Gestionnaire administratif au Pôle des thèses (F/H)

MISSION PRINCIPALE

Rattaché au responsable du pôle des thèses, vous avez pour principale mission d'accompagner les doctorants tout au long de leur thèse y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Coordination et réalisation des activités administratives liées au diplôme de doctorat et au diplôme d'habilitation à diriger des recherches (HDR) :
• Accueillir, informer et orienter les doctorants et divers publics de l'ENS
• Effectuer le suivi administratif des soutenances déclarée
• Procéder aux inscriptions des doctorants de 2ème et 3ème année
• Participer à l'organisation administrative et logistique de la remise des diplômes de doctorat et HDR
• Information et communication :
• Gérer le système d'information et de traitement des doctorants (ADUM), en assurant la remontée et la mise à jour des données
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Activités associées :
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Procéder à l'archivage des pièces administratives
  
  

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : la direction, les différents départements et les services administratifs, les directeurs des écoles doctorales, le personnel académique et les doctorants et les candidats HDR

Externes : Collège doctoral de PSL - Écoles doctorales - Rectorat (dans le cadre de l'édition des diplômes)