INSTITUTO ISAM
CARRERA PROFESIONAL
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
TEMA:
GESTION DE PLANES OPERATIVAS Y ESTRATEGICOS
CURSO :
DOCENTE :
PRESENTADO POR:
- OSWALDO PABLO MOLLOCONDO APAZA
SEMESTRE: V
JULIACA – PERÚ
AÑO - 2022
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GESTION DE PLANES OPERATIVAS Y ESTRATEGICOS
1.1. Planeación Operativa Y Estratégica. -
Las empresas actuales se componen de operaciones complejas con
departamentos y equipos que trabajan juntos para lograr objetivos compartidos.
Sin embargo, lo que hace que un negocio tenga exito es la dirección. Según la
investigación, la falta de enfoque es una de las diez principales razones detrás
de la falla de inicio.
Una forma de asegurar que la empresa sepa hacia donde se dirige en todo
momento es crear un plan operativo. Aunque muchos propietarios y gerentes
de negocios entienden cuan importantes son los planes estratégicos, a menudo
carecen de un elemento logístico critico. Aquí es donde entra un plan de
operaciones.
1.2. Planificación operativa
Un plan operativo es un plan integral y procesable que define como las
funciones y actividades de un departamento o equipo contribuyen a los
objetivos generales de negocio de una organizacion. En pocas palabras, los
planes operativos describen las tareas diarias necesarias para mantener una
empresa en funcionamiento.
Cuando se hace correctamente, un plan operativo garantiza que todos los
gerentes y empleados conozcan sus respectivas funciones y
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responsabilidades. El plan operativo tambien detalla como las personas deben
ejecutar sus trabajos dentro de un plazo especifico. El trazado de los procesos
y actividades cotidianas que ocurren en la organizacion crea un camino claro
para que todos contribuyan a los objetivos empresariales y operativos de la
empresa.
Idealmente, un plan de operaciones deberia responder a las siguientes
preguntas.
Que tareas y estrategias deben llevarse a cabo?
Quien es responsable de estas tareas y estrategias?
Cual es el calendario para que se complete cada estrategia?
En muchos sentidos, el plan operativo de una empresa se puede comparar con
un manual de instrucciones. Sirve de guía para la empresa y sus principales
partes interesadas internas (desde la C-suite hasta los trabajadores de rango y
archivo), ayudándoles a ejecutar sus operaciones diarias de una manera
coherente con los objetivos generales y a largo plazo de la organización.
2. PLANIFICACIÓN OPERATIVA VS. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Muchas empresas suelen utilizar los términos planificación estratégica y
planificación operativa indistintamente. En verdad, sin embargo, estos términos
se refieren a dos cosas muy diferentes.
Un plan estratégico define los objetivos de alto nivel de una empresa, su misión
y su visión. Estos planes miran el panorama más amplio, esbozando como la
empresa medirá sus objetivos y los proyectos necesarios para alcanzarlos.
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Por el contrario, un plan operativo mira el lado logistico de las cosas. Estos
planes proporcionan una vision general detallada de lo que la empresa debe
hacer para alcanzar sus objetivos, las personas involucradas en estas acciones
y cuánto tiempo llevara este proceso.
1. Plazo
Un plan estratégico suele trazar los objetivos a largo plazo de la organización
para los próximos cinco años o más.
El plan operativo, por otro lado, define las acciones especificas para lograr
estos objetivos semanal, mensual, trimestral o anualmente.
2. Creación de planes
En términos generales, la tarea de crear un plan estratégico recae en el
liderazgo de alto nivel. En la mayoría de las empresas, este seria el C-suite o el
equipo ejecutivo. Una vez creado el plan, será difundido e implementado por
equipos interdepartamentales para asegurar su éxito.
Por otro lado, los diferentes jefes de departamento y jefes de equipo de la
empresa son responsables de crear sus planes operativos. Si bien cada plan
operativo esta adaptado a su departamento o equipo correspondiente, su
implementacion exitosa es vital para el exito del plan estrategico.
Por ejemplo, supongamos que el departamento de marketing ha delineado una
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serie de actividades para los proximos 12 meses. El exito de estas actividades
se traduce en mas.
3. Presupuesto
El presupuesto para crear e implementar un plan estrategico proviene del
presupuesto estrategico de una organizacion. Por lo general, este presupuesto
desglosara los gastos anuales, en funcion del calendario definido por el plan
estrategico.
Mientras tanto, el presupuesto de un plan operativo proviene del presupuesto
anual del departamento. Si es necesario reducir el presupuesto anual del
departamento, considere hacer ajustes en lugares que no esten alineados con
el plan estrategico.
Por ejemplo, si uno de los objetivos de ventas a largo plazo del plan estrategico
es aumentar las ventas en linea, entonces tiene sentido reducir el presupuesto
para las operaciones de ladrillo y mortero antes de hacer nada con el comercio
electronico.portunidades de ventas y mas ingresos.
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3. COMO CREAR UN PLAN OPERATIVO
Mientras que las diferentes organizaciones tienen su enfoque unico para la
planificación operativa, los mejores planes comparten una cosa en comun- un
objetivo claramente definido para que todos en un departamento, grupo o
equipo se centren en ellos.
Para crear un plan, los jefes de departamento y gerentes pueden seguir estos
pasos basicos.
1. Trazar el plan operativo
Al igual que cualquier plan de proyecto, un plan operativo comienza con una
vision general de alto nivel de su proposito. Comience visualizando las
funciones principales del plan, incluidas las tareas necesarias, los objetivos, las
necesidades de personal y los procesos de administracion para garantizar que
todos funcionen a niveles optimos.
Empezar con una vision hace mas facil continuar con el establecimiento de
metas y la investigacion de los pasos necesarios para alcanzar estos objetivos.
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2. Establecer metas
Despues de visualizar el plan, los gerentes pueden pasar a la fase de
construccion, que normalmente implica investigar e identificar metas. Si bien
cada plan operativo es unico, todos los planes buscan responder a estas
preguntas comunes.
Cuál es el presupuesto del departamento? Compare este presupuesto
con el ano anterior, trimestre o mes.
Cual es el estado actual del equipo? Mire las cosas desde la perspectiva
del presupuesto, los recursos y los miembros individuales del equipo.
Donde debe estar el equipo en el proximo mes, trimestre o ano?
Que pasos hay que tomar para que el equipo llegue alli?
Que metricas y KPI se deben utilizar para medir el progreso del
departamento o equipo? Estos indicadores de rendimiento pueden incluir
el numero de productos manufacturados, el numero de clientes
adquiridos, los costos de adquisicion de clientes y el numero de clientes
potenciales generados.
3. Planificar el presupuesto
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Despues de asignar los objetivos del plan operativo, los gerentes pueden
planificar el presupuesto necesario para todos los proyectos, tareas y
actividades.
Como se menciono anteriormente, el presupuesto de un plan operativo deberia
provenir del presupuesto anual del departamento. Esto hace que el
presupuesto sea el factor principal a tener en cuenta al asignar tareas, asignar
recursos y planificar los salarios de los miembros del equipo.
Tambien es una buena idea recibir comentarios del resto del equipo. A algunas
personas se les puede haber asignado roles que son mas adecuados para
otros o ciertas etapas pueden estar mejor aisladas de los procesos por
completo.
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4. CREAR UN SISTEMA DE GENERACION DE INFORMES
Despues de mapear los elementos del plan operativo, desde sus metas y
objetivos hasta sus entregables, necesidades de personal y plazos, los
administradores de departamentos pueden crear un sistema para informar del
progreso del plan.
La presentacion de informes es una funcion critica que no solo muestra si el
plan operativo esta funcionando, sino que tambien permite que el departamento
se responsabilice ante las partes interesadas, los lideres y otros jefes de
departamento. Estas personas querran revisar el progreso del plan operativo.
5. REALICE AJUSTES CUANDO SEA NECESARIO
igual que con cualquier proyecto o empresa, es importante estar preparado
para pivotar y hacer ajustes. Por ejemplo, si el equipo alcanza el punto de
referencia de seis o 12 meses con resultados inferiores a los deseables, los
gerentes deben profundizar en las actividades y procesos que no funcionaron
como se esperaba.
Al hacer ajustes, tambien es una buena idea involucrar a los miembros del
equipo y establecer buy-in con las partes interesadas. Esto hace que sea mas
facil refinar el plan operativo en funcion de los comentarios reales.
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6. ELEMENTOS ESENCIALES DE UN PLAN OPERACIONAL
Cada plan operacional tiene varios elementos comunes que dan el proposito y
la direccion del plan. Estos elementos incluyen-
Mision
En ultima instancia, un plan operacional es una herramienta tactica para
implementar un plan estrategico.
El plan estrategico tambien proporciona la mision del plan operacional,
proporcionando el por que para cualquier proyecto, tarea, proceso o actividad
en la que trabaja un departamento o equipo. Sin este elemento fundamental,
escribir un plan operativo sera muy parecido a planificar un viaje sin un destino
real en mente.
Propuesta de valor
Una propuesta de valor es una declaracion o una breve descripcion que
responde por que alguien debe convertirse en cliente, cliente o socio de la
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organizacion. Tambien debe explicar a los clientes potenciales por que el
producto o servicio de la empresa ofrece mas valor por el dinero que ofertas
similares de la competencia.
En el contexto de la planificacion operativa, una propuesta de valor enfatiza las
fortalezas y la mision de la empresa. Esto ayuda al departamento o equipo a
centrarse en por que la empresa esta haciendo negocios.
Metas y objetivos
Un problema comun con los planes operativos es que cuanto mas complejos
sean, menos probable es que la gente los siga al pie de la letra. La clave para
prevenir este problema es establecer objetivos especificos para el plan
operativo y dividirlo en objetivos mas pequenos.
Por ejemplo, supongamos que el equipo de marketing de una empresa tiene un
plan operativo que abarca 12 meses. Su objetivo es aumentar las ventas un
25% ano tras ano. El plan puede dividirse en objetivos mensuales, como
aumentar el trafico de sitios web en enero, generar clientes potenciales en
febrero, mejorar las tasas de conversion en marzo, etc.
Metricas y KPI
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Ningun plan operativo esta completo sin un sistema de medicion de su eficacia
y exito. Esto significa que el plan debe definir una lista de metricas y KPI. Sin
embargo, es igual de importante medir las cosas correctas.
Las mejores metricas y los KPI son indicadores lideres, que son medidas que
muestran lo que el equipo puede esperar en el futuro. Al predecir los resultados
futuros, los indicadores principales permiten al equipo realizar ajustes antes de
que sea demasiado tarde.
Por el contrario, los indicadores rezagados son medidas que se hacen
evidentes solo cuando se ha producido un cambio significativo, es decir,
cuando es demasiado tarde para tomar medidas.
Comunicacion constante
La importancia de comunicar y establecer buy-in con todo el equipo no se
puede enfatizar lo suficiente. Despues de todo, un plan operativo solo es
efectivo cuando las personas estan comprometidas a ejecutarlo.
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Al implementar un plan operativo, tomese el tiempo para discutir los KPI
seleccionados con todo el departamento. Esto garantiza que todos entiendan
por que se eligieron estos KPI, por que son importantes y como ayudaran a la
organizacion a alcanzar sus objetivos empresariales.
medida que las cosas vayan avanzando, asegurese de celebrar reuniones
regulares para comprobar el progreso de estos KPI y discutir cualquier
bloqueador que afecte a la capacidad del equipo para funcionar de manera
eficiente.
Con un plan operativo detallado en marcha, cualquier organizacion debe contar
con las herramientas y la orientacion necesarias para funcionar de manera
eficiente y, en ultima instancia, alcanzar sus objetivos empresariales.
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