Control de inventarios

Breve descripción:

Los inventarios son el activo más importante en una organización, por tanto, es
muy necesario tener una buena gestión, ya que esto permite contar con el “stock”
necesario para cumplir a tiempo con la demanda, teniendo a sus clientes satisfechos.

Agosto 2023
Tabla de contenido

Introducción .......................................................................................................... 4

1. Conceptos generales ..................................................................................... 5

1.1. Clasificación de las mercancías ............................................................... 5

1.2. Clasificación de inventarios ..................................................................... 8

1.3. Políticas de inventarios ......................................................................... 11

1.4. Funciones de los inventarios ................................................................. 13

1.5. Ficha técnica del producto .................................................................... 15

1.6. Gestión de inventarios .......................................................................... 16

1.7. Trazabilidad en la gestión de inventarios............................................... 17

1.8. TIC aplicadas en la gestión de inventarios ............................................. 18

1.9. Cadena de suministros e inventarios .................................................... 20

1.10. Administración de inventario por proveedores (“Vendor Managed

Inventory ” - VMI) .................................................................................................... 21

2. Costos de inventarios .................................................................................. 22

2.1. Clases de costos .................................................................................... 23

2.2. Costos de pedidos ................................................................................. 24

2.3. Costos de mantenimiento de inventarios.............................................. 25

2.4. Costos de falta de existencias ............................................................... 26

 2.5. Sistema ABC de inventarios................................................................... 27

2.6. Cantidad económica de pedido (EOQ) .................................................. 29

Síntesis ................................................................................................................ 33

Glosario ............................................................................................................... 34

Referencias bibliográficas .................................................................................... 36

Créditos ............................................................................................................... 38
Introducción

Video 1. Control de mercancía

Enlace de reproducción del video

Síntesis del video: control de mercancía

Los inventarios son necesarios e inevitables en una organización, ya que

permiten responder a tiempo a los requerimientos de la demanda. Ni la producción
ni la entrega de productos pueden ser inmediatos; es por esta razón por la cual los
inventarios se convierten en un activo de gran importancia, ya que pueden impactar
de forma positiva o negativa las finanzas de una empresa.

Una correcta gestión de los inventarios permite contar con las existencias
requeridas en el momento justo disminuyendo las pérdidas por escasez; además, una

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 buena planificación permite conocer cuántas unidades y en qué momento se deben
reabastecer o producir, qué productos son los que tienen mayor rotación y
pronosticar cambios en los precios de insumos o materias primas, logrando optimizar
los recursos.

Por otra parte, los inventarios excesivos también son costosos para las
organizaciones, ya que requieren un gasto importante en su manejo, almacenamiento
y control, debido a que de acuerdo con el tipo de mercancía que se almacene, se
pueden requerir espacios con especificaciones especiales para su acopio, como por
ejemplo, los alimentos que requieren de bodegas con temperaturas bajas para su
conservación y requieren mayor control por su vida útil, son productos con una
rotación mayor.

1. Conceptos generales

En los inventarios se tienen muchos términos y conceptos relevantes para varias

empresas, pero en el mundo empresarial se requiere de un marco general que se
trabajará a continuación. Hay que aclarar que cada empresa en detalle puede trabajar
más conceptos, así se tiene que:

1.1. Clasificación de las mercancías

La palabra mercancía proviene, según Riquelme (2017), de “mercante” que

significa “comerciante”, lo cual quiere decir que es todo aquello que se puede comprar
o vender para satisfacer la demanda. En la antigüedad la mercancía se empezó a
intercambiar con elementos mediante el trueque y luego con dinero que era más útil
para las personas.

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 La mercancía es producto de un proceso de fabricación o producción que lleva
inherente un coste por su elaboración como mano de obra, materia prima, maquinaria,
almacenamiento, distribución, etc. y por esto las empresas buscan comercializar sus
mercancías para obtener ganancias.

De acuerdo con lo anterior y al uso o naturaleza, las mercancías se pueden

clasificar en:

A. Mercancía perecedera: es aquella cuya vida útil es de 1 a 7 días; como los

alimentos: verduras, lácteos y frutas.
B. Mercancía no perecedera: mercancía con una vida útil mayor, pueden ser
alimentos empacados al vacío o enlatados.
C. Mercancía frágil: productos que pueden sufrir daños y que requieren una
manipulación especial en su transporte.
D. Mercancía peligrosa: son productos químicos, inflamables, derivados de
petróleo o gas que, por sus componentes, tienen algún tipo de peligro y
tienen que ser manejados con medidas de seguridad específicas.
E. Mercancía sobredimensionada: son los productos de gran tamaño y que
requieren un método de transporte especial y documentación específica.

Por su parte, la Organización Mundial de Aduanas las organizó por medio del SA
(Sistema Armonizado) de Designación y Codificación de Mercancía así:

1. Materias primas: material base para la elaboración de otros elementos, por

lo general se trata de materiales de la naturaleza, por ejemplo, la madera.

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 2. Semiproductos: productos que se elaboran a partir de las materias primas y
sirven como base para otros productos, por ejemplo, la madera procesada
en listones.
3. Productos elaborados: cada objeto elaborado por las empresas que suplen
las necesidades de las personas, por ejemplo, una escoba.
4. Productos brutos: productos que son prefabricados para la entrega, pero los
acabados los hace una empresa diferente a la empresa matriz, por ejemplo,
las cerámicas para pintar, las que se conocen como “bizcocho” en algunas
regiones de Colombia.

El objetivo de esta clasificación es facilitar las operaciones de importación y

exportación, este criterio es utilizado para determinar los aranceles en aduana, ya que
la mayoría de la mercancía del comercio internacional está clasificada bajo el SA
(Sistema Armonizado) y los códigos están organizados en una estructura legal basada
en reglas definidas. Este es un sistema completo que tiene la funcionalidad de clasificar
los productos de todo el mundo, tal como lo dice Procolombia (2017):

El sistema armonizado de designación y codificación de mercancías es una

nomenclatura internacional de productos multipropósito desarrollado por la
Organización Mundial de Aduanas (OMA).

Contiene alrededor de 5.000 grupos de productos; cada uno identificado por un

código de seis dígitos, dispuestos en una estructura legal y lógica, y es apoyado por
reglas bien definidas para lograr una clasificación uniforme.

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 Es utilizado por más de 200 países y economías como base de sus aranceles de
aduanas y para la recopilación de estadísticas del comercio internacional. Más del 98 %
de la mercancía en el comercio internacional se clasifica en términos del SA. Contribuye
a la armonización de los procedimientos aduaneros y comerciales y el intercambio de
datos comerciales no documentados en relación con tales procedimientos, reduciendo
así los costos relacionados con el comercio internacional.

Como es un sistema tan grande, se le invita a que, como aprendiz, profundice en

la necesidad según el tipo de industria para la cual esté trabajando en el presente o en
el futuro. Tenga en cuenta que en este componente formativo se trabaja la generalidad
del sistema y sus clasificaciones a grandes rasgos.

1.2. Clasificación de inventarios

De acuerdo con el tipo de mercancías y necesidades de la organización, se

pueden clasificar los inventarios, esto permitirá a la alta dirección planificar y controlar
de forma eficiente los materiales y productos que se emplean en la operación,
obteniendo un correcto funcionamiento entre la oferta y la demanda generando
utilidades y productividad para la organización. Se deben tener en cuenta los siguientes
grupos:

1. Inventarios según el momento

• Inventario inicial: se realiza al inicio de las operaciones.
• Inventario final: se efectúa al término de un periodo contable; una
vez realizado el control de entradas y salidas de existencias, este
valor es incluido en el balance general de la organización, por lo que

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 aporta información para determinar una nueva situación
patrimonial.
2. Inventarios según la logística
• Inventario de anticipación o previsión: se tienen con anticipación
cuando se conoce o se planean épocas de mayor demanda para cubrir
una necesidad futura definida, como temporadas o promociones
comerciales.
• Inventarios de lote o de tamaño de lote: estos se piden en tamaño
de lote, ya que es más económico hacerlo así, que pedirlo en menores
cantidades o cuando sea necesario satisfacer la demanda.
• Inventarios en consignación: son aquellos bienes que un consignador
entrega para ser vendidos a otra empresa, pero el título de propiedad
lo conserva el consignador.
3. Inventario según la periodicidad
• Inventario perpetuo: este tipo de inventario permite mayor control,
ya que mantiene un registro permanente de todos los movimientos
de los bienes permitiendo localizarlos en cualquier momento.
• Inventario periódico: es el conteo físico de mercancías en un periodo
contable determinado dónde se analizan las entradas y salidas.
4. Inventarios según la forma
• Inventario de materia prima: mide el “stock” de existencias de los
insumos o materias primas que requiere la organización en su
operación.

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 • Inventarios en procesos: son activos que se encuentran en el
proceso de fabricación o transformación.
• Inventarios de productos terminados: este inventario se realiza a los
productos o mercancías fabricados que están listos para la
comercialización.
• Inventario en tránsito: se denomina inventario en tránsito cuando la
mercancía o productos están en camino de un lugar a otro, por
ejemplo, sale de la bodega del producto terminado para el sitio de
comercialización, en ese momento el inventario está en movimiento.
5. Otros tipos de inventarios
• Inventario físico: es un conteo físico que se realiza para corroborar
las existencias reales con los registros del inventario. Es importante
contar con una herramienta que permita tener un correcto control
de todos los movimientos, entradas y salidas de las existencias.
• Inventario máximo: es el inventario máximo de mercancía que una
organización puede mantener, para evitar el incremento en los
costos de manejo y almacenamiento.
• Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser
mantenida en el almacén y que no afecte por escasez la producción
o ventas.

De acuerdo con el tipo de mercancía que se maneje, las organizaciones deben

contar con la infraestructura, maquinaria y equipos adecuados que garanticen su
calidad, almacenamiento y manejo, además, el personal capacitado para su
manipulación.

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1.3. Políticas de inventarios

El inventario es el activo más importante que tiene una organización, es por esto
que en ellos se centran decisiones importantes que debe tomar la alta dirección, ya que
del buen manejo y control que se tenga de las existencias depende en gran medida la
productividad y buenos resultados financieros, por tanto, las empresas deben diseñar
políticas que se adapten a sus necesidades para lograr el correcto funcionamiento de
los inventarios minimizando costos de mantenimiento y garantizando la disponibilidad
de las mercancías para satisfacer las necesidades de los clientes.

Para diseñar las políticas de los inventarios, la alta dirección debe conocer muy
bien el funcionamiento de la organización y tener en cuenta factores como capacidad
de almacenamiento, tiempo de reabastecimiento, compromisos con clientes,
naturaleza de la mercancía y restricciones del proveedor:

1. Almacenamiento: esta variable tiene que ver con la capacidad de

almacenamiento que tiene la organización, zonas destinadas para bodega y
el costo que tiene el mantenimiento y manejo de los inventarios, así como
el valor de la mano de obra del personal que está a cargo del inventario.
2. Tiempo de reabastecimiento: es el tiempo que dura desde la
programación y gestión del pedido hasta la llegada de las materias primas
o insumos necesarios para la fabricación de los productos en la empresa.
Es importante lograr una excelente articulación entre las áreas de compras,
producción, financiera, ventas para que no se generen contratiempos en
cualquier etapa del pedido, afectando la cadena y, por ende, incumpliendo
compromisos con los clientes.

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 3. Compromisos con los clientes: esta variable es de gran importancia porque
se deben cumplir con los tiempos de entrega prometidos a los clientes,
planificar las temporadas de alta demanda como ofertas comerciales,
Navidad, vacaciones.
4. Naturaleza de la mercancía: se debe tener en cuenta la caducidad de los
insumos, si son perecederos, la forma en que se debe mantener
almacenados, frío o calor, la rotación.
5. Proveedores: hay que tener en cuenta la capacidad de respuesta de los
proveedores, tiempo de demora en la entrega de los pedidos, las
condiciones para la entrega si se debe realizar un pedido medido, si el
proveedor tiene que fabricarlo o lo tiene disponible para entrega, así como
el medio de transporte.

Es importante analizar cada aspecto para diseñar de forma eficiente las políticas
de los inventarios, garantizando las existencias de las mercancías y responder a los
requerimientos de la demanda, haciendo uso apropiado de los recursos de la
organización, ya que los inventarios representan una inversión alta que ejercen gran
influencia en las decisiones financieras. Un inventario alto demuestra elevados costos
de mantenimiento; y la falta de inventario, incumplimiento en entregas, paradas de
producción, pérdidas de ventas o clientes insatisfechos.

Además, se debe lograr una eficiente articulación de toda la cadena de

suministro, de forma tal que los tiempos de respuesta de cada área de la organización
no afecten el funcionamiento ni generen retrasos en la operación, desde que se inicia el
proceso con las requisiciones de materias primas o insumos, hasta que sale el producto
final con destino a los clientes; es decir, el área de compras debe hacer los pedidos a

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tiempo para que los insumos estén disponibles cuando los requiera producción y que el
producto esté terminado en el tiempo pactado con el cliente.

Para determinar las políticas de inventarios se debe tener en cuenta lo descrito

en la figura 1.

Figura 1. Políticas de inventario

1.4. Funciones de los inventarios

Los inventarios en una organización son la referencia en todas las etapas de

operación, desde el proceso como materias primas hasta que terminan como productos
terminados que serán entregados a los clientes; por tanto, requieren una atención
importante, ya que de acuerdo con los tiempos de demora en la cadena de suministros
se definen las existencias y su reabastecimiento, porque una inadecuada administración
puede generar pérdidas que afectan en gran medida las finanzas en una empresa.

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 La alta dirección debe tener una buena planificación y administración de los
inventarios para lograr:

• Disminuir costos por pérdidas en las diferentes etapas del proceso, como
paradas en la producción por escasez de la materia prima requerida para la
operación, lo que conlleva tiempo perdido tanto para maquinaria como
para la mano de obra, pérdidas en las ventas por no tener el producto
disponible cuando el cliente lo requiere lo que puede llevar a clientes
insatisfechos que se van para la competencia dejando mala imagen de la
organización.
• Garantizar la disponibilidad de la mercancía ofertada, cumpliendo con los
requerimientos de entrega en los tiempos pactados y con productos de
calidad para satisfacer las necesidades de los clientes.
• Tener control de los inventarios para así detectar los requerimientos reales
de las compras de las materias primas o insumos necesarios para la
operación de la organización, evitando retrasos y planificando así compras
en lotes o volúmenes para minimizar costos.
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos teniendo un
adecuado flujo de utilización de acuerdo con su vida útil.
• Organizar y planificar el mantenimiento y manejo del almacenamiento de
los inventarios optimizando recursos como mano de obra, equipos,
maquinaria, instalaciones, etc.

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1.5. Ficha técnica del producto

La ficha técnica de un producto o servicio es un documento en el que se

especifican todas sus características, como composición, características físicas y
técnicas, recomendaciones, forma de almacenamiento, cuidados, formas de uso y otros
datos importantes; lo anterior permite estandarizar el producto dando una
presentación clara a los usuarios de lo que están comprando para determinar si cumple
con sus requerimientos o necesidades.

Este documento debe ser visible, de fácil lectura, con la información precisa y
actualizada, teniendo en cuenta el mercado al que va dirigido; en el mercado hay fichas
técnicas de productos químicos, medicamentos, alimentos, etc.

Las fichas técnicas, por lo general, están representadas por cuadros o viñetas que
contienen la siguiente información:

1. Identificación del producto: nombre comercial, técnico o científico.

2. Información comercial: usos, empaque, presentación, variedades,
embalaje, unidades por caja.
3. Información técnica: características físicas y químicas, densidad,
composición.
4. Aspectos arancelarios: si el producto se acoge a algún TLC, partidas
arancelarias.

Algunos ejemplos de fichas técnicas son lo que se hacen para los alimentos o las
materias primas, tal como lo puedes ver en el siguiente recurso:

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 Ficha técnica de alimentos
Formato único de alimentos registros sanitarios o permiso sanitario o notificación
sanitaria y trámites asociados (resolución 2674 de 2013, resolución 3168 de 2015).
Enlace del documento

1.6. Gestión de inventarios

La gestión de inventarios es un pilar para tener en cuenta en todas las empresas,

tal como se aprecia a continuación.

1. Gestión de inventarios: una organización debe conocer muy bien su

funcionamiento, ya que de esta forma puede realizar una correcta gestión
de sus inventarios, lo cual tiene como finalidad controlar el flujo de
mercancías de manera que se puedan reducir las existencias y teniendo
siempre en “stock” lo necesario para cumplir con los requerimientos de
los clientes.
2. Registro exacto: la gestión de inventarios busca un control preciso de
existencias y un registro exacto de movimientos, abarcando materias
primas, insumos en fabricación y productos terminados listos para la venta.
Permite optimizar recursos, reducir costos y pérdidas, e incrementar la
productividad al conocer ubicaciones precisas y disponibilidad.
3. Nivel de almacenamiento: para que una buena gestión de inventarios dé
resultados, la alta dirección debe determinar muy bien su nivel de
almacenamiento y en qué momento se deben realizar los pedidos para
optimizar los recursos y no incurrir en costos elevados para la organización.

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 4. Costos innecesarios: uno de los principales objetivos de la gestión de
inventarios es la determinación de los métodos para el registro de todos
los movimientos de la mercancía (entradas - salidas) dentro del proceso,
registro de las compras, pérdidas y existencias.

1.7. Trazabilidad en la gestión de inventarios

“La trazabilidad es el seguimiento que se le hace a todos los movimientos de un

producto durante todas las etapas del proceso productivo” EAE Business School
(2020), así, es la habilidad de trazar la ruta desde que ingresan los insumos o materias
primas, durante el proceso productivo, el producto terminado y, por último, hasta la
entrega final al consumidor.

Según la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), la trazabilidad

es “la propiedad que dispone el resultado de un valor estándar, que puede vincularse
con referencias específicas mediante continuas comparaciones”; lo cual se traduce a
un conjunto de medidas, acciones y procesos que permiten el rastreo del producto en
todas sus etapas de «vida».

Estos rastreos pueden ser:

A. Interno: es el movimiento del producto dentro de la organización, el lote,

manipulaciones, maquinaria utilizada.
B. Externo: es el rastreo del producto desde que sale de la bodega hasta que
llega al consumidor final.
C. Hacia adelante: es el registro de todos los artículos que salen relacionados
con el envío.
D. Hacia atrás: identifica los proveedores que entran en una empresa.

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 El objetivo de un procedimiento de rastreo es identificar y saber el origen, el
proceso y la distribución de las mercancías, permitiendo la identificación de posibles
errores o fallas que se puedan optimizar, disminuyendo costos y mejorando la calidad
en la entrega a los clientes. Es tener la ubicación de un producto en la cadena de
suministro en cualquier momento, saber su recorrido de dónde viene y cuál es su
destino (figura 2).

Figura 2. Trazabilidad de un producto

La trazabilidad de un producto permite conocer todo lo que pasa con la

mercancía desde la llegada hasta su despacho; ubicación, destino y características, lo
que permite detectar fallas en el proceso.

1.8. TIC aplicadas en la gestión de inventarios

Hoy en día el uso de las Tecnologías de Información y la Comunicación (TIC) son

fundamentales en el funcionamiento de las organizaciones, pues son herramientas
indispensables y necesarias para la gestión de los inventarios, al tiempo que permiten
optimizar y tener mayor exactitud en el control de las existencias, agilizando,
flexibilizando y mejorando el intercambio de información.

Las ventajas de aplicar las TIC en la gestión de los inventarios son diferenciales,
debido a que permiten automatizar todo tipo de procesos teniendo registros en tiempo
real, lo que permite monitorear las tareas y aumentar la productividad del personal, ya
que agiliza las actividades operativas, centraliza la información de la cadena de

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suministros, reduce la probabilidad de errores y se tiene precisión en la información en
tiempo real.

Las principales TIC aplicadas a la logística interna, son:

• ERP (“Enterprise Resource Planning ”).

• WMS (“Warehouse Management System”).
• LMS (“Labor Management System”).
• “Pick to Light-Voice”.
• OMS (“Order Management System”).
• YMS (“Yard Management System”).
• Código de barras.
• RFID (“Radio Frequency Identification”).
• SCE (“Supply Chain Execution”).

Estos conceptos y otros tantos están a la orden del día, “al igual que la tecnología
aplicada a la vida diaria en la logística se relacionan varios referentes y cada día
existirán nuevas herramientas” (Becerra, Pedroza, Pinilla y Vargas, 2017); es por eso que
siempre se recomienda a las empresas validar cuál es la mejor opción según la
necesidad requerida. Por tal motivo, el aprendiz debe manejar la mayor cantidad de
conceptos posibles, por eso se invita a leer el siguiente documento que explica los
conceptos anteriores y lo relaciona con unos novedosos:

TIC aplicadas a la logística. Módulo 2

Autora: Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro. Lo puede leer haciendo clic en el

siguiente enlace:

Enlace del documento

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1.9. Cadena de suministros e inventarios

Como se ha revisado en varios aspectos de la cadena logística, es fundamental

hacer uso de una planeación integral y una cadena de suministros, como se aprecia a
continuación.

1. Cadena de suministro: la cadena de suministro abarca áreas,

departamentos y unidades que operan secuencialmente para lograr la
misión de la organización, desde insumos hasta comercialización. Involucra
procesos, tecnología, personas e infraestructura para satisfacer a los
clientes.
2. Proceso: una gestión de inventarios adecuada en la cadena de suministros
controla y mide los tiempos de entrega entre áreas, asegurando un flujo
eficiente de insumos para evitar pérdidas en tiempo, mano de obra,
maquinaria y logística en la producción y transformación del producto.
3. Coordinación del proceso: una gestión efectiva de la cadena de
suministros optimiza recursos, facilita la coordinación con proveedores y
distribuidores, reduce costos y garantiza la satisfacción del cliente al lograr
una fluidez de información y una operación eficiente.
4. Planificación perfecta: una planificación y administración adecuada de
inventarios implica llevar registros precisos y en tiempo real para tomar
decisiones importantes en la cadena de suministros. Se requiere acceso a
datos de movimiento, existencias, rotación y pérdidas en cualquier
momento necesario.

En la figura 3 se da un ejemplo de una cadena de suministros donde pueden

intervenir varias áreas en el proceso.
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 Figura 3. Cadena de suministros

Una correcta articulación de la cadena de suministros permite determinar

tiempos de entrega para cumplir y tener clientes satisfechos.

1.10. Administración de inventario por proveedores (“Vendor Managed

Inventory” - VMI)

VMI por sus siglas en inglés (“Vendor Managed Inventory ”) es un modelo

logístico que tiene por objetivo mejorar el manejo de inventarios, alistamiento y
preparativo de pedidos, a través de la administración de la cadena de abastecimiento
más eficiente por parte del proveedor, ya que tienen el conocimiento de la rotación de
inventarios y el flujo de las ventas o producción de los clientes.

Este modelo de negocio se basa en la colaboración entre cliente y proveedor que

comparten información decisiva para la administración, manejo y reposición de
inventarios. El proveedor es fundamental, debido a que tiene todo el conocimiento y,

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por ende, tiene la responsabilidad de la planificación y gestión de materias primas o
insumos necesarios para mantener las operaciones de sus clientes.

Los elementos esenciales para que el modelo VMI tenga el éxito esperado son:

A. Confianza: debe existir confianza y acuerdos en la información que se da

entre proveedor y cliente.
B. Integración: se deben contar con las herramientas tecnológicas que
permitan integrar y realizar el intercambio de la información, permitiendo
un rápido manejo y gestión del inventario por parte del proveedor.
C. Información veraz y oportuna: para que la ejecución y la planificación del
modelo VMI cumpla con su objetivo, la información debe ser oportuna y
confiable, es por esto que todas las personas que integran este proceso
deben estar capacitadas y coordinadas, dejando registros actualizados y
correctos de la información.
D. Flexibilidad: un modelo VMI debe ser flexible, ya que la demanda puede
cambiar en cualquier momento debido a diferentes factores externos que
no siempre son controlables ni predecibles; por tanto, el modelo debe
contemplar diversas alternativas que brinden una solución oportuna a los
cambios inesperados para no afectar los requerimientos de la demanda.

2. Costos de inventarios

Los costos de inventario son aquellos que están relacionados con el

aprovisionamiento, almacenamiento y mantenimiento de las mercancías en un

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determinado periodo de tiempo; además, hay que tener en cuenta los costos que se
agregan como seguros, pólizas, intereses, etc.

2.1. Clases de costos

El inventario es el mayor activo que tiene una organización, por esta razón se
debe tener todo lo necesario para garantizar su calidad, vida útil, composición, etc.,
contando con herramientas, mano de obra y otras especificaciones para mantenerlo en
óptimas condiciones, lo cual genera costos relacionados con el almacenamiento,
aprovisionamiento y mantenimiento de las existencias en determinado período de
tiempo.

Estos costos tienen gran influencia en las finanzas de una empresa, por ello, es
fundamental diseñar políticas que se ajusten a los requerimientos de la operación y que
busquen optimizar los recursos, disminuyendo dichos costos, pero sin afectar la
capacidad de cumplimiento a los clientes.

Los costos de los inventarios se dan en:

A. Costos por manejo del inventario: es decir, la maquinaria o equipos

empleados en la manipulación de las existencias y del costo de la mano de
obra que se requiere para el cuidado de los inventarios.
B. Costos por mantener los inventarios: costos que se generan por mantener
los inventarios, zonas usadas para el almacenamiento, las especificaciones
que deben tener estas zonas como bodegas de frío, estanterías,
iluminación, etc.
C. Costos en las pólizas: costos en las pólizas de seguro para cubrir cualquier
eventualidad que se pueda presentar como hurtos y accidentes.

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2.2. Costos de pedidos

La necesidad de reabastecimiento surge por la inexistencia de un producto que

requiere la organización para su operación y cumplir con los requerimientos de los
clientes, la cual implica una serie de actividades y de interacción interna entre áreas,
compras, logística, almacenamiento y producción; así como una interacción externa con
proveedores para llevar a cabo la ejecución de un pedido, además, se requiere contar
con personal capacitado que tenga la facultad de tomar decisiones en cuanto a los
niveles óptimos de “stock” y establecer los puntos de pedidos que permita una
optimización de los gastos.

Los costos de pedido son aquellos relacionados con la gestión de la solicitud de

reabastecimiento de existencias que se requieren para la operación o producción de la
organización, e incluyen los gastos por procesamiento y ejecución de las órdenes de
compras, es decir, costos administrativos (comunicación, contabilidad, papeleo,
facturación, etc.) y costos de logística. Las etapas de un pedido se describen a
continuación (figura 4).

Figura 4. Etapas de un pedido

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2.3. Costos de mantenimiento de inventarios

El costo por mantenimiento de inventarios se da en las diferentes etapas del

proceso, a saber:

1. Costo de mantenimiento de inventarios de materias primas: las materias

primas son los materiales o insumos que ingresan a un proceso productivo
para su transformación, y que serán convertidos en un producto
terminado. De acuerdo con la planificación de la producción, se deben
contar con los insumos correctos para que la producción no tenga paradas
por escasez de material.
2. Costos de mantenimiento de productos en proceso: son los bienes que
están en la línea de producción en un proceso de transformación.
3. Costo de mantenimiento del producto terminado: son las existencias que
están listas para ser distribuidas a sus clientes.

En cada una de las etapas del proceso, o cualquiera que sea la naturaleza de las
existencias, se generan costos por movilización del inventario, ya sea manual o con
maquinaria: horas, hombre que se requieren para el manejo, así como la verificación y
control de los bienes, las zonas de almacenamiento y cómo deben estar acondicionadas
para mantener estos inventarios, si deben contar con especificaciones de temperatura,
iluminación y estantería para su organización.

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2.4. Costos de falta de existencias

Los costos de falta de existencias son aquellos que se dan cuando se recibe un
requerimiento por parte de los clientes y no se tienen las existencias del producto en
bodega para cumplir con la demanda; esto recibe el nombre de rotura de “stock”. La
falta de existencias también se puede dar en los insumos o materias primas, que al no
tenerlas se genera un retraso en los procesos productivos de la organización.

Existen dos clases de costos de rotura de “stock”:

A. El costo por pérdida de ventas: son los clientes o negocios perdidos por la
falta de existencias en el producto requerido. Esta situación impacta de
forma negativa la organización porque, además de dejar clientes
insatisfechos, perjudica la imagen de la empresa. Cuando no se cumple con
la demanda de un cliente se le denomina un “stockout ”.
B. El costo por retardo: se genera cuando el cliente acepta esperar por su
pedido, allí se generan unas órdenes pendientes, las cuales implican unos
gastos adicionales de transporte, manejo, ventas, mano de obra, etc.

Estas fallas por falta de existencias se pueden dar por reprogramación en la

producción, retrasos en la gestión de compras de las mercancías, sustitución de
materiales o tiempos de paradas en las líneas de producción.

Cuando una situación de estas se presenta, es necesario analizar y detectar los

errores que se pueden presentar en la cadena de suministros para diseñar o
reorganizar las políticas de inventarios que se están manejando y mejorar la
planificación de los inventarios.

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2.5. Sistema ABC de inventarios

En la gestión de inventarios, un método que ayuda a controlar las existencias es

la distribución de acuerdo con la importancia, donde los productos se clasifican en
categorías A, B y C dependiendo de la relevancia que tengan en los criterios
previamente definidos por la organización y que pueden ser rotación, precios, ventas,
tiempo de producción, vida útil, etc.

Para establecer los parámetros de segmentación de los productos se requiere un

análisis preciso en los datos o estadísticas que tiene la organización, para que sean
determinados de acuerdo con las necesidades y forma de operación de la empresa,
permitiendo así optimizar los recursos, las funciones administrativas y operativas, ya
que se prioriza la atención en lo que es más importante para la empresa.

El método ABC se basa en el principio de Pareto o regla del 80/20, en el que el

20 % del total de los productos son los que contribuye al 80 % de la consecución de los
resultados; para esto se dividen las mercancías en 3 categorías A, B y C, donde el grupo
A son las mercancías con mayor relevancia, en el grupo B las de importancia moderada
y el grupo C serán las más numerosas, pero las que menos aportan a la empresa. A
continuación, una explicación al respecto:

• Categoría A: se encuentran los bienes o productos con mayor importancia

para la empresa, los que tienen una mayor rotación, son el 20 % del total
de la cantidad de inventarios, pero que generan el 80 % de las utilidades de
la organización, estos requieren controles estrictos y datos precisos.
A esta categoría por ser la más importante debe tener una especial
atención, mayor inversión en recursos para ejercer controles de inventarios

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 periódicos de forma frecuente, ya que si se presenta una escasez de estos
productos traerán grandes pérdidas para la empresa.
• Categoría B: son los que tienen importancia moderada suponen un 30 %
del total de los productos que no suelen generar más del 20 % de las
ganancias, también deben hacerse controles de inventario, pero en menor
frecuencia que los de la categoría A. Estos productos pueden llegar a ser
productos de la categoría A o C.
• Categoría C: son los productos de menor importancia para la empresa,
representan la mayor cantidad, pero son las que tienen menores ingresos,
son más del 50 % de referencias, pero generan solo el 5 % de ganancias. El
control de inventario puede ser esporádico evitando la escasez en estos
productos, por lo que se debe hacer un análisis de estos productos para
saber qué recursos se deben invertir y si son o no necesarios.

Del 100 % de los productos del inventario, se puede decir que la clasificación
queda de la siguiente manera.

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 Figura 5. Productos en el inventario

La clasificación ABC se hace de acuerdo con las necesidades de la empresa y al

tipo de productos que se ofrecen; es por esto que no hay una clasificación definida, así
que cada organización analiza y adopta la priorización que más dé resultados según sus
requerimientos.

Las clasificaciones que se pueden determinar se pueden dar por la rotación de

los productos, por costos unitarios, por utilización o valor.

2.6. Cantidad económica de pedido (EOQ)

La cantidad económica de pedido (conocida en inglés como “Economic Order

Quantity ” o por la sigla EOQ); según Salazar (2019), “es el modelo fundamental para
el control de inventarios, ya que permite minimizar costos por mantenimiento del
producto”. Para aplicar este método es necesario conocer la demanda del producto, la
cual debe ser constante y se basa en determinar el momento exacto en el que el
inventario llegue a un nivel específico en el cual se debe reabastecer.

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El modelo EOQ se basa en los siguientes aspectos:

• Se conoce la demanda, ya que es constante y se calcula con unidades

anuales.
• Los tiempos que maneja el proveedor son iguales y constantes (alistamiento,
transporte, carga).
• Con la llegada del pedido el inventario se reabastece de inmediato cuando
las existencias llegan a cero.
• Los descuentos por pedidos en volumen no existen.
• Los costos totales son la suma de ordenar o alistar más los costos de
mantener el pedido.

Las variables que considera el modelo EOQ son:

• D = Demanda anual, dada en unidades por año.

• S = Costo de ordenar o alistar, dado en unidades monetarias por unidad.
• C = Costo del ítem, dado en unidades monetarias por unidad.
• i = Tasa anual de mantenimiento, dada en unidades porcentuales.
• H = Costo anual de mantenimiento, dado en unidades monetarias por año.
• Q = Tamaño del lote, en unidades.
• R = Punto de nueva orden o corrida, dada en unidades.
• N = Número de órdenes o corridas al año.
• T = Tiempo entre cada orden.
• TRC = Costo total anual o costo total relevante.

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 En cuanto a la cantidad óptima, lo importante es descubrir el significado de su
ecuación, para lo cual se explicará su origen a través de la siguiente figura.

Figura 6. Ecuación cantidad óptima

Gráficamente, se puede mostrar el principio EOQ, donde el punto de pedido, es

el punto en el cual los costos de pedir y los costos por mantener se encuentran, por
tanto, son iguales, se despeja la fórmula del EOQ.

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 En la figura 7 se puede apreciar el comportamiento de la demanda en función del
tiempo y el efecto generado por el modelo EOQ.

Figura 7. Comportamiento demanda

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Síntesis

En resumen, el control eficiente de inventarios implica clasificar mercancías,

establecer políticas y funciones, mantener ficha técnica, asegurar trazabilidad y utilizar
tecnologías de información. El VMI es un modelo en el cual el proveedor monitorea y
controla el inventario del cliente. También es crucial considerar costos asociados y
utilizar herramientas como el sistema ABC y EOQ para una gestión óptima en la cadena
de suministros. A continuación, se presenta un esquema que aborda estos aspectos.

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Glosario

Almacenamiento: proceso en el cual una vez verificada la mercadería se dispone

a ubicarla en un espacio físico de acuerdo con sus características de tamaño, peso,
fragilidad, rotación y fecha de expiración.

Alta dirección: persona o el conjunto que tienen la responsabilidad de tomar las

decisiones de la organización, establecer los objetivos y diseñar las estrategias para la
consecución de los resultados que generen rentabilidad.

Control de inventario: tiene por objeto velar por la existencia de los “stocks”
dentro del almacén, (inventarios cíclicos, inventarios de barrido, preservación de
producto) con el fin de tener un ERI óptimo (Exactitud Registro de Inventario). Así
mismo, corresponde a todos los movimientos que se realice de la mercadería
(transferencia, producto no conforme, devoluciones, etc.).

Costos: valor monetario de los gastos que se generan en la producción,

fabricación o procesamiento de un producto o servicio como materias primas, insumos,
mano de obra, servicios, infraestructura, equipos y maquinaria, etc.

Materia prima: materia extraída de otros materiales y que se utiliza o transforma

para elaborar otros materiales que más tarde se convertirán en bienes de consumo.

Mercancía: bien con lo que se comercia.

Productos en proceso: productos que están en proceso de fabricación o

producción.

Productos terminados: productos que han pasado completamente el ciclo de

producción en una empresa determinada, han sido totalmente completados, han

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pasado el control técnico y se han entregado en el almacén o se han enviado al
consumidor (revendedor).

Recepción: proceso mediante el cual se realiza la verificación y control físico y

documental de la mercadería que ingresa al almacén desde una importación o compra
local, hasta la logística inversa (devoluciones).

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Referencias bibliográficas

Becerra, G., K., Pedroza, B., V., Pinilla, J., y Vargas, L., M. (2017). Implementación
de las TIC’S en la gestión de inventario dentro de la cadena de suministro. Revista de
Iniciación Científica, 3(1), 36-49. https://core.ac.uk/download/pdf/234019677.pdf

EAE Business School. (2020). La gestión de inventarios, un aspecto clave en la

planificación de cadenas de suministro. https://retos-operaciones-logistica.eae.es/la-
gestion-de-inventarios-un-aspecto-clave-en-la-planificacion-de-cadenas-de-suministro/

Formato único de alimentos registros sanitarios o permiso sanitario o notificación

sanitaria y trámites asociados (Resolución 2674 de 2013, resolución 3168 de 2015).
https://app.invima.gov.co/blog_invima/blog_alimentos/admin/uploads/tutoriales/info3
.html#/0/16

Procolombia. (2017). Organización Mundial de Aduanas (OMA) aprobó nueva

clasificación arancelaria. https://procolombia.co/actualidad-
internacional/organizacion-mundial-de-aduanas-oma-aprobo-nueva-clasificacion-
arancelaria

Riquelme, M. (2017). ¿Qué son los costos de inventario?

https://www.webyempresas.com/que-son-los-costos-de-inventario/

Rodríguez, B. (s.f.). TIC’s aplicadas a la logística. Módulo 2.

http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/archivos/open.php/133/modulo2/pdf/tecinfc
om.pdf

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 Salazar, L. (2019). Cantidad económica de pedidos - EOQ.
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/gestion-de-inventarios/cantidad-
economica-de-pedidos-eoq/

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Créditos

Nombre Cargo Regional y Centro de Formación

Claudia Patricia Aristizábal Responsable del equipo Dirección General

Gutiérrez

Liliana Victoria Morales Responsable de línea de Regional Distrito Capital - Centro de

Gualdrón producción Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Gloria Lida Alzate Suarez Adecuación instruccional Regional Distrito Capital - Centro de
Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Mónica María Cárdenas Experta Temática Regional Norte de Santander - Centro

Carrillo de la Industria, la Empresa y los
Servicios SENA - CIES

Luis Fernando Botero Diseñador Instruccional Regional Distrito Capital - Centro para
Mendoza la industria de la comunicación gráfica
CENIGRAF

Andrés Felipe Velandia Revisor Metodológico y Regional Distrito Capital - Centro de

Espitia Pedagógico Diseño y Metrología

José Gabriel Ortiz Abella Corrector de estilo Regional Distrito Capital - Centro para
la Industria de la Comunicación
Gráfica

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Nombre Cargo Regional y Centro de Formación

Jesús Antonio Vecino Diseño web Regional Distrito Capital - Centro de

Valero Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Jhon Edinson Castañeda Desarrollador Fullstack Regional Distrito Capital - Centro de

Oviedo Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Lady Adriana Ariza Luque Animación y producción Regional Distrito Capital - Centro de
audiovisual Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Laura Gisselle Murcia Animación y producción Regional Distrito Capital - Centro de

Pardo audiovisual Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Ernesto Navarro Jaimes Animación y producción Regional Distrito Capital - Centro de

audiovisual Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Carolina Coca Salazar Evaluación de contenidos Regional Distrito Capital - Centro de

inclusivos y accesibles Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Lina Marcela Pérez Validación de recursos Regional Distrito Capital - Centro de

Manchego educativos digitales Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

Grupo de Ejecución de la Formación Virtual 39

Nombre Cargo Regional y Centro de Formación

Leyson Fabian Castaño Validación de recursos Regional Distrito Capital - Centro de

Pérez educativos digitales Gestión De Mercados, Logística y
Tecnologías de la Información

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