CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA INDUSTRIA DE LA
LECHE
POR:
ACOSTA SALGADO ROBERTO CARLOS
ALVIS SERRANO SAMUEL DAVID
CASTRO CAMACHO MARIA CAMILA
DOMINGUEZ DE LA HOZ JEANPIER
GARCIA CONTRERAS MARIA TERESA
ENTREGADO A:
MONICA ESTHER NIETO
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR
INGENIERIA INDUSTRIAL
2023
Planear:
- identificar las necesidades y los requerimientos de la materia prima que se
va a comprar
- elaboración de presupuesto estimado para el proceso de compra
- Investigación y selección de proveedores
- asignación del personal encargado para el proceso
- establecimiento de los parámetros de entrega
- finalización de la orden de compra
Hacer
- indagar sobre la materia prima y los insumos que se necesitan para realizar
el proceso de compra.
- Ejecutar el proceso de compra de acuerdo a los parámetros y y los planes
que se establecieron.
- selección y evaluación cuidadosa de los proveedores, que cumplan con los
criterios requeridos.
- Solicitar una cotización a los proveedores de la materia prima e insumos y
evaluar sus propuestas.
- Iniciar la Negociar con los proveedores seleccionados, discutiendo los
términos y condiciones, precios y otros detalles.
- Al finalizar, se procede a emitir la orden de compra.
- realizar un seguimiento continuo para evaluar el desempeño en curso y
asegurarse que se cumpla con los requisitos.
Verificar
- Realizar un control de calidad a la leche en bolsa recibida para asegurarse
de que cumple con los estándares establecidos.
- Comparar los datos de las transacciones de compra con las órdenes de
compra para verificar que coincidan.
- Evaluar el desempeño de los proveedores en términos de calidad,
cumplimiento de plazos y precios.
- Mantener un registro detallado de todos los datos relacionados con la
verificación. Esto puede incluir la creación de informes de calidad que
documenten los resultados de las pruebas, así como el seguimiento de
cualquier discrepancia entre las órdenes de compra y las entregas reales.
Actuar:
- Mejora Continua: Basándose en los resultados de la evaluación, tomar
medidas para mejorar el proceso de compra. Esto puede incluir renegociar
con proveedores, establecer acuerdos más sólidos o buscar fuentes
alternativas de suministro.
- Optimización de Costos: Identificar oportunidades para reducir costos, ya
sea a través de la negociación con proveedores o la optimización de los
procesos internos de compra.
- Adaptación a Cambios: Mantenerse atento a las tendencias del mercado y
a los cambios en la demanda de leche en bolsa, y ajustar el proceso de
compra en consecuencia.
Situación problema
Una empresa de lacteos necesita adquirir una nueva máquina pasteurizadora para
mejorar la calidad y la producción de sus productos lácteos. Para ello, el
departamento de compras realiza un estudio de mercado y selecciona a tres
proveedores potenciales que ofrecen máquinas con características similares y
precios competitivos. El departamento de compras solicita cotizaciones a los tres
proveedores y las compara según los criterios establecidos por la empresa, como
el tiempo de entrega, la garantía, el servicio técnico, el consumo energético, etc. El
departamento de compras elige al proveedor que ofrece el mejor precio y las
mejores condiciones, y realiza el pedido de la máquina.
Sin embargo, al recibir la máquina, el departamento de producción se da cuenta
de que no cumple con las especificaciones técnicas requeridas por la empresa, ya
que tiene una capacidad menor a la esperada, un sistema de control diferente al
solicitado y un diseño que no se adapta al espacio disponible en la planta. El
departamento de producción reclama al departamento de compras por el error
cometido, y este último se comunica con el proveedor para solicitar una devolución
o un cambio de la máquina. El proveedor se niega a aceptar la devolución o el
cambio, argumentando que la máquina enviada corresponde a la cotización
aceptada por el departamento de compras, y que cualquier modificación implicaría
un costo adicional. La empresa de lácteos se ve obligada a asumir el costo de la
máquina y a buscar otra solución para su problema.
Falla en el proceso
La falla de la empresa lácteos se produjo en la parte de *verificar* del ciclo PHVA,
ya que no controló adecuadamente la calidad y la conformidad del producto
recibido con respecto a lo solicitado. El departamento de compras debió revisar
cuidadosamente la cotización aceptada por el proveedor, y compararla con los
requisitos y las expectativas de la empresa. Además, debió inspeccionar la
máquina al recibirla, y verificar que cumpliera con las especificaciones técnicas
requeridas. De esta forma, se habría podido detectar el error antes de que causara
problemas al departamento de producción
Solución
La mejor solución para resolver el problema planteado sería establecer un proceso
de comunicación y coordinación más eficaz entre el departamento de compras y el
de producción.
Asegurandose de que el departamento de compras tenga una comprensión
completa de las necesidades técnicas y de producción de la empresa antes de
buscar proveedores. Esto evitará la selección de máquinas que no se ajusten a las
especificaciones requeridas.
Al momento de negociar con proveedores, se debe asegurar de que los acuerdos
contractuales incluyan cláusulas que permitan devoluciones o cambios en caso de
que la máquina entregada no cumpla con las especificaciones acordadas.
También cuando sea posible, solicitar al proveedor que permita una prueba o
demostración de la máquina para garantizar que cumple con los requisitos
técnicos antes de realizar la compra.
