ERP知识手册【第四弹：PO模块（采购管理）】

        Purchase Order（采购订单） 是采购管理的核心文档，表示企业向供应商发出的正式采购请求，明确采购的物料、数量、价格、交货时间等信息。

        采购管理模块围绕采购订单的创建、审批、执行、收货、付款等流程展开，因此简称为“PO模块”。

        在ERP系统中，PO模块负责管理整个采购生命周期，确保采购活动规范、高效。

为什么用“PO”作为模块名称？

• 核心业务驱动：采购订单是采购流程的核心，模块名称直接反映业务重点。
• 行业通用缩写：PO是全球采购领域广泛使用的标准缩写，便于跨系统、跨企业沟通。
• 简洁明了：用两个字母表示模块，方便系统界面设计和用户理解。

专业术语表达更加简易通俗：

• 创建采购订单 → 生成PO
• 审批采购订单 → 审核PO
• 采购订单收货 → PO收货
• 采购订单付款 → PO付款

 一、供应商管理

1.1 建立新的供应商信息

• 新建供应商：录入供应商名称、地址、联系方式等基础信息。

• 供应商查询：快速查找供应商历史交易记录、资质等。

• 供应商表现报表：通过交货准时率、质量合格率等指标评估供应商绩效。

案例演示：

场景：阳光文具公司首次采购油墨
操作：

1. 在ERP中创建供应商档案：

供应商代码：CGYM-001  
名称：晨光油墨厂  
地址：上海市浦东区XX路1号  
联系人：张经理 138XXXXXXX  
付款方式：电汇（30天账期）  

        2.上传供应商ISO9001证书

        3.采购主管审核通过后，该供应商可参与报价

 1.2  报价单管理

• 向多家供应商发起询价（比价采购）。

• 录入供应商报价（含价格、交货周期、付款条款等）。

• 对特殊物料设置"批准供应商清单"，限制采购来源。

案例演示：

场景：需采购1000kg塑料颗粒，3家供应商报价
操作：

1. 系统生成询价单（RFQ）发送给供应商

2. 录入报价：

   供应商	单价	交货周期	附加条款
   晨光厂	¥48/kg	7天	含运费
   得力厂	¥45/kg	15天	需预付30%定金
   齐心厂	¥50/kg	5天	无

3. 系统自动生成比价报表，选择齐心厂（交货最快）

 二、请购单（Requisition）

2.1 请购单的作用

• 替代纸质申请，实现线上流程（提交→审批→转交）。

• 关联供应商信息、交货要求、采购员备注。

• 支持灵活取消或关闭请购单的请求。

案例演示：

场景：生产部需要紧急采购500个笔帽模具
操作：

1. 生产部在ERP中创建请购单：

   物料编码：BM-MJ-2023  
   数量：500个  
   需求日期：2023-11-30  
   备注：模具精度需达±0.01mm  

2. 自动触发审批流：生产主管→技术总监→采购部

2.2  请购单来源

• 手工创建：临时采购需求（如办公用品）。

• MRP生成：根据物料需求计划自动生成（如生产缺料）。

• 库存计划触发：如重订货点补货（库存低于安全库存时触发）。

• 车间外协需求：委外加工需采购原材料。

• 其他系统对接：如财务系统预算触发采购。

案例演示：

场景：塑料颗粒库存预警
操作：

1. 系统设置重订货点规则：

   物料：塑料颗粒-白色  
   安全库存：1000kg  
   重订货量：2000kg  

2. 当库存降至800kg时，自动生成请购单

三、采购订单（PO）

3. 1 采购订单类型

核心功能：

• 快速创建：支持从请购单自动生成PO。

• 灵活查询：按供应商、物料、时间等条件搜索历史订单

• 变更管理：支持修改订单内容并生成变更记录。

操作流程：
请购单 → 审批 → 生成PO → 供应商确认 → 发货 → 接收 → 付款。

案例演示：

场景：签订年度油墨采购协议
操作：

1. 创建一揽子协议：

   供应商：晨光油墨厂  
   物料：黑色油墨  
   协议价：¥50/kg（有效期2023全年）  
   预估总量：10,000kg  

2. 每次需要发货时，通过“发放”操作生成具体订单

3.2 收货与退货

• 标准收货流程：质检→入库→系统更新库存

1. 收货方式：

   • 检验接收：质检合格后入库（如精密零部件）。

   • 直接接收：免检直接入库（如标准件或低风险物料）。

• 三种退货场景：

  1. 到货检验不合格（直接拒收）

  2. 入库后发现质量问题

  3. 生产过程中发现物料缺陷

1. 退货处理：

   • 质检退货：到货检验不合格直接退回。

   • 入库后退货：库存中发现质量问题。

   • 使用后退货：生产过程中发现物料缺陷。

案例演示：

场景：到货油墨质检不合格
操作：

1. 仓库收货时选择“待检”状态

2. 质检报告显示粘度不达标（标准值≥200cP，实测180cP）

3. 在ERP中创建退货单：

   复制

   下载

   原始PO：PO20231101  
   退货数量：200kg  
   原因代码：QC-003（质量不合格）  

4. 系统自动生成供应商扣款通知

四、审批流程

1. 权限控制：

   • 文档安全：设置查看/修改权限（如采购员可编辑，财务仅查看）。

   • 审批层级：多级审批（如采购经理→财务总监→总经理）。

   • 传递路径：自动流转至下一审批人。

2. 典型流程：
   采购申请 → 部门审批 → 预算审核 → 供应商确认 → 合同签订。

• 三级审批控制：

  1. 金额≤¥10,000：采购经理审批

  2. ¥10,000＜金额≤¥50,000：财务总监会签

  3. 金额＞¥50,000：CEO最终审批

案例演示：

场景：采购¥68,000的进口模具
操作：

1. 系统自动触发多级审批：

2. CEO通过手机APP审批，全程留痕

 小白常见问题解答：

• Q: 一揽子采购订单与标准订单的区别？
  A: 一揽子订单约定总量和价格，分批下单；标准订单是单次采购。

• Q: 如何防止采购员私自选择供应商？
  A: 通过系统设置"批准供应商清单"，限制可选范围。