Directeur de Projets Événementiels H/F

Lartisien, former Grand Luxury Group is a travel and lifestyle company specialized in crafting high-end experiences. We do this through an exclusive Collection of the world’s absolute best hotels. The company was founded in 2007 in Paris by two brothers, Ivan and Rouslan Lartisien, and 15 years later, we are an award-winning company and a benchmark in the world of luxury travel with offices in 3 countries, including France, Mauritius and the Philippines.

Our market? Luxury travelers across the globe and some of the world’s biggest brands and fashion houses. Lartisien provides a comprehensive solution to their travel and event planning needs with 360° travel services: Hotel bookings, flight reservations, train transfers, cruises, experiences and so much more!

For recall, Lartisien is a Collection of 450 of the world’s most exceptional hotels, and for any stay booked through us, travelers enjoy a personal Guest Experience Manager to tend to their every need.

Le poste

Au sein de notre équipe LARTISIEN EVENTS, vous accompagnerez les maisons de luxe sur leurs évènements clients ou corporate. Vous Interviendrez dans le cadre de projets de grande ampleur avec un niveau de complexité important et lors de projets impliquant de l’organisation d’événements 360, de la rooming et/ou de la conciergerie. Vous serez un véritable chef d’orchestre des différentes expertises nécessaires à l’organisation d’un évènement, de la conception à la réalisation, jusqu’au débriefing.

Vous interviendrez partout dans le monde, des déplacements ponctuels sont à prévoir en France et à l’étranger.

MISSIONS :

Participation à la réponse aux appels d’offres :

• Conceptualiser, rédiger et présenter en binôme avec la Directrice des Opérations les appels d'offre, en mobilisant toutes les parties prenantes du projet (s'appuyer sur le Lead Résa & Conciergerie, si le projet le nécessite)
• Analyser les briefs, participer aux brainstormings et aux réunions de suivi, rédiger les recommandations
• Rechercher et gérer les fournisseurs
• Rechercher les lieux d’événements et les vendre au client
• Chiffrer les projets et établir des devis (validés par la Directrice des Opérations)

Pilotage des projets :

• Déterminer et être garant du bon déroulement des différentes étapes du projet (établit/suit le retroplanning)
• Tenir le rôle de référent auprès du client. Préparer, mener et assurer le suivi des réunions d’avancement avec lui. Apporter des solutions en fonction des imprévus
• Coordonner les différents métiers prestataires (création, contenu, production…) et plus largement tous les contributeurs à l’évènement en fonction des besoins des clients
• Rédiger des ordres du jour, comptes rendus de réunions et préparer des présentations clients
• Être l’interface des fournisseurs (rédaction des CDC, réception et analyse des devis, sélection fournisseur avec les équipes)
• Analyser la réussite de l’événement post-évènement, établir le bilan et le présenter au client
• Être garant du respect des budgets/de la rentabilité du projet
• Être en charge des reporting d'activité demandés par le client et par la Direction financière, de la facturation et de la clôture
• Être responsable de la bonne gestion de la relation client : du niveau de satisfaction sur la mission et de son renouvellement

Coordination de l'équipe projet dédiée aux évènements :

• Piloter et coordonner l'équipe Projets (définie par la Directrice des Opérations). Être garant de l'efficacité et de l’exigence opérationnelle de chacun (respect de la qualité et des délais)
• Partager ses connaissances, son expérience, et ses méthodes de travail auprès des Chefs de projet dans le but de les faire gagner en autonomie/compétence et assurer leur réussite dans l’exécution de leurs tâches

Veille :

• Assurer une veille des prestataires du secteur, des lieux, des thématiques, intervenants et autres événements du secteur et dans différentes capitales (Dubaï, Paris, Londres…)
• Assurer une veille clients (autres événements, événements à venir, recherches sur les marques et évolutions de marque…)

Profil recherché

• Vous avez une expérience d’au moins 7 ans en gestion de projets événementiels
• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets en parallèle et savez gérer les priorités
• Vous êtes autonome dans l’organisation et la priorisation du travail
• Vous êtes capable d’anticiper les imprévus
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve d’écoute active pour comprendre les exigences des clients
• Faire preuve d’excellence dans la qualité de service : rigueur, précision, fiabilité
• Maitriser parfaitement l’Anglais. La maitrise d’une autre langue est un plus
• Excellente qualité rédactionnelle
• Appréhender les codes du luxe
• Faire preuve d’une extrême confidentialité concernant les informations clients