5 Tipps, damit Eure IT-Infrastruktur nicht zum Killer für verteiltes Arbeiten wird

Ich habe die letzten sechs Monate im Rahmen meiner neu aufgesetzten Online Masterclass- und Coachingprogramme für die Skalierung von KMUs (siehe iskender.de) und Startups (siehe superscalenow.com) mit vielen Unternehmern über ihre Skalierungsherausforderungen gesprochen.

Was dabei sicher nicht überraschte ist, dass viel über die optimalen Strukturen für verteiltes Arbeiten nachgedacht wird. Das Thema ist in aller Munde und entsprechend gibt es auch unendlich viele Ratgeber und Diskussionen zu wichtigen Themen wie: Wie manage ich ein verteiltes Team? Wie schaffe ich ein Zugehörigkeitsgefühl und lebe eine gemeinsame Firmenkultur, wenn jeder von Zuhause aus arbeitet? Wie vermeide ich das Gefühl der Isolation bei meinen Teammitgliedern? Und noch vieles mehr, das zu Recht seinen Platz in der breiten öffentlichen Diskussion gefunden hat.

Ein Themenbereich, den ich selbst aber weniger auf dem Schirm hatte, der aber in meinen Gesprächen mit Unternehmern zunehmend zur Sprache kam, ist die Frage, welche Anforderungen verteiltes Arbeiten an die IT-Infrastruktur von Unternehmen stellt. Und das ist keine visionäre Fragestellung – Unternehmer haben jetzt und heute echte Herausforderungen, denen sie sich in ihrem IT-Betrieb stellen müssen, um ihrem Team ein möglichst effizientes verteiltes Arbeiten zu ermöglichen.

Die Herausforderungen von verteiltem Arbeiten an die IT-Infrastruktur von Unternehmen finden, zumindest nach meiner Wahrnehmung, wenig Gehör in der öffentlichen Diskussion und den Medien. Das Thema hat für viele sicherlich einen tendenziell langweiligen Touch – aber meine Gespräche mit diversen Unternehmern haben mehr als unterstrichen, dass wir hier von echten und teilweise massiven Herausforderungen sprechen. Vor allem für Unternehmen mit mehr als 20-30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Und erst recht für Unternehmen mit hunderten oder gar tausenden Teammitgliedern. 

Da ich einiges bin, nur sicher kein Experte in IT-Infrastruktur, und da ich den Unternehmern in meinen Programmen helfen wollte, habe ich mich in meinem Netzwerk nach Experten und potenziellen Partnern umgehört und wurde neben diversen IT-Systemhäusern schnell auf Intel und Intel’s vPro Plattform aufmerksam gemacht. Nach einem Intro zu dem vPro Team habe ich mir die Lösungen erklären lassen und wir sind schnell zu der Entscheidung gekommen, hier zu partnern. 

Aber viel wichtiger: Ich habe meine Gespräche mit Intel, meinen betreuten Unternehmern und IT-Experten aus meinem Netzwerk sowie meine eigenen Erfahrungen und Perspektiven zusammengetan, um Euch nachfolgend 5 Tipps geben zu können, damit Eure IT-Infrastruktur nicht zum Killer für verteiltes Arbeiten wird:

1. Investiert in performante und ergonomische Hardware 

Stell Dir vor, du sitzt in einem Meetingraum und die ersten fünf bis zehn Minuten des Meetings vergehen mit diesen Dialogen:

„Ehh ich höre Dich nicht richtig“

„Soll ich lauter sprechen?“

„Warum ist da so ein Echo?“

„Wartet bitte kurz, ich muss mein Hörgerät noch aktivieren“ 

„Ich glaub meine Brille ist beschlagen, ich sehe Euch nicht“

Genau das ist aber die Realität, wenn wir uns mit Kolleginnen und Kollegen oder Kunden virtuell treffen. Und das liegt oft an veralteter Hardware. 

Als alle noch gemeinsam im Büro saßen, führten IT-Probleme wie Netzausfälle und lahme Rechner dazu, dass die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden bzw. externen Partnern beeinträchtigt wurde. Deine Kolleginnen und Kollegen waren aber immer noch da und um dich herum. Passieren dieselben Ausfälle heute im Homeoffice, bricht wortwörtlich auch die Verbindung zu deinen Kolleginnen und Kollegen ab.

Abbildung: Links Kommunikationsprobleme aufgrund von IT-Problemen bei klassischer Büroarbeit und rechts beim verteilten Arbeiten, einzigartig gezeichnet. 

Ich finde es teilweise erschreckend, wie wahnsinnig profitable Unternehmen davor zurückschrecken, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zeitgemäßen Rechnern und wichtigem Zubehör auszustatten. Ich finde es ebenso erschreckend, wie sehr unterschätzt wird, welchen Einfluss die Hardware in einer verteilten Arbeitswelt auf die Produktivität, aber auch Psyche von Teammitgliedern hat – spätestens eben genau dann, wenn sie die Kommunikation innerhalb des Teams stört. 

Deshalb:

• Rechner: Ja, das klingt jetzt selbstverständlich. Aber wenn es so selbstverständlich ist, dann macht es bitte: Investiert in hoch performante Rechner für Euer Team. Damit Euer Team hoch performant sein kann. Vergleicht mal was ein neuer Rechner in Relation zum Gehalt so kostet. Und wenn ich hier einen dezenten „Partnerhinweis“ absetzen darf: Wenn Eure Systemlandschaft auf Windows basiert, sind die neuen Intel vPro Laptops im Evo Design sicher eine top Alternative – optisch und vor allem aus Performance-Sicht.
• Monitor: Laptops sind keine Desktops (oh Wunder)! Ich erinnere mich gut an das Homeoffice-Bild eines Vorstands einer führenden deutschen Premium-Automarke auf LinkedIn: Da stand ein Laptop auf dem Tisch. Und kein weiterer Bildschirm. Etwas, das ich nicht nachvollziehen kann. Laptops sind für den mobilen Einsatz gebaut und nicht dafür, dass wir den ganzen Tag auf einen kleinen Screen runterschauen. Das geht auf Gesundheit und Konzentration. Und genau deshalb: Jedes Unternehmen muss seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Homeoffice externe Monitore zur Verfügung stellen. Ja, „muss“. Das ist keine Option. 

Abbildung: Die Zeichenkunst korreliert mit der Ergonomie. 

• Mikrofon: Wenn wir in virtuellen Meetings sind, gibt es nichts Wichtigeres als einwandfreien Sound. Ein schlechtes Videobild können wir verzeihen, aber schlechter Sound zerstört jegliche Kommunikation. Und auf die sind wir angewiesen. Auch hier bin ich teilweise erschrocken, wenn ich höre, dass selbst große Unternehmen es nicht hinbekommen, ihr Team mit top Headsets oder noch besser richtigen Mikrofonen auszustatten. 
• Video: Video ist vielleicht nicht so wichtig wie Sound, aber damit virtuelle Meetings so nah wie möglich an die Erfahrung physischer Meetings herankommen, ist ein klares Bild wichtig. Es muss ja keine DSLR Kamera sein, wie ich sie nutze. Aber 150-200 Euro für eine wirklich ordentliche Webcam für jedes Teammitglied sollten bitte drin sein. Bitte. Und unterschätzt nicht, wie wichtig gutes Licht ist. Auch da sind Lichtquellen, die einen großen Unterschied machen, für kleines Geld erhältlich. Wenn ihr Hardware nicht kaufen wollt, gibt es inzwischen diverse Anbieter, bei denen ihr diese mieten und direkt Euren Mitarbeitern zukommen lassen könnt. Übrigens: Die beste Hardware nützt nichts, wenn Eure Mitarbeiterin bzw. Euer Mitarbeiter nicht genügend Bandbreite Zuhause haben. Schon mal drüber nachgedacht, Eurem Team zuhause ein besseres Breitbandpaket zu spendieren? 

2. Entwickelt und implementiert ein umfassendes Sicherheitskonzept

Ein mittelständisches Unternehmen aus meinem Coachingprogramm arbeitet für einen führenden deutschen Automobilhersteller und muss mit sehr vertraulichen Daten hantieren, u.a. Bildern neuer Automodelle, die noch nicht an die Öffentlichkeit gelangen dürfen. Im Firmenbüro gibt es dafür extra einen „Darkroom“, bei dem die Glasscheiben abgedunkelt bzw. abgeklebt sind, damit Bürobesucher nicht Bilder und weitere vertrauliche Infos sehen können, die im Darkroom an Wänden hängen und herumliegen. 

Was ist aber, wenn nun auf einmal diese Infos an Rechnern in vielen Home-Offices verarbeitet werden? Wer kann dort in die Wohnräume? Wie gut sind die Netzwerk Zuhause abgesichert? Oder arbeitet ein Teammitglied vielleicht sogar aus einem Café aus und nutzt ein öffentliches Netz? Oder wird an eigenen privaten Rechnern gearbeitet? Oder, oder, oder.

Abbildung: Links die Sicherheit im Fort Noxe „Büro“, rechts verteiltes Arbeiten in Umgebungen, die löchrig wie Schweizer Käse sind. Darstellung in gewohnt hochauflösender Qualität. 

Die Sicherheitsrisiken, die mit verteiltem Arbeiten einhergehen, sind vielfältig und nahezu unendlich. 

Und umso wichtiger ist es, dass Unternehmen sehr umfassende Sicherheitskonzepte und -richtlinien ausarbeiten und implementieren. Die sind nicht beliebt bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber leider mehr als notwendig (und leichter zu verkraften, wenn es dafür 1a Hardware vom Arbeitgeber gibt ;).

Es gibt so viele Dinge, die Euer Konzept abdecken sollte, wie z.B.:

• Nutzung sicherer VPNs
• Verbot der Nutzung öffentlicher Wifi-Netze 
• Verbindliche Nutzung von 2-Faktor-Authentifizierung 
• Sicherstellung, dass Software immer aktuell ist 

Und vieles, vieles mehr. Das ist ein Themenkomplex, der definitiv nicht zu meinen Kompetenzen und Stärken gehört – und wenn das bei Euch ähnlich ist, dann braucht ihr wie ich einen starken Partner in dem Bereich. 

Auch hier ein Hinweis zu meinen Freunden von Intel: Das Intel „Hardware Shield“ auf Basis der Intel vPro Plattform z.B. unterstützt Unternehmen mit hardwarebasierten PC-Schutzmaßnahmen.

3. Setzt auf ein System, mit dem sich verteilte Rechner effizient managen lassen

Ein Unternehmen, dem ich bei der Skalierung helfen durfte, hat „Bernd“. Bernd ist nicht der Name eines IT-Systems, sondern ein Mitarbeiter, der seit mehr als zehn Jahren im Unternehmen ist und für das Management aller Firmenrechner verantwortlich ist. Jeder liebt Bernd – er ist die Seele des Unternehmens. 

Corona hat für Bernd und seine Arbeit aber viel verändert. Früher rief man über die Durchwahl entweder kurz bei Bernd an, wenn man ein Rechnerproblem hatte, und Bernd kam in der Regel schnell vorbei. Oder man ging gleich mit seinem Laptop zu ihm. Und Bernd hatte vor Ort auch einen klaren Überblick über alle Rechner und ihren Status. Nun sitzt Bernd aber seit (zu) langem allein Zuhause. Und seine Kolleginnen und Kollegen auch. Bernd kann nicht mehr einfach vorbeikommen. Und man kann auch nicht mehr so unkompliziert bei Bernd vorbeischauen.

Bernd muss plötzlich 92 aktive (plus ca. 15 aktuell nicht benutzte Rechner) von Zuhause aus managen. Aus der Ferne. Und das bringt ganz neue Anforderungen mit sich:

Wie verwaltet Bernd die Rechner aller Teammitglieder aus der Ferne? Wie werden Fehler behoben? Wie wird sichergestellt, dass Software und Treiber auf dem neuesten Stand sind? Wie erfolgt das IT-Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Mal ganz abgesehen von logistischen Herausforderungen wie dem Verschicken von Rechnern und Zubehör, insbesondere bei einer stark wachsenden Mannschaft – Bernd’s Unternehmen plant in den nächsten 3 Monaten 35 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen.

Abbildung: Links die Verwaltung von Rechnern bei klassischer Büroarbeit und rechts beim verteilten Arbeiten; beides wieder wundervoll dargestellt.

Auch hier können Lösungen wie Intel’s vPro Plattform Bernd und Nutzern helfen, an jedem Ort besser geschützt und produktiver zu arbeiten, beschädigte Treiber oder Anwendungssoftware oder auch das gesamte Betriebssystem instand zu setzen, selbst wenn Systeme nicht mehr reagieren.

4. Lebt konsequent in der Cloud

Wenn man wie ich aus der Startup-Welt kommt, stellt sich die Frage nach der Datenspeicherung nun so gar nicht mehr. Natürlich wird alles in der Cloud gespeichert, wo auch sonst. Und dann spricht man mit KMUs und der Reality-Check lässt nicht lange auf sich warten. 

So wie bei einem Logistikdiensleister mit mehreren hundert Angestellten, der durch mein Skalierungsprogramm ging. Da sitzen dann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zuhause, die sich ihren Firmenordner vor dem Gang ins Home-Office auf eine externe Platte gezogen haben und diese jetzt an ihrem Laptop Zuhause nutzen. Und „ihrem“ bedeutet hier: Entweder an ihrem Firmenlaptop — oder ihrem eigenen Privatlaptop. Ich erspare Euch hier jetzt Ausführungen zu den damit verbundenen Sicherheitsrisiken. 

Es ist aber leider eklatant, wie viele vertrauliche Dateien im Klein- und Mittelstand noch primär auf physischen Datenträgern gespeichert werden. Unternehmen müssen – ja, das ist alternativlos – ihren Teammitgliedern sichere Cloud-Lösungen zur Verfügung stellen, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nichts mehr lokal speichern bzw. Dateien nicht mehr über unsichere Wege (wie z.B. Email) mit Kolleginnen und Kollegen teilen müssen. 

Darüber hinaus müsst ihr ein solides Backup-Konzept haben, denn auch eine einfache Speicherung in der Cloud ist nicht genug. Gerade hier solltet ihr nicht daran sparen, Experten ins Boot zu holen, falls ihr die nicht intern habt. Meldet Euch gerne, wenn ihr Empfehlungen braucht. 

5. Trainiert Euer Team

Die beste Hardware und Cloud-Software bringt nichts, wenn die Menschen damit nicht richtig umgehen. Egal wie groß Euer Unternehmen ist, ihr braucht zwingend ein Trainingsprogramm für Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Letzteres sollte alle relevanten Aspekte des verteilten Arbeitens umfassen, vor allem aber wie man sicher am Rechner Zuhause arbeitet, Sicherheitsrisiken vermeidet und seine Arbeitsumgebung so optimiert, dass einfach wenig böse Dinge geschehen können. Ein großer Teil von Sicherheitsrisiken entsteht durch menschliche Fehler; und umso wichtiger ist es Teammitglieder beim Arbeiten im Home-Office dabei zu unterstützen, Sicherheit zu gewährleisten, vertrauliche Informationen zu schützen und Datenverluste zu vermeiden.

Aber das ist nur ein Aspekt. Ein anderer, der mich persönlich sehr herumtreibt (siehe coupmovement.com und fundraisingcoup.com): Wie macht man eigentlich am besten virtuelle Meetings? Wie präsentiert man am besten virtuell? Wie überzeugt man Teammitglieder und Kunden virtuell von den eigenen Ideen? Effektive Kommunikation ist beim verteilten Arbeiten sogar noch wichtiger: Wenn man sich direkt gegenübersitzt, wird suboptimale Kommunikation noch etwas leichter verziehen als in einem virtuellen Konferenzraum. Bei einem virtuellen Meeting werden unzureichende Kommunikationsfähigkeiten durch schlechten Ton, schlechtes Video, eine schlechte Verbindung und vieles mehr verstärkt. 

Und das Ablenkungspotenzial des Gegenübers ist auch ein ganz anderes: Euer Pitch ist langweilig? Dann liest Euer Gesprächspartner vielleicht gerade am Monitor Mails und Slack Nachrichten, und ihr bekommt es nicht mal richtig mit. 

Was auch viele unterschätzen: Vor Corona waren die meisten Menschen es nicht gewohnt, vor einer Kamera zu stehen und quasi live zu streamen – nichts anderes ist ein virtuelles Meeting. Und jetzt? Jetzt sitzen wir den ganzen Tag vor einer Kamera und müssen durch Bild und Sprache in einer Liveübertragung glänzen. In einem Termin nach dem anderen. Aber wie muss ich meine Kamera am besten ausrichten? Wie sollte ich Slides präsentieren, damit mein Gegenüber nicht abschaltet? Wie kann ich es in einem Sales-Pitch sogar zu meinem Vorteil nutzen, dass ich remote präsentiere? 

So viele relevante Themen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wort-wörtlich allein gelassen werden. Ich kann nur jedem Unternehmen empfehlen, in Trainings zu investieren, die auch solche Aspekte der neuen Arbeitswelt beleuchten, die zurzeit noch Großteils vergessen werden. 

Jetzt aber genug mit meinen Tipps. Was sind Eure Erfahrungen und Best-Practices? Wie stellt ihr sicher, dass Eure IT-Infrastruktur Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich beim verteilten Arbeiten unterstützt? Vielleicht lässt sich aus Euren Tipps ja noch ein Folgeartikel mit Euren Best-Practices erstellen.

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