Secretariado Ejecutivo
Programa de Estudio
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Secretariado Ejecutivo
Conviértete en una Secretaria Ejecutiva. Consolida tu rol desarrollando una imagen profesional,
segura y eficiente. Aprende las mejores prácticas y técnicas modernas de organización.
Gestiona en forma eficaz la gran diversidad de requerimientos de asistencia.
Conteúdo del curso
El curso de Secretaria Ejecutiva brinda las herramientas esenciales para cumplir exitosamente el
rol en una empresa. Se presentan en forma integral y detallada todos sus ámbitos de
responsabilidad, discutiendo sus principales desafíos y mejores prácticas en el día a día.
Para quem é voltado o curso
Dirigido a estudiantes, empleadas administrativas, secretarias, recepcionistas y todos aquellos
interesados en adquirir los conocimientos y herramientas para desempeñar el rol de Secretaria
Ejecutiva en forma profesional
Modalidade do curso
Voc pode fazer este curso em modalidade presencial o modalidade a distncia
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En este curso aprenderás a
Comprender las competencias y responsabilidades de una
Secretaria Ejecutiva
Administrar profesionalmente la agenda de tu jefe
Organizar viajes planificando todos los aspectos necesarios del
itinerario
Administrar y gestionar los comprobantes de gastos para
reembolsos
Desarrollar una imagen profesional eligiendo adecuadamente la
vestimenta apropiada
Organizar reuniones de trabajo de acuerdo a las reglas de
Ceremonial y Protocolo
Emplear herramientas tecnológicas útiles para la gestión
secretarial
Comprender los diferentes tipos de comunicaciones
empresariales y cómo utilizarlos
Recibir y atender correctamente a visitas, tanto personalmente
como por teléfono
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Plano de Estudo
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1. Introducción
La función secretarial
Principales responsabilidades
Evolución del rol
Recepción, Atención, Asistencia, Administración, Asesoría
Competencias necesarias
Atención al detalle, Puntualidad, Proactividad, Autonomía
Iniciativa, Confidencialidad, Confiabilidad, Colaboración
La relación jefe-secretaria
Las claves del éxito de la secretaria ejecutiva
El rol clave en administración de agenda
Organización de viajes
Gestión eficientes de compras y reembolso de gastos
La imagen de la secretaria ejecutiva
La secretaria como la voz del jefe
2. Relacionamiento efectivo con Gerentes y Directivos
Clarificación de objetivos y responsabilidades
Identificación de estilo de trabajo
Objetivos, prioridades, presiones conflictos del jefe
Metodología de comunicación preferida
Toma de decisiones
Necesidad de información
Cantidad de detalle
Manejo de conflictos
Pedidos de ayuda
Gestión de situaciones difíciles
Distancias
Información sensible
Malos tratos y críticas
Interrupciones
Relación secretaria y entorno del jefe
Compañeros de trabajo, familia, amigos, clientes, proveedores
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Relación secretaria y múltiples jefes
3. Técnicas de Organización Secretarial
Definición y acuerdo de roles, objetivos y responsabilidades
Clarificación de prioridades
Definición de rutinas
Planificación y asignación del tiempo a actividades
Gestión del tiempo offline
Derivación y delegación de tareas
Tareas de seguimiento
Organización del tiempo
Típicas situaciones de crisis y cómo manejarlas
Toma de decisiones
Análisis y diagnóstico de problemas
Elaboración de soluciones
La triple restricción: costo, tiempo y alcance
Métodos eficientes para mantener el orden y la organización
Mecanismos de control
4. Administración de agenda
Definiciones previas de administración de agenda
Separación de responsabilidades
Horarios y días disponibles
Preferencias de rutina
Tiempos libres entre compromisos
Establecimiento de prioridades de agenda
Administración de reuniones
Gestión efectiva de pedidos de reunión
Relevamiento de información para reuniones
Objetivos, participantes, aspectos logísticos
Reserva de salas, materiales, requerimientos técnicos
Gestión de conflictos de agenda
Criterios para reagendar reuniones
Cancelación de reuniones
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Reuniones imprevistas
Optimización del tiempo disponible
Administración de agenda en viajes y eventos
5. Organización de Viajes
Comprensión de preferencias de viaje
Modalidad, compañías, horarios y fechas, conexiones
Planificación de viajes
Definición de itinerario
Reserva de vuelo
Gestión de vuelos
Transporte desde y hasta el aeropuerto
Reserva de hotel
Traslados en destino
Alquiler de auto
Gestión de remis/chofer
Documentación
Gestión de visas
Organización de pagos y desembolsos
6. Rendiciones de Gastos Corporativos y Personales
Conciliación de tarjeta corporativa y personal
Rendición de gastos en efectivo
Pagos con cheque
Transferencia electrónica
Gastos de viajes
Vuelo, hotel, traslados, comidas, propinas
Peajes, estacionamiento, combustible
Mantenimiento e impuesto de vehículos
Eventos de negocios
Regalos corporativos
Impuestos y Servicios
Gestión integral de comprobantes
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7. Protocolo y Ceremonial en la Empresa
Normas de cortesía
Saludos y presentaciones
Asuntos apropiados e inapropiados de conversación
Imagen profesional
Vestimenta
Accesorios
Maquillaje
Cuidado personal
Recepciones y reuniones
Desayuno de trabajo
Almuerzos y cenas de negocios
Organización de mesas
8. Herramientas Tecnológicas para Secretarias
Organización Tecnológica de Tareas
Lista de pendientes
Temas delegados
Espera de respuestas
Temas urgentes
Agenda Tecnológica
Reuniones
Recordatorios
Citas
Eventos de día completo
Conferencias
Envío de invitaciones
Confirmación de invitados
Lista de Contactos Tecnológica
Nuevos contactos
Actualización de contactos
Organigramas
Conferencias virtuales
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Herramientas de colaboración
9. Redacción Empresarial
Gestión de comunicaciones
Normas de cortesía escrita
Cartas
Invitaciones
Memo
Informes
Folletos
Boletines
Acta y minutas de reunión
Comunicados
Diferencias entre email y escritura tradicional
Redacción de comunicaciones internas
Newsletter
Redes sociales
Blogs
10. Recepción y Atención Telefónica
Presentación corporativa y personal
Tono de voz, lenguaje corporal
Tiempo de espera
Reglas de derivación
Confidencialidad
Facilitación de información
Recolección de información
Gestión de crisis y temas urgentes
Gestión de quejas y reclamos
Reporte de llamados
Buenas prácticas de atención telefónica
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11. Compras y Presupuestos
Relevamiento de necesidades
Elaboración de presupuesto desde cero
Contrataciones con un presupuesto preaprobado
Condiciones de facturación
Condiciones de pago
Condiciones de entrega
Cálculo de financiamiento
Tasa de interés
Licitación
Contacto con proveedores
Impuestos relacionados
Costos adicionales de contratación
Comisiones
Transporte
12. Manejo del estrés
Conservando la calma bajo presión
Fases del estrés
Alarma, resistencia, agotamiento
Consecuencias del estrés
Enfoque proactivo
Manejando la sobrecarga de trabajo
Priorización de tareas
Asertividad: cómo decir que no
Manejando malos tratos
Qué hacer y no hacer
Entendiendo las fuentes del mal trato
Cómo evitar malos tratos
¿Ser feliz o tener razón?
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