Manual Practico de Dataflex
Manual Practico de Dataflex
3.1
3.2 3.1- Artículo afecto a detracción: Solo
se tilda cuando hay un servicio mayor
a 701.00 Soles
3.2- Se pone el código que mas se le
parezca al servicio a brindar (la
contadora nos dice cual es el código a
poner)
NOTAS:
-Si no esta señalizado o tildado no se va a generar la detracción en la factura.
-Siempre que se sepa que es un pedido sujeto a detracción y mayor a 701.00S/ se debe
seleccionar ANTES DE INICIAR TODA LA FICHA el código 54 de la SUNAT: en inicio>
tablas> catálogo SUNAT> seleccionar Codigo 54(código de bienes y servicios
sujetos a detracción”
Datos de inventario
4.1- Unidad de Compra: especificar
siempre “Unidad”
4.2- Unidad mínima de inventario, siempre
poner 1 porque siempre va a estar sujeto a
que compres mínimo esa cantidad, ej. si
4 X X X
pones 100 unidades siempre vas a tener
que comprar mínimo las 100 unidades
4.1
4.2
4.3- Gestión o control por N°serie: se llena
cuando quieres controlar el producto por
N°serie o código de barras si se va a dar
4.3
garantía del producto, los servicios se
coloca como “ninguno” al igual que lo que
no tenga garantía(como bonificaciones) (si
lo controlamos por N°serie debemos
ingresar la serie con factura de compra y
guía de compra, solo así se registran las
series)
X X X
Proceso de venta
Puntos a tratar
1- ¿Como crear a un cliente?
2- ¿Cómo crear giro de negocio y canal de
distribución?
3- ¿Cómo generar una cotización de venta?
4- ¿Cómo convertir la cotización en un
pedido?
5- ¿Cómo convertir el pedido en factura de
venta?
6- ¿Cómo hacer la guía de “remisión” venta?
1. ¿Como crear a un cliente?
Ventas > cliente > Agregar
1.1- agregar tipo de documento
(RUC[empresa]o DNI[persona
natural])
1.2- Agregar numero de
1.1 documento (RUC o DNI) y clic en
1.2
X […] para jalar información de la
SUNAT
X X
1.3- En datos generales: en la
1
dirección jala la dirección fiscal de
la SUNAT automáticamente, si es
persona natural se escribe la
X dirección (completa) la referencia
(opcional) tipo de 1.4- canal y giro
x
1.3
1.4
del negocio: seleccionar datos
Nota:
Si mi cliente me esta comprando una pc y su canal es que son mayoristas
pero son una panadería le puedes dar en […] y salen todos los canales
registrados en la SUNAT, ej. persona natural es cliente final, una empresa
su tipo de canal es refrigeración y su giro de negocio es que son de
mantenimiento, si no esta creado el giro o tipo de canal se puede crear en
ventas>configuración> seleccionas giro o canal
Contactos
1- La primera persona que se registre es la
persona o contacto predeterminado, en el
caso de mas contactos o te contacte una
1
persona nueva de esa empresa > agregar
2- Adicionar: se colocan los datos de las
demás personas que me compren, en la
pestaña que dice ninguno se configura a
que correo llegara la factura y a que
correo llegara la cotización y se envía
desde el mismo sistema Dataflex
2
Línea de crédito
Solo llenamos la condición de pago y en dado
caso si le damos al cliente una línea de crédito,
ej. tienen un monto máximo si no no se
despacha mas (como a alas peruanas)
Pasos:
1-. Ventas
1.1-. Configuración y seleccionas el giro o
canal
1.2-. Agregas que es
1.1
2.4
2.7 - observación: es un comentario que vera el cliente,
puede ser el tiempo de garantía, hasta agotar stock o así
2.5 2.6
3 4
3.1 4.1
4.2
4.3
3.2
3.3
5
3.1-. Mercadería: -Entrega directa con factura: cuando es una venta
inmediata(normalmente la usa marketing) –Reserva de mercadería, entrega con guía de
remisión: la usamos para las ventas a empresas.
- Facturar guías de remisión: normalmente no se usa, preguntar que es al sr de dataflex
3.2-. Dirección despacho: digitarla (opcional)
3.3-. Observación: comentario que ve el cliente
4.1-. Condición de pago: si es al contado o crédito
4.2-. Forma de pago: transferencia bancaria, cheque, efectivo, etc
4.3-. Orden de compra: se coloca el numero de orden de compra del cliente (se puede
agregar después de aceptada la cotización)
5.- Exportación: no se llena a menos que sea un negocio fuera de Perú.
Una vez que el cliente acepte la cotización se da en clic Para validarlo, el área de
derecho sobre la cotización y seleccionamos “generar administración debe dar clic en
pedido” equivalente a la orden de pedido y eso lo revisa “autorizar” revisar que todo este
administración para validarlo y no se puede modificar, una correcto y le da en “aceptar” ya esta
vez validado tampoco se puede modificar. validado y se puede seguir
4-. ¿Cómo registrar series del producto vendido?
1 NOTA: este proceso se realiza para saber cual
es la serie del producto vendido y poder darle
garantía al cliente
2.2
¿Cómo convertir el pedido en factura de venta?
3
1.- Una vez que la cotización de compra se convierte en una orden de compra, está se convierte en
una factura de compra, por eso es importante que se grabe dese un principio tal cual te envía el
proveedor. Carrito de Compras>factura>copiar desde (aquí te salen las ordenes de compras
autorizadas, de no estar autorizadas no se pueden convertir en factura de compra)> seleccionas orden
de compra.
2.- Compras > carrito de compras > copiar de > selec orden de compra y ahí abre una ventana, en esta
ventana se ven todas las facturas validadas o aprobadas, debes seleccionar la que se va a cargar en
ese momento(si no se ve la orden de compra es porque no ha sido aprobada / validada)
3.- En este punto ya se ha seleccionado la orden de compra que debe ser igual a la factura de compra,
llenamos con los datos de la factura, en detalle no tocamos nada, en la pestaña de anticipos no se
coloca nada a menos que el caso lo amerite. En la pestaña de logística ponemos si ya fue entregada la
mercancía(si nos la entregaron se pone “mercancía recibida” y si esta pendiente por recibir Y
TENEMOS QUE REGISTRAR LA SERIE se coloca “Mercancía por recibir), la pestaña de contabilidad no
se toca, en la pestaña anexar a nota de crédito depende de si lo amerita el caso, poner arriba numero
de guía y de factura, fecha de la factura, fecha de vencimiento, si es al contado o crédito y anexar la
factura de compra, aceptar y listo
Guías internas de ingreso
Las guías internas son para decirle al sistema con que mercadería estas empezando el año,
estando o no la factura de compra (generalmente se utiliza para cuando se inicia el año o
cuando son repuestos que no tienen factura alguna o si es un ingreso por DOA, Garantía o
cambio de equipo)
Guías internas de egreso o salida: son guías de ajustes para sacar la mercancía sin tener un
documento de venta.
EJ. Un tóner que este vencido y no se vaya a vender ni regalar pero continua ingresado el
producto en el sistema y por ende esta contabilizado en el stock.
Tesorería:
En tesorería se registra el cobro o pago de las facturas de venta (pago del cliente)
ya sean boletas o facturas
También se pueden registrar los adelantos que se le dan a los proveedores así
como los adelantos que dan los clientes.
REGISTRO DE TRANSFERENCIA POR PAGO DE FACTURAS (PROVEEDORES)
1 1-. TESORERIA>TRANSFERENCIAS>SELECCIONAR
CUENTA>AGREGAR Y REGISTRAMOS
TRANSFERENCIAS
2.5
2.6
2.7
x
2.8 X 2.9 X
2.10
x
Como enviar las boletas a la sunat
Las boletas de venta no se envían automáticamente
desde dataflex a la sunat, caso contrario a las
facturas de venta, que una vez que las generas en
dataflex automáticamente llega a la sunat. Para
hacerle llegar el comunicado de que realizamos una
2 boleta a la sunat debemos hacer un procedimiento
3 a parte,
1-. Pestaña de venta > Facturación electrónica >
boleta de ventas > resumen > selec Boletas y se
abre el resumen de boletas
4 4.2
5
Pasos a seguir
1-. Compras > Carrito de compras > Factura> copiar de… allí veras todas las
6 ordenes de compra aprobadas que deben ser igual a la factura de compra
2.- todo el proceso es igual a una factura de venta, para agregar series se debe ir a
la pestaña de logística y se debe seleccionar “mercadería por recibir”
3.- en mercadería por recibir es donde ingresamos la serie de los productos, ojo
es importante que cuando se cree el articulo se le tilde en “control por serie”
4 y 4.2.- le damos en agregar, hacemos el comentario en observaciones que se
recibió completo o parcial, aceptamos y luego se habilita la ventana de “series”
allí clic en agregar y se agregan la serie de los productos, se da en la X de cerrar
5-. Se debe cerrar la ventana de registro de mercancía por recibir en el botón
“cierre”
6-. Es importante cerrar la guía ya que se indica al sistema que ese producto con
ese numero de serie se le ha entregado a X cliente, para ello clic derecho sobre la
guía y clic en “cerrar guía de remisión” y esa es la guía que se imprime y se le
entrega al cliente, ya que se indican los números de serie.