1.
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Nivel Asistencial
Denominación del Empleo Coordinador Administrativo
Código 407
Grado Salarial 05
Dependencia Donde se ubique el cargo
Superior Inmediato Quien ejerza la supervisión directa
II. AREA FUNCIONAL
Direcciones, Subdirecciones, oficinas y demás donde se ubique el cargo.
III. PROPOSITO PRINCIPAL
Realizar las actividades de asistencia a los procesos administrativos, el manejo de documentos e
información, trámites, atención a usuarios, tanto internos como externos, a cargo de la dependencia, con el fin de
coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y
correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia del área funcional o proceso asignado,
observando los procedimientos establecidos.
2. Ejecutar el trámite y/o diligenciamiento de documentación oficial de la empresa, de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
3. Realizar los procesos de digitación, aplicación, actualización y/o registro documental de carácter
administrativo, operativo y financiero propios del área funcional o proceso al que pertenece, observando
los instrumentos tecnológicos, términos legales, las directrices, la exactitud requerida y los procedimientos
establecidos.
4. Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando
la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los
procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada.
5. Organizar y concertar entrevistas con el jefe, de acuerdo a la planificación de la agenda y las directrices
establecidas.
6. Realizar el proceso de gestión documental de la dependencia o área funcional de acuerdo con las técnicas,
protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.
7. Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestión administrativa del área funcional o
que le sean requeridos, de acuerdo con las instrucciones, formatos, términos y procedimientos
establecidos.
8. Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las
funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y
procedimientos establecidos.
9. Desarrollar el apoyo logístico y administrativo requerido para el desarrollo de actividades, eventos o
reuniones que realice la dependencia, de acuerdo con el cronograma, directrices, protocolos y
procedimientos establecidos.
Desarrollar las diligencias internas y externas necesarias para el logro de sus funciones y objetivos
institucionales, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices recibidas.
10. Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo, dentro del área funcional que se le asigne, conforme a las disposiciones sobre la
materia.
11. Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de
actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices
establecidas.
12. Recibir y tramitar las solicitudes que se reciban de los servicios prestados por la empresa, previa aprobación
técnica dentro del área funcional que se le asigne, conforme a las disposiciones sobre la materia.
13. Realizar las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo,
cumpliendo estándares de calidad y oportunidad.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES
1. Conocimiento del Plan de Desarrollo Municipal.
2. Conocimiento de la Estructural.
3. Atención al cliente
4. Tablas de retención documental
5. Técnicas para la presentación de informes
6. Procesos y procedimientos del área de desempeño
7. Conocimiento de las normas de Seguridad y Salud en el trabajo para el desarrollo de la labor.
8. Conocimiento de las normas disciplinarias en el desempeño de su cargo.
9. Conocimiento del fundamento axiológico y/o manual de ética institucional
10. Manejo de técnicas secretariales y de ofimática
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERARQUICO
Aprendizaje continuo
Orientación a resultados
Manejo de la información
Orientación al usuario y al ciudadano
Relaciones interpersonales
Compromiso con la organización
Colaboración
Trabajo en equipo
Adaptación al cambio
VII. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA Y EXPERIENCIA
FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
