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📄 Le papier ne disparaîtra pas du jour au lendemain. Mais il ne doit plus freiner votre organisation. Dossiers RH, courriers entrants, archives historiques, plans techniques : chaque type de document a sa vie, son usage, sa contrainte. Le convertir au numérique ne se fait pas de la même façon selon ce qu'il représente pour votre activité. 🚀 C'est justement ce qui rend la transition possible, pas plus compliquée. Pas besoin d'appliquer une seule méthode à tout. Chez Xelians, chaque besoin a sa réponse : ➡️ Numérisation standard : traitement de masse, pour basculer rapidement de gros volumes d'archives vers le numérique ➡️ Numérisation fidèle : conversion à valeur probante, quand le document doit rester opposable en cas de contrôle ou de litige ➡️ Numérisation à la demande : pour absorber un pic d'activité ou un besoin ponctuel ➡️ Numérisation spécifique : archives patrimoniales, documents techniques, grands formats jusqu’au A0. Le vrai gain, c'est ce que ça change au quotidien. ✅ Un document accessible en quelques secondes ✅ Une information partagée entre les équipes, sans attendre qu'un dossier papier circule ✅ Une organisation qui gagne en réactivité, sans perdre en fiabilité. 🎯 Passer au numérique, c'est avant tout se donner les moyens d'aller plus vite.

🔒 Coffre-fort numérique : quels sont les bénéfices pour les directions métier ?   Chaque document engage votre organisation et peut faire l’objet d’un contrôle. Vous devez être en mesure d’en garantir la conservation et la sécurité, avec une solution adaptée.   Le coffre-fort numérique (CFN) permet de stocker des documents sensibles dans un cadre sécurisé, conforme aux obligations légales.   📊 Un exemple concret : un bulletin de paie doit être conservé au moins 5 ans côté employeur, et jusqu'à 50 ans côté salarié lorsqu'il est remis dans un coffre-fort personnel.   ⚠️ Mais le CFN ne remplace pas un système d'archivage électronique (SAE), indispensable pour gérer le cycle de vie des archives et leur valeur probante dans le temps.   📌 Dans cet article, Xelians vous aide à y voir clair : ✔️ Quelles sont les obligations légales liées au CFN ? ✔️ Dans quels cas l’utiliser en entreprise ? ✔️ Comment le distinguer d'un SAE, et pourquoi les deux sont souvent complémentaires ?   🎯 À retenir : le CFN répond à des usages spécifiques. Il doit être intégré dans une stratégie documentaire globale pour garantir conformité et efficacité.   👉 Xelians propose une solution de coffre-fort numérique certifiée NF 203 CCFN et NF Z42-020, hébergée en France, à intégrer à votre SI et alignée avec vos exigences réglementaires et métiers.   🔗 Pour aller plus loin, découvrez l’article complet : https://lnkd.in/eYhCQ3YE

🤖 Le BPO ne se limite plus à la sous-traitance administrative. Pendant longtemps, externaliser voulait dire une chose : soulager les équipes internes d'une tâche répétitive. Ce modèle ne suffit plus. Les volumes documentaires augmentent. Les délais se raccourcissent. Les exigences de traçabilité et de conformité montent d'un cran. 🔧 La vraie question n'est plus "externaliser ou pas". C'est : comment automatiser, structurer et piloter chaque flux, sans perdre le contrôle ? C'est là qu'intervient l'IDP (Intelligent Document Processing). Concrètement, l'IA documentaire peut : ➡️ Identifier un type de document ➡️ Repérer les champs utiles ➡️ Extraire les données ➡️ Détecter les incohérences ➡️ Orienter vers le bon workflow 📊 Preuve par l'exemple : pour une compagnie aérienne européenne, nous traitons chaque jour plus de 1 000 documents de maintenance, sur plus de 200 avions et 12 typologies documentaires, avec restitution dans le SI métier en 72h. 👩💻 Mais l'IA ne remplace pas l'expertise métier. Le contrôle qualité, la gestion des anomalies, la validation des cas complexes : ça reste humain. C'est aussi ce qui garantit la conformité : pouvoir justifier une décision, tracer une correction, prouver qu'un document a suivi le bon circuit. Le bon modèle repose sur cet équilibre : ✅ Automatiser ce qui peut l'être ✅ Superviser ce qui doit l'être ✅ Escalader les anomalies vers les bonnes équipes 🎯 Chez Xelians, c'est cette approche qui structure nos projets de BPO documentaire : automatisation, IDP, contrôle qualité et expertise humaine, au service de vos flux métiers. 📖 On détaille cette approche, cas client à l'appui, dans notre dernier article : Vous voulez absorber plus de volume sans perdre en maîtrise ? Parlons-en 👇 https://lnkd.in/enmwbpr6

🚀 X-AM 7.28 : découvrez la version Long Term Support « Fébé » ! Pensée pour accompagner durablement vos projets d'archivage électronique, « Fébé » introduit de nouvelles fonctionnalités destinées à simplifier les usages et renforcer l'efficacité opérationnelle. Au programme de cette nouvelle version :  ✔️ Une recherche par métadonnées plus intuitive et transverse ✔️ Des processus d'élimination enrichis pour les archives numériques et physiques ✔️ Des règles de conservation et un plan de classement plus flexibles ✔️ Des notifications et des workflows X-AR optimisés pour les usages terrain 👉 Prenez rendez-vous avec un expert pour une démo personnalisée : https://lnkd.in/eh-JREk4

🚗 Professionnels habilités SIV : simplifiez votre mise en conformité avec le coffre-fort numérique Xelians 🔐 Depuis le 1er août 2026, les professionnels habilités SIV doivent conserver leurs dossiers d'immatriculation dans un coffre-fort numérique répondant aux exigences réglementaires. 💡 Pour répondre à ce besoin, Xelians propose une offre clé en main, pensée pour les professionnels de l'automobile. ✔ Souscription directe en ligne avec mise à disposition du coffre-fort  ✔ Sans frais de mise en service  ✔ Hébergement sur un cloud privé souverain en France  ✔ Conformité aux exigences de la NF Z42-020  ✔ Traçabilité et intégrité des documents 👉 Découvrez notre offre et souscrivez directement en ligne : https://siv.xelians.fr/

💡 Votre organisation jongle avec 4, 5 GED différentes ? Comment y voir clair ? 🗂️ C'est le quotidien de nombreuses collectivités et administrations. Chaque service a déployé son propre outil documentaire, au fil du temps, au fil des projets. ❌ Résultat : une information fragmentée, une gouvernance affaiblie et des risques de non-conformité. 🚀 C'est exactement ce que résout Xelians Aquarel Platform (X-AP) une plateforme d'interopérabilité qui centralise le pilotage de vos environnements multi-GED depuis une interface unique. ➡️ Recherche fédérée sur l'ensemble de vos dépôts ➡️ Audit de la qualité et du classement des contenus ➡️ Traçabilité complète des accès et des usages ➡️ Orchestration des flux vers vos systèmes d'archivage électronique ✅ X-AP ne remplace pas vos outils. Elle les fait enfin communiquer. 🎯Une plateforme intégrée et déployée par Xelians Integration Services, au plus près des exigences GED, SAE et réglementaires du secteur public. 👇 On vous montre comment ça fonctionne concrètement, en vidéo :

📌 Dans une mairie, un département ou un établissement public, le constat est souvent le même : les archives s'accumulent, les équipes n'ont pas le temps de s'en occuper, et personne en interne n'a l'expertise pour les traiter selon les règles. Les services producteurs génèrent des archives en continu, mais ont rarement les ressources dédiées pour les trier, les classer et appliquer le bon sort final au bon moment. ❌ Résultat : le sujet est mis de côté, jusqu'au jour où les locaux débordent ou qu'un contrôle exige un état précis des fonds. C'est pour répondre à ce cas de figure que nos archivistes interviennent directement dans vos locaux, avec une méthodologie éprouvée sur le terrain : ➡️ Diagnostic des fonds et du cadre de classement existant ➡️ Application du tableau de gestion et des durées d'utilité administrative ➡️ Tri, classement et préparation du sort final (versement, élimination réglementaire) ➡️ Transmission de méthode aux équipes internes pour pérenniser la démarche 🎯 Une prestation pilotée par des archivistes professionnels, formés aux référentiels métier (SIAF, Archives de France), qui s'adaptent à l'organisation et aux contraintes de chaque structure. 🎥 Le replay complet est disponible ici : https://lnkd.in/edNpU6X4

🚚 Transporteur : bon de commande, bon de livraison, facture... vos équipes traitent combien de documents chaque jour ? Chaque flux doit être classé, rapproché et retrouvable en quelques secondes. ❌ Dans la réalité, c'est souvent l'inverse : ressaisie manuelle, documents dispersés, recherche interminable au moindre litige client. 🤖 Bonne nouvelle : notre webinaire vous montre comment la GED DocuWare, intégrée à votre TMS et pilotée par l'IA, répond concrètement à ces problématiques terrains : ✅ Classifiez automatiquement vos liasses documentaires, sans saisie manuelle ✅ Accélérez le traitement de vos factures grâce au rapprochement automatisé avec votre TMS ✅ Centralisez et sécurisez vos documents pour un accès rapide et conforme 🎯 Xelians, intégrateur et partenaire Diamond DocuWare, transforme cette promesse en projet concret : audit, intégration TMS, formation de vos équipes. 👇 Le replay est disponible, à revoir quand vous voulez : https://lnkd.in/eB8Pr_F3

📸 Ici, une réunion d'équipe. Ailleurs, un projet client qui prend forme. Partout, la même énergie. Chez Xelians, nos collaborateurs ne se contentent pas de gérer des flux documentaires : ils accompagnent des organisations entières dans leur transformation, physique comme numérique. 🤝 Ce qui nous fait avancer ? Pas des éléments de langage, mais du concret : des équipes qui s'entraident, des idées qui remontent vite, des clients qu'on connaît vraiment. Et parce que l'expérience Xelians ne s'arrête pas au poste de travail, il y a aussi : 🌱 Une politique RSE qui se traduit en actions (inclusion, égalité, montée en compétences) 📚 De vraies possibilités de formation et de mobilité interne 🎉 Des moments partagés qui soudent les équipes 💡 De la place pour apprendre, proposer, évoluer 🎯 Envie de voir à quoi ressemble une journée type chez nous ? On vous ouvre les portes : https://lnkd.in/ebAnZDAJ

💡10 ans. C'est la nouvelle durée de conservation de vos documents fiscaux. 🎯 Jusqu'ici fixée à 6 ans, la loi du 25 juin 2026 vient de rebattre les cartes (art. 36, art. L102 B du LPF) : en cas de contrôle fiscal, l'administration peut désormais vous demander vos justificatifs sur une décennie complète. 📌 Concrètement, sont concernés : ➡️ Vos documents comptables (livres, registres, factures, fichiers) ➡️ Les pièces justificatives ouvrant droit à déduction de TVA ➡️ Votre piste d'audit fiable ➡️ La documentation de vos contrôles internes Papier ou dématérialisé, peu importe le support : c'est la durée qui change, pas le format. ⏳ Bonne nouvelle : la mesure entre en vigueur au 1er septembre 2026 et concerne les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Vous avez donc le temps d'anticiper, pas de vous précipiter. 🚀 Mais une chose est sûre : avec la généralisation de la facturation électronique, l'archivage devient un vrai sujet de conformité, pas juste une case à cocher. Chez Xelians, on accompagne justement les entreprises sur ce terrain avec X-AM, notre système d'archivage électronique certifié NF461. 👇 Pour y voir clair, on a mis à jour notre guide pratique des durées de conservation. Téléchargez-le ici : https://lnkd.in/eEu2nGgz