ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
APRENDIZ:
EVANGELINA VARGAS MORENO
CC N° 23.754.799
TUTOR: DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO 2
Foro Temático "Tipos de Documentos".
Norma Icontec NTC 185.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
22/03/202
INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como propósito aplicar la NORMA NTC 185 para la
gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta se
establecen los lineamientos para la gestión de documentos
organizacionales, basados en normas ICONTEC; la cual contiene
diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor
presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones
escritas y tecnológicas y optimizando así los recursos y el tiempo,
teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en las
áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y
comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una
manera organizada y completa. Establece los lineamientos generales para
controlar la información documentada de la compañía verificando su
Acceso, distribución, recuperación y utilización, almacenamiento y
conservación de la legibilidad. Control de cambios. Conservación y
disposición. Evitando así el uso no intencionado de información obsoleta.
Que es la Norma NTC 185
Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier
necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos,
instructores, asistentes administrativos y secretarios y todas aquellas
personas que estén involucradas con el documento.
Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-
09-30.
Objetivo de la Norma Icontec NTC 185
El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos
de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tres Ejemplos dando aplicabilidad a la Norma Icontec NTC 185
La documentación debe ser clara, concisa y que facilite la recuperación de
la información y evidencia del seguimiento de las actividades de la
empresa.
Por Ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página,
el número de oficio, el departamento que lo emite, la clase de
comunicación, etc
Carta
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio.
Utilizaremos el ESTILO BLOQUE EXTREMO: es el estilo más fácil y
cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen
izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo;
entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
Ejemplo 1:
Bogotá DC, 22 de Marzo del 2022
Oficio 01-2022
Señor
Juan Pérez Pérez
Coordinador Área Bienestar Capacitación Empresarial
Bogotá D C
Asunto: Programación Capacitación año 2022
Cordial saludo, señor Pérez:
Respetuosamente me dirijo a usted con el fin de solicitar el envío de la programación de capacitación
correspondiente para el año 2022
Agradecemos la atención prestada
Cordialmente,
Coordinador Recurso Humano
Memorando
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se
utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las
dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.
Ejemplo 2:
Bogotá DC., 22 de Marzo de 2022
M-01-2022
PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora
DE: Mario Rojas Sepúlveda, Director Encargado
ASUNTO: Información sobre memorando
Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que
utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias
locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica
de una organización.
Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la
comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores
Atentamente,
Departamento HSE
CC: Coord. RH: Julia Lara Larrota
ACTAS
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por
una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a
que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones
o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.
Ejemplo 3
REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 12
FECHA: Bogotá DC, 20 de marzo de 2022
HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: Sala de juntas
ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente Hernando
Tobón Hoyos, Tesorero Graciela Urrea Jara, Secretaria Vocales: Jorge Sepúlveda Ospina Carlos
Meneses Luján
INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor
AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)
ORDEN DEL DIA
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y aprobación de solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios
5. Cierre
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum reglamentario
para deliberar
2. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 11 del 2 de febrero de 2022 Reunión ordinaria Consejo de
Administración, la cual fue aprobada sin modificaciones.
3. Estudio y aprobación de solicitudes de préstamo
La secretaria informo que solo había una solicitud, correspondiente al asociado Javier Martínez
Mejía, por cinco millones de pesos ($5000.000).
El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los Aportes y saldo a cargo
del solicitante. Como se constató que si había Cupo, se aprobó el préstamo mencionado
4. Proposiciones y varios
La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor Alberto Borda San
clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que aduce, se
hallaron justos y por lo tanto fue Aceptado dicho retiro.
Se estudió la solicitud de ingreso del señor Rubén González a la Cooperativa, la cual fue
aceptada por unanimidad
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 22 de Abril de 2022, a
las 10:00 horas.
5. Cierre:
No siendo otro el motivo se da por terminada la reunión siendo las 19:00 horas.
Y se firma como aparece
JU LIO CUBILLOS GOMEZ GRACIELA URREA JARA
Presidente Secretaria
