................13
2. M03 : Module gestion électronique du courrier et des archives ..............................................25
A. GED : Gestion électronique des documents.....................................................................25
2.1 Paramétrages .........................................................................................................................25
2.1.1 La configuration du serveur.........................................................................................25
2.1.2 Configuration des écrans .............................................................................................26
2.2 Documents ................................................................................................................................30
2.2.1 Consultation des documents ....................................................................................30
2.2.2 Envoyer les documents ..............................................................................................31
B. GEC : Gestion électronique des courriers .........................................................................32
2.3 Paramétrages .........................................................................................................................33
2.3.1 Types des courriers .....................................................................................................33
2.3.2 Moyens d’envoi ...........................................................................................................33
2.4 Suivi ...........................................................................................................................................34
2.4.1 Demandes de courrier ..................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.4.2 Les courriers de départ ...............................................................................................36
2.4.3 Les courriers d’arrivée ................................................................................................40
C. ARC : Gestion des archives .................................................................................................43

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 6
1. CHAPITRE INTRODUCTIF
1.1. Objectifs du document

Ce manuel est destiné aux utilisateurs AIGLES ; il explique les procédures d’utilisations, étape par
étape, et les fonctionnalités de chaque écran de la solution AIGLES ; et plus particulièrement aux
personnes dédiées à la gestion quotidienne des modules suivants :

- M01 : Gestion de l’organisation, des emplois et des compétences ;

- M02 : Gestion administrative et suivi du dossier des usagers ;
- M03 : Gestion électronique du courrier et des archives ;
- M04 : Gestion de la carrière ;
- M05 : L’ordonnancement, traitement solde et pension ;
- M06 : Le Biométrie ;
- M07 : Gestion de la discipline et des récompenses ;
- M08 : Gestion du recrutement ;
- M09 : Gestion des retraites et de la liquidation des droits ;
- M10 : Gestion prévisionnelle des effectifs et des compétences ;
- M11 : Gestion des interfaces ;
- M12 : Gestion des notifications ;
- M13 : Gestion des évaluations de la qualité de service ;
- M14 : Les tableaux de bord et les indicateurs de gestion prévisionnelle.

En complément de ce document, le Manuel D’administration et des Paramétrage (S2-44-004-M-

MINFOPRA-CIPM-2024-ManADM) qui permet de paramétrer et d’administrer les modules de
AIGLES, et qui permet également de découvrir l’environnement AIGLES et détaille les
modalités de connexion à l’application.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 7
2. UTILISATION DE AIGLES
2.1. Environnement AIGLES

2.1.1 Accès à l’application

Lorsque vous vous connectez à l’application AIGLES, via votre navigateur, vous accéderez à l’écran
de démarrage qui charge une boîte de dialogue demandant l’identification de l’utilisateur.
Saisissez votre nom d’utilisateur puis votre mot de passe dans les champs respectifs Login et Mot
de Passe. Des caractères spéciaux masquent votre mot de passe au fur et à mesure que vous le
tapez. Si vous faites une erreur en tapant vos données, appuyez sur la touche Annuler, cela
effacera les champs Login et Mot de Passe en vous permettant de ressaisir à nouveau vos
données d’identification.

Pour confirmer les données saisies, appuyez sur Valider ou sur la touche Entrée de votre clavier,
vous accèderez à l’écran général « Menu de AIGLES » avec les différents modules sous forme
d’icônes.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 8
 2.1.2 Présentation de l’environnement de travail AIGLES
Une fois lancé AIGLES, la fenêtre suivante s’affiche :

A- Espace de travail :

L'espace de travail, comme son nom l'indique, permet d'afficher les modules principaux
sous SIGIPES. Les modules sont identifiés par des codes présentés comme suit :

Icône Code Nom du module

PRM Gestion du paramétrage général

GED Gestion électronique des documents

LBS Gestion du portail

GRH Gestion des ressources humaines

ALR Gestion des alertes

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 9
 IND Gestion des indicateurs

WFL Gestion des workflows

ADM Gestion des habilitations

RPT Gestion des rapports

MCT Gestion des missions

MIC Moteur d’interface comptable

BOC Gestion de bureau d’ordre

ARC Gestion des Archives

GEC Gestion électronique des courriers

REN Gestion des réunions

Remarques :

 Chaque icône est accompagnée d’une ‘Info-bulle’, une fois la souris approchée de
l’icône une bulle d’information sera affichée, ci-dessous un exemple :

 Vous pouvez accéder à l’espace de travail de AIGLES via la barre d’outils, grâce à
l’icône comme présenté ci-dessous :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 10
 B- La barre des outils :

Dans la barre des outils de l'application, à droite, est affichée des fonctionnalités standards pour
tous les modules de l’application, est qui sont les suivants :

Lorsque vous cliquez sur cette flèche vous aurez ces détails :

 Mes Préférences : permet de choisir une de ces langues

Français, Arabe, ou Anglais.
 Présentation : permet de changer le thème de l’application.
 Déconnexion : Permet à l’utilisateur de se déconnecter.
Notification des alertes

Permet de consulter les aides en ligne

 Les autres fonctionnalités, comme la barre de menu, seront affichées selon le module
choisie, ci-dessous on vous présente la barre de menu du module gestion des
ressources humaines (GRH).

B- Les barres de menus :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 11
 Lorsque vous sélectionnez un élément dans la barre de menus ou vous pointez dessus, l’affiche
d’un menu qui contient toutes les principales rubriques relatives à cet élément, ci-dessous un
exemple :

2.1.3 Présentation des boutons d’action et de navigation

Dans la plupart des écrans de l’application, l’existence deux types de boutons ; des boutons de
navigation dans les listes et d’autres boutons d’action sur les données :

Voici la description des boutons de navigation et des boutons d’action :

Atteindre le premier enregistrement dans la liste

Atteindre l’enregistrement précédent dans la liste

Atteindre l’enregistrement suivant dans la liste

Atteindre le dernier enregistrement dans la liste

Ajouter un nouveau enregistrement

Supprimer un enregistrement en cours

Sauvegarder les modifications

Annuler les modifications sur un enregistrement en cours sans garder trace

Actualiser les données : annuler puis retourner vers les données initiales

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 12
Ces boutons de navigation constituent la barre de navigation :

2.1.4 Les options d’utilisation

Dans ce qui suite, on vous présente les différentes fonctionnalités possibles pour faciliter
l’utilisation des différents écrans sous n’importe quel module du progiciel AIGLES.

1. Visuel des listes :

Plusieurs actions sont possibles pour le visuel des listes existantes dans les écrans du module
courant de l’application :

NOM DE ROLE ET DESCRIPTION

L’INFORMATION

SUR L’ECRAN

Case de recherche à remplir avec le code recherché. Permet de

rechercher un élément dans la liste.
Effacer les filtres des cases des recherches

Détacher la table pour en avoir une meilleure visibilité.

Requête par l’exemple

Permet d’avoir une vue différente de la liste. En cliquant sur ce

bouton, une liste déroulante s’affiche. Voir ci-dessous.
Permet de visualiser une liste

Permet de cacher une liste

2. Options d’une liste Déroulante « Visualiser »

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 13
Cette liste déroulante est composée des fonctionnalités suivantes :

 Colonnes
 Détacher
 Trier
 Réorganiser les colonnes
 Requête par l’exemple

a. Colonnes :

 Mettre le curseur sur Colonnes et cliquer

*Prenons l’écran Famille comme exemple. Partant du principe, que dans la liste des modèles
de répartition, toutes les colonnes sont affichées (Ici : Actif, Nom et prénom, Numéro
d’assurance, Matricule). Pour les autres écrans de l’application les colonnes à afficher ou pas
sont relatives aux attributs spécifiques de la liste de l’écran cible.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 14
  a.1. Tout afficher :
Cette option vous permet d’afficher toutes les colonnes concernant la liste des Sociétés
émettrices (Ici : Code, Raison sociale, Adresse)

 a.2. Actif :
Comme précisé auparavant, toutes les colonnes sont visibles, le signe est devant Actif ,
cela veut dire que la colonne Actif est visible dans la liste des agent publics.

Si au contraire vous voulez masquer cette colonne Actif, cliquer sur celle-ci et le signe
devant Actif n’apparaitra plus.

 a.3. Nom et prénom :

Comme précisé auparavant, toutes les colonnes sont visibles, le signe est devant Nom et
prénom, cela veut dire que la colonne Nom et prénom est visible dans la liste des agent
publics.

Si au contraire vous voulez masquer cette colonne Nom et prénom, cliquer sur celle-ci et
le signe devant Nom et prénom n’apparaitra plus.

 a.4. Matricule :
Comme précisé auparavant, toutes les colonnes sont visibles, le signe est devant
Matricule, cela veut dire que la colonne Matricule est visible dans la liste des agent
publics.

Si au contraire vous voulez masquer cette colonne Matricule, cliquer sur

celle-ci et le signe devant Matricule n’apparaitra plus.

 Comme dans l’exemple ci-dessous, seule la colonne Matricule est visible. Le nombre de
colonnes masquées est renseigné en bas de l’écran : « Colonnes Masquées 2 ».

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 15
  a.5 Gérer Les colonnes
 Cliquer sur Gérer Les colonnes

 Affichage pop-up « Gérer les colonnes »

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 16
*Partant de la base, que seule la colonne Matricule de l’exemple de l’écran Famille est Visible

 Utiliser les flèches suivantes pour changer la visibilité des colonnes

Déplacer à la liste de « colonnes masquées », la colonne choisie

Déplacer toutes les colonnes visibles à la liste des colonnes masquées

Déplacer à la liste de « colonnes visibles », la colonne choisie

Déplacer toutes les colonnes masquées à la liste des colonnes visibles

 Sélectionner une des options suivantes :

Valider l’ordre des colonnes choisies

Annuler toutes les données saisies dans ce pop-up

 Utiliser les flèches suivantes pour changer l’ordre de visibilité des colonnes

Déplacer à la première colonne, la colonne choisie dans la liste des colonnes

visibles

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 17
 Déplacer à la colonne d’avant, la colonne choisie dans la liste des colonnes
visibles

Déplacer à la colonne d’après, la colonne choisie dans la liste des colonnes

visibles

Déplacer à la dernière colonne, la colonne choisie dans la liste des colonnes

visibles

b. Détacher
 Cliquer sur Détacher ou

 Visibilité entière de l’écran. Détachement de la fenêtre principale. Cette fenêtre

détachée et nommée Table détachée, ayant les mêmes actions que la fenêtre
principale.

 Cliquer sur Détacher de cet écran pour revenir à l’écran principal.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 18
 c. Trier

 Mettre le curseur sur Trier et cliquer

 Cliquer sur Avancé, une fenêtre pop-up surgit « Tri Avancé » permettant de trier l’ordre
des colonnes

 Sélectionner dans « Trier par » en cliquant sur la colonne que vous voulez trier puis
vous choisissez après en cochant sur Croissant ou Décroissant, l’ordre d’affichage que
vous désirez.

 Sélectionner une des options suivantes :

Valider l’ordre des colonnes choisies

Annuler toutes les données saisies dans ce pop-up

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 19
  Cette opération peut se réaliser aussi directement dans l’écran de la liste des modèles
de répartition :

o Mettre le curseur sur Code, Désignation, Type, Mode de répartition et les

icônes apparaissent.
o Cliquer sur si vous voulez trier la colonne ciblée par ordre croissant et sur
si vous voulez trier la colonne ciblée par ordre décroissant.

d. Réorganiser les colonnes

 Cliquer sur Réorganiser les colonnes

 Affichage pop-up « Réorganiser les colonnes »

* Prenons l’écran Famille comme exemple. Partant de la base, que les colonnes sont dans l’ordre
suivant : Matricule, Nom et prénom, Actif.

 Utiliser les flèches suivantes pour changer l’ordre de visibilité des colonnes

Déplacer à la première colonne, la colonne choisie

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 20
 Déplacer à la colonne d’avant, la colonne choisie

Déplacer à la colonne d’après, la colonne choisie

Déplacer à la dernière colonne, la colonne choisie

 Sélectionner une des options suivantes :

Valider l’ordre des colonnes choisies

Annuler toutes les données saisies dans ce pop-up

e. Requête par l’exemple

 Cliquer sur Requête par l’exemple ou , pour cacher la barre de Recherche. Si le signe
est devant Requête par l’exemple, cela veut dire que la Barre de Recherche est
présente.

Si au contraire vous voulez masquer cette barre de Recherche, cliquer sur Requête par

l’exemple ou et le signe devant Requête par l’exemple n’apparait plus.

 Cliquer sur pour réinitialiser les filtres de recherche.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 21
  Pour valider ou annuler à chaque fois les entrées effectuées sur AIGLES, vous disposez
de deux boutons en haut à droite de l’écran, sous la Barre d’Outils AIGLES, pour la

Validation ou l’Annulation de vos entrées.

3. Fenêtre Pop-up :

 Affichage du pop-up :

* Prenons l’écran Famille comme exemple. Ce pop-up correspond au pop-up de recherche des agents
publics

 Choisir entre Correspondance Tout ou Correspondance N’importe lequel.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 22
  Correspondance Tout est la condition ET, en remplissant un ou plusieurs champs de
recherche, le moteur de recherche les prend en compte tous avec la condition ET.
Le résultat affiché est une ou plusieurs lignes incluant tous les champs de recherche
remplis.

 Correspondance N’importe Lequel est la condition OU, en remplissant un ou

plusieurs champs de recherche, le moteur de recherche les prend en compte tous
avec la condition OU. Les résultats affichés sont les lignes incluant un ou plusieurs
des champs de recherche remplis. Plusieurs lignes de résultat s’affichent.

 Introduire le Matricule ou le Nom complet de l’écran exemple (dans le cas général,

introduire les attributs spécifiques à l’écran correspondant dans les cases vides
correspondantes).

 Cliquer sur pour qu’un résultat s’affiche

 Cliquer sur pour réinitialiser votre recherche

 Une autre option c’est la Recherche Avancée, cliquer sur Recherche Avancée, ce
pop-up s’affiche

 Introduire le Matricule et/ou le Nom complet (dans le cas général, introduire les attributs
spécifiques à l’écran correspondant dans les cases vides correspondantes)
 Choisir pour chacune des lignes de recherche, une des options de recherche

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 23
 Cliquer sur l’une des options de recherche

 Cliquer sur pour lancer la recherche

 Cliquer sur pour réinitialiser la recherche

 Cliquer sur Ajouter des champs pour ajouter des champs de recherche

 Cliquer sur pour réorganiser les champs de recherche

Déplacer à la première ligne, l’élément choisi

Déplacer à la ligne d’avant, l’élément choisi

Déplacer à la ligne d’après, l’élément choisi

Déplacer à la dernière ligne, l’élément choisi

 Cliquer sur pour revenir sur votre état de Recherche initial

 Sélectionner un élément de la liste de recherche, cliquer sur pour valider cet élément.

 Cliquer sur pour annuler votre recherche.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 24
2.2. M03 : Module gestion électronique du courrier et
des archives

A. GED : Gestion électronique des documents

À partir de l’espace de travail de AIGLES, vous pouvez accéder au ‘module de gestion électronique
des documents (archives) GED lorsque vous cliquez sur l’icône suivante :

2.2.1 Paramétrages

Dans le Menu de GED en cliquant sur « Paramétrage » une liste se déroule :

1. Configuration du serveur
2. Configuration des écrans

2.2.1.1 La configuration du serveur

Avant de commencer la configuration du GED, il faut tout d’abord installer le Système de GED
Alfresco sur un serveur accessible pour le serveur d’application, qui joue le rôle de moteur GED
dans le système. La communication entre Alfresco le système AIGLES est via des APIs.

Le serveur Alfresco doit contenir un site et un utilisateur qui a le droit de créer et modifier des
fichiers dans le site.

La page de configuration dans le menu GED permet le saisie des informations concernant le
serveur Alfresco.

Pour accéder à l’écran de configuration du GED :

Sous GED : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Configuration du serveur

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 25
L’écran est alors chargé :

Pour commencer, si aucun paramétrage trouvé, cliquer sur le bouton pour ajouter une
nouvelle ligne.

Le système permet le paramétrage pour un seul site.

 Saisir le nom du Site (vérifier majuscule et minuscule).

 Introduire le Login administrateur Alfresco avec les droits nécessaires (lecture et

écriture).

 Saisir le Mot de passe.

 Ajouter une Désignation pour le site.

 Saisir l’URL Alfresco du serveur Alfresco pour assurer la communication avec le système
(sans le slash à la fin).

Une fois terminer, cliquer sur le bouton pour enregistrer les informations.

Pour annuler les modification cliquer sur .

2.2.1.2 Configuration des écrans

Cet écran permet le mappage entre AIGLES et le systèmes GED, et aussi le paramétrage de la
fonctionnalité GED et les écrans de l’application (de chaque module).

Pour accéder à l’écran Mappage AIGLES / Système GED du module GED :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 26
Sous GED : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Configuration des écrans

L’écran est alors chargé :

a) Entête : Paramétrage des modules :

 Commencer par sélectionner le module de la Liste des modules, la liste déroulante : Liste
des écrans, sera rafraichie et filtrée selon le module choisi.

 Sélectionner, parmi la liste des écrans, l’écran à configurer : le système charge la liste des
composants existant sous l’écran choisie, dans le tableau au-dessous.

 Utiliser la case à cocher, Gestion électronique des documents, pour activer ou

désactiver la fonctionnalité du GED pour chaque composant présent sous le tableau.
Manuel d’utilisation AIGLES

Page 27
  Entrer le nom d’attribut du champ qui indique le Type document : c’est champ est
obligatoire.

 Choisir de la liste des Attributs clé primaires le bon attribut selon la conception de
l’écran (avec la possibilité de saisir manuellement le nom d’attribut).

 Cliquer sur pour sauvegarder.

 Cliquer sur pour supprimer.

 Cliquer sur pour annuler les modifications sur une demande .

b) Détails : Composant disponible :

 Sous la partie Composant disponible, cliquer sur pour ajouter un type de mouvement (
on peut ajouter un ou plusieurs type de mouvement );

 Le champs Type document valeur est obligatoire et qui permet de différencier les types ;
Une fois vous avez choisie, à partir de la liste déroulante, le type de mouvement adéquat
(vérifier que le champ nom de la table est rempli sinon les données sont manquantes)

 Dans le champs type document valeur introduire la valeur de type mouvement correspond
à l’attribut désigné dans la partie entête de configuration.

 Introduire une requête SQL pour la liste des natures de documents (Optionnel), la requête
est épuisée depuis le paramétrage des natures documents dans le module PRM.

c) Détails :

 Dans l’affichage des documents par type de mouvement, le système offre la possibilité
d’afficher (en lecture seul) d’autre type de mouvement en relation avec le type de mouvement
principale. Cliquer sur pour ajouter un type de mouvement détail et choisir dans la liste
déroulante le type adéquat.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 28
  Saisir l’attribut de la clé primaire correspond à ce type de mouvement dans la définition
de la vue de la page.

 Saisir la requête de sélection des ID des documents à joindre avec le document principal.
Cliquer sur le bouton pour ouvrir le pop-up de saisie de requête.

Comme indiquer dans l’image ci-dessus, la requête doit contenir le paramètre « :

paramId » qui va être remplacer à l’exécution avec l’ID du document principal.

Une fois terminer, cliquer sur sauvegarder pour enregistrer les informations.

Pour supprimer le paramétrage, utiliser le bouton .

Pour annuler les modification cliquer sur .

Après l’activation du GED dans un écran du système, utiliser le bouton GED dans la barre d’outil
de l’écran pour afficher le pop-up d’envoi des fichiers

Le pop-up s’affiche en cliquant sur le bouton :

Cliquer sur joindre fichier ensuite la zone de téléchargement (Upload) s’affiche, sélectionner le
Type de document (si existe le paramétrage) puis Parcourir le fichier depuis la machine de
l’utilisateur ; une fois le fichier est sélectionné le système transfère le fichier vers le serveur GED.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 29
  Seulement l’utilisateur créateur peut supprimer le fichier.

 Le système permet le téléchargement, envoi par mail, et la modification du nom du

fichier.

 Pour la numérisation voire le paragraphe de l’écran de téléchargement (Upload) des

documents.

2.2.2 Documents

Dans le Menu de MyGED en cliquant sur « Documents » une liste se déroule :

1. Consultation des documents

2. Envoyer les documents.

2.2.2.1 Consultation des documents

L’écran liste des documents sert à afficher les documents existant dans le système, avec la
possibilité de recherche avec des critères variant.

Pour accéder à l’écran liste des documents :

Sous GED : Cliquer sur Documents  Cliquer sur Consultation des documents

L’écran s’affiche :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 30
 1- Zone de recherche :

L’utilisateur à le choix de chercher les documents selon le type de mouvement (Facture,

Commande, Demande...) ou nature (CIN, Permis, Certificat …).

2- Résultat de recherche :

C’est la liste affiché suite à la recherche, qui contient des informations tels que date de création et
l’utilisateur créateur avec la possibilité de télécharger ou supprimer le document.

3- Liste des actions à exécuter :

L’utilisateur peut télécharger le fichier en utilisant le bouton .

Pour supprimer un document cliquer sur le bouton .

4- Tableau de bord :

Cette zone affiche des graphes en relation avec le système GED, tel que le nombre de document
envoyé par utilisateur sous forme camembert, aussi le nombre de document par type de
mouvement sous forme barre et aussi l’historique de création des documents dans une plage de
date sous forme variation linéaire.

2.2.2.2 Envoyer les documents

Cet écran permet d’effectuer des transferts de fichier directement (sans passage avec l’écran de
paramétrage) en choisissant le type et nature de documents.

Ce transfert n’est pas rattaché à un document dans le système, sa consultation est seulement à
travers l’écran Liste des documents.

Sous GED : Cliquer sur Documents Cliquer sur Envoyer les documents

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 31
L’écran s’affiche :

1- Commencer par choisir le type de mouvement.

2- En suite Nature de document (optionnel).

3- Enfin cliquer sur le bouton Parcourir pour choisir un document depuis les fichiers sur la
machine client.

4- Utiliser l’option Numériser document dans le cas il existe un périphérique de

numérisation (scanner ou appareil photo) de type TWAIN (installer le pilote twain du
scanner).

Le système affiche une applet JAVA (nécessite une installation du JRE 6 sur la machine client) pour
se connecter avec le scanner et effectuer la numérisation du document puis l’envoi vers le serveur.

B. GEC : Gestion électronique des courriers

À partir de l’espace de travail de AIGLES, vous pouvez accéder au ‘module de gestion électronique
des courriers GEC lorsque vous cliquez sur l’icône suivante :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 32
 2.2.3 Paramétrages
Dans le Menu de GEC en cliquant sur « Paramétrage » une liste se déroule :

2.2.3.1 Types des courriers

Ecran de paramétrage des types de courriers

Sous GEC : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Types des courriers .

L’écran est chargé :

Cet écran contient les champs comme suit :

 Désignation est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères

alphanumériques au maximum.

Remarque :

 Le champ Code se génère automatiquement lors de la création, et il est en lecture seule

lors de la modification.

2.2.3.2 Moyens d’envoi

Ecran de paramétrage des moyens d’envoi des courriers

Sous GEC : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Moyens d’envoi .

L’écran est chargé :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 33
Cet écran contient les champs comme suit :

 Désignation est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères

alphanumériques au maximum.

Remarque :

 Le champ Code se génère automatiquement lors de la création, et il est en lecture seule

lors de la modification.

2.2.3.3 Organismes Externes

Ecran de paramétrage des organismes externes des courriers
Sous GEC : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Organismes Externes .

L’écran est chargé :

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 34
  Lister : Afficher la liste des organismes externes filtrée selon le Nom, Prénom et le Raison
Social.
 Ajouter un nouveau organisme via cette icône .
 Modifier les détails d'un organisme existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste
à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un organisme via cette icône .

 Annuler les modifications sur un organisme à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un organisme via .

Pour créer ou modifier un organisme externe vous devez renseigner les champs qui sont définis
comme suit :

 Nature soit morale ou physique.

 Les deux champs : Code TVA, Raison Sociale Matricule fiscale, Nom, Prénom,
Carte séjour, Registre commercial sont alphanumériques sur 100 caractères au
maximum.

 Les champs : C.I.N, Autorisation, N° enregistrement sont numériques.

 Le champ Date Début Autorisation, Date Fin Autorisation, Date enregistrement

prennent par défaut la date système, et il peut être modifier

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Société.

 Les champs Résident et Régime fiscal sont à choisir à partir de la liste de choix.

2.2.4 Courrier
Dans le Menu de MyGEC en cliquant sur « Suivi » une liste se déroule :

1. Demandes de courriers
2. Courriers départ.
3. Courriers d’arrivée
4. Transmission
5. Classement courrier

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 35
2.2.4.1 Les courriers de départ
Sous GEC : Cliquer sur Courrier  Cliquer sur Courriers départ

L’écran est chargé :

Cet écran permet la gestion des courriers de départ.

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des courriers, est cachée, pour y
accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des courriers filtrée selon le Type et la Date de la création.
 Ajouter un nouveau courrier via cette icône .

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 36
  Modifier les détails d'un courrier existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste à
gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un courrier via cette icône .

 Annuler les modifications sur un courrier à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un courrier via .

Pour créer ou modifier un courrier de départ vous devez renseigner les champs qui sont définis
comme suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Les deux champs : Objet et Observation sont alphanumériques obligatoires sur

100 caractères au maximum.

 Le champ Date et heure prend par défaut la date système, et il peut être modifier

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Type demande (voir GEC-> Paramétrage-> Type des
courriers), Mode d’envoi (voir GEC-> Paramétrage-> Moyens d’envoi), Structure
(Voir PRM-> Paramétrage général-> organigrammes-> Organigramme), Employé
( voir GRH-> Agent public-> Dossier de l’agent public), Dossier (voir PRM ->
Paramétrage général -> Documents).

 Indiquer via les cases à coché : Demande Interne ou Externe

Remarques :

 Les champs Objet, Date, mode d’envoi et type de courrier sont tous obligatoires.
 Selon le choix de la case à coché Interne ou Externe l’onglet Destinataires internes ou
Destinataires externes sera affiché.

a) Onglet Destinataire interne / Onglet Destinataire externe :

Ici on doit définir les Destinataires, qui peuvent êtres internes ou externes selon le choix dans
l’entête.
 Cliquer sur l’onglet Destinataires.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau destinataire : une ligne vide sera ajoutée
sous le tableau.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 37
  Cliquer sur la 1er icône , un pop-up de recherche s’affiche où vous pouvez ajouter une
ou plusieurs Structure : ici les deux colonnes Structure et Nom structure seront
automatiquement renseignées.
 Cliquer sur la 2eme icône , un pop-up de recherche s’affiche où vous pouvez ajouter un
agent pour chaque structure de la liste : ici les deux colonnes Employé et Nom seront
automatiquement renseignées.

b) Onglet Informations complémentaires :

Selon le type de courrier et le mode d’envoi, l’utilisateur peut enregistrer des informations
complémentaires comme le numéro postal du courrier et aussi le délai de réponse.
 Cliquer sur l’onglet Informations complémentaires.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle Information.

c) Onglet Pièces jointes :

 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 38
  Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà
télécharger.
d) Onglet Relance :

Si la date limite de réponse à un courrier est dépassée, vous devez relancer le courrier

 Cliquer sur l’onglet relance.

 Cliquer sur l’icône pour ajouter une relance, un pop-up qui s’ affiche.
 Vous devez ajouter une nouvelle date de réponse à ce courrier.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 39
2.2.4.3 Les courriers d’arrivée
Cet écran permet la gestion des courriers d’arrivée.

Sous GEC : Cliquer sur Courrier  Cliquer sur Courriers arrivée

L’écran est chargé :

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des courriers, est cachée, pour y
accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des courriers filtrée selon le Type et la Date de la création.
 Ajouter un nouveau courrier via cette icône .

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 40
  Modifier les détails d'un courrier existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste à
gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un courrier via cette icône .

 Annuler les modifications sur un courrier à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un courrier via .
Pour créer ou modifier un courrier de départ vous devez renseigner les champs qui sont définis
comme suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Les deux champs : Objet et Observation sont alphanumériques obligatoires sur

100 caractères au maximum.

 Les deux champs Date émission et Date réception prennent par défaut la date
système.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Type (voir GEC-> Paramétrage-> Type des courriers), Mode
d’envoi (voir GEC-> Paramétrage-> Moyens d’envoi), Etablissement (voir PRM->
Paramétrage général-> Tiers).

 Indiquer via les cases à coché : Demande Interne ou Externe

Remarques :

 Les champs Objet, Date et heure prévue, mode d’envoi et type de courrier sont
tous obligatoires.

e) Onglet Destinataires :
Ici on doit définir les Destinataires, qui peuvent êtres internes ou externes selon le choix dans
l’entête.
 Cliquer sur l’onglet Destinataires.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau destinataire : une ligne vide sera ajoutée
sous le tableau.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 41
  Ici on doit définir les Destinataires qui est une information obligatoire, cliquer sur cette
icône , un pop-up de recherche s’affiche où vous pouvez ajouter un ou plusieurs
Destinataires.
f) Onglet Informations complémentaires :

Selon le type de courrier et le mode d’envoi, l’utilisateur peut enregistrer des informations
complémentaires comme le numéro et la date, le numéro et la date du dossier (Appel d’offre,
consultation, Achat public…) et aussi le numéro postal du courrier.

 Cliquer sur l’onglet Informations complémentaires.

 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle Information.

Remarque : Si le courrier nécessite du suivi, l’utilisateur doit saisir la date limite de réponse.

g) Onglet Pièces jointes :

 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

 Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà

télécharger.
h) Onglet Relance :

Si la date limite de réponse à un courrier est dépassée, vous devez relancer le courrier
Manuel d’utilisation AIGLES

Page 42
  Cliquer sur l’onglet relance.

 Cliquer sur l’icône pour ajouter une relance, un pop-up qui s’ affiche.
 Vous devez ajouter une nouvelle date de réponse à ce courrier.

C. ARC : Gestion électronique des archives

À partir de l’espace de travail de AIGLES, vous pouvez accéder au ‘module gestion des archives
ARC lorsque vous cliquez sur l’icône suivante :

2.2.5 Paramétrages
Sous le Menu de ARC en cliquant sur « Paramétrage » une liste se déroule :

1. Emplacements
2. Calendrier de conservation des archives
3. Catégories des boites
4. Type de document

2.2.5.1 Emplacements
Ecran de paramétrage des emplacements

Sous ARC : Cliquer sur Paramétrage  Cliquer sur Emplacements .

L’écran est chargé :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 43
Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des emplacements.

 Ajouter un nouveau emplacement via cette icône .
 Modifier les détails d'un emplacement existant : vous cliquer sur un enregistrement de la
liste à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où
vous pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un emplacement via cette icône .

 Annuler les modifications sur un emplacement à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un emplacement via .
Pour créer ou modifier un emplacement vous devez renseigner les champs qui sont définis comme
suit :

 Code est obligatoire, et numérique.

 Libellé est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumériques
au maximum.

 Emplacement est à choisir à partir de la liste déroulante.

 Volume en nombre de classeurs est numérique.

 Type de classeur est à choisir à partir de la liste déroulante.

 Volume en mètre linéaire est numérique.

2.2.5.2 Calendrier de conservation des archives

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 44
L’écran est chargé :

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des calendriers.

 Ajouter un nouveau calendrier via cette icône .
 Modifier les détails d’un calendrier existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste
à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un calendrier via cette icône .

 Annuler les modifications sur un calendrier à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un calendrier via .
Pour créer ou modifier un calendrier vous devez renseigner les champs qui sont définis comme
suit :

 Libellé est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumériques
au maximum.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche Type de document (voir ARC-> Paramétrage-> Type de
documents), Structure

 Indiquer via les cases à coché : Version primaire ou Version secondaire

 Durée de conservation active (en années) est numérique et obligatoire.

 Durée de conservation intermédiaire (en années) est numérique et obligatoire.

 Destin final est obligatoire et à choisir à partir de la liste déroulante.

 Observations est alphanumérique.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 45
Remarque :

 Le champ Code se génère automatiquement lors de la création, et il est en lecture seule

lors de la modification.

2.2.5.3 Catégories de boites

L’écran est chargé :

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Ajouter une nouvelle boite via cette icône .

 Modifier les détails d’une boite existante : vous cliquer sur un enregistrement de la liste
pour faire les modifications nécessaires.
 Supprimer une boite via cette icône .

 Annuler les modifications sur une boite à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour une boite via .
Pour créer ou modifier une boite vous devez renseigner les champs qui sont définis comme suit :

 Libellé est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique
au maximum.

 Volume en mètres linéaires est obligatoire.

Remarque :

 Le champ Code se génère automatiquement lors de la création, et il est en lecture seule

lors de la modification.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 46
2.2.5.4 Types de documents

L’écran est chargé :

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Ajouter un nouveau types de documents via cette icône .

 Modifier les détails d’un type existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste et
vous pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un type via cette icône .

 Annuler les modifications sur un type à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un type via .
Pour créer ou modifier un type vous devez renseigner les champs qui sont définis comme suit :

 Libellé est obligatoire, et qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique
au maximum.

Remarque :

 Le champ Référence se génère automatiquement lors de la création, et il est en lecture

seule lors de la modification.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 47
 2.2.6 Suivie
2.2.6.1 Tableaux de conversion des archives intermédiaires
Cet écran permet de gérer les différents types de documents

Sous ARC : Cliquer sur Suivie  Cliquer sur Tableaux de conversion des archives
intermédiaires

L’écran est chargé :

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des tableaux, est cachée, pour y
accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des tableaux filtrée selon la Référence et la Date de la création.
 Ajouter un nouveau tableaux via cette icône .

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 48
  Modifier les détails d'un tableau existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste à
gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un tableau via cette icône .

 Annuler les modifications sur un tableau à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un tableau via .
Pour créer ou modifier un tableau vous devez renseigner les champs qui sont définis comme suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Le champ Date prend par défaut la date système.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Service concerné, Employé.

Remarques :

 Les champs Volume total en mètres linéaires, Date minimale, Date maximale et
Nombre total de classeurs suivent la partie détail.
a) Onglet Documents
Ici on doit ajouter les Documents.
 Cliquer sur l’onglet Documents.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau document.

 L’utilisateur doit renseigner les champs comme Description du document, le nombre de

classeurs, la date minimale et la date maximale
 Pour définir le code , le type du document, type de classeur, référence du calendrier,
description de l’emplacement qui sont des informations obligatoires, cliquer sur cette
icône , un pop-up de recherche s’affiche où vous pouvez ajouter les informations
nécessaires.
b) Onglet Pièces jointes
Ici on doit ajouter les Pièces jointes.
 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 49
  Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
numériquement.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà
télécharger.

2.2.6.2 Demande d’emprunt de documents

Cet écran permet de gérer les demandes d’emprunt des documents archivés.

L’écran est chargé :

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des demandes, est cachée, pour
y accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 50
Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des demandes filtrée selon la Référence et la Date de la création.
 Ajouter une nouvelle demande via cette icône .
 Modifier les détails d'une demande existante : vous cliquer sur un enregistrement de la
liste à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où
vous pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer une demande via cette icône .

 Annuler les modifications sur une demande à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour une demande via .
Pour créer ou modifier une demande vous devez renseigner les champs qui sont définis comme
suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Le champ Date prend par défaut la date système.

 Le champ Objet qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique au

maximum.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Service concerné.

Remarques :

 Le champ Nombre total de classeurs suivre la partie détail.

a) Onglet Documents
Ici on doit ajouter les Documents.
 Cliquer sur l’onglet Documents.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau document.

Ici on doit ajouter les Documents, cliquer sur cette icône , un pop-up de recherche
s’affiche où vous pouvez ajouter un ou plusieurs Document.
b) Onglet Pièces jointes
Ici on doit ajouter les pièces jointes.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 51
  Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

 Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà
télécharger.

2.2.6.3 Sortie des documents

Cet écran permet de gérer les demandes de sortie des documents archivées.

L’écran est chargé :

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des demandes, est cachée, pour
y accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.
Manuel d’utilisation AIGLES

Page 52
  Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des demandes filtrée selon la Référence et la Date de la création.
 Ajouter une nouvelle demande via cette icône .
 Modifier les détails d'une demande existante : vous cliquer sur un enregistrement de la
liste à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où
vous pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer une demande via cette icône .

 Annuler les modifications sur une demande à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour une demande via .
Pour créer ou modifier une demande vous devez renseigner les champs qui sont définis comme
suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Le champ Date de sortie prend par défaut la date système.

 Le champ Objet qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique au

maximum.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Service concerné.

 Renseigner le champ Durée de la sortie qui est numérique.

Remarques :

 Le champ Nombre total de classeurs suivre la partie détail.

a) Onglet Documents
Ici on doit ajouter les Documents.
 Cliquer sur l’onglet Documents.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau document.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 53
 Ici on doit ajouter les Documents, à partir du tableau qui s’affiche, vous pouvez ajouter un
ou plusieurs Document.

b) Onglet Pièces jointes

Ici on peut consulter les pièces jointes.
 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

 Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà
télécharger.

2.2.6.4 Retour des documents

Cet écran permet de gérer la remise des documents vers l’archives.

L’écran est chargé :

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 54
Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des retours, est cachée, pour y
accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des retours filtrée selon la Référence et la Date de la création.
 Ajouter un nouveau retour via cette icône .
 Modifier les détails d'un retour existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste à
gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un retour de document via cette icône .

 Annuler les modifications sur un retour à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un retour via .
Pour créer ou modifier un retour vous devez renseigner les champs qui sont définis comme suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Le champ Date prend par défaut la date système.

 Le champ Objet qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique au

maximum.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Structure.

Remarques :

 Le champ Nombre de boites suivre la partie détail.

a) Onglet Documents
Ici on doit ajouter les Documents.
 Cliquer sur l’onglet Documents.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau document.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 55
 Ici on doit ajouter les Documents, à partir du tableau qui s’affiche, vous pouvez ajouter un
ou plusieurs Document.

b) Onglet Pièces jointes

Ici on peut consulter les pièces jointes.
 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

 Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà
télécharger.

2.2.6.4 Transfert des documents aux archives nationales

Cet écran permet d’archiver les documents dans l’archives nationales de l’Etat camerounais

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 56
L’écran est chargé :

Remarques :

 Généralement la liste à gauche, dans notre cas Liste des documents à transférer, est
cachée, pour y accéder vous devez cliquer sur la flèche comme présenter dans l’image
ci-dessus.

 Se référer à la partie 2.1.4 Option d’utilisation pour se familiariser avec les options
pratiques disponibles.

Sur cet écran, vous disposez les fonctionnalités suivantes :

 Lister : Afficher la liste des documents à transférer filtrée selon la Référence et la Date de
la création.
 Ajouter un nouveau document via cette icône .
 Modifier les détails d'un document existant : vous cliquer sur un enregistrement de la liste
à gauche, les détails des données seront présentés dans la partie droite de l’écran où vous
pouvez faire les modifications nécessaires.
 Supprimer un transfert de document via cette icône .

 Annuler les modifications sur un document à l’aide de cette icône .

 Sauvegarder les données entrées pour un retour via .
Pour créer ou modifier un retour vous devez renseigner les champs qui sont définis comme suit :

 Référence unique et obligatoire, se génère automatiquement.

 Le champ Date prend par défaut la date système.

 Le champ Objet qui peut contenir jusqu'à 100 caractères alphanumérique au

maximum.

 Renseigner les champs suivants, lors de la clique sur cette icône : un pop-up de
recherche s’affiche : Service concerné.
Manuel d’utilisation AIGLES

Page 57
Remarques :

 Le champ Nombre de total de classeurs suivre la partie détail.

a) Onglet Documents
Ici on doit ajouter les Documents.
 Cliquer sur l’onglet Documents.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter un nouveau document.

Ici on doit ajouter les Documents, à partir du tableau qui s’affiche, vous pouvez ajouter un
ou plusieurs Document.

b) Onglet Pièces jointes

Ici on peut consulter les pièces jointes.
 Cliquer sur l’onglet pièces jointes.
 Cliquer sur l’icône pour ajouter une nouvelle pièce jointe.

 Cliquer sur cette icône sous la colonne Pièces jointes, pour télécharger le fichier
physiquement pour ce courrier en cours.

 Cliquer sur sous la colonne Ouvrir pièce jointes pour Consulter le fichier déjà

télécharger.

Manuel d’utilisation AIGLES

Page 58
Manuel d’utilisation AIGLES

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