AA2 Evidencia 2 Documento “Clases y clasificación de Documentos”.

Estimado aprendiz en este formato usted debe desarrollar correctamente los ejercicios
dispuestos en la guía de aprendizaje, como evidencia de que ha alcanzado el resultado de
aprendizaje propuesto para esta actividad de aprendizaje número 2.

Recuerde que todas las actividades deben ser enviadas en éste mismo archivo por el
enlace destinado para envió de la evidencia número 2 y debe leer el material de estudio para
poder desarrollar con éxito cada uno de los ítems de la actividad.

Actividad 2 Evidencia 2 Clases y clasificación de Documentos.

Una vez leído el material de estudio responda las siguientes preguntas:

 Establezca y defina cuáles son las clases de documentos, según el material de estudio
de la unidad.

 Determine cómo se clasifican los archivos según la función que cumplen, y el impacto que
buscan generar en el destino o destinatarios según el material de estudio de la unidad.

Recuerde que el resultado de esta actividad, se verá reflejado en el enlace “Mis

Clases y clasificación de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por
una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

Con el propósito de orientar la descripción que caracteriza como tal a un documento de archivo.

Características Internas: aquellas que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él. Las
más comunes son:

Entidad Productora: hace referencia a la persona —autor— o empresa que expide el documento, registrado, por lo
general, en el membrete o como remitente de éste. Esta característica se hace presente tanto en el sector público
como en el privado.

Orígenes Funcionales: se refiere a su función, cargo o trámite que motiva la elaboración y producción del
documento. También se le denomina función facilitativa, ya que, apoya la ejecución de una actividad y sirve de
soporte a una respuesta o inquietud. En caso que se requiera su descripción detallada se denomina: Función
sustantiva.

Fecha y Lugar de Producción: señala con precisión el origen del documento en tiempo y espacio, es decir: día, mes
y año; así como, la ubicación de su origen o realización.

Contenido sustantivo o substancial: se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una
manera amplia y detallada.

Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento, por ejemplo el contenido textual y no
textual. Textual: sus contenidos están escritos en el papel.

No Textuales: en algunas ocasiones pueden contener escritos, pero la diferencia radica en que se elaboraron para
ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente; por ejemplo: los documentos informáticos, fotográficos,
gráficos, sonoros, mapas y planos.

Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma que lo emite; por ejemplo:
cartas, memorandos, circulares, informes y destinación. Se requiere aplicación de las normas técnicas.

Forma: señala específicamente su contenido en original y copia. Se debe identificar el original con alguna clase de
marquilla, en algunos casos se emplea la mención N/A, que significa no aplicable, con el ánimo de que no sea
empleado para el trámite, sino que lo conserve el primer interesado.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran
Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, por ejemplo: Los textuales se
organizan por legajos, cajas, libros, entre otros; los no textuales, como son las imágenes y los sonoros, se organizan
en cintas, microfilms, Cds, etc.

Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.

Importancia de los documentos: El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información
que puede ser requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su
gestión, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la información que contienen los
documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes. Los documentos permiten que las actividades
propias de una empresa se puedan ejecutar adecuadamente en cada una de sus áreas, y una vez cumplida la
función, constituyan un archivo sujeto a las disposiciones legales. Por ello, se hace oportuno mencionar los aspectos
más significativos del papel que cumple un documento, como elemento clave que resalta su importancia:

Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de
soporte, en ejercicio de las funciones administrativas

Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran.

Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el
impacto que buscan generar en el destino o destinatarios; su principal objetivo radica en la rápida y efectiva
localización de la información que contienen, a partir de los conceptos que los agrupa como reflejo de sus funciones
generales, lo que les concede una estructura jerárquica y lógica.

Textuales: esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los
manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes.

Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o
requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.

Imagen: reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de
cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros.

Cinta: son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la
atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, entre otros

Según el Productor o Autor: Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se
destina. Se clasifican en:

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran
Documento Público: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado, es decir,
aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al
Estado y tiene carácter representativo.

Documento Privado: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.

Según su Finalidad Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero que
considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando. Su correspondiente
clasificación.

Documentos dispositivos: aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: Leyes, Decretos,
Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.

Documentos informativos: aquellos que conforman la generalidad de los documentos dentro de la función
administrativa de una empresa, como son: cartas, memorando, circulares, presupuestos.

Documentos testimoniales: aquellos que sirven como prueba o testimonio, un ejemplo son como los documentos
contables, contratos, etc.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran