Alex Alberto Uribe Jara

Socio - Fundador Mundo Consultores.

Sociólogo. Licenciado en Sociología de la
Universidad de la Frontera. Diplomado en
Investigación Cualitativa de la Pontificia
Universidad Católica de Chile. Magíster en
Desarrollo Organizacional y Gestión Estratégica
de Personas de la Universidad Diego Portales.
Facilitador certificado en metodología
de manejo de grupos Open Space Technology.
Asesor y facilitador para empresas públicas y
privadas en temáticas de alineamiento de
equipos de trabajo, liderazgo, comunicación
efectiva y servicio al cliente. Docente carrera de
Ingeniería comercial en asignaturas "Gestión de
Recursos Humanos" y "Desarrollo
Organizacional" en Universidad Finis Terrae.

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www.mundoconsultores.cl
 TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Nociones elementales de administración del tiempo.
¿Por qué para algunas personas el tiempo es mayor y les alcanza para realizar todas sus actividades?

2020

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 Agradecimientos

A mis padres por el cariño, apoyo y los valores entregados.

A mis hermanos por su constante sentido del humor.
A Priscila por enseñarme a ver el mundo de manera sencilla.
A mi hija por traerme a la tierra cuando vuelo.

A “mona” por ser compañera de sonrisas.

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 “El deber, el amor y el sentido son las fuentes más
importantes de motivación humana y siempre producirán
unos resultados mayores y más duraderos”
(Stephen R. Covey)

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Índice
Prólogo 6
Consideraciones iniciales 7
Los seis principios del uso del tiempo 8 – 9
Los tipos de trabajadores 10 - 11
Características de un trabajador profesional (ejecutivo) 12 - 13

Técnicas de administración del tiempo 14

La técnica Pomodoro 15 - 17
El método de Ivy Lee 18 - 20
“Cómete esa rana” 21 - 30
El método GTD: 31 - 40
Peter Drucker y la eficiencia ejecutiva 41 - 52
Cuatro sugerencias prácticas del uso del tiempo 53 - 56
Siete consejos de administración del tiempo 57 - 60

Reflexiones finales 61

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Introducción (prólogo)
El ser humano está continuamente buscando formas de mantener control sobre las cosas y de
establecer la certeza sobre los resultados de ésta. Es una condición inherente dado que la
incertidumbre nos produce temor, asombro y rechazo. Nuestros modelos mentales nos llevan a actuar
sobre aquello que conocemos y de lo cual somos familiares. El tiempo no se escapa a esta
circunstancia, dado que es un recurso escaso y a la vez muy valioso para todas las personas.
Es muy común en la actualidad escuchar frases como “no tengo tiempo para nada”, “si tuviera más
tiempo asistiría al gimnasio”, “el día pasa tan rápido que no me queda tiempo para ordenar la casa”,
“parece que el tiempo pasa volando”, etc.

¡La verdad es que el tiempo es igual para todos!

Cada día tiene veinticuatro horas, donde al menos ocho de ellas se utilizan para descansar (dormir).
Es un común denominador, a menos que usted sea un ser de otro planeta o viva actualmente en la
Luna o en Marte.
Las preguntas que surgen entonces son:
¿Por qué para algunas personas pareciera que el tiempo es mayor y les alcanza para desarrollar todas
sus actividades?
¿Qué hace que esas personas puedan desarrollar tantas actividades y aun así les queda tiempo libre
para sus pasatiempos?
¿Por qué algunas personas parecen disfrutar a cabalidad del tiempo que poseen y no sentir agobio?

¿Qué técnicas utilizan para realizar en el tiempo estimado sus tareas y no verse estresados en su
desarrollo?
La respuesta a estas preguntas es que todos ellos tienen el conocimiento y los hábitos de una
utilización (administración) adecuada del tiempo. Saben planificar, gestionar, evaluar y delegar de
manera óptima este preciado recurso.

A continuación nos adentraremos en el mundo de la administración del tiempo, donde podremos

conocer sus bases, técnicas, herramientas y principales sugerencias para hacer un uso adecuado de
éste y así ser más eficientes.
El Autor

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Consideraciones iniciales
“Lo que no hacemos con los pies debemos hacerlo con la cabeza”
Proverbio.

Cuando hablamos del tiempo, de manera casi instantánea se nos vienen a la cabeza un sinnúmero de
expresiones o frases asociadas muy comunes entre las personas. Entre ellas podemos señalar;
“Generalmente el tiempo se me hace poco”, “me queda poco tiempo en el día para hacer mis cosas”,
“no logro realizar todas mis actividades por falta de tiempo”, “el tiempo se me escapa entre los dedos”.
¿Qué tienen en común todas estas frases?
Todas ellas parten de la base de que el tiempo es un recurso que se acaba y del cual no tenemos
control. Sin embargo, qué diría usted si lo invito a cambiar la percepción que tiene de éste y
observamos desde la otra cara de la moneda.
Imaginemos que despertamos un día y que las condiciones del tiempo han cambiado, nuestra
percepción ha cambiado y la manera que tenemos de gestionarlo ha cambiado.
Para nosotros el tiempo ya no es un recurso, al contrario, es un capital.
Un capital, al contrario de un recurso, puede ser potenciado, perfeccionado, desarrollado o como diría
un economista o un docente de inteligencia financiera, capitalizado.
Si fuera esta nuestra mirada, la percepción de la vida diaria cambiaría, tendríamos otro sentido y
aprecio al tiempo. No lo malgastaríamos, al contrario, trataríamos de obtener el mayor provecho.
Entender que el buen uso del tiempo es un valor, un lineamiento de vida, un esquema de conducta es
un desafío y a la vez, un combate constante que debemos llevar a cabo para modificar hábitos,
costumbres, prácticas, rutinas, así como la cultura asociada a éste capital.

El recurso tiempo es considerado de esta forma, dado que posee varias características que lo
distinguen de otros procesos de la vida.

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Los seis principios del uso del tiempo
Un principio es un ente rector en nuestra día a día. Nos muestra el camino a seguir, los modelos de
conductuales y los patrones de pensamiento que determinarán nuestros resultados en la vida. Todas
estas reglas son de utilidad, ya que nos permiten transitar con menor margen de incertidumbre, lo
que nos facilita la toma de decisiones.
El tiempo, como todo proceso humano, tiene sus principios los cuales son la base o las nociones
fundamentales que debemos considerar a la hora de estudiar la administración del tiempo.
Veamos cada uno de ellos.

Principio 1: El tiempo no se puede alquilar

Cada persona tiene en su día veinticuatro horas para desarrollar sus actividades. Sería imposible tener
treinta horas dado que la medida del día, al menos en este mundo, tiene esa cantidad de horas.
No podemos rentar a otra persona tiempo, dado que no podemos sumarlo al nuestro. Tampoco
podemos rentar nuestro tiempo a otros, dado que nos es transable.
Muy distinto es rentar nuestros servicios como parte de actividades laborales, sin embargo, no
estamos rentando nuestro tiempo que es personal e intransferible.
Principio 2: El tiempo no es elástico
El tiempo no es elástico o más bien dicho “flexible”. Sus límites siempre van a ser los mismos en todos
los lugares conocidos. Una hora tiene sesenta minutos en Chile, Argentina, Perú, Bolivia, Francia, Italia,
Nueva Zelanda, etc.
Esta no flexibilidad del tiempo, es una condición universal dado que en todas partes del mundo las
horas, los minutos, los segundos, se entienden de igual forma. Lo que cambia es la percepción que
cada uno de nosotros tiene respecto al uso del tiempo.
Principio 3: El tiempo no se puede almacenar (es perecedero)

El tiempo no se puede almacenar, lo que significa que el tiempo como recurso es presente, ocurre y
ya no está. No se puede acumular como si fuera una materia o un insumo. El tiempo que
desperdiciamos ya no podemos recuperarlo.
Su condición de perecedero, transitorio, momentáneo, efímero y breve, nos obliga a hacer un uso
inteligente de éste dado que es parte fundamental de la vida y debe ser comprendido como una
prioridad.

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Principio 4: El tiempo es escaso.
Esta máxima nos lleva a entender que el tiempo es un bien exiguo e insuficiente. Generalmente existe
en una cantidad inferior a lo que se considera necesario o habitual.
El tiempo “discrecional” cada vez se vuelve más limitado por la constante demanda de actividades que
tenemos en la vida actual.

Obligaciones familiares, de pareja, laborales, entre otras, son algunas de ellas.

Principio 5: El tiempo es irremplazable
El tiempo es irreemplazable porque no existe otro bien, insumo, recurso o capital que pueda
sustituirlo.
El tiempo es único. Su perdida no es recuperable y no existe noción de su mala utilización. Únicamente
una vez que lo perdemos tomamos la conciencia debida.
Como el tiempo no se puede reemplazar, su adecuada utilización es un una responsabilidad que todos
debemos tener y adquirir las competencias para un uso eficaz es un requisito fundamental a la hora
de enfrentar el día a día.
Principio 6: Todo requiere tiempo

¿Existe alguna acción que podamos realizar sin tiempo?, ¿podemos realizar alguna actividad sin hacer
uso del tiempo?, ¿necesitamos de tiempo para realizar cualquier movimiento?
La respuesta a las interrogantes es si, con letra mayúscula. Cualquier acción, actividad o movimiento
que desarrollemos requiere de una cierta cantidad de tiempo.
Pasear con nuestra familia, jugar con nuestros niños, leer un libro, pintar una obra de arte, cocinar,
componer una canción o mirar una película requiere de un mínimo de tiempo. Por lo anterior,
podemos decir que la frase “todo requiere de tiempo”, es verdad irresoluta.
A partir de las consideraciones iniciales podemos señalar que:
El tiempo es un capital que debemos cuidar, potenciar, desarrollar y por esto mismo, mejorar nuestras
competencias para hacer un uso adecuado es un menester urgente.
Por lo tanto, saber qué hacemos con el tiempo, cuáles son las actividades que nos demandan más
tiempo, cuáles son aquellas que podemos hacer de manera más rápida, son habilidades que una
persona eficiente debe conocer y manejar para gestionar este capital como es debido.

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Tipos de trabajadores
“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo,
pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante” (Brian Tracy)

Cuando tratamos de entender el rol del tiempo y su relación con el trabajo, debemos primero tener
en consideración que existen distintos tipos de colaboradores en una organización. Cada uno de estos
se diferencia en las acciones que realiza, así como en el nivel de reflexión y planificación de cada una
de sus actividades.
En este caso, hablaremos del trabajador manual, el trabajador funcional y el trabajador del
conocimiento.
Todos estos trabajadores cumplen una función esencial dentro de las organizaciones y su labor es
fundamental para que se mantengan en desarrollo las empresas. En estricto rigor, ninguno de éstos
es mejor que otro, únicamente cada cual debe cumplir su trabajo con el profesionalismo adecuado.
Veamos las características de cada categoría.
El trabajador manual es aquel colaborador que desarrolla una actividad principalmente física, de un
nivel de planificación menor y un mayor grado de ejecución. Tenemos en esta categoría a maestros,
carpinteros, albañiles, constructores, personal de aseo, entre otros.
Su labor principal es apoyar el correcto mantenimiento de los insumos de trabajo y todos aquellos
espacios, infraestructura y materiales necesarios para un desempeño laboral idóneo. Sin estos
trabajadores, la vida en organizaciones no podría ser desarrollada de manera óptima.

El nivel de toma de decisiones de estos trabajadores es de menor responsabilidad, dado que su

trabajo, a pesar de afectar a otros, no provoca impactos de envergadura extrema.
El trabajador funcional es aquel que con su trabajo apoya el desarrollo de actividades de carácter
administrativas, logísticas, de ventas, entre otras. Posee un nivel de reflexión intermedio,
considerando que su labor requiere tanto de estrategia y como de ejecución.

En términos de las decisiones su nivel es medio y generalmente son cargos de oficina (escritorio) que
requieren de competencias de ejecución y un buen uso del tiempo.
Características del trabajador del conocimiento
El trabajador del conocimiento es aquel que dentro la empresa no produce productos tangibles
directos, sino “conocimientos”, “Ideas” e “Información” relevantes para la organización.

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Todos en alguna medida producimos ideas, sin embargo, muchos trabajos que son de tipo manual o
técnico desarrollan conocimientos en grado menor y el nivel de reflexión que deben poner en práctica
es inferior a otros que continuamente están bajo la modalidad de un cargo estratégico o de
innovación.
En esta categoría podemos señalar a supervisores, jefes de departamento, gerentes y todos aquellos
cargos claves o estratégicos dentro de las empresas.

Otras características de este tipo de trabajador son:

 Es medido (evaluado) por su eficacia, es decir, por resultados no palpables. Por ejemplo, metas
de venta, número de trabajadores contratados, avance de una obra, etc.
 No puede ser supervisado de cerca, dado que su trabajo es desde las ideas, por ende,
únicamente podemos ver los resultados de su trabajo.
 El uso de su tiempo debe ser bien planificado, dado que su trabajo es más abstracto que el de
los demás colaboradores.
 Además, este tipo de colaborador en la mayoría de los casos posee un rol de liderazgo en las
empresas y moviliza a un número de personas.

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Características de un trabajador profesional (ejecutivo)

“El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo,
matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo” (Jim Rohn),

Ser profesional no necesariamente es una definición que se deba utilizar para aquellas personas que
cursan de manera exitosa una carrera universitaria. Ser profesional sencillamente significa saber
responder de manera adecuada a las actividades que nos proponemos realizar.

Ser un profesional responsable y eficaz se asimila más bien con ser una persona ejecutiva. En tanto
vamos a entender como ejecutivo a todo aquel que en virtud de su categoría, posición o conocimiento,
adopta decisiones y ejecuta labores en una organización que generan un impacto en los resultados
globales de ésta.
Para los efectos del texto, vamos a señalar que todo trabajador, ya sea manual, funcional y o del
conocimiento es una persona ejecutiva, dado que cada colaborador, por mínima que fuese su función,
tiene un efecto en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de una empresa.
Veamos entonces, cuales son las características de un trabajador profesional (ejecutivo).

El trabajador profesional sabe planificar (se)

El trabajador profesional (ejecutivo) sabe planificar (se), proyectar (se), programar (se) y disponer de
una serie de eventos que, de manera ordenada, lo llevan a un fin esperado.
Cuando planifica tiene en mente un objetivo, una visión, un logro deseado al cual le otorga una
temporalidad en su cumplimiento.
Lograr el objetivo depende de que tan adecuadamente proyecte su trabajo y cómo en el proceso logre
adecuar las actividades y el uso del tiempo.
El trabajador profesional sabe organizar (se)
El trabajador profesional (ejecutivo) es aquel que sabe organizar, crear e instituir una serie de acciones
que le permiten ejecutar de manera efectiva sus labores, cumpliendo sus metas y logrando los
objetivos que se ha propuesta en su planificación.

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Ser un buen organizador es una habilidad que se adquiere y se desarrolla en el tiempo. Se transforma
en un hábito, que no tan solo puede ser utilizado en el ámbito laboral, sino que en todas las instancias
de la vida.
Ser un profesional es un estilo de vida en el cual el uso, la administración y la gestión del tiempo se
entienden como un capital que debe ser bien utilizado y su mal manejo pasa a ser una pérdida de gran
importancia.

El trabajador profesional sabe integrar (se)

El trabajador profesional (ejecutivo) es alguien que sabe integrar miradas, se asoma de vez en cuando
al balcón, observa de manera sistémica y descubre pautas significativas.
Esta característica le ayuda comprender la totalidad del trabajo que realiza, el objetivo de éste, sus
pasos, las principales acciones, el logro esperado, a quienes afecta, entre otros.
En su manera de ver el trabajo no se le escapan los detalles y comprende el resultado de omitir o fallar
en algún paso.
Además sabe que la relación del tiempo y la mirada sistémica es algo esencial para sus fines.
El trabajador profesional sabe motivar (se)
Un trabajador profesional (ejecutivo) sabe motivar a otros y auto-motivarse. Tendrá continuamente
un aliciente para continuar y no terminará sus labores hasta estar consciente de su éxito.
Sabrá motivar a personas que trabajen con él y se sentirá enamorado de su trabajo, siendo capaz de
cruzar océanos para conseguir sus objetivos.
Tendrá la destreza para hacer buen uso del tiempo y sabrá realizar los esfuerzos que debe realizar
para lograr los resultados.
El trabajador profesional sabe evaluar (se)
Un trabajador profesional (ejecutivo) tiene los conocimientos respecto a cómo se debe monitorear el
uso de su tiempo. Sabrá determinar los tiempos perdidos, los de mayor intensidad y aquellos de ocio.
Conoce las metodologías, técnicas y herramientas para lograr un buen diagnóstico, planificación,
organización, integración, motivación y evaluación de resultados.

Sabe transmitir a aquellos que trabajan con él los conocimientos de sus estrategias de control y
evaluación del uso del tiempo, generando una retroalimentación positiva.
Sabe que el tiempo es un capital que puede ser potenciado y desarrollado para generar una continua
eficiencia.

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Técnicas de administración del tiempo

“Una persona promedio que desarrolla el hábito

de establecer claras prioridades y completar rápidamente
tareas importantes, superará a un genio que habla mucho
y hace planes maravillosos pero consigue hacer muy poco”.
(Brian Tracy)

Cuando hablamos de técnicas, herramientas o metodologías de administración del tiempo, hacemos

referencia a modelos o metodologías que nos ayudan a diagnosticar, planificar, gestionar y evaluar el
uso eficiente de este capital.
Existen varias técnicas en la actualidad que han mostrado un efecto positivo en aquellos profesionales
que las han utilizado a conciencia.
Algunas de ellas fueron creadas hace muchos años y por supuesto que han tenido modificaciones a lo
largo del tiempo, sin embargo, su vigencia no ha perdido fuerza.
A continuación vamos a revisar cinco técnicas o métodos que nos pueden ayudar a ser más eficientes
y productivos.
 La técnica Pomodoro.
 El método de Ivy Lee.
 La técnica comerse una rana.
 La metodología GTD: Regla de los dos minutos.
 El método de eficiencia ejecutiva de Peter Drucker.

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La técnica “Pomodoro”

La técnica Pomodoro fue desarrollada en la década de los ochentas por Francesco Cirillo, quien
buscaba una forma de eliminar las interrupciones al momento de desarrollar sus actividades, así como
gestionar su tiempo con el fin de ser más productivo.
Su nombre se debe a que el autor intentó dividir en fragmentos los momentos de trabajo y para ello
se ayudó de un reloj o temporizador de cocina con forma de “Pomodoro” que en italiano significa
tomate.

La técnica también buscaba disminuir la multitarea, enfocándonos en la realización de una a la vez,

comprometiéndonos a terminarla antes de pasar a la tarea, fragmento o Pomodoro siguiente.
La dinámica (estructura) de la técnica incorpora seis consideraciones fundamentales:
 Dividir la jornada en las distintas tareas que se quieren realizar.
 Ordenar la lista de tareas según las prioridades (evitando la procrastinación)
 Programar el temporizador (25 minutos de trabajo enfocado)
 Trabajar en la tarea hasta que termine el Pomodoro y destacarlo.
 Tomar una pausa de cinco minutos.
 Cada cuatro pomodoros tomar una pausa mayor.
Veamos en detalle cada una de éstas.

Dividir la jornada en las distintas tareas que se quiere realizar

Lo primero que debe hacerse en esta técnica es dividir la jornada siguiente (día próximo) en tareas
que sean alcanzables, realistas y medibles.
Una vez que tenemos la jornada dividida en tareas, debemos intentar proyectar el tiempo que
utilizaremos en cada una de estas desde su inicio al término.
Inmediatamente, definir la cantidad de pomodoros (fragmentos de tiempo) que utilizaremos en la
realización completa de cada tarea.
Cada Pomodoro tiene una duración de veinticinco minutos. Una vez terminado ese tiempo de trabajo,
que debe ser intenso y enfocado, se toma un pequeño recreo de cinco minutos para realizar cualquier
otra actividad distractora.

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A modo de ejemplo. Si en mi lista de las tareas de la jornada de mañana considero que es importante
generar una base de clientes o prospectos de venta y la elaboración de ésta me va a tomar cincuenta
minutos, podríamos decir que serán dos pomodoros de trabajo. Con ello ya tenemos una primera
parte de la planificación. Luego viene la segunda que es ordenar las prioridades.

Ordenar la lista según las prioridades (evitando la procrastinación)

Ordenar la lista de tareas según las prioridades requiere de una mirada lo menos autocomplaciente
posible, donde seamos capaces de poner la realidad frente a todas las cosas y no caer en falsedades.
En este marco, se recomienda tener presente que al inicio de la jornada es más factible realizar todas
aquellas actividades sencillas y que tomen menor cantidad de tiempo, es decir, menos pomodoros. El
objetivo de este paso es no caer en la “procrastinación”.
Procrastinar se entiende como la distracción por el exceso de información a la que estamos sometidos
en la actualidad. Dejar de hacer nuestras actividades y posponerlas siempre “para después”. Con esta
dinámica caemos muchas veces en la irresponsabilidad y en la baja calidad de nuestro trabajo,
producto muchas veces de vernos obligados a terminar en forma apresurada lo mal planificado.
Una buena estrategia de gestión del tiempo, nos ayuda a poder sobrellevar esta situación logrando
ser más productivos y eficientes.

Programar el temporizador (25 minutos de trabajo enfocado)

Cuando usamos un temporizador real (analógico) nuestro cerebro desarrolla una condición en la cual
el efecto de prender y apagar éste condiciona los momentos de concentración. Pasa a ser un hábito,
una costumbre, que con el tiempo se transforma en nuestra cultura de trabajo.
Si es más sencillo o no tenemos acceso a un temporizador podemos usar un reloj digital o un
cronómetro que inclusive en la actualidad los teléfonos celulares poseen.
Sin embargo, debemos ser cuidadosos de tentarnos por comenzar a visualizar redes sociales u otras
aplicaciones en el aparato celular. En ese caso estaríamos faltando a la probidad de la técnica.
Veamos el siguiente paso.

Trabajar en la tarea hasta que termine el Pomodoro y destacarlo.

Una vez que definidos nuestras tareas, priorizamos nuestras necesidades, damos inicio a nuestro
temporizador y finiquitamos de manera adecuada la ejecución de la tarea, destacamos o encerramos
en un círculo nuestro avance en la planificación.
Es importante en este punto destacar la sensación de éxito que conlleva alcanzar un objetivo de
trabajo, terminar una tarea o finiquitar una labor de manera satisfactoria. A todos nos llena de alegría
y nos recarga de energía positiva saber que el esfuerzo que llevamos a cabo entregó frutos positivos.

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Además, debemos considerar que desde el momento en que apuntamos una lista de tareas nos
estamos entregando a un desafío propio, que nos obliga a llevar a cabo acciones para superarnos a
nosotros mismos.
Esa es la clave para comenzar a gestionar nuestro tiempo de una manera eficiente y productiva.

Tomar una pausa de cinco minutos.

Tomar un descanso de cinco minutos después de haber trabajado de manera concentrada y enfocada,
es un alivio que ayuda a oxigenar el cerebro y reconectarse, lo que es muy positivo para tener nuevas
ideas, planteamientos, refuerzos, etc.
Podemos acompañar este descanso con algunos ejercicios ergonómicos y/o de respiración que son de
gran ayuda para controlar dolores musculares o tensiones que nos pueden producir las extensas horas
de trabajo.
Así mismo, esta pausa debe ser un espacio para distraerse y disfrutar la sensación de haber terminado
el Pomodoro sin haber sufrido “distracciones”.

Cada cuatro pomodoros tomar una pausa mayor

Cada cuatro fragmentos o pomodoros podemos tomar una pausa de mayor tiempo el cual puede
variar entre diez a quince minutos. Sin embargo, al ser una especie de premio por cumplir las tareas
sin interrupciones, podemos ampliar este tiempo a lo que consideremos necesario dentro de un marco
que no distraiga tan ampliamente nuestro foco laboral.
Es bueno puntualizar que la técnica Pomodoro se desarrolló con fines individuales, sin embargo se
puede usar perfectamente para trabajar en equipo llevando a cabo cada uno de los pasos que
estudiamos en forma grupal.
Por último, la técnica enfatiza que nada es tan urgente que no pueda esperar veinticinco minutos. De
ahí la máxima de trabajar sin interrupciones.

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Método Ivy Lee para la eficiencia personal

Este método de eficiencia personal fue creado por Ivy Ledbetter Lee alrededor de 1918 en el marco
de un servicio de consultoría de eficiencia para directivos de una compañía.
La historia cuenta que el director de la empresa Bethlehem Steel Corporation, Charles M. Schwab
solicitó al relacionador público Ivy Lee una propuesta para aumentar la eficiencia de su personal. En
éste se le solicitaba que debía hablar con cada colaborador por quince minutos aproximadamente.
Una de las condiciones fue que no le pagaría por el servicio hasta no ver resultados concretos de la
actividad de consultoría.
Para sorpresa de todos, la empresa tuvo grandes avances en productividad por los cual el director le
emitió un cheque de pago a Ivy Lee por $25.000 dólares que en esos años no era una cifra baja.
La fama de este relacionar público fue tan grande que llegó a trabajar con el magnate de las
comunicaciones John Rockefeller.

¿En qué consiste entonces este exitoso método?

El famoso método de Ivy Lee incorpora seis pasos que en su conjunto y utilizados de manera adecuada
tienen como resultado la eficiencia personal de quien lo aplique. Veamos cada uno de estos pasos.

Paso 1: Listar las tareas a realizar

El primer paso de este método es escribir, al final de cada jornada, las seis actividades más importantes
que deba realizar al día siguiente.

El objetivo es identificar y definir de manera correcta las tareas, así como tener un sentido realista de
logro que no signifique establecer un fin ilusorio de trabajo.
Es muy significativo respetar la regla referida a que nunca deben ser más de seis las tareas o
actividades a realizar, considerando una lista acotada y manejable.

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Paso 2: Ordenar las tareas identificadas
Una vez que tenemos claridad respecto a las tareas, y definamos qué debemos realizar en nuestra
jornada siguiente, pasamos al ordenamiento de éstas, considerando las prioridades de elaboración y
entrega.
Una vez decidido el orden, debemos tener presente que lo más importante siempre debe ir primero.
Obviamente que esto dependerá de nuestra decisión en función las labores o prioridades dentro de
los requerimientos de nuestro cargo.
Este orden o priorización debe considerar siempre el real sentido de urgencia. La idea es evitar caer
posteriormente en la auto-complacencia.

Paso 3: Enfocarse en la primera tarea

Este paso nos dice que al iniciar nuestra jornada, debemos enfocar toda nuestra concentración en
realizar la primera tarea de la lista, en lo posible, sin interrupciones. La idea es que solamente se
trabaje en la tarea hasta que sea concretada de la manera correcta.
Juega aquí un rol sumamente importante la auto-motivación que debemos potenciar para continuar
en nuestra labor y no perdernos o distraernos en el camino.

El enfocarse y auto-motivarse dice relación con tener un objetivo claro y medible que quiera ser
alcanzado en un tiempo determinado.
La motivación puede ser extrínseca o intrínseca.
Cuando hablamos de motivación intrínseca nos referimos a que nace desde un deseo propio, que no
necesita de un agente externo que mueva a la acción. Por ejemplo, una persona desea continuar sus
estudios por un deseo de superación personal.
Por su parte, la motivación extrínseca es cuando una persona se mueve a la acción por un motivo que
no tiene directa relación con su persona. Es el caso de una madre que entrega todo por su hijo, la
motivación que se genera no es por la persona misma sino que por un externo, en este caso, el hijo.

Paso 4: Cumplir una tarea a la vez

Este paso nos dice que no es posible pasar a la segunda, tercera, cuarta, quinta o sexta tarea hasta
que la primera no se encuentre completamente finalizada. El objetivo es que nos comprometamos a
completar cada tarea desde su inicio hasta el final.
La máxima dice lo siguiente:

Únicamente cuando hayas terminado la tarea puedes continuar con la próxima y así sucesivamente.
No podemos saltarnos tareas, ni dejar a medias el trabajo que estamos realizando. Debe tener un
inicio y un término simbólico.

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Cumplir una tarea a la vez significa que debemos tener la capacidad y claridad de que ser responsables
con nosotros mismos significa no engañarnos a la hora de desarrollar nuestras labores y ser
conscientes de que lo que estamos desarrollando es para un bien propio.

Paso 5: Trasladar las tareas pendientes

Trasladar las tareas pendientes significa que si no logramos terminar todas las actividades que
habíamos planificado para la jornada laboral, debemos agregar éstas a la lista del día siguiente
completando seis tareas y ordenándolas en lista de prioridad.
Pueden existir diversos motivos para no lograr concretar la totalidad de las tareas planificadas en un
día laboral, entre los cuales podemos señalar urgencias de tipo familiar, personales, llamadas
inesperadas, temas de salud, entre otros.
También una planificación deficiente, poco realista nos puede llevar a considerar una cantidad de
tareas que requieran tiempo excesivo, más allá del que contemplamos en nuestra organización inicial.
En este caso, lo importante es tener claridad para una futura programación de los tiempos que cada
tarea realmente nos solicita.
Sin embargo, a modo de compensación, cuando terminemos las seis tareas, debemos realizar
cualquier otra actividad que genere bienestar o felicidad.

Escuchar y/o cantar una buena canción, reírnos con algún cercano, jugar con nuestra mascota, respirar
en una ventana aire fresco, entre otros, son algunas de las actividades que podemos desarrollar.

Paso 6: Tratar las urgencias como prioridad

Todas las urgencias que surgen en la vida son apremios u obligaciones frente a los cuales debemos
responder de la mejor manera.
En el caso de que aparezca una urgencia mientras estamos desarrollando nuestras tareas, ésta debe
ser tratada como prioridad en la lista y cuando haya sido resuelta debemos regresar a la tarea que
quedó pendiente.
En este tipo de situaciones, es necesario que podamos mantener una cierta tendencia al control, dado
que aún si debemos resolver situaciones inesperadas, se requiere mantener un foco que nos permita
seguir la línea de la actividad que estábamos realizando con anterioridad a la urgencia a la cual nos
vemos obligados de resolver.
En el método de Ivy Lee, lo importante es el ordenamiento de nuestro trabajo, considerando que la
concentración en una tarea y el obligarnos a terminarla antes de pasar a una próxima, nos lleva a una
dinámica de cumplimiento que en el tiempo se transforma en una manera de desarrollar el trabajo en
una senda productiva y eficiente.

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La técnica comerse una rana

La técnica comerse una rana del autor Brian Tracy, se compone de una serie de estrategias que nos
ayudan a tomar decisiones rápidas y a mejorar la eficacia personal.
Son veintiún acciones que al ser aplicadas permiten desarrollar la habilidad de saber seleccionar tareas
importantes, iniciarlas y terminarlas de una manera efectiva, logrando un impacto exitoso en la forma
de hacer las cosas.
La rana es nuestra mayor y más importante tarea. Aquella que con seguridad la postergaríamos si no
la realizamos de manera inmediata.
El autor nos dice que “si en la mañana debemos comernos dos ranas, deberíamos partir por aquella
más fea”

La técnica inicia señalando que, si cada mañana lo primero que hacemos es “comernos la rana”,
podremos continuar el resto del día con la satisfacción de que lo peor que podría pasarnos ya ha sido
superado. Debemos siempre resistirnos a comenzar con la tarea más sencilla, la de menor esfuerzo.
Al identificar aquella tarea que mayor esfuerzo y más complejidad nos parezca, no podemos dudar en
su ejecución. Tenemos que desarrollarla de manera inmediata. Una vez que hagamos esto, sentiremos
un brote de energía y entusiasmo que elevará nuestra autoestima. Se liberarán endorfinas lo que
potenciará una adicción positiva al trabajo bien realizado.
La técnica también nos dice que una de las claves para tener una vida maravillosa, una carrera exitosa
y sentirnos bien, radica en el hábito de desarrollar el gusto por iniciar y terminar trabajos importantes.
El hábito de focalización y concentración para desarrollar de manera adecuada los trabajos requiere
de tres cualidades que se pueden aprender: a) decisión, b) disciplina y c) determinación. Veamos cada
una de estas en detalle.

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 a) El poder de la decisión
La primera cualidad que debemos desarrollar para ser personas efectivas es la de decisión. Decidir
significa tomar un camino, una senda, una opción por sobre otras posibilidades que se nos presentan.
Saber decidir de manera adecuada es una habilidad que implica la capacidad de determinar urgencias
e importancias en una escala de resultados.
Una persona puede tomar una buena decisión, cuando conoce los efectos o resultados de ésta, el
esfuerzo que tomará el desarrollo de la acción, el número de posibilidades que existen, el peso relativo
de cada una y su rol dentro de ésta.
En el caso de la efectividad, refiere a tener la destreza de decidir (obligarnos) enfocarnos y
concentrarnos completamente en la tarea que estamos desarrollando y no dejarnos interrumpir por
factores externos (redes sociales, televisión, llamados poco importantes, entre otros).
Una vez que logramos decidir enfocarnos en la tarea, podemos pasar al plano de la disciplina.

b) El poder de la disciplina
La segunda cualidad para crear el hábito de la focalización y concentración es la disciplina. Lo que se
busca es tener un orden que permita practicar continuamente la cualidad que se quiere adquirir y
desarrollar.
Una disciplina es un conjunto de normas de comportamiento que nos ayudan a llevar un ordenamiento
en una acción determinada. Es una guía, una orientación que nos mueve para conseguir un resultado
esperado.
Tener disciplina es fundamental a la hora de ser eficiente, ya que nos permite adquirir el hábito y la
costumbre de enfocarnos en un trabajo sin interrupciones que nos hagan perder la concentración.
El poder de la decisión, en conjunto con la disciplina es la base para lograr la eficiencia y efectividad.
c) El poder de la determinación
La determinación, en el proceso de adquirir una destreza, es un factor fundamental dado que sin ella
el hábito jamás llega a ser parte de nosotros.
La osadía, el valor, el empuje o la fuerza interior que nos mueve a realizar una acción, es lo que nos
lleva a autosuperarnos y a buscar caminos donde otros se dan por vencidos.

Este coraje es y debe ser parte de una persona que quiere introyectar el hábito de la efectividad y la
eficiencia. Para ello, la mejora de la eficacia profesional se hace real cuando aprendemos a tener la
costumbre de utilizar de la mejor manera posible nuestro tiempo.
Para alcanzar ese ansiado nivel, debemos seguir veintiún pasos que presentaremos a continuación.

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Paso 1: Ponga la mesa
“Poner la mesa” significa que siempre debemos tener claridad respecto a nuestros objetivos y metas
antes de empezar el día a día. Decidir qué queremos y cómo lo queremos es fundamental.
Poner la mesa también significa que antes de comenzar cada jornada debemos identificar todas
aquellas actividades importantes que serán parte de nuestro día, teniendo conciencia de la
importancia del desarrollo y la correcta ejecución de cada una de ellos.
Es transcendental destacar que este punto es esencial dado que siempre un buen resultado se inicia
con un objetivo claro y un camino definido que nos ayude a enfocarnos y concentrarnos de manera
adecuada en el resultado esperado.

Paso 2: Planifique cada día con antelación

Este punto nos dice que cada minuto que utilicemos en planificar puede ahorrarnos cinco o diez en el
desarrollo de nuestras tareas.
La planificación ha sido una temática que se ha estudiado y trabajado por muchos años, por lo cual
existe una alta cantidad de teorías respecto a ésta.
Planificar significa organizar, proyectar, planear un curso, un camino, una forma de hacer las cosas, de
realizar actividades para llevar éstas a la acción y a un resultado esperado.
Planificar es tener una claridad efectiva respecto al escenario actual, los recursos, elementos,
habilidades, destrezas que poseemos para orientar de manera adecuada la ejecución. De ahí la
importancia del paso anterior en esta técnica.

Paso 3: Aplique a todo la regla del 80/20

Este principio, conocido como “el principio de Pareto”, nos señala que cada vez que realicemos alguna
actividad, debemos concentrarnos en llevar el cabo un 20% de esfuerzo que resulte en un 80% logros.
Por ejemplo, si quisiéramos elaborar una planilla de cálculos en Excel, lo ideal es que utilicemos
nuestro conocimiento y creemos con un 20% de trabajo una forma de automatizar ésta, teniendo
como resultado que cada vez que ingresemos datos tengamos resultados superiores.
En términos generales, esta regla nos dice que aproximadamente el 80% de las consecuencias
provienen del 20% de las causas, por ende, el management o las teorías de la administración lo
tomaron para señalar que si controlamos el 20% de las causas, en la planificación y organización,
tendremos un 80% de resultados positivos.
En esta técnica ideal es que llevemos este principio a la ejecución, dado que si se nos hace un hábito,
podremos utilizarla en distintos ámbitos de nuestra vida.

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Paso 4: Estudie las consecuencias
Siempre que planifiquemos o proyectemos tareas, debemos considerar que aquellas más importantes
son las que pueden tener las consecuencias más visibles, tanto positiva como negativamente, en los
resultados esperados. Por lo cual es sumamente necesario que nos concentremos realizando el mejor
esfuerzo para que los logros sean positivos.
La energía que usted puede proyectar en aquellas actividades más importantes influye en los
resultados que obtiene.
Si logra identificar aquellas prioridades de manera correcta y les da el lugar que merecen, enfocará
todas sus energías en conseguir ese resultado buscado.

Paso 5: Practique continuamente el método ABCEDE

Previamente a comenzar el trabajo de listar las tareas debemos utilizar unos momentos para organizar
éstas y escalarlas según el orden de prioridad que tengan. Este paso nos asegurará que nos estamos
enfocando en las actividades más importantes.
Si continuamente llevamos a cabo esta acción, estaremos cada día a un paso de adquirir el hábito y
con ello, la competencia.

Una vez que logremos esto, no existirá motivo para que volvamos atrás. Al contrario, seguiremos
incrementando nuestra productividad y eficiencia tanto en nuestras actividades laborales como
personales.

Paso 6: Concéntrense en áreas claves de resultados

Concentrarse o centrarse en áreas claves de resultados nos permite identificar y determinar aquellos
logros que son necesarios para realizar de manera exitosa el trabajo que debemos desarrollar.
Lo importante es la práctica. La práctica hace al maestro dicen. Solo la práctica nos permitirá definir
de manera clara las metas que necesitamos alcanzar y definir cómo éstas se relacionan con los
resultados que tanto esperamos.

Paso 7: Obedezca la ley de la eficiencia obligada

Esta ley nos dice que es imposible tener el tiempo para hacerlo todo, sin embargo, deberíamos tener
el tiempo para llevar a cabo los aspectos más importantes.
Debemos concedernos algunos minutos en el día para sentarnos tranquilamente, relajarnos y pensar
únicamente en el trabajo, sin distracciones ni preocupaciones. En ese espacio intentemos tener ideas
que nos podrían servir para tener un ahorro de tiempo si las aplicáramos al trabajo.
Lo más probable es que en esos instantes surjan las mejores ideas que podrían llegar a ser verdaderas
revelaciones.

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Paso 8: Prepárese concienzudamente antes de comenzar
Este punto tiene que ver con los aspectos físicos, ergonómicos y el layout de nuestro espacio de
trabajo.
Veamos nuestro lugar y pensemos por unos minutos cuál es el tipo de personas que trabaja en un
entorno como éste.

Tener un espacio limpio, cálido, estructurado, positivo, despejado y ordenado de seguro nos ayudará
a trabajar en un ambiente más positivo y productivo.
Es el momento de limpiar nuestro espacio de trabajo, escritorio, mesa, etc.
Lo que se espera es que ese espacio nos lleve a trabajar de manera organizada, eficiente y en lo posible
lo más despejado posible. De esta manera nos concentraremos mejor, crearemos un clima adecuado
y mejoraremos nuestros ritmos.

Paso 9: Haga sus deberes

Hacer nuestros deberes significa que, de por vida, todos somos estudiantes en nuestras profesiones.
Debemos mantenernos constantemente aprendiendo y actualizándonos.

En este punto debemos preguntarnos, ¿qué habilidades podemos adquirir que nos ayuden a obtener
mejores resultados?, ¿qué competencias claves debo desarrollar para ser un referente en mi campo
de trabajo?
Debemos responder con transparencia estas preguntas, plantearnos objetivos y elaborar un plan de
aprendizaje.

Mantenernos continuamente en la senda de la curiosidad nos traerá frutos positivos no tan solo en
nuestra labor profesional sino también personal y familiar.

Paso 10: Refuerce sus talentos especiales

En este paso, las preguntas que debemos hacernos son:

¿En qué soy verdaderamente bueno?

¿En qué ámbitos me desempeño mejor?
¿Con qué aspectos disfruto más mi trabajo?
¿A qué factores puedo atribuir el éxito que he tenido en mis trabajos anteriores?
Si pudiera realizar cualquier trabajo, ¿cuál sería?
La respuesta a estas preguntas nos muestra el tipo de preparación que debiéramos tener a la hora de
potenciar nuestras competencias, habilidades y destrezas, así como el enfoque que deberíamos tomar
respecto a éste.

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Imaginemos por un momento que por un golpe de suerte somos premiados con un pozo millonario
en una lotería, lo que nos permite vivir el resto de la vida sin mayores preocupaciones económicas,
¿qué trabajo elegiríamos desarrollar?, ¿qué tipo de herramientas deberíamos desarrollar para
ejecutar de la mejor manera posible ese trabajo?; las respuestas nos mostrarán el camino de aquellas
fortalezas a potenciar para ser más eficientes, productivos y utilizar de una manera más concienzuda
el tiempo diario.

Paso 11: Identifique sus obstáculos claves

Al enfocarnos en la eficacia profesional es muy importante aprender a ver el bosque que existe
después de los árboles. Dividir este paso en dos momentos será el primer requisito.
El primero de ellos es la identificación del objetivo profesional más importante en nuestra vida. La
pregunta que debemos hacernos es; ¿qué meta profesional, en caso de alcanzarlo, tendría el impacto
más positivo en mi vida?, ¿cuál es?
Una vez identificado este aspecto, pasamos al segundo momento en el cual nos interrogamos con la
siguiente pregunta, ¿qué está condicionando la agilidad para conseguir ese objetivo?, ¿por qué razón
aún no lo consigo?, ¿qué existe en mi vida en la actualidad (profesionalmente) que esté frenando
lograr ese resultado deseado?
Cuando tengamos todas estas respuestas claras, emprenderemos la acción para llevar a cabo lo
esperado, poner en marcha nuestra actitud y llegar a aquello que nos proponemos con la mayor
eficiencia profesional posible.

Paso 12: Ponga un ladrillo después del otro

Este punto nos dice que podemos completar cualquier trabajo que nos propongamos si lo
desarrollamos paso a paso. Comenzar un trabajo es todo lo que nos hace falta para terminarlo.
Para lo anterior, lo que debemos hacer es sentarnos, crear una lista de pasos que necesitamos para
lograr esa tarea que tenemos pendiente. Comenzamos con casa paso, lo vamos chequeando y una vez
terminado pasamos al otro paso, hasta lograr nuestro objetivo.

Una vez que adopte esta forma de trabajo será sorprendido gratamente con los resultados que irá
obteniendo únicamente por hacer esto y hacerlo parte de un hábito diario.

Paso 13: Presiónese a sí mismo

La presión contenida nos ayuda muchísimo, dado que nos incentiva positivamente a desarrollar tareas,
actividades o labores en un plazo determinado. Así mismo, es un agente estresor efectivo ya que nos
plantea límites en tiempos, formas y dinámicas.

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En este paso, crearnos un “sistema de compromisos”, con fechas de entrega bases y secundarias para
las actividades que nos propongamos es requisito fundamental.
Cada vez que podamos, debemos ir subiendo niveles de eficiencia y productividad, superándonos a
nosotros mismos.
Organicemos nuestra agenda diaria y semanal, creando segmentos de tiempo que nos permitan
trabajar enfocado en esas tareas que deseemos completar.

Paso 14: Optimice sus poderes personales

Los poderes personales refieren a todos aquello que nos hace fuertes para enfrentar nuestras tareas
diarias, sean éstas laborales, familiares, personales, etc.
Los aspectos de salud física y mental son fundamentales para lograr un trabajo eficiente y productivo.
Se relacionan directamente con el uso adecuado del tiempo.
Para lograr ser poderosos en estos aspectos, debemos en primer lugar diagnosticar nuestros niveles,
hábitos y costumbres de salud.
Comenzar por decidir mejorar de manera inmediata aquellos hábitos en los cuales no estemos
favoreciéndonos con nuestra conducta. Veamos algunas preguntas que nos sirven para visualizar este
punto.
 ¿Qué estoy haciendo para mantener una buena salud en términos físicos y mentales?
 ¿Qué aspectos positivos podría potenciar y qué aspectos negativos debería cambiar?
 ¿Qué acciones no estoy realizando y debería comenzar a hacer para ser más productivo?
 ¿Qué actividades realizo hoy que afectan mi salud y debería dejar de hacer?

Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, y si identifica ámbitos de mejora, póngase ¡manos
a la obra!, y comience a mejorar para ser más eficiente, efectivo y productivo.

Paso 15: Motívese para la acción

Motivarse para la acción implica que debemos controlar nuestros pensamientos continuamente.

Somos lo que pensamos y aquello que decimos, por ende, nuestro lenguaje debe ser siempre positivo
y contribuyente.
Motivarse significa ser responsable, es decir, tener la habilidad de responder respecto a las
consecuencias de nuestros actos.
Debemos negarnos a culpar a otros por los efectos de las decisiones que tomamos y por las acciones
que desarrollamos.
¡Decidamos que siempre queremos progresar y que dar excusas no será parte de nuestro sello
personal!

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Mantengamos siempre nuestra energía y pensamientos mirando hacia adelante, hacía aquellas cosas
que pueden mejorar nuestra vida.
Dejemos que las consecuencias que afectaron negativamente nuestra vida, sigan su curso y que no
nos perturbarán nunca más.
Recordemos siempre que tenemos un círculo de influencia en el cual podemos interactuar.

¡Cambiar lo que realmente importa depende de nosotros mismos!

Paso 16: Practique la postergación creativa

Debemos practicar continuamente “el pensamiento cero”.
Si aún no estuviéramos haciendo esto, sabiendo todo lo que ahora sé, ¿lo volvería a hacer de este
modo? ¿Cambiaría la forma en que me encuentro realizando la acción?
Si llevamos este paso a todos los aspectos de nuestra vida, tanto actividades personales como
laborales, podemos evaluarlas en función del estado en el que nos encontramos actualmente.
Si entre las cosas que desarrollamos, existe alguna que no comenzaríamos a hacer hoy, sabiendo lo
que sabemos hasta ahora, mejor apliquemos la postergación creativa y olvidémonos de realizar esa
actividad.
Con esto, el resultado es que dejamos de realizar acciones que realizaríamos de manera negativa y
que nos quitarían tiempo que podríamos utilizar en algo mucho más productivo.

Paso 17: Haga primero la tarea más difícil

Comenzar cada día por la tarea más difícil es una tremenda estrategia. Nos permite utilizar toda
nuestra energía (sobre todo si es temprano en la mañana) en aquella actividad que es más compleja
de realizar y se vuelve mucho más desafiante.
Ser perseverante, constante y persistente para que logremos terminar aquello que comencemos por
difícil que nos parezca es una condición sine qua non.

Debemos considerarnos como proyectos en marcha, dedicándonos a desarrollar hábitos de

productividad, practicándolos continuamente para que pasen a ser, con el tiempo, conductas
automáticas de nuestra forma de ser.
Cuando tengamos que recordar una frase para animarnos a trabajar piense en la siguiente: ¡Hoy
mismo!

Dígase entonces, ¡hoy mismo voy a proyectar, organizar y comenzar la tarea más difícil que debo
desarrollar, antes de hacer cualquier otra cosa!
Con tiempo y adquiriendo este hábito de productividad, verá cómo le cambia la vida.

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Paso 18: Divida la tarea
Este paso nos dice que toda vez que desarrollamos una tarea, es necesario segmentarla en partes más
pequeñas. Con esto desarrollamos piezas pequeñas del rompecabezas y así evaluamos los hitos de
avance.
Esta estrategia nos ayuda a encarar aquellas tareas difíciles, complejas y múltiples que posiblemente
hemos estado postergando por sus características.
Debemos recordar que una de las cualidades que comparten las personas exitosas es su orientación a
la acción. Ante una idea, actúan de manera inmediata para determinar si esta es buena o no.
No debemos postergar las acciones, al contrario, debe desarrollarlas hoy mismo.

Paso 19: Créese lapsos amplios de tiempo

Este punto nos dice que debemos organizar nuestro tiempo en lapsos extensos donde logremos
incorporar todas aquellas tareas importantes.
Reflexionemos diariamente respecto a las diferentes maneras que existen para ahorrar, programar y
consolidar lapsos de tiempo lo más eficientes posible. Utilicemos éstos para trabajar en aquellas tareas
que tengan los resultados más importantes.
Debemos pensar que todos los minutos son importantes.
Trabajemos de manera continua sin interrupciones y sin pausas, proyectando y preparando nuestro
trabajo por adelantado.
Y sobre manera, concentrémonos en aquellas actividades que tengan los resultados más significativos
para nosotros tanto en términos laborales como personales.

Paso 20: Desarrolle un sentido de urgencia

Para ser un profesional completo, que sabe administrar y utilizar el tiempo, es importante estar
continuamente desarrollando un sentido de urgencia.

Potenciar el hábito de avanzar de manera ágil las tareas claves y darse a conocer por ese motivo, es
un factor crucial a la hora de tener una carta de presentación. Desde hoy mismo decida engrandecer
esta cualidad.
Seleccionemos alguna tarea que continuamente estemos postergando y tomemos la decisión de
desarrollar el hábito de la acción rápida.

Actuemos de manera inmediata si observamos un problema.

Si nos solicitan ejecutar una tarea, ejecutémosla de manera rápida e informemos de ello con la mayor
celeridad. Dirijámonos con rapidez en todas las áreas de nuestra vida.
Cuando este hábito se haga costumbre, nos sorprenderemos de los resultados.

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Paso 21: Concéntrense resueltamente en lo que está haciendo
Es muy importante establecer prioridades claras, comenzar con las tareas más importantes y
dedicarnos a ellas sin ninguna interrupción hasta que se encuentre desarrollada en un cien por ciento.
Es la clave para lograr un alto rendimiento y eficacia.
Seamos disciplinados en la mayor medida. Comencemos lo antes posible y consideremos que estos
pasos son una especie de prueba para saber el tipo de profesional que somos.
Tomemos la decisión y practiquemos diariamente estos pasos hasta que se hagan un hábito, una
costumbre, una forma de desarrollar nuestro trabajo.
Con todos estos pasos aplicados a nuestro diario vivir, las tareas que debe desarrollar serán cada día
más provechosas.

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La metodología GTD: Regla de los dos minutos.

La metodología GTD, por sus siglas en inglés Getting Things Done o en castellano, “Resolviendo cosas”,
es un método que tiene por objetivo ayudarnos a ser más productivos sin los efectos del estrés que
conlleva.
Pertenece al autor David Allen quién en 2001 publicó su libro “Organízate con eficacia”, el arte de la
productividad sin estrés.
El texto reflexionando respecto a que existen personas que tienen una cantidad enorme de tareas y
actividades por realizar a diario, sin embargo, consiguen llevarlas a cabo de manera adecuada, sin
mayores problemas de tensión o estrés negativo. Esta forma de vivir es fantástica y apela a los altos
niveles de eficiencia y efectividad que algunos desarrollan.
La paradoja estriba en que en la actualidad existen niveles de vida mucho mejores, pero al mismo
tiempo están aumentando los niveles de estrés al aceptar hacerse cargo de un número excesivo de
cosas y de las cuales sus recursos no se lo permiten.
En estos momentos existe una gran necesidad de técnicas, métodos y herramientas que nos ayuden
a controlar, gestionar y administrar el uso correcto del tiempo.
La metodología de “organízate con eficacia”, tiene una incidencia en este punto, ayudándonos a
enfocar nuestros esfuerzos en un manejo eficaz de nuestro tiempo.
El método GTD, es un proceso de cinco pasos que se utiliza para dominar el arte de hacerse cargo de
las cosas de una manera controlada. Estos pasos son:
1) Capturamos aquello que nos llama la atención (capturar)
2) Clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas (clarificar)
3) Organizamos los resultados (organizar)
4) Reflexionamos sobre los resultados (reflexionar)
5) Actuamos (actuar)

Cada uno de estos pasos parte de la base de que debemos dejar de utilizar nuestra memoria para
organizar nuestro día, dado que de esta forma la mente termina abrumada y se vuelve incompetente
ya que no está equipada para recordar. Veamos cada uno de estos cinco pasos en detalle.

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Paso 1: Capturamos aquello que nos llama la atención (capturar)
Imaginemos que estamos en nuestro trabajo y están llegando correos electrónicos a la bandeja, así
como mensajes de voz a nuestro dispositivo móvil. En ese instante se nos ocurre una idea estupenda
para mejorar los niveles de resultados de un proyecto que estamos desarrollando para la compañía.
Esas ideas que se nos presentan se llaman “ciclos abiertos”.
Esos ciclos abiertos deben pasar a ser parte de un inventario que necesitamos elaborar donde
capturemos éstas para que no se escapen o pierdan. Cómo llevamos a cabo esta captura.
Para llevar a cabo esta tarea se utiliza los “contenedores” o “marcadores de posición”. Aquí se guardan
todos aquellos pendientes con la finalidad de identificar qué son y definir posteriormente qué se hará
con ellos. Con esto aseguramos que todo esté reunido en papel, archivo, carpeta, etc., y no en la
cabeza.
Para estos efectos, cualquier soporte nos puede ayudar: libreta de anotación, dispositivos de
grabación, bandejas de correo, anotadores digitales, aplicaciones, etc.
Existen dos principios que debemos tener presentes en este paso:
a) Cada “ciclo abierto” debe estar en tu sistema de anotaciones y no en tu cabeza.
Anotar todo aquello que tenemos pendiente, nos genera una sensación de orden y bienestar que
permite sentir control sobre las actividades y el tiempo.
Tal como dijimos, existen muchos medios para poder llevar un registro de las tareas a realizar, sin
embargo, el método tradicional (libreta física), conlleva una asociación mental que es muy positiva.
Cada actividad que debamos realizar debemos anotarla en una hoja separada. La finalidad es que
podamos asignarle a ésta subtareas que ayuden al orden de las acciones.

b) Debemos tener el menor número de lugares para captura.

Lo ideal en este punto es que tengamos los lugares de captura necesarios como una libreta o algo
similar siempre a la mano para poder tomar nota de las ideas o proyectos que surjan, sin embargo, lo
mejor es que no sean tantos lugares de anotación distintos para no complicar su posterior
procesamiento.
Cada vez que vayamos tomando nota de las tareas que debamos realizar, vamos a ir adquiriendo el
hábito. Junto a esto, nos daremos cuenta de que a medida que vamos ascendiendo en la carrera
profesional, las mejores ideas para nuestros proyectos no surgirán precisamente en el escritorio.
Debemos comprender que el objetivo de la captura es el de tener a mano todos aquellos “ciclos
abiertos”, proyectos pendientes o ideas de manera rápida y así no perder información valiosísima.
Lo importante es que una vez que tengamos todas las notas respecto a los trabajos que debemos
desarrollar, estaremos un paso más delante de lograr una administración adecuada de los tiempos
que vamos a requerir para desarrollar las actividades.

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Paso 2: Clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas (clarificar)
En la fase de clarificación todas las anotaciones, correos, grabaciones de voz, mensajes de textos que
tengamos, debemos procesarlas de manera de establecer un orden de trabajo. Para ello, es
importante hacernos (y responder) las siguientes tres preguntas:
1) ¿Qué es o de qué trata este asunto que tengo en mi “contenedor”?
2) ¿Se requiere alguna acción concreta?
3) ¿Qué acción debería tomar?
Cuando estas preguntas son respondidas, se habrá iniciado el proceso de organización personal, ya
que serán procesados todos los asuntos pendientes. Es muy distinto procesar algo cuando ya debemos
apagar un fuego a realizarlo con tiempo y de manera concienzuda.
La respuesta a las preguntas podremos verlas reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de
decisiones que veremos a continuación.

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¿Qué es o de qué trata este asunto que tengo en mi “contenedor”?
Esta pregunta nos lleva a desenmarañar aspectos latentes o poco claros de las ideas que anotamos,
los correos que nos llegaron, los mensajes de textos que guardamos, entre otros.
No es una pregunta tonta, al contrario, es una pregunta que nos obliga a observar más allá de una
mirada tradicional. Es una forma de ver de manera más profunda para decidir sobre qué versaba
realmente ese documento, mensaje o anotación.
Esta pregunta es la antesala para la siguiente acción.

¿Se requiere alguna acción concreta?

Una vez que ya respondimos nuestra primera pregunta, pasamos a visualizar si ésta requiere de algún
tipo de acción.
Tenemos dos caminos a tomar en función de nuestra respuesta: Si o No.
En el caso de que la respuesta sea negativa, se nos abren tres posibilidades de acción:
1) Es basura y podemos desecharla.
2) Es posible que por ahora no requiera de acción alguna, sin embargo, es posible que debamos
hacer algo a posteriori (Incubar)
3) Es información que puede ser de utilidad para alguna tarea más adelante (referencia)
En el caso de que la respuesta sea positiva, debemos ponernos manos a la obra con la tercera etapa
de la metodología.
¿Qué acción debería tomar?
En este punto, cada elemento que requiera una acción debe ser determinado por dos aspectos
fundamentales:
1) ¿Es un proyecto o un resultado al que te has comprometido?
2) La acción que implica el desarrollo de una tarea concreta, ¿te llevará más de dos minutos?
En el caso de que la respuesta esté asociada a un proyecto, debemos tomar esa tarea y almacenarla
en una lista que se denomine “proyectos”. Esta acción nos recordará continuamente que tenemos un
ciclo “abierto” hasta que logremos cerrarlo completamente.
Si en este caso, no se trata de un proyecto sino una tarea breve, entramos en el “juego de las tres
posibilidades”.
Posibilidad 1: Hacerla

En este punto se considera el factor tiempo para decidir. Si la acción que debemos llevar a cabo tiene
una duración de no más de dos minutos, deberíamos llevarla a cabo de manera inmediata. Cuanto
menos se posponga, es mucho mejor. El tiempo ganado es satisfactorio, dado que dejamos de pensar
en ello como un pendiente.

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Posibilidad 2: Delegarla
En este apartado, el factor tiempo también es determinante. Si la acción tiene una duración mayor a
dos minutos, deberíamos preguntarnos; ¿soy la persona correcta para llevar a cabo esta actividad?, si
la respuesta es un No, debemos delegar en alguien más esa tarea.

Posibilidad 3: Diferirla
Si en este caso, respondemos a la pregunta anterior con un Sí, es decir, somos la persona indicada
para la acción y además, la duración es superior a dos minutos, debemos prorrogar o aplazar su
ejecución y monitorear su cumplimiento futuro, quedando en una lista o contenedor.
Podemos observar que en este punto, “clarificar”, tenemos un número alto de posibilidades de trabajo
respecto a las actividades.

Paso 3: Organizamos los resultados (organizar)

Esta tercera parte del método tiene como base los resultados obtenidos en la etapa anterior
“clarificar”.

De las preguntas y respuestas que nos hicimos, podemos tomar ocho caminos diferentes que son:
1) Basura
2) Incubar: sugiere una lista de tareas futuras o por revisión.
3) Material de referencia.
4) Una lista de “hazlo ahora”
5) Una lista de delegar.
6) Listado de acciones siguientes.
7) Listado de proyectos.
8) Listados de verificación.
Estas ocho categorizaciones son los distintos caminos que podemos tomar a la hora de organizar el
sistema de orientación. Todas las tareas deben ir apiladas en alguna de estas categorías que pueden
elaborarse en formatos digitales (carpetas), como en formato físico (desde hojas separadas por clips,
hasta cajas separadoras, entre otras).
Todas estas listas son un conjunto de ayuda memorias que tienen como característica principal su
monitoreo o evaluación en el avance.
Este sistema de organización permite que desarrollemos un enfoque de pensamiento centrado en
aspectos importantes.
Por otro lado, al ser un sistema dinámico, puede ir sufriendo cambios a medida que nuestras tareas
se vayan aclarando de manera correcta.

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Alinear las tareas en función de la importancia que tengan para cada uno es fundamental, dado que
al clarificar estamos priorizando desde lo más importante, urgente y significativo para nuestros logros,
objetivos y metas laborales, personales y familiares.
Veamos a continuación cada una de las ocho categorías que son utilizadas para la organización eficaz
y el rendimiento superior.

Categoría 1: Es basura. No es algo necesario.

Todas aquellas tareas que no generen valor deben ser desechadas a la brevedad. No debemos dejar
que estas cosas sean mezcladas con las otras categorías ya que producirían un caos en nuestro
ordenamiento.
La clave en este punto está en revisar y expurgar toda aquella información, ya sean, anotaciones,
correos, audios, etc., que estén obsoletos. Esta acción nos ayudará a limpiar y aclarar el camino que
debemos tomar en los siguientes pasos.

Categoría 2: Incubar (sugiere una lista de tareas futuras o por revisión)

Cuando estamos hablando de incubar, nos referimos a preparar una lista que tenga acciones que algún
día, tal vez, quizás, tengamos el tiempo para desarrollar.
Debemos sentirnos totalmente libres para escribir o llenar con todos los pendientes que queramos
incluir, considerando que posiblemente más adelante volvamos a ver esta categoría y definamos que
alguna de esas tareas si la podemos realizar.
En este momento podemos nombrar varios ejemplos:
 Viajes futuros.
 Lugares por conocer.
 Aficiones por aprender.
 Materiales o insumos que comprar.
 Quehaceres del hogar que requieren más trabajo.
Es muy probable que queramos incorporar muchas cosas en esta lista, y por otro lado, que sea muy
divertido elaborarla. Podríamos descubrir que tenemos algún gusto escondido que queramos
desarrollar.

Categoría 3: Material de referencia

La carpeta o contenedor llamado “referencia” es una especie de biblioteca de consulta que podemos
utilizar en los momentos necesarios.
Lo fundamental acá es lograr distinguir entre la información que es de carácter esencial y aquella que
debería quedar únicamente en asunto.

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Por ejemplo, en un correo electrónico que quisiéramos guardar como referencia, podríamos dejarlo
en la carpeta de almacenamiento.
Si son documentos, archivos, notas, mensajes de voz, entre otros, podríamos crear un método propio
de almacenaje, el cual puede ser físico o digital.
En la actualidad, al menos en términos digitales, las nubes nos permiten guardar una cantidad infinita
de información, que nos facilita el trabajo de incubación.

Categoría 4: Una lista de “hazlo ahora”

Si la acción siguiente se puede hacer en dos minutos o menos, hazla en cuanto la veas por primera
vez.
Si recibes un mail y te toma únicamente treinta a sesenta minutos leer y responder, hazlo de manera
inmediata.
Esta es la “regla de los dos minutos”, la cual nos señala que si un asunto requiere más de ese tiempo,
superamos la barrera de pensamiento donde comenzamos a perder la eficacia.
En estricto rigor, nos gusta la sensación de realizar acciones, sin embargo disfrutamos más del
resultado que del proceso.
¡La emoción de algo terminado es incomparable!
Realizar una acción que nos lleva menos de dos minutos, llevarla a cabo de manera satisfactoria tiene
un beneficio psicológico muy alentador.

Categoría 5: Una lista de delegar

En este punto nos preguntamos si la acción a desarrollar nos tomará más de dos minutos, si la
respuesta es positiva, pasamos a la siguiente que dice ¿soy la persona más idónea para desarrollar el
trabajo?, si la respuesta es negativa entonces derivamos o delegamos la tarea.
Debemos considerar acá que existen dos formas de delegar. Una de ellas es la descendente y otra la
ascendente. La primera es forma tradicional de delegar donde un superior solicita a alguien de su
equipo que desarrolle una tarea en función de sus cualidades. Este tipo de delegación es la más común,
sobre todo en las organizaciones.
Por otro lado, tenemos la delegación ascendente donde una persona del equipo solicita a un superior
que desarrolle la tarea, dada su expertise.
Ambas formas de delegación son correctas y se utilizan en la actualidad.
Una última forma de delegación o simplificación del trabajo se encuentra asociada a los medios
tecnológicos, y se conoce como automatización de tareas, las cuales se realizan mediante aplicaciones,
software, planillas Excel, entre otras.

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Todas estas formas o herramientas nos ayudan, si tenemos adecuadamente identificadas las tareas
delegables, a estar más enfocados en los aspectos que realmente podemos resolver.

Categoría 6: Listado de acciones siguientes.

La lista de acciones siguientes refiere a todas aquellas tareas que nos van a llevar más de dos minutos
en su ejecución. Todas estas actividades deben estar consignadas en una categoría, anotadas y
verificadas. El objetivo es tener la claridad suficiente para definir las acciones a seguir.
Un principio fundamental es que las acciones que anotamos, calendarizamos para su realización, ya
sean diarias, semanales o mensuales, deben ser concretadas en la fecha que estipulamos. Por ningún
motivo debemos aplazarlas.
Debemos que confiar en nuestro criterio de definición de uso del tiempo y cumplir con éstos como si
fueran una obligación.

Categoría 7: Listado de proyectos

Un proyecto es cualquier actividad que requiera más de un solo paso para conseguir el resultado
deseado. Al tener más de un paso, si realizamos uno y el próximo queda pendiente, quedará como
terminado el paso uno, sin embargo aún el proyecto tiene tareas por completar.
Algunos proyectos pueden ser;
 Renovar el mobiliario de la oficina.
 Contratar a un nuevo colaborador.
 Tomar un curso de liderazgo efectivo.
 Elaborar calendario de cursos.
 Compra de materiales para construcción.
 Etc.
Debemos recordar además las nociones que podemos tener de la palabra proyecto. Lo señalamos
dado que un problema es un proyecto, considerando que siempre va a requerir una solución.
Un problema también es una oportunidad, una crisis, una puerta que se abre para una solución. Un
espacio de posibilidades.
La clave en este punto es utilizar una herramienta que sea cómoda y sencilla para anotar nuestros
proyectos y las tareas que conlleva desarrollarlos.
Si queremos anotarlos en una libreta, no nos pongamos limites. Si queremos usar una carpeta en el
escritorio del computador, no lo dudemos. Si deseamos crear un archivo Word ordenado con todos
los proyectos y tareas, manos a la obra.

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Categoría 8: Listados de verificación
Las listas de verificación o checklist nos permiten ir monitoreando el avance de nuestras tareas,
actividades y acciones. Todas aquellas acciones que nos planteamos realizar, pueden ser evaluadas en
su cumplimiento. Debemos crear un sistema que nos ayude a llevar a cabo esta acción.
Darle a una tarea un nombre asociado nos permite tener una mirada de verificación, por ejemplo:

 Cartera de prospectos a contactar.

 Todo lo que debemos comprar antes del paseo.
 Avances del programa de ejercicios.
 Actualización semanal de información de la oficina.
La idea de este checklist es tener una mirada global respecto a los avances que vamos desarrollando
y de esta manera, nivelar los grados de tensión que podemos desarrollar al tener una agenda
desordenada y sin formas de monitoreo.

Vamos ahora al paso cuatro de la metodología.

Paso 4: Reflexionamos sobre los resultados (reflexionar)

Este paso nos dice que cuanto más completo sea nuestro sistema de gestión del tiempo, más
confiaremos en él y cuanto más confiemos en él, mayor será nuestra motivación para mantenerlo.
Lo anterior podemos lograrlo mediante la estrategia de revisión semanal. Esta estrategia nos señala
que debemos revisar nuestro sistema de trabajo, es decir, de administración del tiempo cada semana.
Reflexionar respecto a los contenidos, actualizarlos, hacerlos funcionales y capturar, reevaluar y volver
a procesar todos los aspectos de nuestro modelo de gestión del tiempo.
Lo importante en este punto es que debemos hacerlo al menos una vez por semana, considerando un
espacio donde no desarrollemos trabajos cotidianos, ya que no podremos enfocarnos adecuadamente
en la revisión.
Además, en estos espacios es muy probable que se nos ocurran nuevas ideas, dándonos la posibilidad
de ser más creativos, lo que es parte del flujo natural de las energías laborales.
Pensemos por un segundo en el siguiente ejemplo.
¿Qué hacemos una semana antes de salir de paseo o vacaciones en familia?
Obviamente dejamos todo arreglado, clarificado, organizado y renegociado.
La finalidad de disfrutar del tiempo sin mayores complicaciones nos lleva a tomar la iniciativa.

Este principio se puede aplicar de igual manera al trabajo y a otros aspectos de la vida.

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Paso 5: Actuamos (actuar)
Este último paso, nos señala que después de haber capturado, clarificado, organizado y reflexionado,
respecto a todas las tareas, proyectos, actividades y acciones que debemos realizar, llega el momento
de decidir llevar a cabo la ejecución.
Debemos aplicar entonces cuatro criterios para decidir qué vamos a realizar.

Criterio 1: Contexto
En cualquier situación, lo primero que debemos considerar es qué podríamos realizar, el lugar donde
nos encontramos y las herramientas con las que contamos (ya sean recursos o competencias).
¿Tienes algún teléfono?, ¿posees una dirección de correo de aquella persona que deseas contactar?,
¿estás en un lugar donde justamente se encuentra aquella herramienta que necesitas comprar?, etc.
Si al contrario, no estamos en el lugar adecuado, no tenemos las herramientas necesarias o los
recursos, lo mejor es no ocuparse del asunto en ese minuto.
Criterio 2: Tiempo disponible
Tener claridad respecto al tiempo que tenemos a disposición o tiempo discrecional para realizar la
acción, antes de tener que pasar a otra tarea es fundamental.

Si por ejemplo, tenemos un compromiso ineludible en veinte minutos, lo más probable es que
escojamos una tarea que nos tome ese tiempo o menos, situación muy distinta de elección si
tuviéramos dos horas despejadas.
Es necesario intentar tener un calendario o agenda con los compromisos claros y el tiempo de cada
uno, dado que nos ayudará a utilizar los tiempos despejados en tareas o actividades provechosas.

Criterio 3: Energía disponible

Es imposible que una persona pueda mantener su energía en un nivel alto las veinticuatro horas del
día y lo más probable es que al final de la jornada sienta un cansancio y agotamiento lo que es algo
natural. En estos instantes, a modo de obtener provecho de esos espacios de baja energía se sugiere
llevar a cabo actividades que sean de menor consumo como por ejemplo, arreglar el escritorio, algún
cajón o simplemente, algo físico que no requiera mayor grado de reflexión o exigencia mental.
Criterio 4: Prioridad
Como último punto en las prioridades, debemos tomar en consideración el contexto, el tiempo
disponible y la energía y preguntarnos, ¿cuál de todas las tareas pendientes al ser realizada me reporta
el mayor beneficio?
Teniendo la o las respuestas a esta pregunta, podemos ordenar nuestras prioridades tanto en términos
laborales como personal o familiares y hacerlo parte de un hábito de decisión.
Lo más probable es que al usar todas las herramientas vistas en la metodología GTD, podamos adquirir
hábitos y habilidades que nos permitan considerar de manera adecuada las entradas y anclarlas a un
sistema diseñado rigurosamente, que se transformará en nuestra sala de control. Todo lo anterior nos
ayudará a que finalmente las cosas sucedan.

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Método de eficiencia ejecutiva y uso del tiempo.

La persona eficiente consolida (afianza)

de manera adecuada su tiempo discrecional,
el tiempo del cual es dueño.
(Peter Drucker)

Este método diseñado por Peter Drucker nos dice que una persona es ejecutiva o profesional cuando
es capaz de verificar el uso de su tiempo antes de actuar. No planifica sus labores sin antes aclarar el
real sentido que tiene su tiempo.
Cuando logra visualizar el uso de su tiempo, intenta manejarlo o gestionarlo y elimina todas aquellas
actividades que son improductivas.

Como vamos a ver más adelante, esta metodología consta de tres etapas base que son; a) el registro
del tiempo, b) el manejo o gestión del tiempo y c) consolidación del tiempo.
En estricto rigor, el ser humano se encuentra mal dotado o no posee los recursos adecuados para
manejar correctamente el tiempo. Las personas consumen mucho tiempo en actividades
improductivas, malgastan el tiempo.
Imaginemos por ejemplo, un grupo de personas encerradas en un cuarto oscuro, sin reloj o algún
medio para verificar el paso de las horas, ¿cuánto tiempo debería pasar para que éstos pierdan la
noción del tiempo?
Este método parte de la base de que una persona que desea ser ejecutiva, eficiente y eficaz,
previamente a planificar o proyectar su trabajo, jornada o semana laboral, debe conocer con
anterioridad cuál es el uso correcto que da a su tiempo. Realizar un diagnóstico adecuado y desde ahí
comenzar el trabajo de administración de su tiempo.

Veamos entonces, paso a paso la metodología de la eficiencia profesional o ejecutiva.

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Paso 1: Registrar el tiempo (Diagnosticar)
Este paso es el inicio de una estrategia de administración del tiempo adecuada. Nos invita a
diagnosticar o auditar el uso de nuestro tiempo, de una manera sencilla que todos podemos llevar a
cabo.
Esta acción debe ser realizada al menos por cuatro semanas con la finalidad de lograr tener una
diagnosis lo más exacta posible. Además, el autor sugiere realizarlo al menos dos veces por año.
Las instrucciones de este primer paso son las siguientes:

A manera de inicio, crea categorías de trabajo que te sirvan para tener una apreciación inicial del
tiempo que utilizas semanalmente en algunas actividades.
Por ejemplo, ventas 30%, administración 20%, facturación 20%, compras 20%, otros 10%. La idea es
que completes 100% de tu jornada laboral semanal.
En la categoría otros incluye todas las actividades que no identifiques en qué categoría incluir
(almuerzos, cafés, cigarrillos, entre otros). Este paso te llevará a tener una torta de uso del tiempo
inicial (proyección – percepción) semanal, que una vez cubierta la próxima etapa, nos servirá para
comparación.
Una vez terminado lo anterior, en el transcurso de la semana siguiente, escribe cada una de las
actividades de tu día, aun aquellas que no están contempladas en tu agenda y registra el tiempo
utilizado en ellas. De ser posible, escríbelos en una hoja tradicional y en un espacio que tengas
transcríbelos en una planilla excel.

Registra todas tus actividades de principio a fin. Fija un horario de entrada a tu trabajo, en caso de
atraso, registra el tiempo de dicho atraso. Recuerda que debes registrar todas las actividades, incluidas
aquellas que no consideres parte del trabajo (preparar y tomar café, asistir al baño, almorzar, llamadas
personales, entre otras).
El énfasis no debe estar puesto en cumplir la agenda sino en registrar el tiempo de cada una de las
actividades realizadas en cada día de tu semanal laboral.

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Un requisito indispensable es ser lo más sincero posible. Si no anotas todo como corresponde, te
estarás auto-engañando. Al fin y al cabo, el único perjudicado serás tú.
Es probable que cuando tengas terminada tu primera semana de anotaciones y te des a la tarea de
pasarlos en una planilla excel, obtengas un resultado como éste para un día de trabajo:
Actividad Hora de inicio Hora de cierre minutos
Inicio horario laboral (legal) 9:00:00 9:10:00 0:10:00
Inicio horario laboral (efectivo) 9:10:00 9:10:00 0:00:00
Revisión de correos 9:10:00 9:30:00 0:20:00
Preparar café 9:30:00 9:40:00 0:10:00
Revisión de correos (cont) 9:40:00 10:00:00 0:20:00
Charla de seguridad 10:00:00 10:30:00 0:30:00
Evaluación de capacitación 10:30:00 13:00:00 2:30:00
Almuerzo 13:00:00 14:00:00 1:00:00
Ir al baño 14:10:00 14:30:00 0:20:00
Reunión de proveedores 14:30:00 15:00 0:30:00
Diseño de curso 15:00:00 16:00 1:00:00
Reunión de proveedores II 16:00:00 18:00 2:00:00

Una vez que tengas anotadas todas las tareas que desarrollas diariamente, de lunes a viernes, sábado
si es tu jornada, debes agrupar éstas en categorías definidas que incorporen tareas de áreas similares.
Algunas categorías tradicionales pueden ser:

 Labores administrativas.
 Prospección de clientes.
 Ventas y comercialización.
 Operaciones y logística.
 Facturación y cobranza.
 Otras (productivas e improductivas)
Recordemos que todas las actividades que no puedan ser agrupadas en las categorías definidas
deberán ser agrupadas en una nueva categoría denominada “otros”.
Cuando deseemos agrupar las actividades en una categoría, pensemos en un ejemplo sencillo.
Imaginemos que necesitamos acudir a un supermercado para adquirir alimentos y no logramos
encontrar aquella mantequilla que tanto nos gusta. Sin embargo, al consultar a un colaborador de
tienda éste nos señala “en el pasillo de lácteos”.

Al momento de categorizar nuestras actividades, se utiliza la misma lógica. Todas las tareas que
pertenecen a un segmento se agrupan en aquel lugar o pasillo del cual son parte.
Cuando tengamos ya categorizadas nuestras tareas semanales, podremos obtener un registro
correcto del uso de nuestro tiempo.
Su tuviéramos ya completas nuestras tareas y pasadas a categorías, obtendríamos un resultado similar
al siguiente:

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Como podemos observar, en este sencillo gráfico, el trabajo semanal desarrollado fue divido en cuatro
categorías. Administración con un 30% del uso del tiempo, relacionadas al cargo con un 30%, gestión
comercial con un 25% y en la categoría otros, un 15%.
Cuando se desarrollan categorías, lo ideal es crear al menos unos seis segmentos que nos permitan
tener una visión más detallada de las tareas. Sin embargo, va a depender del tipo de cargo con el que
estemos trabajando.
Una vez terminada la primera semana y realizada la comparación con nuestra percepción inicial
(porcentaje supuesto del uso del tiempo), debemos volver a confeccionar la herramienta de auditoría
y elabora un nuevo gráfico del tiempo semanal.
Completando cuatro semanas de registro, podemos tener un reflejo lo más fiel posible del uso que
hacemos habitualmente de nuestro tiempo.
El autor propone llevar a cabo esta auditoría al menos dos veces al año dadas las variaciones laborales
que podemos tener en distintas temporadas o estaciones en las distintas empresas y rubros laborales.
¿Cuáles serían algunas consideraciones o sugerencias en esta etapa?

Algunas consideraciones (no olvidar)

“Registrar el tiempo es indispensable antes de intentar gestionarlo”.
“Para el profesional eficaz, la diferencia entre el uso y pérdida de tiempo se concreta en función de su
efectividad y resultados”.

“El primer paso hacia la eficiencia es el registro de tiempo. Para ello es necesario y de suma importancia
hacerlo en el momento y no de manera posterior o de memoria”.
Veamos ahora el siguiente paso de la metodología.

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Paso 2: Gestionar el tiempo (Refrescar)
Una vez registrado y evaluado el uso de nuestro tiempo, identificamos de manera correcta todas
aquellas actividades que puedan ser consideradas como “improductivas”.
Entenderemos por actividades improductivas todas aquellas acciones que realicemos que no generen
valor o que derechamente originan una pérdida de tiempo real.

Para lograr lo anterior, realizaremos una serie de preguntas que nos ayudarán a detectar aquellas
actividades improductivas y de esta manera, abrirnos paso hacia el uso eficiente del tiempo.
Una herramienta didáctica es “el triángulo para la diagnosis del tiempo”. Se utiliza para identificar
aquellas actividades que no aportan un beneficio adecuado y que por ende, pueden ser eliminadas o
delegadas.
Se utiliza la analogía “podar el tiempo” haciendo alusión al trabajo de jardinería en el cuál se eliminan
las hojas secas o muertas, para dar paso a un nuevo fruto.
En la gestión del tiempo, que es parte de management, se eliminan las actividades improductivas para
dar paso a aquellas que van a potenciar nuestro desarrollo y eficacia.
Veamos en detalle el triángulo de la diagnosis del tiempo.

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El triángulo se compone de tres preguntas centrales, que al ser respondidas de manera adecuada nos
permiten visualizar los elementos a podar, así como las acciones que debemos desarrollar para
alcanzar la eficiencia.
Las preguntas que componen el triángulo son; ¿qué ocurriría si esto no se hiciera?, ¿qué puedo
delegar?, y ¿cuál de mis actividades me hacen perder tiempo y le hacen perder tiempo a los demás?

Pregunta 1: ¿qué ocurriría si esto no se hiciera?

Esta pregunta es clave en el modelo dado que nos sirve para identificar aquella actividad que sobre
dimensionamos y que al quitar de nuestra agenda, no tendría mayor impacto.
Seguramente todos estamos realizando actividades o tareas que las llevamos a cabo porque se ha
hecho parte de la rutina laboral, sin embargo, no aporta mayor valor y sobre eso, no tendría un
impacto si dejáramos de hacerla.
Esto sucede en muchas organizaciones, así como en diversos equipos de trabajo, donde muchas veces
por cumplir se desarrollan tareas de manera autómatas y sin refrescar su validez.
Lo anterior también sucede en los equipos cuando existe una duplicidad de funciones que claramente
deben ser identificadas y eliminadas.

Todas esas actividades que pudiéramos quitar, nos permiten utilizar un tiempo valioso que de ser
parte de algo discrecional. Podríamos utilizarlo en estar con la familia, amigos, parientes o tan solo, en
nuestro ocio (salud mental).
Muchos sabemos cuáles son las demandas improductivas de nuestro tiempo, sin embargo, no nos
atrevemos a eliminarlas por miedo a equivocarnos. Debemos aprender a no exagerar la importancia
de lo que hacemos.
Entonces, no tengamos miedo de quitarlas si sabemos en el fondo que no tendrán un impacto
significativo en nuestro trabajo.

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Pregunta 2: ¿Qué puedo delegar?

Como vimos, la primera pregunta nos ayuda a develar cuáles son las actividades que podemos dejar
de hacer y que no tendrán un impacto significativo por tomar esa decisión.
En la pregunta actual, ¿qué puedo delegar? el objetivo es determinar, del listado de tareas que
anotamos en nuestro diagnóstico, las acciones que podrían ser delegadas tanto de manera ascendente
como descendente.
Delegar de manera ascendente dice relación con transferir la ejecución de una tarea a un superior,
considerando que sus competencias son más adecuadas para el desarrollo de ésta.
La delegación descendente es la más tradicional, y dice relación con solicitar a una persona de menor
nivel jerárquico que nos ayude a llevar a cabo una tarea o actividad, con la finalidad de bajar nuestros
niveles de responsabilidad en la ejecución.
Existe también un tercer tipo de delegación que tiene que ver con automatizar procesos con
tecnología. Un ejemplo de ello es identificar tareas que nos toman demasiado tiempo en su ejecución
y en función de esto, veamos la posibilidad de automatizarla a través de un software, aplicación,
plataforma, etc.
Como generalmente utilizamos la delegación tradicional, veamos algunas claves para llevar a cabo de
manera satisfactoria esta labor.

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Claves para delegar satisfactoriamente
 Haz una lista de las cosas que podrías delegar.
 Elige a personas que sean capaces de realizar las tareas y que tengan la disposición necesaria
para hacerlo.
 Explica de manera clara las razones de por qué delegas en ellas y los resultados que esperas.
 Dales a esas personas la autoridad y la capacidad de decisión sobre el proyecto, pero
conserva la responsabilidad última del mismo.
 Permite a tus colaboradores establecer sus propias prioridades, pero encárgate tú de fijar los
plazos.
 Establece un sistema efectivo de supervisión mientras se esté realizando la tarea.
 Mantente disponible por si precisan hacerte alguna consulta a lo largo del proceso.
 Aunque al principio debas dedicar algo de tiempo a explicar procesos, siempre será un
tiempo bien invertido una vez todo esté funcionando.
 Conviértete en un catalizador que alimenta la motivación animándoles a dar lo mejor de ellos
mismos.
 Elogia siempre el trabajo bien hecho.
Si llevas a cabo de manera adecuada cada uno de estos consejos, te asombrarás respecto a lo que
puedes lograr con una adecuada delegación y puesta en marcha del feedback efectivo.

Pregunta 3: ¿cuál de mis actividades me hacen perder tiempo y le hacen perder tiempo a los demás?

En este punto, debemos identificar todas aquellas actividades que nos pudieran estar haciendo perder
el tiempo tanto a nosotros, como a otros compañeros de trabajo o colegas.

La estrategia o tarea en este punto es sencilla. Preguntar a otros (máximo de 2 o 3) compañeros,

cercanos, familiares, etc., cuales son las actividades que ellos consideran que les hace perder el tiempo
y en los cuales nosotros estemos involucrados.

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Con las respuestas obtenidas y si nosotros desarrollamos esta actividad con la seriedad adecuada,
podremos tener un insumo importante para detectar aquellas actividades improductivas tanto para
nosotros como para nuestros cercanos.
No tengamos temor a realizar esta pregunta que sin duda nos traerá más beneficios que malestares.
Llegando a este apartado de la metodología, con toda validez podríamos preguntarnos, ¿qué otras
causas existen que puedan hacernos perder el tiempo?

Existen varias respuestas que podrían ser categorizadas en cuatro grandes dimensiones.
1) Falta de previsión
La falta de previsión es una de las causas que llevan a muchas empresas y personas a perder el tiempo
de manera gratuita. Se refiere a las crisis reiteradas que son previsibles, y que sin embargo, no se
toman las medidas para que éstas no vuelvan a ocurrir.
Un ejemplo claro de lo anterior es el efecto que generan las lluvias en la zona centro del país (Chile )
todos los años, sin embargo, los problemas referidos a este tema se siguen viendo con cierta
cotidianeidad.
Una de las formas más efectivas de manejo es entender que “cualquier crisis reiterada puede
preverse”. Para ello, debemos definirla y comprenderla como si fuera una rutina. Al identificarla de
esta forma estamos diciendo que cualquier persona puede hacer lo que en algún momento un experto
desarrolló en un trabajo concienzudo.
La rutina dice Peter Drucker, traduce en forma sistemática y paso a paso lo que un hombre muy hábil
aprendió al superar la última crisis.

2) Mala organización
Una mala organización refiere a exclusivamente al exceso de reuniones que algunas empresas tienen
como parte de su cultura organizacional. En este sentido, se parte de la base de que, o las personas se
reúnen o trabajan.

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En una organización donde existe un enorme número de reuniones, se debe entender que no existe
una coordinación o alineación adecuada.
En una empresa donde todos trabajan con un objetivo claro, las reuniones son las adecuadas para
afinar detalles.
Se conocen de manera correcta los roles, funciones y metas.

En este punto debemos preguntarnos si de nuestras horas laborales, el número que utilizamos para
asistir o dirigir reuniones es el adecuado. Si la respuesta es negativa, es decir, consideramos que es
excesivo, podríamos decir que estamos actuando bajo una mala organización.
Las reuniones deben ser una excepción y no una regla.

3) Exceso de personal
Hagámonos la siguiente pregunta. Si dos personas se demoran dos días en cavar una zanja en un
terreno para plantación, ¿cuánto demoran cuatro personas? Lo más probable es que usted responda
un día. Sin embargo, una de las primeras cosas que se aprenden al estudiar el comportamiento de las
personas es que éstas son tremendamente complejas. Puede que la respuesta a la pregunta sea una
semana, un mes o toda la vida.

¿Cómo podemos determinar entonces si existe un exceso de personal?

La respuesta a esta interrogante nos dice que si debemos utilizar una fracción considerable de nuestro
tiempo para resolver problemas personales, enfrentamientos, fricciones, controversias sobre
cooperación, más que a temas exclusivamente laborales, podríamos decir entonces que el grupo de
trabajo es demasiado numeroso.

En un grupo con un número adecuado de personas, los colaboradores trabajan de manera correcta,
con espacio para moverse sin tener roces con los demás.

4) Deficiente información
La información deficiente es un factor de pérdida de tiempo, dado que genera equivocaciones en la
toma de decisiones al interior de las organizaciones y por ende, retrasa el trabajo de todos los
colaboradores de ésta.
A cada uno de nosotros le golpea una información deficiente ya que nos obliga a trabajar doblemente
en algunas labores que probablemente ya hemos desarrollado.
La información errónea es negativa para la gestión del tiempo ya que conlleva un doble trabajo,
verificación, validación y realimentación continua.
Un departamento que recibe información errónea, con fallas, inconsistencias, poca claridad, etc., se
verá en la necesidad de retrasar pedidos, entregas, requerimientos, ventas, entre otros.
Veamos ahora el paso tres del modelo.

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Paso 3: Consolidar el tiempo (Apalancar)
Consolidar el tiempo es la tercera fase de la metodología presentada y tiene relación con la pregunta;
¿en qué medida puedo disponer de tiempo discrecional para ejecutar las tareas que realmente
significarán una contribución a mis labores?
Cuando hablamos de tiempo discrecional, nos referimos a los espacios libres, realmente libres de uso
y concentración que podemos dedicar a una tarea que consideramos importante, que aporte valor a
lo que estamos desarrollando.
Sin miedo a equivocarse, no será mucho el tiempo discrecional que tendremos a pesar de la llamada
poda en la diagnosis del tiempo.
Generalmente, un tercio o una cuarta parte de nuestro tiempo es aquel que podemos utilizar de
manera libre o discrecional. De ahí la importancia de aprender a consolidar el tiempo.
Veamos algunos ejemplos de cómo podemos consolidar nuestro tiempo de manera efectiva.

1: Trabajo en domicilio
En el contexto actual, trabajar en el domicilio es una realidad para muchos.

Trabajar en el domicilio por un día a la semana o más, les ayuda a consolidar su tiempo dado que
pueden segmentar sus actividades de planificación y ordenamiento para aquel día en especial.
Igualmente para aquellos que trabajan en ventas, el día de domicilio lo utilizan exclusivamente para
llamar prospectos o elaborar propuestas de trabajo en las cuales necesitan concentrarse sin
interrupciones.

2: Días de trabajo operativo

Algunos profesionales establecen dos días a la semana para dedicarse exclusivamente al trabajo de
tipo operativo. Reuniones, reseñas, sesiones de estudios de casos, etc.
El objetivo de esta consolidación es tener establecido dos días a la semana en horarios específicos
para dedicarse a un tipo particular de tareas que incorporen el tiempo discrecional.

3: Bloques semanales
La tercera forma de consolidar el tiempo dice relación con la segmentación en periodos, para el
desarrollo del trabajo sin interrupciones. Desde este punto de vista un ejemplo sería utili zar las
mañanas de lunes y viernes para todas aquellas reuniones de tipo operativas. Los días martes,
miércoles y jueves, en el transcurso de la tarde, para todas aquellas actividades de tipo relacionales.
El resto de los espacios para aquellas tareas que requieren de mayor reflexión y enfoque.

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4: Planeamiento diario en domicilio
En el caso de esta técnica, algunos profesionales planifican su día cada mañana antes de salir al trabajo.
Para ello, su jornada comienza regularmente una hora y media antes que el resto de los colaboradores.
Lograr este nivel de planificación y compromiso es un desafío mayor. Sin embargo, a quienes pueden
lograr este grado de motivación, les aseguro que su labor diaria se verá tremendamente beneficiada.

Recordemos que ante todo esto, el profesional o ejecutivo comienzan siempre haciendo una
estimación del uso de su tiempo discrecional y desde ahí, determina aquel que realmente le
pertenece.

5: Rigiéndose por dos agendas

Una última técnica nos señala que podemos hacer uso de dos agendas para anotar nuestras tareas.
Una agenda (a) y una agenda (b).
En la agenda (a) registramos todas aquellas actividades o tareas que deben estar en la categoría de
urgentes, en tanto en la agenda (b) se anotan todas aquellas tareas monótonas, desagradables o poco
gustosas de realizar. Cada uno se encuentra estrictamente delimitado. Cuando se observa que dichos
límites se desplazan, podríamos decir que el tiempo se nos está escapando.

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Cuatro sugerencias prácticas del uso del tiempo

El tiempo es el mejor autor: siempre encuentra un final perfecto.

(Charles Chaplin)

Muchas veces escuchamos expresiones como “no tengo tiempo para nada”, “me faltan horas en el
día” o “si tuviera más tiempo podría hacer tantas cosas”. Generalmente las oímos de personas que se
encuentran muy atareadas o excesivamente cargadas de trabajo.
La falta de organización de nuestros horarios afecta nuestro entorno laboral, personal y familiar.
Trabajar muchas horas no necesariamente implica que los resultados obtenidos serán los mejores. El
tiempo es el “bien” más valioso que tenemos.
La mayor parte del tiempo y de la energía se malgasta porque generalmente faltan objetivos,
planificación, prioridades y una visión del “todo” o más bien dicho, de conjunto.
La forma en que empleamos nuestro tiempo tiene directa relación con los hábitos de vida y
costumbres que tenemos.
Veamos entonces, algunas estrategias prácticas que nos pueden ayudar a organizar y sacar el mejor
partido del tiempo disponible.

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1: Observa la manera en que utilizas de manera habitual tu tiempo.

Antes de comenzar a planificar y llevar a cabo los pasos para administrar el tiempo de manera efectiva,
es muy útil que examinemos el uso habitual que hacemos del tiempo. Saber cómo lo distribuimos nos
permitirá averiguar dónde se encuentra la raíz del problema de fuga.

Una forma sencilla es observar las actividades que realizamos durante un día normal, por ejemplo, en
un espacio de una semana.
Si lo deseamos podemos tomar nota de las tareas y los tiempos.
Para ello dividiremos el día en tres secciones.
 Sección 1: Desde el inicio de la jornada, hasta la hora de almuerzo.
 Sección 2: Desde que terminas la comida hasta la hora de la once/cena.
 Sección 3: Desde el final de la once/cena hasta la hora de dormir.

Al final cada una de las secciones anotamos en un cuaderno las actividades que llevamos a cabo, así
como el tiempo que utilizamos en cada una.

Esta observación nos llevará a conocer:

 Las tareas, así como el número que realizamos en la semana.
 El tiempo que nos toma el desarrollo de cada una de éstas.
 Si conseguimos o no terminar cada una de las tareas propuesta. En caso de que la respuesta
sea negativa, analizamos si es por el exceso de tareas o por una falta de organización.
 El número de horas semanales que empleamos en asuntos como: llamadas telefónicas, leer,
responder correos, mensajes, redes sociales, entre otras.
 Las posibles tareas que podríamos delegar (tema que tratamos con anterioridad)

2: Define de manera adecuada tus metas y objetivos.

La importancia de tener objetivos y metas claras jamás ha sido un tema cuestionado. Si nosotros
deseamos tener una vida con sentido, debemos tener una razón de ser, es decir, objetivos claros en
términos laborales, profesionales y personales.
Las personas que logran tener estas metas u objetivos, son aquellas que logran mantener un flujo
diario, una visión panorámica.
Establecer objetivos nos permite mantener una gravedad.
Lo importante no es lo que haga finalmente, sino el para qué lo hago.
“Definir metas es la clave para un buen uso del tiempo”.
Debemos hacer trabajar nuestra mente, escribiendo todo lo que desarrollemos.

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Posteriormente, elaboraremos objetivos de largo, mediano y corto plazo. De esta manera tendremos
tres listas de objetivos a cumplir.
Tomaremos dos objetivos de cada lista y con ello tendremos seis objetivos de nivel superior que
debemos sí o sí, cumplir a cabalidad.
Cada uno de estos objetivos de nivel superior, deben transformarse en tareas a desarrollar que nos
permitirán alcanzar cada una de las metas.

3: Planifica tu tiempo

Planificar el tiempo, es una de las mejores acciones que podemos desarrollar ya que nos permite
aprovecharlo al máximo para lograr nuestros objetivos.
En el fondo, planificar significa “ganar tiempo”. Cuanto más planifiquemos o mejor dicho, cuanto más
adecuadamente planifiquemos, menos tiempo emplearemos en lograr los resultados esperados.
Una estrategia común utilizada es emplear planes diarios. Un día es perfectamente observable, por
ende, no requiere de mayor competencia para dominar el curso de las actividades en ese periodo. Si
logramos dominar la planificación de un día, estaremos en condiciones de ir sumando más días a
nuestra planificación.
Si el plan diario es realista, debería contener únicamente aquello que sabemos podremos realizar.
En proporción se utiliza planificar con actividades importantes solo el sesenta por ciento del tiempo
laboral. Esto dado que el resto del tiempo generalmente se utiliza en acontecimientos imprevistos,
interferencias, temas personales, etc.
Si planificamos de manera adecuada, deberíamos considerar que:
 Un 60% del tiempo se utilizará para actividades importantes.
 Un 20% para actividades inesperadas.
 Un 20% para actividades de tipo sociales.

4: Establece prioridades
Cuando nos encontramos desarrollando tareas, lo más probable es que algunas veces por tratar de
desarrollar muchas cosas a la vez, nos veamos en la situación de no lograr nada de manera
satisfactoria.
Por ende, la premisa acá es establecer prioridades claras, sustentarlas y concretarlas.

Debemos definir qué tareas son de primer orden o de tipo superior, de segundo orden y las que se
deben realizar posteriormente.
Cotidianamente nos sucede que terminamos resolviendo las cosas menos importantes y dejamos las
trascendentales sin resolver.

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En términos prácticos, la mejor manera de que una planificación funcione bien es:
 Incluir únicamente dos a tres actividades importantes por día.
 Dejar de manera backup dos o tres actividades importantes para ese mismo día.
 Utilizar el resto del tiempo para las tareas menos importantes.
De la manera expuesta, evitaremos desconcentración, conflictos y estrés innecesario.

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Siete consejos para el uso adecuado del tiempo.

Si amas la vida, no pierdas el tiempo,

porque el tiempo es de lo que está hecha la vida.
(Bruce Lee)

Muchas veces necesitamos consejos, tips o sugerencias respecto al desarrollo de un tema.

En el caso del uso del tiempo, revisar algunas prácticas (consejos) nos ayudarán a mejorar nuestra
relación con este apreciado capital.

Consejo 1: Intenta terminar una tarea antes de empezar con otra.

En términos generales, desarrollar varias cosas a la vez nos produce un nivel de ansiedad que es muy
difícil de manejar. Además no se consiguen los resultados esperados.
Lo importante es que tengamos claro que lo fundamental es siempre tratar de hacer una tarea a la
vez y terminarla. Este hábito nos dará la sensación de que estamos desarrollando nuestras tareas y
cumpliendo nuestros objetivos de manera adecuada.

Consejo 2: La importancia de saber decir “no”

Si nos quejamos de falta de tiempo, ¿por qué no estamos dispuestos a renunciar a algunas cosas?
A veces nos cuesta mucho decir que no. Cuando logramos llevar a cabo esta acción, estamos
afirmando que deseamos controlar nuestra vida.
Para realizar de manera correcta esta acción, lo importante es que pongamos en ejercicio las
estrategias de comunicación tradicionales, que tienen que ver con cuidar el lenguaje corporal, verbal
y la entonación.
Un buen manejo comunicacional nos permite sobrellevar una situación donde es necesario decir que
no, para gestionar ese tiempo en una actividad de mayor relevancia.

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Consejo 3: Saber leer los ritmos biológicos
Saber leer los ritmos biológicos implica que debemos entender cuál es el mejor horario del día donde
nuestra capacidad se ve potenciada. Si el rendimiento es mayor en la mañana, debemos dejar todas
aquellas actividades que sean de mayor esfuerzo para ese horario. Si nos sentimos más concentrados
en la tarde, dejamos todas esas actividades para desarrollarlas en aquel horario.
Existen espacios en el día en que nuestro reloj biológico nos permite una concentración adecuada, por
ende, en esos instantes ocupémonos de contactos más bien sociales y/o de carácter rutinarios.
Cuando trabajemos de manera extensa, démonos espacios para pausas que nos ayuden a respirar y
que sean una recarga de energía.

Consejo 4: No te obsesiones con controlarlo todo

Consideremos que en el día recibimos al menos seis mil distintos ruidos de información, ya sea de
marketing, televisión, radios, redes sociales, entre otros. Es imposible que logremos procesar toda esa
información.
Tratemos de no obsesionarnos con manejar todo. Para esto es necesario que tengamos un criterio
formado respecto a lo que es realmente adecuado gestionar. Con esto tendremos una idea clara
respecto a lo que es y no importante.
Adelante, ¡filtremos la información!

Consejo 5: Dosifica (reparte) el tiempo que dedicas a redes sociales y otros

Redes sociales, llamadas telefónicas, correos electrónicos, entre otros, son actividades diarias que,
aunque algunas veces pueden entrar en la categoría importantes, deben ser mesurados.
Únicamente una parte del día debe ser utilizada en estos menesteres dado que consumen una gran
cantidad de tiempo.
Dosificar significa graduar, dividir, repartir, lo que es muy necesario. Sin embargo, va a depender del
tipo de trabajo que realice cada persona.

En el caso de ser un social media, es claro que debe estar en redes sociales de manera continua,
empero, si no se realiza un trabajo que tenga como su core este tipo de interacción, debemos utilizar
esta técnica de manera continua hasta hacerla un hábito.

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Consejo 6: Olvídate de perfeccionismos
El perfeccionismo es bueno, sin embargo, nos puede llevar a una continua trampa.
La sensación de jamás disfrutar de un trabajo realizado dado que siempre estamos pensando en que
algo nos faltó, nos lleva a sentir angustia innecesaria.
A modo de consejo podríamos señalar simplemente que deberíamos hacer las cosas lo mejor que
podamos y tener presente que todo el mundo comete errores.
Alguna vez un autor dijo que el éxito es la suma de fracasos bien aprovechados.
¡Ahora entonces, disfruta tu trabajo y olvida los perfeccionismos!

Consejo 7: Comienza tu día de manera positiva

Mucho se ha escrito respecto a la necesidad de tener una actitud positiva en la vida.
Es una competencia que nos ayuda a salir adelante y lograr metas.
Sin embargo, en el contexto actual cada día se hace más desafiante mantener esta actitud.

Debemos considerar algunas recomendaciones que nos ayudarán a lograr esta postura diaria frente a
nuestra jornada.

 Cuidemos nuestras horas de sueño. Un sueño reparador es muy necesario para despertar con
una actitud positiva. Se recomienda entre seis a ocho horas para equilibrar energías.

 Intentemos tener un agradable despertar. En lo posible, dejar en la alarma una música que nos
inspire. No te levantes con el televisor si es garante de malas noticias. Agradece el nuevo día
dado que es una oportunidad de aprendizaje.

 Demonos el tiempo para un agradable desayuno. La primera comida del día es fundamental
dado que nos entrega la fuerza para continuar de manera adecuada. Agreguemos frutas,
cereales, leche, yogurth entre otros.

 Arreglémonos de manera adecuada. Trabajar desde casa o en la oficina, considera que te vistas
para sentirte bien. El aspecto físico es energía. Un aspecto personal aseado es todo lo que
necesitamos para estar bien.

 Tomemos las cosas con calma. Aprender a tener una actitud relajada, no es sinónimo de
displicencia, al contrario, dice relación con un sentido de cuidado mental que todos debemos
desarrollar. Si debemos ir a la oficina, adoptemos esta actitud.

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La actitud que adoptemos frente a la vida sienta las bases de un posible éxito.
Para lo anterior sigamos siempre estas tres reglas:
 Cada día realicemos una tarea que nos haga sentir felices.
 Cada día realicemos una tarea que nos acerque más a nuestras metas superiores.
 Cada día realicemos una actividad diferente a nuestras labores habituales (pasatiempos)

Si utilizamos bien estas técnicas, podremos ganar entre un diez a un veinte por ciento más de tiempo,
lo que sumado a una gestión adecuada no solo hará que mejore notablemente nuestra planificación,
visión y control, sino que además, tendremos la posibilidad de vivir más relajados, sin estrés y por lo
tanto, disfrutar de mejor manera la vida.

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Reflexiones finales

La planificación y administración del tiempo ha sido una constante en el devenir de las personas y las
organizaciones.
Todos en alguna medida queremos mantener un control sobre las actividades que realizamos y lograr
desarrollar la mayor cantidad de tareas en una jornada. Sin embargo, de manera casi premeditada
caemos en la famosa “procrastinación”.
Este compilado de técnicas busca evitar ese fenómeno, facilitando a los lectores acciones o estrategias
que les permitan planificar, ejecutar y monitorear su tiempo, logrando ser más eficientes y efectivos.
Espero que el contenido entregado haya sido de ayuda para todos los lectores.
Y recuerden que aprender a rentabilizar este capital, es una competencia distintiva de quienes logran
adquirir la destreza y habilidad en su uso.

Mucho éxito en la búsqueda de la eficiencia y efectividad.

Alex A. Uribe Jara.

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