SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
ACTIVIDAD EVIDENCIA ACTIVIDAD NUMERO 1
ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
PRESENTADO POR:
LEONEL DE JESUS MEJIA ZUÑIGA
CURSO:
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2105401)
INSTRUCTOR:
ADIELA ORTIZ JIMENEZ
Bogotá D.C., 25 de abril de 2020
Administración Documental en el Entorno Laboral (2105401)
Importancia de los Archivos
Leonel Mejia Zuñiga
Contenido
ORIGEN Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS. ................................................................................. 3
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS ............................................................................................ 3
• ARCHIVO ACTIVO: .................................................................................................................... 3
• ARCHIVO SEMIACTIVO: ............................................................................................................ 3
• ARCHIVO PERMANENTE: ......................................................................................................... 3
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS ................................................................................................ 4
• ECONÓMICOS: ......................................................................................................................... 4
• SIMPLES: .................................................................................................................................. 4
• TÉCNICOS ................................................................................................................................ 4
• FUNCIONALES:......................................................................................................................... 4
• EXACTOS: ................................................................................................................................ 4
LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD ........................................................................................... 4
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS. ............................................................................................. 5
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Importancia de los Archivos
Leonel Mejia Zuñiga
ORIGEN Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS.
El archivo a través de la historia desde la edad antigua hasta la edad contemporánea nos ha sido de
gran ayuda, porque ha permitido que las organizaciones tengan actualizado todo su sistema
documental de forma organizada, con fácil localización y como objetivo primordial que sirva de fuente
de información evidencial, ante cualquier solicitud, tramite, requerido y que sirva como testimonio a
cualquier novedad en una unidad administrativa.
Desde la antigüedad con pergaminos y plumas, sistema de escrituras arcaicos y recintos poco
adecuados en donde se llevaba toda la documentación, ya fuera de forma receptiva o de producción
llevando a crear establecimientos denominados notarias. Allí se organizaban todo el archivo y
documentación de impuestos de las antiguas civilizaciones egipcias del imperio romano, bizantino y
otras civilizaciones orientales y europeas. De ahí desde los primeros sistemas de archivo este se
desarrolló desde la antigüedad en el cristianismo conocido como el vaticano, se infundió hacia las
otras generaciones hasta los modernos papas. Actualmente el archivo se encuentra desarrollado en
todas las naciones mundiales en todas sus organizaciones empresariales ya sea pública o privada, se
ha ido modernizando con la aplicación de nuevas tecnologías utilizando sistemas de información,
programas ofimáticos que permiten que el sistema archivístico cualquiera sea su procedencia, sea
fácil y de forma adecuada su clasificación, el cual se ha dividido en tres fases y se ha clasificado de
acuerdo al tipo del documento ya sea por alfabeto por función, de orden cronológico y decimal esto ha
permitido que todos los documentos se conserven más y tengan una mejor y satisfactoria
organización.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y
organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces
de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.
• ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada
permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la
información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en
trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En
este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente
para los traslados al archivo semiactivos.
• ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos
que ya cumplieron su trámite pero que, por razones legales, fiscales o administrativas aún
siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que
conserva es de más o menos un 60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo
se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación
permanente o eliminación.
• ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va
conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque
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el índice de consulta es muy bajo. Conserva, además, información que puede ser útil para la
ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la
documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del
activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos
depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
• ECONÓMICOS: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa, así como cotizaciones
e informes de asuntos económicos de ésta.
• SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
• TÉCNICOS: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
• FUNCIONALES: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
• EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática
para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el
número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo
formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de
archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para
acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina
que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que
van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo
comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo,
y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación
del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación,
su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más
los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.
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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su
documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración,
la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada
componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez
que en conjunto son interdependientes.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
Gracias.
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